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1、办公室接待工作,一、接待工作概说,秘书是公司对内、外联系的桥梁，是上下信息沟通的枢纽，任何来访的客人都不可能绕开前台而直接接触业务部门，因此秘书的一项重要职责就是接待各种来访者，尽量帮助他们达到来访目的。 公司业务活动中，每天都会有大量的来访，其来访目的多种多样。秘书应对每一位来访者都给予热情的接待，进而保证日常工作的顺利，高效运转。,接待工作分类,按个人的人数，规模分类 （1）个人来访 （2）团体来访 按照接待的准备程度分类 （1）有约来访 （2）无约来访,个人来访 单个的来访者是秘书每天接触最多的，他们的来访目的往往具体，单一，一般不会占用过多的时间，也不会涉及较多的人，但发生的频率很高，
2、特别是没有事先预约的突然来访，有时会打乱实现做好的工作计划。这就需要秘书在实际的工作中，仍应本着热情主动为其服务的原则，根据实际情况，区别对待。,团体来访,是指以团，队等形式组成的多人来访。他们的目的一般是共同的。一般来说，这类来访发生的频率不会像个人来访那么高，但一旦发生就是一件很重要的事，将会涉及更多的人和事，因此事先需要精心的准备。,有约来访,是指事先约定好的个人或者团体来访。一般会依时到访，公司人员已经事先做好准备，不会与其他工作发生冲突。,无约来访,是指那些临时出现的来访。来访者处于各种原因，事先没有同公司进行联系及约定，临时到访。因此，公司人员没有事先做好准备，可能得不到及时接见，
3、但秘书应进行妥善处理。这种情况在个人来访中比较常见。,二.接待中的准备工作,1、做好环境的准备工作 2、做好物质准备工作 3、做好心理准备工作,三.接待的礼仪原则,热情适度，耐心倾听 礼貌周全，仪表得体 照顾周到，进退有度 环境整洁，物品齐全,接待工作的基本程序,一.日常接待工作的基本程序,事先确认 提前像接待室或前台接待人员提供来访者名单 迎候来访者 查对预约登记 做好来访登记 向上司通报来访者到来 引导客人 介绍主客双方 处理临时失约 必要时帮助上司中断来访 替上司接待来访者 做好来访纪录，告知办理的程序和期限 礼貌送别来访者,二.接待团体来访的基本程序,了解情况 制定接待方案 做好接待准备工作,了解情况,1.了解来访的目的 2.了解来访规格 3.了解来访者的基本情况,制定接待方案,1.确定接待准备人员 2.确定接待规格 3.制定接待计划 4.预估接待经费,做好接待准备工作,1.资料准备 2.食、宿、交通安排 3.设施及物资准备 4.为来访人员准备一些小礼品 5.取得其他部门的协作与配合,谢谢大家,