字表处理软件的功能和使用.ppt

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1、第4章 字表处理软件的功能和使用,4.1.1字表处理的含义 所谓字处理即指文字的输入、输出、编辑和存储等操作。字处理软件是计算机的最基本的、最必要的通用应用软件。 所谓表处理则是包含汉字在内的各种各样表格的制作、加工处理及最终报表输出。表处理软件不但具有文字能力，而且具有较强的制表功能及数据处理能力。 有了字表处理软件，人们就可以随心所欲地修改、编辑，并得到最佳的编排格式、理想的打印效果及形成各种报表输出。,4.1 字表处理的含义，文本文件、文书文件与非文书文件,4.1.2文本文件、文书文件，非文书文件 文字编辑有两种方式 一种是文书（或文本）编辑方式，用于文章、报告、信件、表格等的编辑。这种

2、方式下生成的文件为文本文件或文书文件。 另一种是非文书编辑方式，用于程序和数据的编辑，这种方式下生产的文件为非文书文件。,4.2.1计算机汉字处理 计算机汉字信息处理是一种文字信息处理，其处理过程如下图,4.2计算机汉字处理及汉字库,4.2.2汉字库 汉字字形数字化后，以二进制文件的形式存放到存储器中；构成汉字字库或汉字字模库，简称汉字库。汉字库是为汉字的输出设备提供字形数据的。 汉字字库分为 硬字库：它将汉字库固化在ROM或 EPROM 软字库：它将汉字库存放在某种外存设备（如硬磁盘、软磁盘）上,第四章 汉字信息处理基本知识,4.1 汉字信息处理的基本问题 4.2 微机汉字信息处理系统的构成

3、 和使用,一、计算机处理汉字的过程 二、汉字编码标准 三、汉字输入方法 四、汉字字模库 五、汉字的显示输出 六、汉字的打印输出 七、返回,一、计算机处理汉字的过程,返 回,二、汉字编码标准,1、国标码 2、区位码 3、机内码 4、返回,1、国标码（交换码）,1）简介：为了用0、1代码串表示汉字，在汉字系统或通信系统之间交换信息，必须给每个汉字规定一个统一的代码。 1981年发布“国家标准信息交换用汉字编码字符集基本集”，代号为“GB2312-80”。 该基本集共收集字符7445个： 一级：最常用汉字3755个，按拼音排序 二级：次常用汉字有3008个，按偏旁部首排序 另外还有图形符号682个。

4、,2）特点： 编码规则：双七位二进制编码，每个七位 从21H（0100001）变到7EH（1111110）； 排列：分为94个区，每个区分为94个位； 汉字 第1个七位 第2个七位 十六进制 例：啊 0110000 0100001 3021H,第一个7位，行,第二个7位，列,返 回,2、区位码,用区号和位号来表示汉字的编码。（区位号都用两位十进制数表示。 例：啊-1601 区位码和国标码的关系： 国标码=区位码（十六进制表示）+2020H,区号,位号,10 01H,+2020H,=3021H,返 回,3、机内码,在计算机内部存储、处理、传送所使用的汉字的编码。不同的计算机系统使用的机内码是不同

5、的。 微机上的机内码的特点： 用两个字节表示，每个字节最高位为1。 和国标码的关系： 机内码=国标码（十六进制表示）+8080H 例：啊的机内码：3021H+8080H=B0A1H,返 回,三、汉字输入方法,汉字输入方法是指如何将汉字转换成对应的机内码，并送入计算机存储起来。 输入方法： 通过语音 通过光学字符阅读器（OCR） 通过键盘 键盘输入法（编码输入法）： 音码：以语音为特征，例全拼、双拼等 形码：以字型为特征，例五笔等 音形结合码：例智能ABC、自然码等 其他：区位码（一字一码）,返 回,四、汉字字模库,1）字形码的表示： 点阵表示 失量表示 2） 基本概念： 字模：描述一个汉字点阵

6、信息的二进制代码。 字库：所有汉字及各种符号字模集合。 汉卡：将字库装在只读存储器中。 软字库：将字库装在外部存储器上。,2424点阵的1个汉字， 须占多少字节？,1000个2424点阵的汉字， 须占多大的存储空间？,返 回,五、汉字的显示输出,汉字显示输出的过程： 从键盘输入的汉字经过键盘管理程序，变换成机内码，然后经字模检索程序，查到机内码对应的点阵信息在字模库的地址，从字库中检索出该汉字点阵信息，利用驱动程序将这些信息送显示卡的显示缓冲存储器中，显示器的控制器把点阵信息整屏顺次读出，并使每一个二进制位与屏幕的一个点位相对应。 一般的显示器在文本状态下可显示25行、80列,请 看 演 示,

