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1、如何组织一场成功的会议？,确定时间、地点、人数,发会议通知/邀请信,成立会务组，确定职责分工,会议日程确定,会议问案及物品准备,宾馆会场落实,费用预算审批,报到、欢迎信,工具箱、移动办公室,会场布置,会议服务,送站安排、接站,会议总结评估及费用分摊,一般会议操作流程,会前沟通 会中跟进 会后追踪,成 功 因 素,与会议有约,时间 确定会议的 地点 内容,一、会前准备,确定会议日程及安排并发备忘录给各地： 会议地点、联系地址、邮编、电话、传真 会议时间、会议内容、邀请函 人员限额、报名表（回执）、报名截至日期 注意事项（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍） 如需参会者准备资料，请予详细说明
2、如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分,发 会 议 通 知,成 立 会 务 组,确立会务组人员组成名单 会务组人员分工(根据会议人数的多少、时间长短分工) 学术组（会议内容落实、演讲者沟通、VIP 接待、文件资料准备等） 会务组 （会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、 交通、票务、 物品采购、会务安排。 宣传组 （会场、环境布置、活动策划实施等）,收集各地参会人员名单及相关信息资料 客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、 民族、联系电话、出生年月日等 业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？） （分组并确定各组组长及组员 和各地区反馈确认参会人数及名单
3、收集参会人员往返航班/车次，以便安排接送,（一）会议文案的收集与准备,姓名： 性别： 出生年月日： 工作单位： 电话 职务： .,欢迎信、欢送信、参会人员登记表 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 注意留意参会者的出生年月日， 注意留意客户中是否有少数民族？ 准备生日卡、小礼品等 会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等） 会议日程安排 意见反馈表,（二）会议文案的收集与准备,多方面的沟通与协作,与演讲者沟通 与酒店沟通 与旅行社沟通 与外协公司沟通 与公司内部沟通,与演讲者讨论并确定演讲内容 收集演讲内容 演讲者本人的背景资料 请专人编辑并校对,与 演 讲 者 沟 通,告知演讲者 会议内
4、容及形式 会议地点、演讲时间安排 参会人员资料 与演讲者确认行程，并安排接送,与 酒 店 沟 通,发备忘录给酒店，告知会议时间 房间数（会务组、VIP、参会人员、提前报到人数） 餐饮（用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间） 主会议室及分会议室（使用时间、应配备的设备） 茶点（时间、要求） 电话、洗衣费用（使用要求） 报到台及指示牌的设置及内容 资料及物品发放协调 付款方式 注意协议条宽,与 旅 行 社 沟 通,发备忘录给旅行社确认会议旅游安排 会议地点、行程安排 旅游项目的确定（景点、用餐地等） 对导游的要求 车辆安排（参会人数、集合及出发时间） 制作汽车标志 确定司机待遇 特殊要求（VI
5、P用车安排） 确认落实安全保险,与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便： 制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、 注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、 分队分组名单、住房名单等） 制作横幅、挂旗 制作胸卡 合影留念,与 外 协 公 司 沟 通 （广告公司、复印公司、摄影师等）,与公司内部各部门的沟通,与直接主管沟通 与兄弟部队沟通 与财务部沟通：费用申请（借款、付款等）,沟通无极限,会场安排 会议日程、资料仪器准备 参观游览路线、时间 住宿房间数及时间 餐饮安排 接送机/车人数及时间,确定会议的最后安排,胸卡、桌卡 会场横幅、挂旗 会议资料（宣传单页、资料汇编等） 办公用品、备用
6、药品 各类信件（欢迎信/欢送信/意见反馈表） 购买会议发放物品（水果、土特产） 财务申请 （会议借款）,会议用品准备 善用会议检查表,会议场地准备 （提前一天检查） 场地及设备（幻灯/投影/电视机/录像机/ 音响/话筒/灯光/布局等） 会议用品（笔/笔记本/会议资料/文献） 会场布置（横幅、挂旗等） 安排房间的物品发放,根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。 注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话 天热准备矿泉水等） 按地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住； 发房间钥匙、胸卡、资料、物品等； 房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；,
7、二、会中跟进：,报到日,报到日 将会议的具体安排（用餐及会议地点等） 标出；以便参会人员了解会议日程 登记返程时间，并协助确认机票/订火车票； 晚上召开公司全体代表会议，就会议事项作一些说明,会议期间 提前到达会场，检查会议所需物品 与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情 派专人负责会场的灯光、音响、话筒等,参观游览： 提前告诉参会人员集合时间及路线 提前宣布游览的注意事项 强调 安全第一、游览第二 遵守时间 照顾好参会代表 配合专业导游调节气氛,返 程 制作各地送站登记表，并发放至带队人员手中； 安排送站车辆 及时统计返程人数，以便安排剩余人员的餐； 及时核对房间数,建立客户意见反馈机制程并可量
8、化衡量,（因为你无法管理那些你不能测量的东西）,客户意见反馈表 中国有句名言“一句忠恳的批评，胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见，以利于我们今后 工作的持续改进，我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢! 请您对下列内容打出您实际感受的分数（请您在您选中的分数上打“”） 差 一般 好 1、您对本次研讨会的内容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2、会议内容对您今后工作的帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3、您对会议的整体安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4、您认为哪项内容对您的工作帮助最大（请打“”） 西安杨森公司企业文化介绍 新加
9、坡樟宜医院管理经验分享 西安杨森实施与深化GMP的做法及经验 药学有关问题探讨 西安杨森产品介绍/GSP达标 5、酒店的服务 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6、酒店的餐 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7、外出用餐的感受 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8、导游小姐/先生的服务 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 （请标出您在几号旅游车）车号： 9、对会务人员的服务满意度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10、您对西安杨森生产车间管理的印象 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11、参观西京医院 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1
10、2、您认为会议中还应增加哪些内容？ 13、您认为西安杨森在今后应加强哪方面的工作 ？,三、会 后 追 踪 制作参会人员通讯录（中小型会议在会中进行） 邮寄参会人员合影（中小型会议在会中发放） 对参会人员的意见反馈进行统计、分析 汇总、整理会议资料 费用汇总、分摊 对此次会议进行总结并将反馈 意见提供给相关人员,3、及时反馈,2、有效沟通,1、充分准备,给客户创造惊喜！,成功会议三大秘诀,优质服务绝招,超越顾客期望值 注重每一个细节 提供个性化服务,服务文化(一),耐心自己与工作 细心工作与客户 信心客户与同事,建立服务文化,服务文化(二),利用每一个机会询问客户 1100 实施 1,建立服务文
11、化,有期望，才会实现； 有衡量，才会实施； 有反馈，才会提高； 有认可，才会升华,服务文化(三),建立服务文化,无论在何处， 作自己企业的外交使节 永远做正面的谈论 不做负面的评论,(持续改进，提供超值服务) 树立良好的企业形象,品质的承诺 Signature OF Quality,不断学习 勇于创新,一些人在推动着世界转动 一些人在旁观看着世界转动 一些人对世界在转动一无所知 一些人在抱怨和阻碍世界的转动 从我做起，从现在做起,推动世界,客户是五味果 耐心 细心 爱心.,我们期望做客户的知心朋友!,期望各位有一个成功的人生!,尽善尽美地为客户提供全方位的服务,只有超值服务， 才能赢得客户的信赖和支持,