英语应用文Uni到t 2 Forms.ppt

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1、Unit 2 Forms,OBJECTIVES,In this unit, you are going to learn how to fill in and design a(n): Application Form Invoice Express Bill Bill of Lading Insurance Policy,Contents,Part I Lead-in,Part II Learning to Read-Forms,Part II Learning to Write-Forms,1. Study the following four forms and decide which

2、 form you need to fill in if you want to:,Part I Lead-in,LANDING CARD Immigration Act 1971 Please complete clearly in BLOCK CAPITALS Family name_ Forenames_ Sex (M/F)_ Date of birth Day Month Year Place of birth |_|_|_|_|_|_| _ Nationality_ Occupation _ Address in United Kingdom_ _ Signature _,MOROC

3、CO EVERYTHING YOUD EXPECT. MORE THAN YOU DREAM.,1,2,FRE 48 370,go to Great Britain._ buy such things as beds, desks, tables, etc._ start life insurance. _ go on a holiday._,1. Study the following four forms and decide which form you need to fill in if you want to:,SPAK FURNITURE BY POST 0798-33252 .

4、 SPAK 0798-33252 SPAK Design, Ltd., P.O. Box 87, Swansea, SA8, 322F,Please tick Yes or No to these questions and sign and date the declaration.,Please send me the SPAK Catalogue. I enclose a cheque/postal order for 1.95 made payable to SPAK Ltd. Name _ Address _ _Post Code _,3,4,1,3,4,2,2. Here are

5、some words from the above forms. Find each one on the form and then match it to the correct meaning . One example is given to you.,3. Here is some information about a man called Jim Foster. Help him fill in the following life insurance form.,Jim Foster is married and has two children, Neil and Aliso

6、n. He lives at 27 Mill Road, Manchester MR3 6TH and works as a teacher in a primary school. His birthday is on 15 July and he is now 50 years old. He is about 1 metre 76 cm tall and weighs about 80 kilos.,Please tick Yes or No to these questions and sign and date the declaration.,(Mr.)FOSTER,JIM,27

7、MILL ROAD, MANCHESTER,MR3 6TH,1 m 76 cm,80 kgs,PRIMARY SCHOOL TEACHER,1,5,0,7,？,？,Part II Learning to Read-Forms,英文的Form中文统称表格，形式多样，种类繁杂，根据具体的用途表格可以称为单据、提单、发票、单证等等。日常生活中常见的表格有入境海关申报表、入学或求职申请表、保险单、报税表格、包裹快递单等。这些表格都需要填写与填表人相关的个人信息。国际贸易中表格通常称为单证，包括国际结算中应用的单据、文件与证书，凭借这些单证来进行国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等流程。这些表格都需

8、 要填写与货物有关的信息。,Part II Learning to Read-Forms,表格一般由两部分组成：表格名称和表格本身。表格名称通常位于页面顶端中央，使用与表格内不同字体、字号的文字，以示区别。表格名称一般为名词性词组，写明表格的属性、功能、所属机构。如：Visa Application Form of the Peoples Republic of China (Not for Hong Kong SAR Visa)中华人民共和国签证申请表（此表不适用于香港特区）。由于表格应用范围广泛，因此表格本身并无固定格式，只要设计者把需要掌握的信息用“行”与“列”相结合的表格形式展现出来即

9、可。表格内部的文字一般为名词或名 词性词组形式，有时也用问句的形式。,Part II Learning to Read-Forms,表格在设计上应简洁大方，表格内文字的格式应保持前后一致。内容上一般由浅入深、由表面到内部。如申请类表格，一般先涉及普通个人信息（姓名、联系方式等），再涉及个人教育信息或职业信息（语言水平、工作经历等），最后涉及个人隐私方面的信息（如月收入等）。,Application Form 申请表 申请表设计或填写要点：,（1）设计申请表时首先应写明申请表的名称，表明表格的用途、适用人群、适用范围、发表机构等信息，以便申请人按需填写。 （2）申请表都会涉及相关个人信息，通常按

