第06章采购合同管理.ppt

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1、第六章 采购合同管理,21世纪全国高职高专物流管理专业系列规划教材采购与库存控制,华中科技大学出版社,本章学习目标,知识要求： 掌握：采购合同的特点，采购合同管理的内容。 理解：采购合同的概念，采购合同的类型和选择依据。 了解：采购合同的内容，采购合同管理的方法。 技能要求： 能运用理论知识对采购合同的内容进行分析，系统掌握采购合同的签订和管理。,第一节 采购合同概述,一、采购合同的概念 二、采购合同的特点 三、采购合同的内容,一、采购合同的概念,采购合同是指买卖双方达成的具有法律效力的协议，它是规定采购方（在工程承包合同中又称业主）与供应方（在工程承包合同中又称承包人）在合同成立后的权利、义

2、务与责任的法律文本。 中华人民共和国合同法规定的合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。采购合同属于合同法规定的15种合同中的买卖合同。,二、采购合同的特点,（一）采购合同是一种典型的双务合同 （二）采购合同约定的转移对象仅限于标的物的所有权 （三）采购合同的买方须向卖方支付一定价款,（一）采购合同是一种典型的双务合同,采购合同是一种买卖合同，出卖人和买受人的权利和义务在法律上是对等的，双方当事人都享有一定的权利，又负有相应义务，通常一方的义务正是另一方的权利，双务合同的特征极为典型。,（二）采购合同约定的转移对象仅限于标的物的所有权,采购合同是当

3、事人关于一方转移标的物所有权给另一方的协议，买方通过支付价款、接受卖方交付的标的物后，即取得了该标的物的所有权。通过这种等价有偿的方式转移标的物所有权，是商品交换的典型法律形式，是采购合同的基本特征和法律结果。采购合同的标的物主要是实物和劳务，一般不包括权利等无形财产的买卖，如土地使用权的转让，专利权、商标权等知识产权的转让及债权转让等，因其移转的并不是标的物的所有权。,（三）采购合同的买方须向卖方支付一定价款,采购合同的买方取得标的物的所有权是有偿的，需向卖方支付一定价款，这是取得标的物所有权的代价。当事人之间关于不以支付价款为代价取得另一方标的物所有权的协议，不属于采购合同。如以赠与方式取

4、得标的物的所有权，或以易货贸易方式取得标的物所有权的协议，都不是严格意义上的采购合同。,三、采购合同的内容,（一）商品的品种、规格和数量 （二）商品的质量和包装 （三）商品的价格和结算方式 （四）交货期限、地点和发送方式 （五）商品验收办法 （六）违约责任 （七）合同的变更和解除条件,（一）商品的品种、规格和数量,商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。,（二）商品的质量和包装,合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（

5、交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。,（三）商品的价格和结算方式,合同中对商品的价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的折价办法；规定结算方式和结算程序。,（四）交货期限、地点和发送方式,交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式（送货、代运、自提）。,（五）商品验收办法,合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。,（六

6、）违约责任,签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金： 第一，未按合同规定的商品数量、品种、规格供货商品； 第二，未按合同中规定的商品质量标准交货； 第三，逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。,（七）合同的变更和解除条件,合同中应规定，在什么情况下可变更或解除，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。,第二节 采购合同的类型及选择依据,一、采购合同的类型 二、采购合同类型的选择依据,一、采购合同的类型,（一）按采购内容分类 （二）按采购职能的

7、范围和目标分类 （三）按合同支付方式分类,（一）按采购内容分类,按采购内容分类可分为：货物采购合同、工程项目采购合同和服务采购合同。 按照联合回国际贸易法委员会1994年通过的贸易法委员会货物、工程和服务采购示他法第2条的定义：“货物”可指各种各样的物品，包括原料、产品、设备和固态、液态或气态物体和电力；以及货物供应的附带服务，条件是那些附带服务的价值不超过货物本身的价值。“工程”可指与楼房、结构或建筑物的建造、改建、拆除、修缮或翻新有关的一切工作，如工地平整、挖掘、架设、建造、设备或材料安装、装饰和最佳修整，以及根据采购合同随工程附带的服务，例如钻挖、绘图、卫生摄影，地震调查和其他类似服务，

8、条件是这些服务的价值不超过工程本身的价值。“服务”可指除货物或工程以外的任何采购对象。,（二）按采购职能的范围和目标分类,按采购职能的范围和目标分类可分为：商业采购合同、政府采购合同和制造业采购合同。 商业采购是商业领域为转售而进行采购和储存货物，是以赢利为目的，如批发商、零售商的进货采购等。商业采购中最大的部分是零售贸易采购，它将大宗货物从农场或工厂采购过来然后销售给最终消费者。采购是所有商品零售业组织中极其重要的职能。政府采购是指中央和地方政府以及其他公共服务部门，为提供公共服务而采购，不以转售和赢利为目的。制造业采购是为了制造、加工货物或材料进行采购和销售。采购也是制造业中的重要环节，制

