信息资源组织方法陈庄.ppt

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1、信息资源组织方法,信息资源组织与管理之第3章,陈庄 博士 教授 重庆市经委企业信息化专家组专家 重庆市科委制造业信息化专家组专家 重庆市软件协会理事 ；,2005/03/24,内容提要,3.1信息资源流概念（重点） 3.2信息源及用户信息需求分析 3.2.1 信息源 （重点） 3.2.2 用户信息需求分析 （难点，了解） 3.3 信息的采集 3.3.1 信息采集的原则 （了解） 3.3.2 信息采集的途径 （难点、掌握） 3.3.3 信息采集的方法 （难点、了解） 3.4 信息整序 3.4.1 信息整序的目的与要求 （重点） 3.4.2 信息整序的方法 （重点） 3.5 信息的存储 （了解）

2、3.5.1 信息存储概述 3.5.2 信息存储方式,3.1信息资源流概念（1/2）,信息资源的流动是有向的，总是从信息资源的生产者或控制者流向信息资源的使用者；这些不停地流动着的信息资源称为信息资源流，而信息资源从生产者或控制者流向使用者的可控过程称为信息资源交流。,3.1信息资源流概念（2/2）,信息资源流的渠道大致可分：非正式渠道和正式渠道两类。 非正式渠道指信息资源流的源头和目的地之间不存在作为为“第三者”的控制者，信息资源不经过其它中介环节而直接从生产者流向消费者，如个人之间的信息资源交流就利用这种渠道。 正式渠道则指在源头和目的地之间存在独立的控制者的交流渠道，它是社会分工高度发达的

3、社会内部的主体交流渠道，正式渠道中的信息资源流将在控制者的控制下经过一系列有序的环节流向用户。,3.2.1 信息源,1、个人信息源 2、实物信息源 3、文献信息源 4、数据库信息源 5、组织机构信息源,信息源：人们获取信息的来源。,包括,个人信息源,个人信息源的概念 也称口头信息源，即通过人与人间的口头语言交流来获取信息的方式。 人既是信息的凝聚点，也是信息的发射源 个人信息源的特点是 (1)及时性 (2)新颖性 (3)强化感知性 (4)主观随意性 (5)瞬时性,实物信息源,这类信息源的特点是,实物信息源的概念 实物信息源主要是指各种无机物(如水、空气、土壤、岩石、矿石等)样品，有机物(如动植

4、物等)化石或标本，文物和人类劳动成果的样本，各类产品及服务市场，实验室以及其他有可能出现新的信息“火花”的场所。 实物信息源的特点 (1)直观性 (2)真实性 (3)隐蔽性 （潜在在实物中） (4)零散性 （时空分布广）,文献信息源,文献信息源的概念 指用一定的记录手段将系统化的信息内容储存在纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等物质载体上而形成的一类信息源。 如：图书、期刊杂志、影像资料、微缩胶卷 文献信息源的特点 (1)系统性 (2)稳定性 (3)易用性 (4)可控性 （控制：数量、质量、流量） (5)时滞性 （如：论文发表时间、图书的出版周期）,数据库信息源,数据库信息源的概念 以数据库方式提供

5、信息服务的一类信息源。 把大量的数据组织成数据库，一方面提高了用户的信息检索效率，另一方面也有利于实现信息资源共享。 如：文字数据库、数值数据库、声像数据库和多媒体数据库 等 数据库信息源的特点 (1)多用性（为用户提供尽可能多的检索途径 ） (2)动态管理性 （便于扩充修改，更新速度快 ） (3)技术依赖性 （依赖于计算机的运算能力和存储能力 ）,组织机构信息源,组织机构信息源的概念 各级各类组织机构主要是通过内外信息交换来发挥其控制功能，实现组织目标的一类信息源。 如：重庆市统计局信息、重庆市质监局信息 组织机构信息源的特点 (1)权威性 （如：研究开发信息、生产经营信息、质量监督管理信息

6、 ） (2)垄断性 （房管局的房屋拆迁信息、物价局的物价变更信息 ）,3.2.2 用户信息需求分析(1/5),1、用户及其信息需求 用户通常指那些接受信息服务的人类个体或群体。 用户的人类个体或群体具有三方面的特征： 一是有信息需求，即需要接收信息以解决问题； 二是具备利用信息的能力(包括观察能力、理解能力、概括能力、抽象能力、分析与综合能力、判断与推理能力等)，即有能力接收、处理信息； 三是具有接受信息服务的行动，即事实上接收和利用信息。 人的需要可归纳为五大类，它们互相关联，若依其重要性和发生的先后次序，可排成一个需要等级（见下页图）,3.2.2 用户信息需求分析(2/5),3.2.2 用