10、以下顺序设计：普通个人信息（姓名、联系方式等）；个人教育信息或职业信息（语言水平、工作经历等）；涉及隐私的信息（如月收入等）。 （3）设计申请表时还应包括其他事项，如是否使用 大写字母填写，是否需要打钩还是用“Yes”/“No”等 填写要求。 （4）填写申请表时应严格按照填写须知填 写，所提供的信息应全面、准确。,申请表补充术语：,（1）基本信息 Applicant name 申请人姓名 Surname /Family name 姓 First name /Forename 名 Initials 姓名首字母 Gender / Sex (M/F) 性别（男/女） Proof of identit

11、y (eg. Passport No.) 身份证（如护照号码） Nationality 国籍 Country of birth 出生国家 Married 已婚，Single 单身，Widowed 丧偶， Divorced 离异，Separated 分居， Living with partner 同居 Number of dependent children 需抚养子女数,申请表补充术语：,（2）职业信息 Profession /Occupation 职业 Position(s) applying for 申请的职位 就职状态：Employed full-time 全职，Employed par

12、t-time 兼职，Self-employed 个体经营，Receiving a pension 领 取抚恤金，A Homemaker 主妇，Unemployed 失业 Temporary work 临时性工作 Regular part-time work 固定兼职 Regular full-time work 固定全职 Salary desired 薪金要求 Employers name 雇主名称 Nature of employers business 公司性质 Date commenced present employment 从何时起任现职,申请表补充术语：,（3）其他信息 Langu

13、ages spoken 使用语言 Current address 现住址 LANGING CARD 入境卡 Immigration Act 移民法 For official use 供官方使用（不用你填）,2. Invoice,43 Manchesyter Road 12243 Brisbane, Australia 726-8678-8678 Invoice 090008776 Table 12 23 June 2009 18:15,Bring this bill back within the next 10 days.And get 15% discount on that days f

14、ood bill,发票的设计或填写要点,（1）发票一般由以下几个部分组成：公司名称和地址、发票名称（如Invoice）、发票编号、签发时间/消费 时间、消费细节、费用详情、付款方式、出票人签 字等。 （2）发票在设计上应简单大方，在页面上方突出位 置标明公司的标志和名称。页面中央为消费细节 和费用详情。页面下方可以写上“欢迎再次光临” 等语句，页脚位置写明公司的地址和联系信息。 （3）在填写发票时要如实详细 填写，以避免日后争端。,发票补充术语：, Invoice No. 发票编号 qty = quantity 数量 order # 订单号 sales rep. =sales represen

15、tative销售员 item 商品标号 unit 单位 description 品名 unit price 单价 discount % 折扣 subtotal/ total 小计,total /grand total 总计 balance 余额 sales tax 消费税 service charge 服务费 Please come again! 欢迎再次光临！ cash 现金 change 找零 credit card 信用卡,3. Express Bill 速递单,速递单据设计或填写要点：,（1）速递单据应用于国际或国内快递、物流、货运等公司， 是寄件人和快递公司之间签署的关于传递文件或货

16、物的一种 契约式单据。由于具有速递业追求递送准确、讲究效率、竞 争激烈等特点，速递单在设计上有特殊的要求。 （2）在版面设计上要求简单明了，速递单据通常用特殊的 背景颜色或加粗字体突出重点项目，如寄/收件人信息栏、 寄件人签署栏、收件人签收栏等。一般表格有一半空间 用于填写寄件人和收件人信息，以便信息填写清晰完整， 保证托寄物准确及时送达目的地。,速递单据设计或填写要点：,（3）在内容设计上，速递单据有正面记载和背面所载契约 条款两个部分。正面记载一般由以下几个部分组成：寄/收 件人信息、托寄物信息、服务类型、费用、付款方式、签 名处等。背面是印就的运输契约，一般是不可更改的。 （4）在印张设

17、计上，速递单据要求一式多联，分别用于 速递公司收/派件存根、寄/收件人存根。纸张采用无碳复 写，达到使用方便、简单快捷的目的。每份速递单上方 还应有公司统一编号的条码或电脑扫描条码，便于公司 收/派件，也方便客户跟踪托寄物。,速递单据设计或填写要点：,（5）填写速递单据时特别重要的一条是如实、详细填写寄 /收件人双方的地址和联系方式，以便货物准确抵达目的地。 （6）如果货物对于运输条件有特殊要求，如小心轻放、 防潮、防晒等，应在速递单据上明确写明。,速递单据补充术语：, shipper 寄件人 consignee 收件人 commercial address 商业地址 residential