7、六、汉字的打印输出,汉字打印输出的过程： 先将欲打印的汉字机内码送到内存的打印缓冲区，然后从中逐个取出机内码，通过字模检索程序从字模库中检索出该汉字的点阵信息，存入内存的字模缓冲区中，通过字模变换程序把点阵信息转换，使之适合打印机输出，然后由多功能卡送到打印机的打印数据缓冲区中。,请 看 演 示,4.2 微机汉字信息处理系统的构成和使用,现有微机汉字信息处理系统构成的一个指导思想是： 尽量利用原有西文计算机的硬件，通过改造系统软件，做到在原有处理西文的基础上，增加处理中文的功能，而不降低原系统的效率。,汉字信息处理系统的硬件： 在原有的西文计算机的硬件基础上，增加汉字库，有软字库或硬字库。软字

8、库可以放在软盘或硬盘使用时调入内存。有些打印机自带硬字库。 汉字信息处理系统的软件： 系统软件：DOS及其中文平台、WINDOWS中文版、能处理汉字的高级程序设计语言及其编译器等。 应用软件：例电子出版系统（北大方正）、桌面排版系统（WORD 2000、WPS 2000）、数据库管理系统（VFP、Access等）,WINDOWS 2000：中文操作系统的使用 1、汉字输入法的安装： “开始” “设置” “控制面板” “输入法” 2、输入法综合设置 “开始” “设置” “控制面板” “键盘”,2、汉字输入法的启动和关闭： 启动：单击“任务栏”上的输入法指示器 或用+选择 关闭：单击“任务栏”上的

9、输入法管理框 或用+空格来进行关闭打开切换,注意：中文输入一定是小写字母状态。,3、汉字输入法状态框： 中/英文切换按钮 输入法名称框 半角/全角切换按钮 中/英文标点切换按钮(表4.2) 软键盘开关,半角和全角的概念： 半角方式：汉字按国标GB2312-80编码，使用两字节内码表示一个汉字。而英文字符仍为ASCII码编码。是一种中西文混合方式 全角方式：无论汉字或英文字符及其他符号， 一律按国标编码，以称为纯中文方式。这时英文字符、标点符号和数字使用两字节机内码，屏幕显示占两个ASCII码字符的位置。,4、编码框和词语选择框 输入汉字时必须用小写字母。有重码时，会出现词语选择框，可以用“-”

10、（往回翻页）和“+”（往后翻页）进行翻页选择，可以按键取消编码框。,汉字输入是汉字信息处理的前提，也是最基本和最重要的基础环节，只有准确高效地把汉字输入计算机，才能对其进行处理，得到人们所需要的结果。目前，能够向计算机输入汉字的方法多种多样，可分为键盘输入和非键盘输入： 键盘输入法 按照传统编码方案输入汉字，例如拼音码、智能ABC码、五笔字型码等等，都必须使用键盘，可以说键盘是输入汉字最常用和最经济的输入工具。 非键盘输入法 非键盘输入方式无非是手写、听、听写、读听写等方式。主要有：手写笔、语音识别、手写加语音识别、手写语音识别加OCR扫描阅读器等方式。,4.3常用汉字输入方法,智能ABC输入

11、法 选择输入法 操作方法如下： l 单击屏幕右下角的“输入法标识”按纽； l 从“输入法选择”菜单中选择“智能ABC输入法”选项，在屏幕斜下角出现状态条，就可以用“智能ABC输入法”输入汉字了。 基本输入操作 操作方法如下： l 用小写字母输入汉字的拼音； l 使用“空格”键结束。 l 若所需的字、词已经出现在当前的重码框中，直接按所需的字、词左面的数字即可。若在重码框中没有出现所需的字、词，就需要翻页查找。,4.3.2 汉字输入方法,五笔字型输入法 五笔字型输入法无论是字还是词输入码均为码，不够码加空格。 操作法如下： 键名：连击4下。 成字字根：字根所在键+第1码+第2码+末码。 两字词：