9、成品的大部分成本来自于所采购的原料。,（三）按合同支付方式分类,1.固定价格合同 2.成本加酬金合同 3.固定工资合同,1.固定价格合同,固定价格合同类型（fixed price contract types as a group），即合同订立的价格在履行中不再发生变化。在固定价格合同中，供应方要担保成功地满足合同中的这项要求，包括在合同期限允许的工作时间内完成供应工作。同时也必须担负圆满完成工作的财务责任。采购人和供应方都无权擅自对合同中规定的采购价格和进度进行变更。采购方有义务支付主合同中规定的固定价格，但对供应方完成合同工作的实际成本可以不予考虑。 大多固定价格合同是通过竞争性招标确立的

10、，但是出于特定采购项目的性质，有时采购方也可以通过成本分析和谈判与供应方达成固定价格合同。 通过竞争性投标所订立的固定价格合同具有许多优点，其一，这类合同要求最少的管理成本，没有审计成本。供应方和采购方的关系也非常简单，供应方独立完成工作，采购方按采购合同验收接货，支付合同价格。在满足合同要求的条件下，供应方节约的每一分钱都是属于自己的。因此，供应方必然努力控制成本，并尽可能地节约成本以满足合同要求。选择效率最高的供货商无疑对采购方及整个国民经济都会带来直接的效益和影响。其二，对采购方而言固定价格合同的另一个优点是所有的财务风险都由供应方承担。采购方的最终支付义务仅限于合同中确立的价格，所以超

11、出合同价格以上的任何成本都由供应方承担。 从实际履行合同的情况看，在固定价格合同中虽然供应方负有圆满履行合同义务的责任，但供应方提供不良产品或服务的风险可能比其他类型的定价安排合同要大，尤其是在缺乏可供选择的供货来源和适当的供货商评价体系的情况下更是如此。由于在采用不变固定价格合同时，如果不足够重视供应商评估程序，往往会导致很低劣的合同履行结果。因此采购方必须加强对供货商的选择和合同标的物的验收。,2.成本加酬金合同,成本加酬金合同（cost p1us fee contract，或types as a group）确立的基础是，采购方将补偿供应方在履行合同义务中负担的成本。这种支付形式要求供应

12、方向采购方公开成本记录，例如政府采购，供货方需向政府审计员提供其账册记录以便对供应方要求补偿的成本数量进行认证。 从一定意义上说，在成本加酬金合同中供应方虽然也要完成所要求的工作，但其所承担的义务大大减少了，因为供应方并不担保完成工作的成本。在成本加酬金合同中，采购方承担了合同不履行和迟延履行的大多数财务风险。当然采购方和供应方之间风险的划分不仅由合同形式决定，还与是否包含了某些合同条件有关，比如担保的激励条件等。另外，合同的技术规格对划分双方的风险也是至关重要的，因为合同履行最终是否复杂和困难要取决于构成合同一部分的技术规格或者其他技术文件。,3.固定工资合同,固定工资合同（fixed ra

13、te contract types as a group）也可以称为以时间为基础的合同，其广泛应用于复杂的研究、施工监理及绝大部分的培训、技术援助任务，因为这类任务难以确定服务的时间和范围。固定工资合同的基本方法是，在合同订立时，确定一个直接从事合同工作的人员的补偿价格。比如，如果合同要求进行工程设计，在合同中就规定供应方用于该项工作的每一个人员每小时或每天进行工程设计所付出的工作补偿价格，该固定价格包括基本工资、保险、纳税、工具、监督管理、现场及办公室各项开支以及利润。此外，一般还要加上海外工作津贴。将这些所有成本因素汇总起来，双方就可以达成需要对供应方进行补偿的价格。在合同履行中，采购方要

14、随着项目的进展监督工作的履行情况，以确保所提供的服务符合合同的要求。 固定工资合同类型主要有劳动工时合同和工时及材料合同两种。,二、采购合同类型的选择依据,（一）合同管理的复杂程度和管理成本 （二）技术因素的影响 （三）采购项目目标的选择及重视程度 （四）对风险及机遇的预测 （五）供应方以往的业绩,（一）合同管理的复杂程度和管理成本,合同管理的复杂程度与采购项目的技术复杂性、合同期限的长短和合同工作量的大小有关，也受到所涉及的供应商、相关机构的数量、工作能力及管理理念的影响。合同管理的复杂程度是合同类型选择决策的关键因素。一般来说，复杂程度高的采购项目多采用成本类型合同。 合同的管理成本在合同