7、户信息需求分析(3/5),人一旦有了某种需要，同时又存在有可能满足这种需要的条件时，就会产生一种能引起某种行动以满足这种需要的主观愿望，并能进一步形成相关的行动，这就是需要、动机和行动的关系,2、用户信息需求的决定因素 用户的个人特征反映用户生理的、社会的独特性和多样性，又可分为先天特征和后天特征。 用户的组织特征反映用户所从属的社会组织的数量及其性质，这些组织大致可分为职业组织（大学教师、企业工程师、专业球员），业余组织（足球爱好者）和社区组织等类型。 用户的社会特征从宏观上反映用户所处的时代背景和社会环境（如：社会制度、政治局势、经济发达程度、科学技术发展水平、社会教育水平、民族特点、文化

8、传统 ） 。,3.2.2 用户信息需求分析(4/5),3.2.2 用户信息需求分析(5/5),3、用户信息需求的共同规律 (1)用户信息需求的全面性（个人、组织、社会） (2)用户信息需求的集中性（各种需求权重不一） (3)用户信息需求的叠加性（“生命空间”：故乡、故友） (4)用户信息需求的阶段性 （不同“生命周期”需求） (5)用户信息需求的马太效应 （信息需求量大的用户，随着时间的推移，累积的信息量越多，信息需求量也越来越高于平均水平；信息需求量小的用户，随着时间的推移，累积的信息总量呈现停滞的态势，信息需求量则越来越低于平均水平 ）,3.3.1 信息采集的原则,1、主动、及时的原则（自

9、觉、最新） 2、真实、可靠的原则（实事求是、去粗取精，去伪存真 ） 3、针对、适用的原则（针对需要、明确用途） 4、系统、连续的原则（时空关系：空间完整、时间连续） 5、适度、经济的原则（数量适度、方式经济） 6、计划、预见的原则（计划周密、立足当前、适度前瞻）,3.3.2 信息采集的途径,1、内部途径 （1）管理监督部门 （人财物、产供销等管理部门） （2）研究开发部门 （技术中心、研究院所） （3）市场营销部门 （市场部、销售部） （4“葡萄藤”渠道 （小道消息的非正规组织信息流；决策者收集反馈意见） （5）内部信息网络 2、外部途径 （1）大众传播媒介 （各种传媒体：广播、电视、报纸、杂

10、志等） （2）政府机关 （档案：工商企业注册登记通告、上市公司业绩报告、专利、标准等；政府出版物：研究报告、统计资料、各类白皮书等) （3）社团组织 （学会、协会：内部通讯、专业简报 ） （4）各种会议 （会议：研讨会、洽谈会、展览会、展销会、交易会、现场会、发布会、演示会 ） （5）个人关系 （广交朋友：接触、聚会闲聊 ） （6）协作伙伴 （供应链为纽带，在“双赢”原则下连成一体） （7）用户和消费者 （用户：需求信息；消费者：反馈信息 ） （8）外部信息网络Internet,3.3.3 信息采集的方法（1/3）,以下重点介绍两种,3.3.3 信息采集的方法（2/3）,1、问卷调查法 第1步

11、：问卷设计 问卷格式应清晰，长度要适中； 调查项目的安排要合理，并注意问答形式； 提问时的语言应通俗易懂，明确具体 第2步：选取样本 （具体方法有：) 1)简单随机抽样：适合于总体中个体单位差异不大情况； 2)系统抽样（又称等距抽样），适合于总体中个体单位差异不大情况； 3)分层抽样（类型特征分层，选代表性样本）。适用于总体数量较多，且内部差异较大的调查对象。 4)整群抽样（亦称集体抽样：先将总体按一定标准分成许多群或集体，然后随机抽取若干群或集体作为样本实施逐个调查）。 5)多段类集抽样。 第3步：实施调查,3.3.3 信息采集的方法（3/3）,2、访问交谈法 第1步：准备阶段 1) 选择访

12、谈对象：一是选择关键人物；二是利用人际关系网络。 2)拟定访谈提纲：访谈目的、中心议题和提问方式。 3)提前与被采访者取得联系：确认访谈时间、地点、人物等。 4)携带必要证件、资料、工具：以便在需要时展示、记录。 第2步：实施阶段 访谈实施的过程大体上可分为：接近被采访者、提出询问问题、引导和追询、访谈结束等几个环节。 基本访谈技巧： 1)接近技巧：自然接近（共同活动）、求同接近（寻求共同点）、友好接近（从关怀、帮助来联络感情）、正面接近（即开门见山）、隐蔽接近（伪装的身份、伪装的目的接近对方）。 2)沟通技巧：创造一个融洽的沟通氛围 ；3)提问技巧：将疑问句变为陈述句；4)引导技巧：提醒、引

13、导话题；5)追问技巧：以怀疑、惊奇、感叹的短句，使问题更具体、更准确；6)记录技巧：在准确记录回答的词语部分之外，在页边写下自己的观察和理解。 第3步：整理阶段,3.4.1 信息整序的目的与要求(1/3),信 息 整 序 的 过 程,3.4.1 信息整序的目的与要求(2/3),1、信息整序的目的 (1)减少社会信息流的混乱程度。 (2)提高信息产品的质量和价值。 (3)建立信息产品与用户的联系。 (4)节省社会信息活动的总成本。,3.4.1 信息整序的目的与要求(3/3),2、信息整序的基本要求 (1)信息内容有序化（有系统、条理、秩序、启发） (2)信息流向明确化（考虑用户需求下，使其流向明

