办文办会办事及公文写作.ppt

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1、,办文、办会、办事与公文写作,主 讲 人：蔡润娴 授课单位：党政办公室,太科园管委会2012年新员工融入计划,入职基本功,办文公文处理、制发文件、起草文稿、传递文本、传送资料、文字把关等（小到通知、会议纪要，大到文件拟定、领导讲话等各种文种） 办会 会见、各类典礼、会议等 办事 责职承担的事、领导交办的事、临时应对的事，事无巨细,办 文,公文种类（常见）,通知：会议通知、任免通知、转发上级公文、批转下级公文 报告：下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等 （事后写作） 请示：下级向上级请求指示、批准，一般情况上级部门应予答复 （事前请求批复） 函：同级之间，向无隶属关系的主管部门请求

2、批准、商洽工作等，如赴*考察学习的函、请求*支持的函、邀请函 纪要（会议纪要）：市委常委会议纪要、市政府常务会议纪要、党工委会议纪要、管委会会议纪要、专题会议纪要等 其他：决定、令、通报、批复、意见、办法等 ，如表彰决定、政办通报、督查通报等 提示 公文标题多数用“关于*”；会议纪要、令等除外,部门收文处理,流程：登记、传阅、跟踪、催办、办结、归档 普阅公文：部门领导及相关人员阅后归档 会议通知（网上、书面）：落实参会人员、反馈参会名单、准备会议材料（分办）、提醒相关领导 工作任务：目标任务书、上级布置的具体工作，做好分解落实（分办），掌握进度，按时完成（跟踪），完成情况报上级部门或相关领导

3、领导批示：按批示要求及时办理并反馈；参阅参考 督办工作：按时完成，情况反馈 紧急公文：第一时间向主要领导汇报，迅速分办,发文程序,发文：指以党工委、管委会、党工委办公室、管委会办公室等名义制发的规范性文件、通知、会议纪要等 程序：勿逆向运转（倒流）,公文特点及规范,公文特点 目的明确，具政治性明确的政治意向，无方向性错误 效力法定，有权威性合法合规，法制办审核 格式规范，具严肃性符合规范，认真对待 程序性强，具时效性符合程序，确保时效 程序要规范 公文制发：是否确需行文；坚持少发文、发短文可发可不发的公文不发，法律法规有明文规定的不发，媒体已公开的不发，已过时效的不发，能以下级发的本级不发；控

4、制发文数量和发文范围；发文程序不能逆向运转,公文特点及规范,发送要规范 主送：根据隶属关系和职权范围确定。如：党委发文主送党委，政府发文主送政府；党工委发文，主送市委；管委会发文，主送市政府；党工委办公室发文主送市委办公室，管委会办公室发文主送市政府办公室不能多头主送、不能越级主送） 抄送（分送）：目的是让相关领导和相关部门了解公文内容，以便领导阅知、作出指示，或希望相关部门阅知、给予配合。抄送单位名称准确、注意排序（以前常用“抄报”，现在一般用“抄送”，会议纪要用“分送”）,省政府办公厅、市政府办公室近期下发了关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知，主要内容包括： 请示性公文需由单位主要负

5、责人签发，注明签发人姓名，标注联系人（联系电话），联系人应为来文单位经办人员（一式三份） 需要由上级批复、指示的事项必须以“请示”上报，不得以“报告”上报；请示事项应一事一报，报告中不得夹带请示事项 不能将报请省、市政府审批的公文直接报送领导同志个人 报送省、市政府审批的公文应通过电子公文传输系统报送，也可通过交换渠道或由来文单位工作人员直接送达 报送省、市政府的请示事项，应给省、市政府留出足够的研究决策时间，一般应留不少于7个工作日，紧急公文应标注缓急程度 常见问题：未由主要负责人签发，未注明签发人，直接报送领导同志个人，请示和报告不分，未标注联系人，报送不及时,公文特点及规范,行文要规范

6、要素齐全：文号、标题、正文、主送单位、落款、日期等 表述准确：人名、地名、单位名称，领导姓名、职务与排序，部门排序，全称简称前后一致，中译名 语言规范：语句通顺，简明扼要，符合语法，逻辑严密，非口语化 数字统一：阿拉伯数字与汉字 标点正确：不多用，不少用，不错用，统一用全角 常见错误：人名、职务、地名、单位名写错，排序错误，前后不一致， 全称与简称混用，标点错误，半角与全角混用，简称有误（如平方米简称为平米、星期一简称为周一）,公文特点及规范,格式要规范 服装：正装、休闲装、时装 文章：公文、小说、诗歌、散文 公文=正装（务必规范，勿随意发挥） 排版（直接影响外观，应予重视） 纸张：A4；方向