15、类型决策中也起着重要作用。如果采购方力图将管理成本降到最低，比较适合选择固定价格合同类型，因采用这类合同无需审计工作，采购方的监督工作也减到最小。而若选择成本和激励合同则要求进行成本审查。固定工资合同则要求定期的管理工作，以保证供应方付出相应的努力。因此在选择使用何种类型合同时，采购方必须考虑自己进行监督、审查工作的能力与成本。,（二）技术因素的影响,技术因素的影响主要有两个方面： 第一，供应方对技术掌握的程度直接关系着能否满足合同的要求，合同双方必须认真考虑由谁来承担不能达到合同技术要求的风险，这种不确定性是适当选择合同类型时必须考虑的重要因素。 第二，特定领域里日新月异的技术发展及知识的更

16、新，原订合同的技术规格可能难以说明可接受的合同履行标准。这种情况造成了合同基础的变化及相关的合同完成的不确定性，也是合同双方在选择合同类型时要充分考虑的。,（三）采购项目目标的选择及重视程度,采购项目的基本目标主要是进度目标、成本目标及质量目标。这三个目标哪个更加重要，需要优先考虑，与合同类型的选择有着密切的关系。如果成本目标或进度目标是一个关键因素，那么合同类型就倾向于采用固定价格类型。但同时可能意味着对技术目标的限制，并可能限制了风险调整合同条款的采纳。 高层管理者或决策者对既定采购项目的重视程度也会影响到合同类型的选择。上层领导的关注，意味着技术和财务报告的详细程度的增加，表明使用成本合

17、同类型的倾向性增加。采用成本补偿性合同，有利于采购方明确要求供应方提供充足的成本信息；采用奖金费用合同，可要求供应方编制定期报告文件，从而能更引起双方高层管理对该采购项目进展情况的关注。,（四）对风险及机遇的预测,采购合同在履行期间往往会出现一些风险，如原有提供的便利设施可能被取消；与履约成本有关的通货膨胀的发生；长期合同中可能出现的停止拨付资金等等。如果这些风险对供应方来说相当大，那么有可能使用成本类型的合同，或者针对通货膨胀的风险，使用经济价格调整条款。再有，为了使双方都分担一定的风险，可以采用带有最高限价的成本激励合同。 有时某些供应方在面临可能签订系列采购合同的机遇时，对于前期的研究开

18、发合同虽然在成本不确定的情况下也愿意接受固定价格合同。其原因是供应方对后续的生产合同有势在必得打算，以此作为与竞争对手抗衡的手段。,（五）供应方以往的业绩,供应方以往的业绩不但是选择中标者（或是签约人）的重要因素，而且在有些情况下也影响着合同类型的选择。例如对服务合同而言，当供应方具有良好的履约业绩时，一些采购机构倾向于使用成本加固定付货合同。相反，如果对于提供类似服务的供应方的以往业绩不了解，或根据采购机构的标准来衡量，所提供服务的效果较差，那么就使用成本加奖励付费合同比较合适。,第三节 采购合同管理的内容,一、采购合同的谈判与签订 二、采购合同的履行与担保 三、采购合同的变更、中止和解除

19、四、采购合同的违约责任与索赔,一、采购合同的谈判与签订,（一）评标过程的澄清阶段 （二）合同谈判阶段 （三）合同最后文本的确定 （四）签订合同,二、采购合同的履行与担保,（一）采购合同的履行 （二）采购合同的担保,（一）采购合同的履行,1.实际履行原则 2.适当履行原则,（二）采购合同的担保,1.保证担保 2.抵押担保 3.质押担保 4.留置担保 5.定金担保,三、采购合同的变更、中止和解除,（一）合同的变更 （二）合同的中止 （三）合同的解除,（一）合同的变更,合同的变更就狭义而言，是指在保持合同主体同一性的前提下，对合同内容所作的改变。即合同依法订立后，在尚未履行或者尚未完全履行之前，当事

20、人通过协商对合同内容所作的修改或者补充。 合同的变更可由合同双方的任一方提出。在货物采购中一般合同的变更多由采购方提出。采购方根据有关法律规定可以对合同提出某些条款进行修改。如世界银行货物采购合同中通用合同条款规定，在采购机构认为需要的情况下，在任何时候可向供应方发出指令对合同内下列条款予以更改： （1）为政府制造的物资或工程的变更图纸、设计与规格； （2）运输与包装方法； （3）交货的地点等； （4）卖方提供的服务。 如果变更使供应方履行合同义务的费用或时间发生变化，合同价与交货时间应公平调整，同时相应修改合同。供应方进行调整的要求，必须在收到采购方变更指令后30天内提出。 而在工程采购中，