12、每字第1,2码，共4码。 三字词：第1,2字第1码，第3字第1,2码，共4码 四字词：每字第1码，共4码。 多字词：第1,2,3,末字第1码，共4码。,4.3.2 汉字输入方法,字表处理是计算机的重要应用领域之一。Microsoft Office 是微软公司为PC开发的中文字表处理软件。具有以下基本功能： 1、文字输入(包括汉字、英文、特殊符号及全角/半角的切换)； 2、文档的分段、合并及复制，文档的替换； 3、设置字体(各种汉字及英文字体)、字型、字号及字符的修饰(设置颜色、下划线、上标、下标及各种字体效果),4.4字表处理软件的基本操作,4、段落排版中的缩进(左、右缩进及特殊格式)、间距(

13、段前、段后行间距)、对齐方式(左、右、居中、两端及分散方式)； 5、分栏设置(栏数目、栏间距、栏宽度、分隔线的设置)； 6、表格制作(插入表格，增加表格的行列，改变行列宽度，单元格的合并及拆分，表格内字符的重新设置)、表格排序、表格内字符的删除及表格删除； 7、页边距设置； 8、文档的保存(指定文件及文件名）等,4.5.1 Word 的启动与退出 1.Word的启动 启动Word有多种方法： 选择“开始”菜单“程序”“Microsoft Word”命令，启动Word。 选择“开始”菜单“新建Office文档”，弹出“新建Office文档”对话框双击“空白文档”，启动Word。 如果已经在Win

14、dows桌面上建立了Word快捷方式图标，双击Word快捷方式图标可以快速启动Word。,4.5Word 2003基础知识,使用在Windows环境下打开文件的方法打开一个Word文档（即Word文件），可以启动Word，同时打开指定的文档。 2.退出Word 退出Word有多种方法： 单击Word主窗口的“关闭窗口”按钮（），关闭当前Word文档。 选择“文件”菜单“关闭”命令，关闭当前Word文档。 单击Word窗口的“关闭”按钮（），退出Word。 选择“文件”菜单“退出”命令，退出Word。,4.5.2 菜单栏和工具栏 菜单栏 工具栏 对话框 对话框中的主要项目： 选项卡 单选按钮 复

15、选框 列表框 数值增减框 命令按钮 文本框,4.5 Word 2003基础知识,4.5.3 新建Word文档 新建Word文档 启动Word会自动生成一个新的空文档，名字为“文档1”，单击工具栏上最左边的“新建”按钮也可以完成新建一份空文档的工作。在文档编辑区键入文本，初步完成文档的输入工作。,保存新建Word文档。 保存新建Word文档的操作步骤： 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，或选择“文件”菜单“保存”命令，打开“另存为”对话框。 在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框设置文件类型为“Word文档”；在“文件名”文本框中输入文档名；在“保存位置”下拉列表框设置存放文档的文件夹。

16、单击“另存为”对话框的“保存”按钮，保存Word文档。,3.3.1 打开Word文档 使用“打开”对话框打开Word文档的操作步骤。 l 单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或选择“文件”菜单“打开”命令，打开“打开”对话框。 l 在“文件类型”下拉列表框设置文件类型为“Word文档”，在“查找范围” 下拉列表框设置存放文件的文件夹，并从文件名列表中选择需要打开的文件。 l 单击“打开”按钮打开选定的文件。,4.3 Word 2003基本编辑功能,使用菜单打开最近使用过的文档。 如果文档是最近使用过的，可以使用两种方法快速打开它。 l 默认状态下，Word在“文件”菜单的底部列出最近使用过的四

17、个文档名，打开“文件”菜单后，用鼠标单击要打开的文档名，或者用键盘输入文档名前面的编号，都可以打开指定的文档。 l 使用Windows的“开始”菜单“文档”子菜单，可以打开最近使用过的文档。,4.5.2 定位光标与选定文本 定位光标 定位光标就是移动光标到指定位置。使用鼠标和键盘都可以方便地定位光标。 使用鼠标定位光标 使用键盘定位光标 选定文本 使用鼠标选择光标 使用键盘选择光标 移动、复制和删除文本 使用鼠标拖动法复制和移动文本 剪贴板复制或移动文本 删除文本,4.5.3 撤消与恢复操作 如果在编辑文档时出现错误操作，单击“常用”工具栏的“撤消”按钮，可以撤消前面所做的操作；或者单击该按钮

