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1、电子文件,管理基础,http:/ 电子文件概述,第二讲 电子文件管理工作概述,目录提纲,第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档,电子文件管理基础,第一讲 电子文件概述,第一节、电子文件的产生与发展,一、历史的必然 二、电子文件的发展历程,第二节 电子文件的概念,一、什么是电子文件,指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,电子文件的两个重要特性 一是生成环境，即计算机和其他数码设备。 二是可处理的数码文件。,二、电子时代文件与档案的关系,第一，文件与档案原本就是同一事物。 第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的
2、时间过程与空间异域的区分 第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。 第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去了的时候，这个概念也应回归历史。,三、电子文件的种类,1电子文件按载体划分，主要有两大类 2按照电子文件产生的领域，可以把它划分为三大类 3按电子文件的格式划分类别 数字文本(Digital Text)文件 数字影像(Digital Image)文件 数字图形(Digital Graphic)文件 数字语音(Digital Voice)文件 数字视频(Digital Video)文件,4按电子文件的组成方式可将其划分为三大类 (1)简单文件 (2)复合文件 (
3、3)复杂文件,第三节 电子文件的特点,一、信息的非人工直接识读性 二、对计算机系统管理的依赖性 三、文件信息的自由移动性,四、信息存储的高密度性 五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性,第二讲 电子文件管理工作概述,第一节 电子文件管理工作的原则与要求,一、准确完整 二、高效易用 1 .及时 2 .简便 三、安全保障,第二节 电子文件的管理体制,一、电子文件管理体制的基本原则集中统一 具体内容主要包括三个方面： 1国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 2全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 3对党政电子
4、文件工作实行统一管理,二、机构内部电子文件的管理体制,1机构内部电子文件管理的组织体制 2机构内部电子文档管理的技术机制,三、电子文件管理有关法规与标准,中华人民共和国电子签名法 国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 电子公文归档管理暂行办法 国家档案局第6号令 公务电子邮件归档与管理规则,中华人民共和国电子签名法 信息化领域第一部法律 2005年4月1日施行 国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 引用了两个标准： DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则,管理者必备的知识技能 档案管理基础知识 电子计算机应用及自然科学基础
5、知识 一定的外语能力,第三节 电子文件的管理者,第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档,第一节 电子文件的收集积累和鉴定,一、电子文件的收集积累的范围 二、电子文件收集积累的要求 三、电子文件的登记 四、文件的确认与采集 五、整理 六、鉴定,第二节 电子文件的归档,一、依法归档 1明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接收、保管电子文件的职能 2通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 3明确电子文件的法律效力,二、电子文件归档的组织管理 1加强电子文件归档的组织领导 2采取措施，保证电子文件归档的质量,三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 四、电子文件的归档范围 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 六、电子文件的归档要求,七、电子文件的移交 介质移交 在线移交,