21、合同双方都可能提出修改某些条款，例如工作项目的增减、材料的变化、施工方案的改变等。,（二）合同的中止,合同中止是指在采购过程中采购方发现供应方存在欺骗、贿赂、提供假证明等行为时，为了保护采购方的利益，在完成调查或法律审查之前根据充分的证据而实行的一种紧急措施。 对合同的中止应根据有关法律和合同条款规定实施。构成合同中止的原因一般主要有下述几种情况：（1）供应商或企业为获得某一合同而犯有诈骗或刑事犯罪；（2）犯有贪污、偷窃、伪造、贿赂等罪行；（3）投标人提供假证明书；（4）违反有关报价的不正当竞争；（5）有商业道德不诚实记录，这种过错有可能严重影响现在合同人履约；（6）其他性质严重或恶劣影响合同

22、履行的原因。 中止合同决定的作出应采取明示的方式，给予合同人解释说明和辩护的机会。中止合同决定作出后应立刻用信函方式通知另一方，并告之中止的原因，以及中止合同会产生的后果等有关事项。 当存在可实行中止合同的情况下，采购方并不一定要求对合同实行中止，也可以根据借贷方行为或失职的严重程度采取补救措施。 由于中止合同是一种紧急措施，故其实施有一定期限，即中止期。在中止期内有关方面须尽快完成调查，否则中止将被取消。 合同的中止，一般在各国法律中予以明确规定，同时在合同中，尤其是在一定金额的采购活动中，在标书和合同中应加入有关中止的条款。,（三）合同的解除,合同的解除实际上是不履行合同所规定的义务。引起

23、合同的解除情况一般有三种： （1）因违约行为而解除合同。例如供应方不按照合同规定履行义务，比如交货不符合规格，不能按合同规定日期交货至指定地点等。在这种情况下，一般在作出解除合同的决定前，采购方应尽可能根据合同的具体规定，给予供应方补救机会，如通过罚款、赔偿相关损失、修补等补救措施，争取继续执行合同。 （2）由于采购方的原因导致合同解除。在这种条件下供应方可以要求采购方赔偿其损失。 （3）双方同意解除合同。由于各种特殊或紧急情况在合同履行中可能会要求解除合同。出现这种情况时，最好的办法是采购方和供应方共同协商，在有关合同解除条件上达成一致。,四、采购合同的违约责任与索赔,（一）违约责任 （二）

24、索赔,（一）违约责任,1.违约责任的基本法律特征 2.违约责任的构成要件 3.承担违约责任的方式,1.违约责任的基本法律特征,（1）违约责任是一种财产责任。合同法律关系是以财产关系为内容的法律关系，合同债务直接具有财产的内容。因此，违约责任就是一种财产责任。如当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担采取补救措施、赔偿损失或支付违约金等违约责任。 （2）违约责任主要采取等价补偿的方法。也就是说，违约责任的范围与补偿力度要与因违约给对方造成的损害大体相适应。 （3）违约责任可以依法由当事人协商决定。合同是由当事人协议而设立的，违约责任作为对已遭破坏的合同关系的补救措施，允许当

25、事人自行约定。其好处在于能省去法院判断违约损失的时间，因此，各国法律均允许双方约定违约金或其违约责任形式。这样既能避免当事人、仲裁庭或法院陷于长期不能确定赔偿范围的困境，又有利于合同纠纷的及时解决，同时也尊重了当事人的意愿。,2.违约责任的构成要件,违约责任的构成，必须具备一定的条件。违约责任的构成要件包括： （1）有不履行合同债务的违约行为。在实际违约中，违约行为主要包括不履行、不适当履行和迟延履行三种。不履行是指在合同的履行期限之前，完全不履行合同义务的违约行为。不适当履行是指在合同的履行期限内，当事人有履行合同的行为，但履行行为不符合合同的约定，如履行的标的物的数量或质量的不适当，履行的

26、地点或方式不适当等。迟延履行是指债务人员有履行合同的行为，但履行合同的期限晚于合同约定的期限。 （2）有损害事实存在。违约损害事实是指因一方违约行为而给对方造成的财产损失，包括直接损害和间接损害。违约损害具有以下几个特点：第一，损害是实际发生的，不包括尚未发生的损害。第二，损害是可以确定的。其表现为一是能够通过货币计算来确定，二是债权人能够通过举证加以确定。第三，损害是当事人在订立合同时可以预见的。 （3）违约行为与损害事实之间有因果关系。因果关系，是指违约行为与损害事实之间存在的内在的必然的本质的联系。根据我国合同法第一百零七条规定，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当