7、：纵向；页边距：默认；字间距：默认 行间距：单倍（或多倍行距中选择1.38倍，或固定值29左右） 标题：小二号（黑体，或标宋、华文中宋加粗） 副标题：三号或小三号（黑体、楷体加粗） 一级标题：三号或小三号（黑体） 二级标题：三号或小三号（楷体加粗） 正文：三号或小三号（仿宋） 提倡双面打印,公文特点及规范,提示 日期格式：2011年*月*日；二一一年*月*日（在特殊符号里选定） 时间格式：上午9：00；上午9时；下午2：00；下午2时 名称表述：管委会副主任*（规范）；管委会*副主任（不规范） 在成立或调整领导小组成员的文件里，涉及部门和职务的均用全称，一般不可用简称。在其他公文里，部门通常用

8、简称（如经发局、城管局，前后要一致） 难打字：徐劼，赵旻，洪锦炘，埌下，溇金（可用全拼输入法，有的应限定宋体）,公文特点及规范,常用公文格式,会议通知 会议纪要 报告 请示 函 （领导讲话） （交流材料） （党政信息）,公文格式,会议通知 基本要素：时间、地点、内容、参加对象、其他事项 基本格式： 关于召开（参加）*会议的通知 为*，兹定于*年*月*日（星期*）上午*在*召开*会议。（时间半天。）请*、*主要（分管）负责人准时参加。 特此通知（。） 签发人：* 联系人：*；联系电话：* *（单位） *年*月*日,公文格式,提示 会议通知一般应提前1至2天发（当天会议应电话通知，一般不上网），特

9、殊情况发紧急通知 会议通知尽量简短，一目了然 会议目的（为*）不应多写，以免和会议内容重复。“为*”后面应用逗号，不用句号 会议议程：一般不写进会议通知 参会对象：主要领导召集的会议应由部门主要负责人（一般不称“*部门主要领导”）参加，分管领导召集的会议一般由部门分管负责人参加（牵头部门由主要负责人参加） 范例：全体区管干部（指副科级以上，含助理、主任科员、副主任科员）；部门副职以上负责人（指担任部门实职的副局长或副主任以上负责人）；各街道党政主要负责人（同时参会）；各街道党工委或办事处主要负责人（其中一位参会） 签发：涉及区主要领导、多位区领导和多个部门主要负责人参加的会议通知，一般由区党政

10、办主任签发，其他会议通知由分管副主任签发 签发人和联系人（电话）：便于参会对象联络、确定有关事宜 日期、时间表述要规范：下午14：00、星期天等不规范 反馈：内网反馈或电话反馈，确保到会率及履行请假手续 预备通知：涉及各部门主要负责人参加的全区性会议,公文格式,会议纪要 党工委会议纪要由区党政办整理、印发 专题会议纪要一般由召集部门整理，党政办审核、印发 基本要求 及时：不超过2个工作日，特殊情况当天完成 精练：摘要整理，抓住重点，语句通顺，逻辑严密，非口语化，前后不重复（不能整理成会议记录） 准确：对决策部署事项，责任部门、责任人、完成进度、工作要求等要一一明确，避免含糊不清 关键词：会议听

11、取*的汇报，会议认为，会议指出，会议同意，会议原则同意，会议要求，会议明确，会议强调等 提示 不规范表述：*协调会（会）议纪要，*推进会（会）议纪要，*书记指出，*主任强调 参会人员有两种交待方法：一是放在第一段（参会人员较少），二是放在最后（参会人员较多），前后不应重复,公文格式,报告（汇报） 主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问；报告一般应报送上级机关，不直接报送上级领导（领导交办、有特殊要求或紧急情况除外）；可同时抄送相关部门 报告应注意时效、尊重事实、结合实际、紧扣主题、突出重点，一般应控制篇幅，忌泛泛而谈、言而无物 基本格式： 关于*的报告（汇报） 新区