18、右边的小箭头，在其下拉菜单中选择需要撤消的步骤。 如果有些步骤觉得不应该撤消，可以单击“常用”工具栏的“恢复”按钮可以恢复前面所做的操作。或者单击该按钮右边的小箭头，在其下拉菜单中选择需要恢复的步骤。 3.3.5 查找与替换操作 l 单击“编辑”菜单选择“替换”命令（也可以直接按快捷键Ctrl+H），出现查找和替换对话框。 l 在“查找内容”下拉列表框中输入要替换的内容，在“替换为”下拉列表框中输入新内容。 l 根据需要单击“查找下一处”、“替换”或“全部替换”按钮。,4.5.4 设置字符格式 字符格式设置包括选择字体、字型与字号，使用颜色、粗体、斜体、下划线和删除线等等。 使用菜单设置字符格

19、式 使用工具栏上的按钮设置字符格式 使用快捷菜单设置字符格式 3.4.2 设置段落格式 段落对齐 段落缩进 段落间距 3.4.3 设置项目符号与编号,4.5.6 页面格式设置 设置纸型 设置纸型操作步骤： l 单击“文件”菜单选择“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，打开“纸型”选项卡。 l 在“纸型”卡中选择一种合适的类型。 l 在“方向”组中选择方向。 单击“确定”按钮，即可完成设置纸型的操作。,4.5 Word 2003页面设置与文档打印,设置页边距 设置页边距操作步骤： l 单击“文件”菜单选择“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，打开“页边距”卡。 l 在“页边距”选项卡中进

20、行“上”、“下”、“左”、“右”页边距尺寸以及其它选项的设置。 单击“确定”按钮，即可完成设置页边距的操作。,4.5.7 分页、分节和分栏排版 分页排版 插入分页符 插入分页符操作步骤： 将插入点移到要分页文档的合适位置。 单击“插入”菜单选择“分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框。 选中“分隔符类型”中的“分页符”单选按钮。 单击“确定”按钮，即可完成插入分页符的操作。 删除分页符 如果要删除已经插入的分页符，可将鼠标移到分页符处，按Delete键即可删除已经插入的分页符。 分节排版 操作步骤与分页排版相类似,分栏排版 设置分栏排版 设置分栏排版操作步骤： 选定要进行分栏的文本。 单击“格式”

21、菜单选择“分栏”命令，弹出“分栏”对话框。 在对话框中设置“栏数”、“宽度和间距”、“应用范围”等项。 单击“确定”按钮，即可完成分栏的操作。 取消分栏排版 取消分栏排版操作步骤： 选定要改变为单栏的文本。 单击“格式”菜单选择“分栏”命令，弹出“分栏”对话框。 选择“预设”中的“一栏”。 单击“确定”按钮，即可取消分栏排版。,4.5.8 设置页眉和页脚 设置相同的页眉和页脚。 操作步骤： 单击“视图”菜单选择“页眉和页脚”命令，Word切换到页面试图，显示出“页眉和页脚”工具拦，正文变成了灰色。 在页眉/页脚区（虚线框内）输入页眉/页脚的内容。单击“页眉和页脚”工具栏中的“页眉和页脚切换”按

22、钮，可以切换页眉和页脚的输入。 单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮，或在文档正文部分双击鼠标左键即可返回正文编辑状态。 设置奇偶页不同的页眉和页脚 删除页眉和页脚。 操作步骤如下： 单击“视图”菜单选择“页眉和页脚”命令，弹出“页眉和页脚”对话框，将插入点移到删除页眉或页脚处。 选定页眉或页脚工作区的文字或图形，然后按Del键，即可完成删除页眉或页脚的操作。,4.5.9 文档预览与打印 打印预览 单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，或者单击“文件”菜单“打印预览”，即可进入打印预览界面。 在“打印预览”窗口，可以进行打印预览的各种操作： 单击“多页”按钮，拖动鼠标选择一屏中预览的页数

23、，这样可以在一屏中预览多页文档， 单击“单页”按钮，恢复单页显示。 单击“打印”按钮，可以打印当前正在预览的文档。 单击“放大镜”按钮，可以切换预览和编辑状态。 单击“显示比例”下拉列表中的下三角按钮，调整显示比例。 单击“查看尺寸”按钮，可以增加或删除预览窗口中的标尺。 单击“缩至整页”按钮，可以防止将文档的极少部分单独排在一页上。 单击“全屏显示”按钮，可以隐藏多数屏幕元素，以便显示更多的屏幕空间。 单击“关闭预览”按钮，关闭打印预览窗口。 单击“快捷帮助”按钮，可以提供即时帮助。,4.5.10 文档预览与打印 文档的打印设置 文档打印设置的操作步骤： 单击“文件”菜单选择“打印”命令，弹