14、确） (3)信息流速适度化（把握信息传递时期） (4)信息数量精约化（内容简练、简明扼要） (5)信息质量最优化（提高精确度、保证可靠性、先进性）,3.4.2 信息整序的方法(1/3),1、优化选择 （1）优化选择的标准 1)相关性 2)可靠性 3)先进性 4)适用性 （2）优化选择的方法 1)比较法 2)分析法 3)核查法 4)引用摘录法 5)专家评估法 2、确定标识 （1）数据项的确定 （描述信息外表特征或内容性质，如文献数据库的数据项包括：文献标识、代码、记录信息、书目信息、 题名、角色、主题等 ） （2）信息外表特征的加工 （外表特征、物质形态加工） （3）信息内容特征的加工（分类标引

15、、主题标引）,3.4.2 信息整序的方法(2/3),3、组织排序 （1）分类组织法:依照类别特征组织排列信息概念、信息记录和信息实体的方法。案例：分类目录、分类索引、分类词典、分类广告、分类展品陈列。 （2）主题组织法：按照信息概念、信息记录和信息实体的主题特征来组织排列信息的方法。案例：论文、书刊内容采用的标题、章节次序等 （3）字顺组织法:按照揭示信息概念、信息记录和信息实体有关特征所使用的语词符号的音序或形序来组织排列信息的方法。案例：字典、词典、名录、题名目录 。 （4）号码组织法:按照每件信息被赋予的号码次序或大小顺序排列的方法。案例：科技报告、标准文献、专利说明书等 （5）时空组织

16、法：按照信息概念、信息记录和信息实体产生、存在的时间、空间特征或其内容所涉及的时间、空间特征来组织排列信息的方法。案例：年鉴、大事记、历史年表。 （6）超文本组织法：超文本(hypertext)是一种非线性的信息组织方法，它的基本结构由结点(node)和链(1ink)组成。案例：网站信息。,3.4.2 信息整序的方法(3/3),4、改编重组 （1）汇编法：汇编是选取原始信息中的篇章、事实或数据等进行有机排列而形成的。案例：剪报资料、文献选编、年鉴名录、数据手册、音像剪辑等等。 （2）摘要法：对原始信息内容进行浓缩加工，即摘取其中的主要事实和数据而形成的二次信息产品。案例：如会议文摘、机械工程文

17、摘 （3）综述法：对某一课题某一时期内的大量有关资料进行分析、归纳、综合而成的具有高度浓缩性、简明性和研究性的信息产品。案例：学位论文！ 叙述性综述：只就有关某一专题的事实、观点、数据等大量资料客观全面地综合叙述，综述作者不发表自我见解和加以评论； 评论性综述（述评）：是在叙述性综述的基础上，加入综述作者对有关问题的见解和评论而形成的比较复杂的综述。 综述的写作要求：首先从收集、整理、消化吸收大量的相关信息入手，然后对它们进行筛选、分析、压缩，把其中有价值的内容综合组织成有条理的一篇文章或报告。为保证信息综合的完整性、准确性和科学性，要求编写者对某一问题或领域有相当深入了解。综述往往要引用大量

18、的参考文献。这些参考文献既是综述可信度的标志，同时对于用户来说又是重要的信息源指南。,3.5.1 信息存储概述(1/3),1、 信息存储概念 信息存储是针对所采集的信息进行科学有序的存放、保管，以便使用的过程。 三层含义: （1）将所采集的信息，按照一定规则，记录在相应的信息载体上； （2）将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成系统有序的、可供自己或他人检索的集合体； （3）应用计算机等先进的技术和手段，提高信息存储的效率和利用水平。,3.5.1 信息存储概述(2/3),信息存储作用有以下三点： 在企业或组织需要信息的时候，能够及时地获取这些信息，并经加工处理后为控制、管理与决策服务。

19、存储的信息可以供企业或组织的全体人员共享，并可以重复使用，提高信息的利用率。 信息的历史性特点也要求将信息予以保存，以便从同一事物不同历史阶段的信息中分析、探讨该事物的发展规律，供管理决策时使用。,3.5.1 信息存储概述(3/3),2、信息存储的介质 信息存储的介质包括：纸介质、缩微胶片、磁介质、光介质. 3、信息存储发展历程 手工信息存储文件方式的信息存储数据库方式的信息存储数据仓库方式的信息存储,3.5.2 信息存储方式,1、文件系统存储 文件在介质上的存储方式称为文件的物理结构。文件的物理结构有 : （1)顺序文件（2）索引文件（3）散列文件 2、数据库与数据仓库,作 业,P197：1,3,5,6,7,10,