12、管委会： * 特此报告（特此汇报、专此报告）。 *（印章） *年*月*日 提示：报告和请示必须加盖单位印章,公文格式,函 向同级部门或无隶属关系的单位商洽工作、询问或答复问题 开门见山，注意用词，语气平和，适当谦虚 范例一 关于赴贵区考察学习的函 *： 为学习贵区在科技创新等方面的成功经验，无锡新区*率考察团一行*人，拟于（不可用“将于”） *年*月*日上午*赴贵区考察学习，时间半天。届时希予接洽为感。 联系人：*；联系电话：*（手机） 附：考察人员名单 无锡新区党政办公室 *年*月*日,公文格式,领导讲话 工作报告：用于全区性会议，应系统全面（回顾、分析、目标、措施等），篇幅1万字左右，时间

13、1小时左右 专题会议讲话：突出主题，重点讲取得成绩、存在问题、下一步打算，篇幅5000字左右，时间30分钟左右 活动致辞：篇幅1200字左右（不超过2页），时间5分钟左右；应区别于会议讲话，适合演讲，略带激情，适当口语化 会议交流材料 要求：少讲成绩，多讲决心、讲目标、讲措施；多用一是、二是或第一、第二，忌大点下面有小点，小点里面再分小点，否则易造成层次混乱，听者不知所云 篇幅：1500左右（不超过3页）；时间：8分钟以内 党政信息 时效：2个工作日内；标题：一目了然 内容：要素齐全；篇幅：一般在300字左右 提示：注意领导职务、姓名、排序，少提问题，多提领导要求,公文的“五不原则”,说不准的

14、不说 讲不清的不讲 有废话的不交 自己不满意的不呈报 不经双人校对的不付印,办 会,重大活动的事前工作,1.拟定活动方案报领导审批 2.召开准备工作会议分工部署 （1）预定活动场地、酒店 （2）确定广告公司现场搭台及礼仪、节目、氛围等安排 （3）拟定活动具体议程及来宾接待、食宿、礼品等安排 （4）排定参加领导名单并报审 （5）拟定交通工具、开道车计划（大规模活动要准备预备车）并查看线路（领导车上要放议程及简介站位、放水、备雨伞）；拟定通行证、停车证发放范围 （6）拟定安全及防范社会矛盾计划 （7）准备主持词、领导讲话（正反印、一页纸）、新闻通稿 （8）拟定活动经费预算,重大活动的事前工作,3.

15、下发正式通知（着装） 4.彩排文艺节目并审定 5.场地检查，尤其是搭台安全、话筒、揭牌、奠基、鸣炮等（与主持词对） 6.呈参加领导通知、议程、背景资料、站位表、着装要求 7.落实重要出席活动人员 8.落实摄影、摄像及文字记者，视情况准备活动现场录音 9.了解天气情况，做好下雨的预案,重大活动的事中工作,1.保安、警卫及主办单位、当地政府人员（防范社会矛盾）提前到位 2.起车及接车地有责任人迎候 3.领导到现场贵宾休息室或听取情况介绍（准备讲解员及喇叭） 4.保证领导车辆停靠、出行畅通,重大活动的事后工作,1.收集相关新闻报道 2.汇集相关活动照片并归档 3.撰写工作总结 4.对重要来宾发感谢函

16、 5.经费结算,庆典活动的注意点,边台阶上中台阶下 本市活动几个仪式一起组织，没有省以上贵宾，原则上不带花（不用掉柏芝叶的花） 奠基培土时不带手套、培土不揭奠基石牌（扎红花即可） 主席台的牢固安全 放鞭炮远离主席台及走道，20秒左右，不要放小的纸礼花 话筒用有线，单立式，对好讲话人，主持人备一无线话筒宣布结束 站位牌（不要跳过4），可多贴 人员集聚的公共场所不用红地毯 告知部门领导停车点，迅速上车 下雨（主持人、讲话领导用男性工作人员撑伞） 稳定工作、停车秩序,重要会见活动事前工作,1.了解访客情况、意图、行程安排及随行人员名单并报领导确定 2.确定会见时间、地点、着装并通知对 3.确定我方随