24、出“打印”对话框。 在“页面范围”选择所打印的范围。 单击“属性”可以设置打印的布局，比如说纵向、横向打印等，还可以设置纸张来源等信息。 如果选择“打印到文件”，则是要求你将要打印的文档先存成打印格式的文档，单击“确定”时，Word会询问你要打印哪个文件。 如果是打印纸双面打印，选择“人工双面打印”复选框。 单击“选项”可以进行打印的进一步设置，可以设置是否打印“图片”、“批注”等，还可以设置双面打印的具体选项。 在“打印”下拉列表中，选择打印的内容范围。 如果需要缩放打印，请选择“每页版数”和“按纸型缩放”参数。“每页的版数”列表提供了在一个页面上缩略打印1、2、4、6、8、12页文档的功能

25、。 单击“确定”按钮，即可完成打印设置的操作。,4.6.1 页面背景 添加背景 单击“格式”菜单选择“背景”命令，出现调色板。 如果对调色板上面给出的颜色满意，可以直接选择它作为文档的背景色。 如果需要其他颜色，可以选择“其他颜色”，弹出“颜色”对话框，需要什么颜色可以直接在“标准”选项卡里选择，或者在“自定义”选项卡中自己定义RGB格式颜色，单击“确定”按钮。 如果使用“填充效果”来作为背景色。单击“填充效果”，弹出“填充效果”对话框，在“填充效果”的各选项卡中选择需要的颜色，单击“确定”按钮。 如果在背景色使用“水印”效果。单击“水印”，弹出“水印”对话框，选择合适的水印效果，单击“确定”

26、按钮。 删除背景 单击“格式”菜单选择“背景”命令，出现调色板。 单击调色板中的“无填充色”按钮。,4.6 美化文档,4.6.2 插入图片 插入剪贴画 插入剪贴画操作步骤： 将插入点移到要插入剪贴画的位置。 单击“插入”菜单选择“图片”子菜单“剪贴画”命令，弹出“插入剪贴画”对话框。 在“剪贴画”标签中选择需要的图片，单击“插入剪辑”按钮，则所选定的剪贴画插入到当前的位置。 编辑图片。 调整图片的大小，可以按下列步骤操作。 单击要调整大小的图片。 鼠标拖动尺寸句柄改变图片的大小。拖动上下两边的句柄改变图片的高度；拖动左右两边的句柄改变图片的宽度；拖动对角线上的句柄按比例缩放图片。 裁剪图片，可

27、以按下列步骤操作。 单击要裁剪的图片。 单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮（）。 移动鼠标到图片边框的句柄上，鼠标成形状。 按住鼠标左键裁剪方向拖动，当表示裁剪范围的虚线框到达所需的位置后松开鼠标。 删除图片。 删除图片操作步骤： 单击要删除的图片。 按Delete键，即可完成删除图片的操作。,4.6.3 制作艺术字 操作步骤： 单击“插入”菜单选择“图片”子菜单“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。 在“艺术字库”对话框中选择一种“艺术字”的样式，单击“确定”按钮，弹出“编辑艺术字文字”对话框。 在弹出“编辑艺术字文字”对话框中输入艺术字内容。 单击“确定”按钮，即可完成插入艺术字的操作。

28、,4.6.4 使用文本框 插入文本框 插入文本框操作步骤： l 单击“插入”菜单选择“文本框”中的横排（）命令或竖排()命令。 l 将成“”形状的鼠标指针移到文档中要插入文本框的左上角，拖动鼠标到要插入文本框的右上角，松开鼠标。 l 在文本框中输入文字或插入图片。 l 单击文本框以外的任何位置，即可完成插入文本框的操作。 编辑文本框 编辑文本框操作步骤： l 单击要编辑的文本框。 l 利用“图片”工具栏中的“线型”按钮和“设置文本框格式”按钮对其进行编辑。 删除文本框 删除文本框操作步骤： 单击要删除的文本框。 按Del键，即可完成删除的文本框的操作。,4.6.5 首字下沉 设置首字下沉 设置

29、首字下沉操作步骤： 将插入点移到要创建首字下沉的段落。 单击“格式”菜单选择“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框，如图3-64所示。 选择首字下沉的“位置”，例如，“下沉”或“悬挂”。 设置“字体”、“下沉行数”、“距正文”的距离等选项。 单击“确定”按钮，即可完成“首字下沉”的设置。 取消首字下沉 取消首字下沉操作步骤： 将插入点移到要取消首字下沉的段落。 单击“格式”菜单选择“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框。 选择首字下沉的“位置”的“无”图标。 单击“确定”按钮，即可取消 “首字下沉”。,4.6.6 设置边框和底纹 设置边框和底纹操作步骤： 单击“格式”菜单选择“边框和底纹”