27、承担违约责任，这条规定不考虑当事人违约主观上是否有过错，除有不可抗力可以免责外，都要承担违约责任。,3.承担违约责任的方式,（1）继续履行。是指当事人一方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定，不论是否已经承担赔偿金或者违约金责任，都必须根据对方的请求，在自己能够履行的条件下，继续履行合同义务。 （2）采取补救措施。主要适用于质量不符合约定的情况。受损害方根据标的的性质以及损失的大小，可以合理选择要求对方承担修理、更换、重做、退货、减少价款或者报酬等违约责任。 （3）赔偿损失。赔偿损失的范围，可由当事人双方自行约定，也可由法律直接规定。在法律没有特别规定和当事人没有另行约定的情况下，应按完全赔

28、偿原则，赔偿全部损失。 （4）违约金。是指由当事人通过协商预先确定的，在违约发生后作出的独立于履行行为以外的给付。违约金具有惩罚的特质，即当事人违约，不论其是否给对方造成经济损失，都必须支付违约金。 （5）定金。如前所述，当事人设立了违约定金的情况下，任何一方不履行合同都将承担定金责任。,（二） 索赔,1.索赔的类型 2.索赔程序 3.索赔报告的编写,1.索赔的类型,（1）按索赔的对象，可分为施工索赔和商务索赔。所谓施工索赔，一般是在工程采购中，由于种种原因造成的工程的延误、材料的损失、工作量的增加，使合同当事人一方增加了额外费用，因而向合同当事人的另一方提出索赔。所谓商务索赔，大多是在货物采

29、购中，由于供应方或其他部门的原因，导致货物遭受损失或延期交货，采购方依据合同的有关条款向有关单位提出索赔。 （2）按索赔发生的原因大致可以分为七类：违约索赔；变更索赔；采购方指令变化引起的索赔；工程暂停索赔；不利自然条件和客观障碍引起的索赔；合同缺陷索赔；其他原因引起的索赔。,2.索赔程序,索赔的提出一般都会在合同当事人之间产生不同看法，要想索赔成功，提出索赔的一方必须遵守索赔程序。一般进行索赔要按以下几个步骤进行： （1）提出索赔要求。提出索赔的一方在索赔事项发生的28天内，用书面信件正式向另一方发出索赔通知书。索赔通知书主要说明：索赔事项的名称，引证索赔依据的合同条款及自己的索赔要求。 按

30、照国际惯例，如果在提出索赔的一方发出索赔通知30天内，另一方未作答复，上述索赔应视为已被另一方接受。例如在货物采购中，如果供应方未能在采购方发出索赔通知后30天内或采购方同意的延长期限内，按照采购方同意的合同规定的任何一种方法解决索赔事宜，采购方将从议付货款或从供应方开具的履约保证金中扣回索赔金额。 （2）保存好同期记录。索赔事项发生后，提出索赔的一方要保存好当时有关记录，以便作为证实材料。 （3）提供索赔证明。在索赔通知发出后的28天内，提出索赔的一方要提交一份说明索赔依据和索赔款项的详细报告；如果该索赔事件有连续性的影响，事态还在发展时，按照对方合理要求，则每隔一定时间，提交一次列有累计索

31、赔款额和进一步说明索赔依据、理由的补充材料，说明事态发展情况，直至导致索赔事件终止后28天内送出一份最终详细报告，附上最终账目和全部证据资料，提出具体的索赔额或工期延长天数。 （4）索赔支付。当提出索赔的一方提供的详细报告使另一方确认应偿付索赔款额时，另一方应在合同的期中，支付期间向对方应支付的索赔款额。如果提出索赔的一方所提供的详细报告不足以证实全部索赔，另一方应按照以证实并令人信服的那部分索赔的详细资料，给予提出索赔一方部分索赔的付款。,3.索赔报告的编写,在索赔工作中，索赔报告书的质量和水平，对索赔成败关系重大。一项符合法律规程与合同条件的索赔，如果报告写得不好，例如，对索赔权论证不力，

32、索赔证据不足，索赔款计算有误等，轻则使索赔结果大打折扣，重则会导致整个索赔失败。因此在编写索赔报告时，应特别周密、审慎地论证阐述，充分地提供证据资料，对索赔款计算书反复校核，不允许存在任何计算错误。对于技术复杂或款额巨大的索赔事项，有必要聘用合同专家、法律顾问、索赔专家或技术权威人士担任咨询顾问，以保证索赔取得较为满意的结果。 一个完整的索赔报告书，一般包括四个部分： （1）总论部分。概括地叙述索赔事项的日期、过程，提出索赔要求的一方为减轻损失而做的努力，索赔事项造成的额外费用或工期延长天数以及提出索赔要求。 （2）合同引证部分。其主要目的是论述提出索赔要求的一方有索赔权。该部分主要内容是该采