17、同会见人员、翻译并通知 4.通知媒体参加 5.先行到达摆放席次卡、主客人员表、相关材料、准备茶水、宴请等 （注意鲜花大小、高度不要遮挡或影响主客交流，翻译也要准备话筒） 6.准备会见相关资料及礼品,重要会见活动事前工作,1.了解访客情况、意图、行程安排及随行人员名单并报领导确定 2.确定会见时间、地点、着装并通知对 3.确定我方随同会见人员、翻译并通知 4.通知媒体参加 5.先行到达摆放席次卡、主客人员表、相关材料、准备茶水、宴请等 （注意鲜花大小、高度不要遮挡或影响主客交流，翻译也要准备话筒） 6.准备会见相关资料及礼品,重要会见活动事中工作,1.主方先行到达等候 2.做好会谈记录，重要内容

18、要准备录音 3.交换礼品并合影 4.宴请（视情况再准备有关参观）,重要会见活动事后工作,1.收集相关新闻报道 2.跟踪落实会谈内容 3.汇集客人名片、活动照片（写明各要部素） 4.合影照片及时送达 5.整理会谈纪要上报、留档 6.视情况写回复函,重要出访事前工作,1.拟定出访信函及日程安排报领导审批 2.收集活动地点、拟学习考察地及对口领导的有关情况资料 3.预通知出访人员（含记者、翻译、司机）并购买来回机票（或自备车） 4.准备好需交流的我市有关情况资料 5.准备好礼品（各种类别）、相机、矿泉水、常备药及住宿安排表准备,重要出访事前工作,1.拟定出访信函及日程安排报领导审批 2.收集活动地点

19、、拟学习考察地及对口领导的有关情况资料 3.预通知出访人员（含记者、翻译、司机）并购买来回机票（或自备车） 4.准备好需交流的我市有关情况资料 5.准备好礼品（各种类别）、相机、矿泉水、常备药及住宿安排表准备 6.汇编出访人员姓名、职务、联系电话 7.落实对方接待领导和接待安排 8.视情况派先行人员落实接站、交通、食宿、行程等 9.了解出访地天气情况，出发时间地点电话通知到人（人手一份行程） 10.拟定经费预算,重要出访事中工作,1.索要对方有关资料、领导及接待人员名片 2.有关场景摄影 3.互赠礼品 4.发回新闻和图片稿供及时报道,重要出访事后工作,1.发感谢函，寄送相关照片 2.收集汇总出

20、访地相关人员名片 3.撰写总结或考察报告 4.经费结算,重要会议事前工作,1.拟定会议方案报领导审批 2.召开准备工作会议 （1） 察看会议场所（核会场座数）、住宿、用餐、礼品等情况 （2）拟定参观、考察方案并与交警一起踏勘线路 （3）制作会议须知、考察须知、会议证件；印制文件、各讲话稿 （4）交通工具安排（大规模考察要编组，准备收留车）（车上放水、备雨伞） （5）重要领导接站及食宿安排 （6）准备会议会标、议程、主持词、讲话稿、揭牌、发奖、氛围等 （7）礼仪小姐模拟培训 （8）拟定经费预算 3.下发通知，落实好主席台领导，通知着装 4.落实摄像、摄影、文字等媒体记者 5.放会场签约台、席次卡

21、、鲜花（注意大小不要遮挡领导）、装发文件袋（主席台上的要再逐一检查一遍，确保无误） 6.口字形会场放无线话筒、留进出口、放双方参加人员 7.准备欢迎标语、会场导向牌 8.座位布置方巾、稿纸、铅笔（签约笔）、茶水、水果等 9.多媒体，准备录音设备 10.准备安全保卫及医疗保健,重要会议事中工作,1.会议签到，在门口发座位对应表 2.组织会议记录、录音 3.签约、发奖上下场要有工作人员引导，放背景音乐，摄影 4.会议代表合影 5.安排用餐,重要会议事后工作,1.审阅新闻稿，收集汇总会议报道，寄送相关照片 2.整理领导讲话 3.撰写会议总结 4.会议经费结算 5.督查会议落实情况,办 事,办好事的要素及原则,提前介入、做好预案、周到细致、不出纰漏、把握分寸、锤炼悟性 对领导交办的事项应主要掌握4大原则： 1.受领任务要记清； 2.办理过程要明细； 3.遇到问题要请示； 4.办理完毕要反馈 注意：向领导汇报工作、参加会议等要有所准备 逐级汇报工作，不越级，避免矛盾 重视第一次公众场合讲话（三分法） 宴请安排要十分重视 外出视察安排也要注重细节 不在利害冲突的场所讲话，不急于表态 等等,谢 谢！,