2019【培训课件】有效会议技巧.ppt

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1、有效会议技巧,http:/ 会议和企业管理 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 棘手情况和问题人物的处理,学习目标,经过本课程一天的学习，学员能够： 认识工作会议是管理沟通的重要方式 掌握会议中的角色及任务 掌握会议三维图要素及内容 运用5W1H技巧准备会议 运用会议任务、程序及人际技巧主持会议 处理会议中棘手问题,课堂纪律,休息时间安排 守时 关闭干扰源,OPEN YOUR MIND !,先开一个会 Things in Common,议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点 地点：XX会议室 时间：8分钟 主持人：志愿者 记录人：志愿者 阐述人：志愿者,目的：帮助参会人员增

2、进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立,课前热身回顾,是什么行为和心态导致你们的讨论结果 用一个比喻形容参加会议的心情 用一个比喻形容主持会议的心情,单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划,摘 要,单元一 概述,对低效率会议的报怨 低效率会议的高成本 工作会议是管理方式的体现 会议的三维立体图 会议角色及任务,对低效率会议的抱怨,美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有： 跑题： 83% 准备不足： 77% 低效率： 74% 缺乏倾听： 68% 会议长度： 60% 缺乏参与： 51%,低效率会议的高成本,

3、研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50% 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ？ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间,低效率会议 “犯罪”,会议评估表,请用以下评估表测评你经常主持的会议，并在符合你情况的描述项前打勾,界定“会议”,三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确目的,会议和渠道沟通,会议的独特优势,在有效沟通中，所传递的信息 55% 是通过身体语言传达的 38 通过语调完成的 7 是通过所使用的言辞传达的,开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势,会议的作用,发放消息型 Present

4、ation Meeting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解决问题型 Problem-solving Meeting 做出决定型 Decision-making Meeting,信息沟通类,决策讨论类,会议的作用,会议是由哪些要素组成的？,会议三维立体图 会议任务 会议程序 会议成员 会议成员-会议角色,会议要素-会议三维立体图,会议任务 Task 会议程序 Process 会议成员 People,会议要素-会议任务,完成会议既定的目标,会议要素-会议程序,有完整的会议过程，以便有效完成会议任务,会议要素-会议成员,充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛

5、,会议要素-会议角色,会议要素-会议角色,经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！,会议要素-会议角色及任务,回顾你以往主持的会议，你是否完成了： 主持人的任务 协助人的任务 记录人的任务,单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划,摘 要,单元二 会议准备,录像分析 5W1H准备技巧 会议规则 会议类型比较 会议准备演练,案例讨论,一家中国最大的泵业生产制造集团公司，公司老板一直要求并采用公司“高回报”的方式召开高层会议，总经理例会一般在星期一下午6:00点召开，每次开会前总经理办公室秘书都会发出会议通知（会议通知见后），讨论议题

6、有常规汇报和交流计划；在这个例会上通常会有话题分享，部门协调，策略制定，政策回顾，问题分析，突发情况通报等议程出现。 随着时间的推移，总经理发现下面在会议结束后的执行层面我行我素；任务拖延甚至不了了之。部分经理对会议已经产生明显的恐惧感和无奈的感觉。,问题： 为什么会发生这样的状况？ 这样的状况给企业带来哪些后果？ 如何改进？,会议准备5WIH,WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW,以下情况，开会是种资源的浪费,主持人没有时间为会议作充分准备 与会者没有时间为会议作充分准备 必要人物不能出席 会议没有时间对问题展开讨论 书面形式比开会更有效,你以前主持的会议，哪些会议

7、不该召开？举例说明。,WHY：会议的目的,WHY “会议的具体目的是什么？” 会议主题会议目的！ 会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题,信息沟通类会议目的练习,请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。 时间：5分钟 1公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓 。 会议主题： 会议目的： 2我小组对哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议，需向销售部及服务部汇报。 会议主题： 会议目的：,决策讨论类会议目的练习,请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。 时间：5分钟 1部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。 会议主题： 会

8、议目的： 2基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。 会议主题： 会议目的：,WHO：谁？,WHO：关键人物 “谁参加？” “每个成员的独特作用” 考虑因素： 职位 会议中发挥的作用 会后发挥的作用,WHEN&WHERE：何时何地？,WHEN，WHERE “何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”,WHEN&WHERE：何时何地？,避免： 在用餐时间开讨论决策型会议 在临近下班时间仓促开会 在刚上班时间开会 在大家疲劳时间开会 没有及时提前通知会议时间与地点 在嘈杂地点开会,信息沟通类会议场地布置,活页纸架,投影屏

9、幕,活页纸架,投影屏幕,活页纸架,决策讨论类会议场地布置,活页纸架,活页纸架,活页纸架,活页纸架,WHAT：议什么？,WHAT：议程 “会议讨论什么主题？” “议程有哪些？” “每项议题的时间分配？”,制订议程注意事项,议程应提前分发，使与会者有备而来 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 重要议题应留有充分时间 常规议题先讨论 (时间简短) 重要议题之间应穿插一些简单议题 一次会议不要安排太多重要议题 会前合理划分每个议题的讨论时间,HOW：怎么议？,HOW 用什么方法 “如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？” “会议规则有哪些？”,会议规则,会议规则 规范每一位与会者行为

10、 严格执行 作为纪律宣布 张帖在会场 会议规则举例 你主持或参加的会议中，哪些会议规则非常有效？,会议类型比较,会议准备综合检测单,检测单 会议准备场景练习,会议准备综合检查单练习案例,某国际品牌体育用品生产商在华设立分公司后，业务发展迅猛。公司西区市场及销售总监决定将总公司今年新推出的一系列春秋两季最新服装及鞋类产品在第二季度到来之前迅速抢占西安市场。从而为公司下半年拓展西部地区奠定良好的根基。 你是此次会议的主持人，华西市场销售总监。作为市场总监，你希望以市场为重，抢占市场，为公司以后的发展打下基础。同时你要来协调美国产品研发部，国内的厂房，物流配送等多个环节，你很清楚目前大中华地区的产品