30、命令，弹出“边框和底纹”对话框。 选择“页面边框”选项卡。 在“艺术型”下拉列表框中选择一种边框图案。 单击“确定”按钮，即可给文档加上页面边框。,4.7.1 创建表格 利用工具栏创建表格 利用工具栏创建表格操作步骤： 将插入点移到要创建表格的位置。 单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮。 用鼠标拖动网络到所需的行、列数，释放鼠标指针。 利用菜单命令创建表格 利用菜单命令创建表格操作步骤： 将插入点移到要创建表格的位置。 单击“表格”菜单“插入表格”子菜单“表格”命令，出现“插入表格”对话框。 在对话框中进行所需的表格尺寸的设置。 单击“确定”按钮，即可完成插入表格的操作。 手工绘制表格,4

31、.7 Word 2003表格制作功能,4.7.2 编辑与调整表格 单元格的操作 单元格的合并与拆分 插入单元格、行、列 删除单元格、行、列或表格 文本和表格之间的转换,4.7 Word 2003表格制作功能,4.7.3 处理表格数据 使用菜单进行排序操作步骤： 将插入点移到要排序的表格中。 单击“表格”菜单选择“排序”命令，弹出“排序”对话框。 在“排序依据”下拉列表框中，选择作为第一排序依据的列名称。 在“类型”列表框中指定该列数据的类型。 选择“递增”或“递减”。 单击“确定”按扭。 3.7.4表格自动套用格式 设置表格自动套用格式操作步骤： 将插入点移到要套用某种格式的表格中。 单击“表

32、格”菜单选择“表格自动套用格式”命令，弹出“表格自动套用格式”对话框。 在对话框中单击所需格式。 单击“确定”按钮。,4.8.1 Excel 2003功能简介 4.8.2 Excel 2003的启动和退出 一.Excel 2003的启动 启动Excel，有以下几种方法： 1 依次单击“开始”“程序” “Microsoft Excel”，启动Excel 2003。 2 如果已经建立了Excel快捷方式，双击快捷图标启动Excel 2003。 3 用鼠标直接双击由Excel创建的文件名（带.XLS后缀），将在启动Excel 2003的同时打开所选择的文件。 二.Excel 2003的退出 退出Ex

33、cel，有以下几种方法： 1单击“文件”菜单中的“退出”命令。 2按“Alt+F4”组合键。 3单击Excel 2003窗口右上角的“关闭”按钮。 4 单击Excel 2003窗口左上角的Excel图标，在下拉菜单中单击“关闭”。 5 双击Excel 2003窗口左上角的Excel图标。,4.8 Excel 2003概述,4.1.3 Excel 2003的窗口组成 1标题栏 2菜单栏 3工具栏 4编辑栏 5工作簿与工作表 6滚动条 7状态栏,4.1 Excel 2003概述,4.2.1 文件操作 一建立新工作簿 启动Excel后，将自动产生一个新的工作簿，名称为“Book1”，让用户输入数据。

34、除了启动可以创建一个新的工作簿外，在其它的任何时候，可以使用如下的方法创建新的工作簿： 单击“文件”菜单中的“新建”命令，出现 “新建”对话框；在“新建”对话框中单击“常用”标签；选定“工作簿”图标，然后单击“确定”按钮。 2在“常用”工具栏中单击快捷按钮。 3按Ctrl+N键。 二. 打开已有工作簿 如果要对已存在的工作簿进行编辑，就必须先打开该工作簿， 在Excel 2003中，可以使用以下几种方法来打开已经存在的工作簿： 1选择“文件”菜单中的“打开”命令。 2单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。 3按Ctrl+O组合键。 4在“资源管理器”中找到并双击要打开的Excel文件，系统将启动

35、Excel，并将该文件装入。 5在Excel中单击“文件”菜单，在下拉菜单底部最近使用的文件清单列表中选择要打开的文件。,4.2 Excel 2003的基本操作,三. 保存工作簿 1.直接保存工作簿 2.以新文件名保存工作簿 3.自动保存 4.保存工作区文件 四.关闭工作簿 关闭工作簿有以下几种方法： 1. 单击工作簿窗口右上角的关闭按钮。 2. 单击“文件”菜单，选择“关闭”命令。 3. 单击工作簿窗口左上角的图标，在弹出的控制菜单中单击“关闭”命令。 4. 双击工作簿窗口左上角的图标。 5. 按Ctrl+F4组合键。 6.按Ctrl+W组合键。,4.2.3 输入数据 一. 输入文本 如果要