18、address 住宅地址 shipment 托寄物 express 速递 courier 收派员，专递员 value insured 保价 rate 费率 date executed 派件日期 time definite 限时快递 day definite 限日快递 optional services 增值服务 tracking number包裹追踪编码 create a shipment 创建货件 schedule a pickup安排取件,4. Bill of Lading 提单,4. Bill of Lading 提单,continue,提单的设计或填写要点：,（1）海运提单（Marin

19、e Bill of Lading或Ocean Bill of Lading）， 简称“提单”（B/L），是由船长或承运人或其代理人签发的， 证明收到特定的货物，或已装船，并将约定的货物运至特 定的目的地，并交付于收货人或提单持有人的物权凭证， 也是承运人和托运人之间运输合同的证明。 （2）提单有正面记载和背面印就条款两个部分。 （3）提单的主要内容及填制： 名称：Bill of Lading。 提单号码（B/L No.）： 按船公司签发的装货单填制。,提单的设计或填写要点：, 托运人（Shipper）：委托运输人，即销售合同的卖方。 收货人（Consignee）：根据信用证要求的条款填写。 被

20、通知人（Notify Party）：这是船公司在货物到达目 的港时发送到货通知的收件人，有时即为进口人。 收货地点（Place of Receipt）：如果货物需转运，填 写收货的港口的名称或地点；如果货物不需要转运，此 栏空白不填。 海运船名及航次（Ocean Vessel/ Voyage No.）：货物 实际装运的船只和航次号。,提单的设计或填写要点：, 装运港（Port of Loading）：货物的实际起运港名称；需 转运的货物，则填写中转港口名称。 卸货港（Port of Discharge）：信用证中目的港口名称。 交货地点（Place of Delivery 或Destinati

21、on）：最终目 的地。如果货物的目的地就是目的港，此栏空白。 集装箱号（Container No.）：实际的集装箱号码。 唛头（Marks & No.）：与发票 和装箱单一致。,提单的设计或填写要点：, 商品描述及数量（Number and Kind of Package, Description of Goods）：填写件数和包装种类、货物名称。 毛重（Gross Weight）：总毛重。 尺码（Measurement）：总尺码。 运费（Freight Clause）：一般都不填写运费的数额， 而只是表明运费是否已付清或什么时候 付清。 货物总包装件数（Total Packages）：总计件

22、数。, 签发地点和时间（Place and Date of Issue）：承运人实际 装运的地点和时间。 提单正本的签份数（Number of Original B/L）：海运 提单正本的签发份数，应用大写数字来表示，如TWO, THREE。 承运人或其代理人签字（Signed for and on Behalf of the Carrier）：承运人或代表承运人 的具名代理人，船长或代表船长的 具名代理人。,提单的设计或填写要点：,提单补充术语：,运费一栏：freight clause 运费条款，freight paid 运费已付， freight prepaid 运费预付，freight

23、payable at destination 运费 到付，freight collect运费待付 商品描述及数量一栏：IN BULK 散装货物， CONTAINERS ONLY集装箱整箱货， SHIPPERS LOAD & COUNT托运人装货并计数， STC据称内含如须注明集装箱内小件数量时）， XX DC CONTAINER XX寸干货箱 常见提单：HOUSE B/L货运提单， MASTER B/L船东提单，SHIPPED OR BOARD B/L已装船提单， DIRECT B/L 直达提单， ANTI-DATED B/L倒签提单,5. Insurance Policy 保险单,Globa

24、lSelect Intertional Healthcare Insurance 全球医疗保险 Application Form 投保申请书,货物保险,保险单填写要点：,（1）保险单（insurance application form/ insurance policy） 根据功能可分为投保单（insurance application form）和理 赔单（claim form）。根据内容可分为人寿保险单（life insurance policy）、医疗保险单（healthcare insurance policy）、车险单（car insurance policy）、财产险保单 （pr