33、购项目的合同条件以及采购项目所在国有关的索赔法律规定，以及类似的索赔案例，以论述自己索赔要求的合理性。 （3）索赔款额计算部分。此部分是以具体的计价方法和计算过程说明提出索赔的一方应得到的经济补偿款额。在编写这部分时要注意计价方法合适、各项开支合理，在论述各组成部分计算过程时要指明所依据的证据资料的名称和编号，这样才能使计算出的索赔总款额有说服力。 （4）证据部分。证据部分通常以索赔报告书附件的形式出现，它包括了该索赔事项所涉及的一切有关证据资料以及对这些证据的说明。证据是索赔文件的必要组成部分，没有翔实可靠的证据，索赔是不可能成功的。 索赔证据资料的范围非常广泛，如工地记录、照片、日记、工程

34、师指令、工程计划、地形图、图纸、发票、票据、工资表等。有关索赔资料应该在采购合同签订以后，就由合同部的人员专门搜集整理、分类储存，在引用每个证据时，要注意该证据的效力或可信程度。 总之，合同管理人员要想索赔成功，必须重视索赔报告的编写，使索赔报告充满说服力、逻辑性强，符合实际，论述准确，使对方感到合情合理，有理有据。,第四节 采购合同管理的方法,一、明确各方的责任和义务 二、严密的管理手段,一、明确各方的责任和义务,（一）采购方的主要责任与义务 （二）供应方的主要责任与义务 （三）工程师的职责,（一）采购方的主要责任与义务,采购方的责任与义务主要有： （1）将任命的业主代表工程师的授权书通知供

35、应方。 （2）审查批准供应方转让或分包工程某些部分的要求。 （3）审查批准供应方履约保证、承保人、保险单、保险额和保险公司。 （4）负责工程的融资，以保证工程的顺利进行。 （5）在供应方有关手续齐备，并得到工程师的相关证书后，在合同规定的期限内，向供应方支付相关款项。如工程预付款、设备和材料预付款，每月的月结算，最终结算等。 （6）按照工程进度计划，向供应方提供施工用地，并给予供应方用地权。 （7）及时签发工程变更命令。 （8）批准经工程师研究后提出建议并上报的工程延期报告。 （9）协助供应方为工程的进口材料、工程设备及施工装备等办理海关、税收等有关手续。 （10）协助供应方解决生活物资供应、

36、材料供应、运输等问题。 （11）及时答复供应方的信函。 （12）负责编制并向上级及外资贷款单位报送财务年度用款计划，财务结算及各种统计报表等。 （13）负责组成验收委员会进行工程区段的初步验收和最终竣工验收，签发有关证书。 （14）在发生供应方违约的情况下，负责处理中止、终止或撤销合同等事务。 （15）解决合同中的纠纷，如需对合同条款进行必要的变更，需要与供应方协商并取得一致意见。,（二）供应方的主要责任与义务,（1）在合同规定的时间内，提交合同要求的各种担保和保险单据，并准时开工。 （2）制定施工进度计划以及现金流计划，并定期按照工程师的要求予以修订。采购与提供工程所需的所有材料、施工机械、

37、临时工程、施工的管理、监督和劳务。 （3）选择施工方法并保证其稳妥性、可靠性和安全性，设计所有的临时工程，并先将有关的建议书和预算书等资料报送工程师评阅。 （4）接受工程师代表采购方发出的指示、指令，并在整个施工期间，负责管理和保护其所施工的工程，直到工程正式移交给采购方。 （5）在现场遇到不可抗力的各种情况下，应及时通知工程师，并会同采购方、工程师协商解决补给费用和工程延期的问题。 （6）对其职员和劳务人员负责，为其人员办理必要的保险。带领其全体人员遵守工程所在国和所在地区的有关法律、法令、法规、条例和规章制度。 （7）负责施工放样和测量。所有施工测量的原始数据、原始图纸均须给工程师检查、校

38、核、签字批准。但供应方对放样测量的数据的准确性负责。 （8）负责进行材料和工艺的现场试验和室内试验，并按规定报送工程师审核批准，但供应方对试验数据和试验成果的正确和准确性负责。 （9）按照工程师的要求，每月报送进入现场和出现场的机械设备数量和型号，报送进入现场的材料数量和耗用量等。 （10）在订购材料之前，应根据工程师的要求，将材料样品报送审核，或将材料送到工程师指定的实验室进行试验，试验结果报送工程师审核批准。对进场材料要随时抽样检查其质量是否合格。 （11）按工程所在国的有关主管单位、采购方或工程师的要求，按时报送各种有关报表，以及办理各种有关手续。 （12）对工程质量、施工安全，建立自己