36、输入文字，只要先选定单元格，即可以开始输入文字，在一个单元格内最多可以存放32003个字符。 二. 输入数字 只要单击需要输入的单元格，使用键盘输入数字即可。,4.3.1 编辑单元格 一. 编辑和清除单元格的数据 1. 编辑单元格的数据 Excel为用户提供了两种要编辑单元格数据的方法： （1） 在单元格内编辑 选定要编辑的单元格，按F2键或者双击该单元格，然后直接输入数据。如果单元格中已有数据，则以新的数据代替。 （2） 在编辑栏内编辑 选定要编辑的单元格，编辑栏中显示出单元格中的数据。单击编辑栏后，就可以在编辑栏中单元格中的数据进行编辑。 2.清除单元格数据 清除单元格的步骤如下： （1）

37、 选定要清除的单元格。 （2） 单击“编辑”菜单中的“清除”命令，出现如图4.33所示的子菜单。 （3） 从“清除”子菜单中可以选择4种清除方式中的任意一种。,4.3 编辑工作表,二. 移动和复制单元格 1.利用“常用”工具栏上的快捷按钮移动或复制 2.用菜单命令移动或复制 3.使用鼠标拖放的方法移动或复制按钮 三.插入单元格 1.插入单元格 2.插入行 3.插入列 四.删除单元格 1.删除单元格 2.删除行 3.删除列 五.查找与替换操作,4.3.2 编辑工作表 一.设定工作表的页数 1.单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框。 2.选择“常规“选项卡. 3.在“新工作簿内的工

38、作表数”中设定表数。 4.单击“确定”按钮。 二.激活工作表 有以下四种方法可以激活工作表： 1.用鼠标单击工作簿底部的工作表标签. 2.按Ctrl+PgUp组合键，激活当前页的前一页工作表。按Ctrl+PgDn组合键，激活当前页的后一页工作表。 3. 使用标签滚动按钮。 4.使用鼠标右键激活工作表。 三.插入工作表 1.单击“插入”菜单中的“工作表”命令。 2.在特定的位置插入工作表，首先右击要插入工作表的后一标签，在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令。,四. 删除工作表 删除工作表有以下两种方法： 1.单击“插入”菜单中的“工作表”命令。 2.右击要删除的工作表标签，在弹出的快捷报菜单中选择

39、“删除”命令。 五.移动工作表 1.使用菜单命令移动工作表 2.使用鼠标移动工作表 六.复制工作表 1.使用菜单命令复制工作表 2.使用鼠标复制工作表,七. 重命名工作表 八. 拆分工作表与冻结 1.横向拆分工作表 2.纵向拆分工作表 八.隐藏工作表 1.激活要隐藏的工作表。 2.单击“格式”菜单，选中“工作表”选项，在弹出的子菜单中单击“隐藏”选项。,4.4.1 设置字符格式 一.使用“格式”工具栏设置字符格式 1.选定要设置格式的文本。 2.单击工具栏上相应的按钮或从列表框中选择所需要的字体、字号或字形。 二.使用菜单命令设置字符格式 1.选定要设置格式的文本。 2.选择“格式”菜单中的“

40、单元格”命令。,4.4 格式化工作表,3.在弹出的“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，根据需要进行字符格式的设置。 4.4.2 设置数字格式与日期格式 一.数字格式的设置 1.使用“格式”工具栏设置数字格式 使用菜单命令设置字符格式 二.日期格式的设置,4.4.3 设置对齐格式 一.使用“格式“工具栏设置对齐格式 1.选定要设置对齐方式的单元格和区域。 2.单击工具栏上相应的快捷按钮。 二.使用菜单命令设置对齐格式 1.选定要设置对齐方式的单元格和区域。 2.单击“格式”菜单中的“单元格”命令。 3.在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐” 选项卡。 4.单击“水平对齐”列表框右边的向

41、下箭头，从下拉列表选择所需要的对齐方式或缩进量。 5.如果在“水平对齐”列表框中选择“靠左（缩进）”，则可以在“缩进”框中选择或输入缩进的量。 6.当单元格的高度增大后，可以利用“垂直对齐”列表框中的选项改变数据在单元格内垂直方向上的位置。 7.单击“确定”按钮。,4.4.4 调整行高和列宽 一.调整行高、调整列宽 1.使用鼠标调整行高、调整列宽 2.精确调整行高、调整列宽 4.4.5 设置边框、底纹和颜色 一.设置边框 1.取消网格线 2.给单元格加边框图 二.设置底纹和颜色 1.使用“填充颜色”按钮设置单元格底纹 2.设置单元格背景,4.5.1 公式 一.运算符 1.算术运算符 2.比较运