25、operty insurance policy）等等。 （2）日常保险单一般由以下几部分组成：被保险人信 息或财产所有人信息、保险责任、责任免除、保费缴 纳方式、保费有效起保日、续保联系方式、受益人的 指定和变更、投保人声明。,保险单填写要点：,（3）国际贸易中的保险单一般应包括如下信息：被保险人、 发票号码和保单号码、唛头、包装数量、货物描述、保险 金额、保费和费率、装运工具、开航日期、承保险别、理 赔代理、赔款偿付地点、出单日期、保险公司盖章。 （4）保险单是保险人在投保时对保险标的及其有关事实 的告知和陈述，也是保险人签发保险单和确定保险费的 依据，因此填写时必须准确、真实。,保险单补充

26、术语,（1）日常保险单 applicant 投保人 the insured 被保险人 beneficiary 受益人 proposer 财产所有人 coverage 保险责任 exclusions 责任免除 premium 保险费, method of payment 保费缴纳方式 requested start date 保费有效起保日 renewable contact information 续保联系方式 applicants declaration 投保人声明,保险单补充术语,（2）国际贸易保险单 the insured name 被保险人 invoice No. & policy N

27、o. 发票号码和保单号码 marks & No.s唛头 quantity 包装数量 descriptions 货物描述, amount assured 保险金额 premium & rate 保费和费率 conveyance 装运工具 conditions and special coverage 承保险别 claim payable at 赔款偿付地点 authorized signature 保险公司盖章,Part III Learning to Write-Forms,Read the following invoice and fill in the blanks with the i

28、nformation given.,This invoice is issued by _ 1 _which is situated at _2_. The customer is _3_ whose telephone number is _4_.The customer pays $_5_ totally by _6_. The total quantity of goods is _7_. The goods with the largest quantity is _8_. GST means Goods and Service Tax (消费税). “All prices inclu

29、sive of GST” in Chinese is _9_. If the customer has any questions with the goods, s/he has to dial _10_.,Country Decor,Camden Crafts,02 579 1212,2302.00,cheque,29,Cottage Style Stool (TEAK),所有价格含消费税。,02 4114 5115,221 Norman Bay Road, Norman Bay, NSW 2252,3. The following is a special offer form from

30、 a jumper company. Do you think any of the questions are unnecessary? Cross out the unnecessary questions and fill in the form based on your information.,SPECIAL OFFER!,4. Here is an incomplete application form. You are required to fill in the missing name of each item in the box. One example is giv

31、en in Item 3.,SURNAME,FIRST NAME,SEX,HEIGHT,WEIGHT,DATE OF BIRTH,OCCUPATION,INTERESTES,SIGNATURE,DATE,7. Read the Bill of Lading shown below and decide whether the statements are true or false. Write down “T” for “true” and “F” for “false”.,_ 1) The seller is from Vietnam. _ 2) The goods are shipped

32、 to Japan. _ 3) Haiphong is a port in Japan. _ 4) The goods are bamboo cartons. _ 5) There are all together 36,336 pieces of goods. _ 6) The description of goods is done by KONOIKE, the shipping company. _ 7) Freight has not been paid yet. _ 8) This B/L is issued at the Port of Loading.,T,T,F,F,T,F,

33、T,F,8. Here is part of a Chinese insurance policy. Add the English version as the examples shown in the form.,9. Fill in the insurance policy with the information given., 被保险人：青岛海新海产品进出口公司 货物名称：沙丁鱼罐头（sardines） 包装方式：20英寸干货箱1个 金额总计：48,291美元 发票号码：3304 船名及航次：Maersk 87620 装运港：青岛港 卸货港：鹿特丹港（Rotterdam） 承保险别

34、：一切险,AT THE REQUEST OF QINGDAO HAIXIN SEAFOOD IMP& EXP CO. 总保险金额: TOTAL AMOUNT INSURED: US DOLLARS FORTY EIGHT THOUSAND TWO HUNDRED AND NIGHTY ONE ONLY 保 费 费 率 装 载 运 输 工 具 PREMIUM AS ARRANGED RATE AS ARRANGED PER CONVEYANCE SS. MAERSK 87620 开 航 日 期 自 至 SLG.ON OR ABT. AS PER BILL OF LADING FROM QINGDAO TO ROTTERDAM 承 保 险 别： CONDITION COVERING ALL RISKS 中国人民保险公司上海分公司 THE PEOPLES INSURANCE CO. OF CHINA SHANGHAI BRANCH,Thank You!,