39、的自检体系和制度。 （13）如果采购方违约，有权暂停工程、减缓工程进度或终止合同。 （14）任何分包活动都要取得工程师、采购方的批准，并且要根据合同对每个分包人的工作和行为负责。 （15）对于有多个供应方根据各自的合同同期在一个现场或同一条路线上进行作业的工程，每个供应方必须给予其他供应方合理的协作和方便，以及提供工作的机会。 （16）应采取一切措施保护现场内外的环境，避免污染和噪音，避免由于供应方的作业引起的对人身周围环境的损害或公害。,（三）工程师的职责,工程师的具体职责是在合同条件中规定的，概括说明如下： （1）协助采购方评审投标文件，提出决标建议，并协助采购方与中标者谈判，商签采购合同

40、。 （2）在采购合同实施过程中，按照合同要求，全面负责对工程的监督、管理和检查。协调现场各供应方（在供应方不止一个的情况下）之间的关系，负责对合同文件的解释和说明，处理矛盾，以确保合同的圆满履行。 （3）审批供应方申请的分包报告，要求其所订的分包合同中包括保护采购方利益的条件，要求供应方必须按照与采购方签订的合同中的图纸、技术规程及合同条款的要求管理分包商。 （4）监督检查供应方的施工组织设计，施工方案及施工进度，督促供应方按期完成进度。按照合同条件处理有关工期延长问题。必要时发出暂停施工命令和复工命令并处理由此而引起的问题。 （5）帮助供应方正确理解设计意图，负责有关项目图纸的解释、变更和说

41、明，发出图纸变更命令，提供新的补充图纸，在现场解决施工期间出现的设计问题。审批供应方根据合同要求提交的工程设计或施工详图。处理因设计图纸供应不及时或修改引起的拖延工期及索赔等问题，负责提供原始基准点、基准线和参考标高，审核检查并批准供应方的测量放样结果。 （6）在合同规定的限度内，就工程或其任何部分的形式、数量或质量标难的变更、签发变更指令，并确定变更了的工程的单价或价款。 （7）监督供应方认真执行合同中的技术规范、施工要求和图纸上的规定，以确保工程质量能满足合同要求。制定和审批各类对供应方进行施工质量检查的要求和规定。指定或审批试验单位、各项实验室及现场试验结果。及时检查工程质量并签发现场或

42、有关试验的验收合格证书。 （8）严格检查供应方的材料、设备及订货的数量和质量。 （9）检查供应方的所有安全设施和工地照明。 （10）审核供应方提交的每月完成的工程量及相应的月结算财务报表，处理价格调整中有关问题并审查签署月支付证书，及时报采购方审核、支付。 （11）处理好各类索赔问题，在与采购方和供应方协商后，提出处理意见。 （12）审批供应方派往现场的施工项目经理及其他进场人员的技术水平、工作能力、工作态度等各项素质。有权随时撤换不称职和不听从管理的各类工作人员。 （13）审核供应方要求将有关设备、施工机械、材料等物品进、出海关的报告，并及时向采购方发出要求办理海关手续的公函。 （14）记录

43、好施工日记，保存一份质量检查记录，以备每月结算及日后查核时用。 （15）工程收尾阶段，核实竣工工程量，核算工程的最终支付，组织或参加竣工验收。 （16）签发合同条款中规定的各类证书与报表。 （17）定期向采购方提供工程情况报告，并根据工地发生的实际情况及时向采购方呈报工程变更报告。 （18）协助调解采购方和供应方之间的各种矛盾。当采购方或供应方违约时，按合同条款的规定，作出初步的裁定，并有责任在仲裁、质询或诉讼的情况下出庭作证。 （19）在缺陷责任期内，检查工程可能发生的缺陷，并在缺陷责任期满后，签发缺陷责任终止证书。,二、严密的管理手段,（一）严格的审批程序 （二）完善的通信和交通设备 （三

44、）规范的现场会议制度 （四）健全的合同文件管理系统,（一）严格的审批程序,根据FIDIC条件的基本原则，进行合同管理，就必须按照各个条款中所规定的报批程序和审查批复的时限办事，如若不然，就会构成不同程度的违约，任何无理拖延都是不允许的，都有损于履行合同的严肃性。以下举例说明。 例如，采购方与供应方相互发出的一切指令、通知必须通过工程师发出，而不能越过工程师直接向对方发出。因为如果违反了这一文件流程，就会产生“令出多门”现象，造成管理上的混乱。 又如，供应方的月报表或月结算单上报后，工程师应在一定时限内核证，签发月支付证书报送采购方，采购方则应在接到该证书的一定时限内向供应方付款，否则要按合同规