42、算符 3.文本运算符 4.引用运算符 二.输入公式,4.5 公式与函数,三.显示公式 如果要查看工作表中的所有公式，可以按下列步骤操作。 1.选择“工具”选单中的“选项” 选项，弹出“选项”对话框。 2.单击“视图”标签，打开“视图”选项卡。 3.在“窗口选项”组中选中“公式”复选框。 4.单击“确定”按钮。 4.5.2 引用 一.相对引用 二.绝对引用 三.混合引用,4.5.3 函数 一.函数的输入 二.常用函数的使用 1. SUM函数的使用 2. AVERAGE函数的使用 3. MAX函数的使用,4.6.1 创建图表 4.6.2 修改图表 如果要改变图表的某个部分，只需把鼠标移到“图表区”

43、，单击鼠标右键，立即弹出快捷菜单。在快捷菜单中选择需要的选项，就可以打开该对话框修改图表。修改方法与建立图表的方法相同。,4.6 图表,4.7.1 数据排序 一.按行升序排序 如果我们想按照销售额的高低对数据清单进行按行升序排列，可以按照以下步骤： 1.单击“销售额”列中的任意单元格。 2.单击工具栏上的“升序”按钮即可。 二.按行降序排序 如果我们想按照销售额的高低对数据清单进行按行降序排列，可以按照以下步骤： 1.单击“销售额”列中的任意单元格。 2.单击工具栏上的“降序”按钮即可。 三.根据多列内容进行排序 假如我们需要排列的条件不止一个，可以使用多个条件进行排列。 1.在数据清单里，单

44、击任意单元格。 2.在“数据”菜单中单击“排序”命令 3.在“主要关键字”和“次要关键字”下拉列表框中单击需要排序的列。 4.选定所需的其它排序选项，然后单击“确定”按钮。,4.7 数据管理,4.7.2 筛选数据 一.使用自动筛选器筛选数据 1.单击需要筛选的数据清单中的任意单元格。 2.在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。 3.单击包含我们想显示的数据列中的箭头，就可以看到一个下拉列表。 4.选定要显示的项，在工作表中我们就可以看到筛选的结果。 5.重复步骤34，再次使用其他的项筛选数据清单。 二.撤消筛选 如果要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，请在“数据”菜单中指向“

45、筛选”，再单击“全部显示”命令。 如果要撤消数据清单中的筛选箭头，请在“数据” 菜单中指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。 三.用自定义筛选数据,4.7.3 分类汇总 一简单分类汇总 我们按照如下步骤操作： 1单击数据清单中的任意单元格。 2单击“数据”，选择“分类汇总”选项。 3在“分类字段”下拉列表里选择“商品名称”选项。 4在“汇总方式”下拉列表里选择“求和”选项。 5在“选定汇总项”里选择“销售额”一项。 6勾选上“替换当前分类汇总”一项。 7勾选上“汇总结果显示在数据下方”一项。 8单击“确定”完成操作。,二多级分类汇总 按如下步骤操作： 1单击数据清单内的任意单元格。 2选择“数

46、据”“分类汇总”选项。 3在“分类字段”下拉列表里选择“商品名称”选项。 4在“汇总方式”下拉列表里选择“求和”选项。 5在“选定汇总项” 下拉列表里选择“商品数量”和“销售额”选项。 6单击“确定”即可数据清单经过多级分类汇总后的结果,4.8.1 页面设置 1.选择“文件”选单中的“页面设置”选项 “页面设置”对话框。 2.在“页面设置”对话框的“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”4个标签中，可以设置纸张大小、页面方向、缩放比例、页边距、页眉、页脚、打印区域、打印标题等项目。 4.8.2 打印预览与打印 一.打印预览,4.8 打印工作表,二.打印工作表 1.选择“常用”工具栏的“打印”按钮，系统直接从打印机输出表格或者选择“文件”选单的“打印”命令，屏幕上出现 “打印”对话框。 2. “打印”对话框的“打印机”选项组用于选择打印机；“范围”选项组用于设置打印的页码范围：“打印”选项组用于选择打印的内容：“份数”选项组用于设置打印的份数。,