11、物流部门正在安装一套能够适应今后市场需求的产品物流配送系统，但要等到系统全部安装完成已经接近2季度末了。如果要加快西安市场的新产品铺货，就要在现有配送系统的支持下完成此次铺货和新产品亮相的任务。 作为主持人，你已意识到此次会议讨论的项目带有一定的争议性。开会时各部门可能会有不同的立场和意见。由于这个项目对于公司的发展具有重大意义，必须得到各部门积极配合。你希望通过此次会议，能够协调与会的各个部门的意见，促使他们最终达成一个可行的方案。,单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划,摘 要,单元三 会议技巧,程序技巧 任务技巧 人际技巧,程序技巧

12、,开始： 欢迎 目的 议程 时间 规矩,行动计划及 会后跟进措施,会议程序自我检测单,会议程序自我检测单,任务技巧,提供信息与建议 提供有关会议主题的信息或提出个人看法、建议 提问技巧 征询事实与看法 补充拓展他人想法 补充他人发言或在他人发言的基础上提出拓展性建议 澄清，复述,任务技巧概览与练习,概览 自我检测单 提问技巧练习 复述、澄清技巧练习,人际技巧,言辞鼓励 鼓励性身体语言 体恤情绪,人际技巧练习,体恤情绪 中立性地对对方的情绪给予关注，但不要表示是否同意 步骤 说明事实细节 认可对方情绪 举例 你的提议没有得到及时的反馈，看得出来你很焦急 练习,人际技巧概览与自我检测,概览 自我检

13、测单,技巧评点一：集思广益技巧,步骤： 1. 一人负责记录 2. 每人依次、每次贡献一个想法 3. 跳过暂时没有想法的成员 4. 对贡献的想法不加评判 5. 允许重复 6. 进行到有足够量的想法时为止,技巧评点二：小组决策技巧,步骤： 1. 集思广益活动后，小组成员就达成的标准给各想法排序 2. 累加各成员的排序结果，算出每个想法的得分 3. 排除最低得分的一个或几个想法 4. 对剩余想法用上述方法继续排序 5. 最后剩下的想法即是最后决定,有效会议准则,会议目的要清楚明确，议题三个最适宜 与会人员要精选，四至十人最理想 会前有资料，以免空口讲白话 避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准

14、时开始，准时结束 主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突 开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受 会议务必达成决议 会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士 追踪会后各项决议的行动及结果,单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划,摘 要,单元四 会议棘手情况和问题人物处理,问题人物处理 棘手情况处理,问题人物,事不关己者 夸夸其谈者 挑起争论者 连粉带刺者 问题人物预测练习刺,问题人物-事不关己者,解决措施： 直接提问 多作口头鼓励 会后给予实际工作,问题人物夸夸其谈者,解决措施： 适时插入，直接提问他人

15、 时间有限 会议原则 会后交流,问题人物挑起争论者,解决措施： 体恤情绪 明确讨论主题 适时总结，直接提问他人 会议原则,问题人物连粉带刺者,解决措施： 直接提问客观事实、数据 提问简短、客观，不容主观发挥 不要介入负面情绪,问题人物预测练习,预测案例中的问题人物并考虑解决措施,棘手情况,与会者陷入僵局或手足无措 与会者陷入缄默 与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题 与会者不断地重复已提出的观点 产生冲突时 棘手情况解决方案,棘手情况-与会者陷入僵局或手足无措,询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么 如有可能，清除障碍。看大家陷入僵局是否是因为缺乏

16、足够的信息，还是需要澄清要完成的任务或如何继续 询问大家是否准备好了可以继续，或是否存在还没有提出来的观点或问题 建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上,棘手情况-与会者陷入缄默,让大家安静一会 了解发生了什么事情及人们都在想什么 询问大家是否想让你对一些事项予以澄清 询问他们是否有你不清楚的观点或问题，或是否你引起了某种疑惑 在给他们建议之前等一等。不要过快地打破沉默 确保你的行为举止不会引起问题 分成较小规模的小组，以鼓励更多的参与,棘手情况-与会者不正视问题,这可能是因为他们担心提出某一特殊问题。因此，主持人应要求发言人明确界定问题、议题或机会的实

17、质。然后，了解它已存在了多长时间、谁涉及了这个问题、以及后果是什么,棘手情况-与会者不断重复已提出的观点,把想法记录在活页板或白板上。不要忘记让大家知道你理解他们的想法 当某个人开始重复已经列出的想法时，就指向活页板或白板，并提问：“我们是不是已经了解这一观点了？你还有需要补充的吗？”,棘手情况产生冲突时,对任何争吵予以制止 让成员知道有激情是没有关系的，但不能控制自己情绪的人则应在会外解决他们的问题 重申已达成一致的行为规则 注重想法或意见的实质内容而不是发言者的个人风格或其在组织中的地位 鼓励成员保持他们观点的主动性和建设性并努力全面地看待所争议的问题 避免成员过于快速地对各种观点予以评价。例如：当成员对彼此的建议变得情绪激动时，你可以说：“这是一种观点，我们不要马上评价它。让我先把它记下来，然后再记录其他观点。“ 运用试探性的问题使成员摆脱困境，并帮助挖掘潜在问题,棘手情况解决方案,棘手情况解决方案 棘手情况预测练习问题,单元一 概述 单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划,行动计划,通过本课程的学习，我将在以下方面做进一步提高： 1 2 3,THANKS,