45、定的利率支付利息。 一般在采购合同的专用条件中对于许多报批程序都规定了适合本工程的具体时限，对采购方、供应方和工程师都有约束力，这样为合同的顺利履行提供了基础。,（二）完善的通信和交通设备,在工程特别是大型工程的实施中，如果没有便利的通信和交通条件，就不能有效地进行管理。按照国际惯例，采购方已经把合同管理的任务委托给工程师，那么工程师的通信和交通设备是否齐全和便利，就是一件十分重要的事情。 在招标文件技术规范中，对监理工程师的通信和交通工具的配备，都有详细的规定。为工程师及时地提供这些设备，是供应方的合同义务。 在一个工程采购合同中，工程师只有一名，一般都要由他指派一名工程师代表来行使职权，而

46、工程师代表又可以指派任何数量的监理人员（根据工程复杂程度的需要）来协助他完成工作。因此工程师班子，在大型工程中，通信设备应当包括一般的电话系统、手机以及电报、电传等设备；交通设备应包括一定数量的越野汽车、面包车等，以保证工程师及时到场和及时处理，从而避免重大的经济损失或工程事故。,（三）规范的现场会议制度,在合同管理中，现场会议是采购方和工程师做好工程管理的一种有效措施。按照不同的任务和目的，现场会议可分为：第一次现场会议、例行现场会议和日常现场协调会议三种形式。 第一次现场会议的任务是介绍工程师和供应方的班子的人员与办事机构、制定行政例行程序、检查开工前的各项准备工作、陈述供应方的工程进度计

47、划等。 例行现场会议是工程开工后定期召开的现场会议，其任务是解决施工中的有关工程进度、工程质量、工程费用以及延期、索赔等问题。例行现场会议一般为每月12次，紧急需要时可随时召开。 第一次现场会议和例行现场会议都必须有正式的会议议程，以便事先做好准备工作，避免遗漏事项。会议要做详细的记录，该记录一旦被工程师和供应方认可，就成为正式文件，对双方均有约束力。 日常现场协调会议（可以是每日，也可每隔几日），是由工程师和供应方指派的人员对当日施工中存在的问题和次日的工作安排进行协调，它有利于互通信息和工作的相互配合，有利于及早发现问题，并针对问题及时作出改进和纠正。,（四）健全的合同文件管理系统,采购合

48、同文件管理是合同管理的基础工作之一，也是合同管理中的重要一环。双方签署合同并组建项目合同部之后，合同部负责人应马上派遣专人建立起自己的文件管理系统，尽快开始所有合同文件的整理分类和归档工作。有些项目管理者在招标阶段就着手做此工作，这样就为以后的合同文件管理工作打好了基础。 合同文件管理系统建立之后，要建立严格的接收和发出合同文件的登记和借阅制度。不允许随意将任何文件私自带走，也不能在查阅时搞乱文件原来存放的顺序。为了稳妥，可以将所有正式签署的合同文本拷贝一份，作为“阅视件”，当合同管理人员或其他人员需要查阅合同文本时，只允许查“阅视件”，而将原件妥善保管以免损坏丢失。同时还要注意文件存放的安全

49、性，尤其是防盗、防火和防潮问题。合同文件在一个采购项目中都属于机密文件，任何泄密都有可能给项目带来不可弥补的损失，所以要特别注意合同文件的保密问题。 合同文件主要包括以下内容： （1）招投标阶段文件：全套招标文件，标书释疑，投标人发来的信函，标书的补遗，对标书中有关问题的澄清，评标文件等。 （2）正式合同文件：包括合同协议书、中标函、投标书、合同条件，规范、图纸、标价的工作量表以及所有辅助资料表和附件等。 （3）会议纪要：采购项目在实施的全过程中作为最主要的交流方式是合同双方召开的多次会议。与合同管理有关的会议主要有：招标文件澄清会；标前会议；合同签订前的谈判会议；设计、技术协调会；周（月、季）例会；施工协调会；变更、索赔会议；项目进度审查会等。 所有这些会议都要在会议结束时形成会议纪要，以记录双方的观点，双方就某一问题所应采取的行动，各方应负的责任和会上达成的协议等。这些会议纪要都是非常重要的合同文件，是协调合同各方行动和解决争端的主要依据。对于会议纪要，要建立审阅制度，可由与会的一方起草会议纪要后，送交对方（以及有关各方）传阅核签。会议纪要的核签一般应规定期限，如果在此期限内不返回修改意见，即认为同意。 （4）来往信函。在采购活动的整个过程中，供应方和采购方进行了大量信息交流，从而产生了很多来往的信函。这些信函在合同正式签订以后，要和正式签署的合同文本