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1、时间管理 http:/ ng 反思 1、你在时间管理上面临着什么问题？ 2、加强时间管理能给你带来什么好处？ http:/ ng 授课目标 v意识自己在时间管理上的问题 v树立良好的时间管理观念 v掌握有效做事的工具 http:/ ng 时间管理的 意识与视角 做正确的事 正确地做事 培训框架 http:/ ng 1.时间管理 的意识与视角 http:/ ng 时间是什么？时间是什么？ 1 1、时间是（、时间是（ ）？）？ 2 2、当以下事件的时间相冲突时，你会选择做哪、当以下事件的时间相冲突时，你会选择做哪 一件事情？一件事情？ A A、老板安排的会议老板安排的会议 B B、必须完成的工作必
2、须完成的工作 C C、你和伴侣结婚十周年的纪念日你和伴侣结婚十周年的纪念日 D D、最好的朋友急症入院最好的朋友急症入院 F F、大客户的宴请大客户的宴请 http:/ ng 为何会出现选择的差异？ nB（信念） 事情应该是怎样的？ nV（价值观） 我能拿到什么？ nR（规条） 实现信念、拿到价值的安排 http:/ ng 价值观在时间管理中的意义价值观在时间管理中的意义 每日行动 近 期 目 标 远 期 目 标 价 值 观 http:/ ng 时间管理是管理什么？ 时间管理其实就是自我管理。 你是否同意这样的说法？ http:/ ng 反思 n你的人生目标是什么？ n你准备怎样度过今后三年时
3、间？ n如果你知道自己会在六个月后被雷 电击中，你会怎样度过这六个月的 时间？ http:/ ng 进一步思考 n分别对上述长、中、短三类目标按重要 程度排序。 n你现在每天的时间安排与目标的重要程 度是否一致？ n按照你现在的工作或生活方式，是否能 够实现你的目标呢？ http:/ ng 时间管理的第一个任务 n记录并诊断自己的时间 http:/ ng 练习:你昨天做了什么？ 回忆你昨天24小时是如何渡过的： 1、主要做的事及用时 2、有多少是有计划的？ 3、有多少时段记不起做什么？ 4、超时/浪费多少 （总和/各项）？ 5、时间利用率是多少？（即工作用时之和 / 法 定工作时数） http
4、:/ ng 时间管理的第二任务 n诊断自己的时间管理风格 http:/ ng 你了解自己的时间管理风格吗？ 1、你每天都随身携带日历上下班吗？ 2、你会复印每份你签字的文件吗？ 3、你的车上或提包里会带地图吗？ 4、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？ 5、你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方 吗？ 6、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？ 7、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？ 8、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮 ？ 9、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处 理？ 10、你会尽量在接到电话的24小时内给予答复吗？ h
5、ttp:/ ng 小结 时间管理是最重要的/最难的 v时间对每个人都是公平分配的 v时间对每个人都是有限的资源 v时间观体现了你的价值观，时间管 理即自我管理 v 时间管理伴随你一生 http:/ ng 2.在有限的时间内 做正确的事 http:/ ng 你通常如何安排时间? 1.完成自己的本职工作任务 2. 参加工作/管理例会 3. 检查工作进度 4. 与其他部门进行工作沟通 5. 与员工/同事谈心 6. 处理急等回复的电话 7. 自身业务的学习提高 8. 为向经理/老板汇报工作(做准备) 9. 处理随机发生的重要事 10. 处理随机发生的一些急事 11. 回复一般联络性电话 12. 考虑本
6、部门/本人较长期的改进方案/建议 13. 许许多多的应酬 14. 给员工/同事做业务培训/提供帮助 15. 经常性的询问/批准/协调 16. 外出休假/陶冶身心/和家人在一起 http:/ ng 你通常如何安排时间? 对上述事情如何分配你的时间？ I. 首先做 II.完成 I 再做 III. 完成 I 信件/报告的处理; 许多急事; 许多需应付的活动 安排。 III 准备/预防工作； 团队建设 价值观的澄清； 计划；关系的建立 真正的休闲充电 II 琐碎的工作 一些不重要的电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信 IV http:/ ng 时间管理的原则（1） 永远应先做最重要的事 v
7、最大的危险是总是让紧急的事挤掉做重要 事的时间 v问题是要知道什么是重要的事 http:/ ng 如何判断事情的重要性 影响的 范围 影响的 强度 影响的时 间长度 http:/ ng 时间分配 重要重要 不重要不重要 紧急紧急 不紧急不紧急 高度优先象限 I 快简象限 III 计划象限 II 垃圾象限 IV http:/ ng 时间管理的原则（2） 帕雷托80/20法则 - 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做此20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作 避免平均分配时间和精力 http:/ ng 如何做？ 列出要做的工作 按价值/重要性对工作分类 价值80%的工作价
8、值20%的工作 事项1 事项2 事项3 事项4 事项5 事项6 价值80%的工作价值20%的工作 事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间 事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 分配时间与精力 http:/ ng 一般做法 vs 80/20 一般做法 接听所有电话 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事 结果：忙碌 按80/20原则则 - - - - - - 结果： http:/ ng 案例:市场部的取舍 市场部提议对公司现有产品进行改型, 考虑涉及到 追加投资, 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个
9、 有关市场需求方面有影响力的演示.为完成好任务, 市 场部认为要做的事包括: 做个较为广泛的市场问卷调查 , 与主要客户座谈, 针对性的收集竞争对手最新信息, 从 研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势, 对调 查及座谈结果进行分析, 确定演示内容并制作幻灯片, 利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力. 但市场部经理在估算人力及时间之后, 发现市场部 根本无法在股东会前完成上述所有的事, 但在股东会上 做好演示是要保证的为实现此目的你如何对这些事 的重要性排序? 如果由于时间有限最终有三件事不能 做, 你会舍弃哪些? http:/ ng 工作ABC A - 在特定阶段的头等/主要工作
10、B 围绕A的/增强/指导性的工作 C 其它次相关/具体/零散/的事 时间管理的原则（3） 避免事事都想做完, 学会取舍 http:/ ng 如何做? 将工作分为三类： A 必须做 （土建工程） B 应该做 （配套工程） C 可以做 （装修工程） http:/ ng 什么事可能属于 C类 v 做与不做不影响工作实质 v 做带来的的结果比由于做带来的对其它事 的影响要小 （e.g. 做C而减少做B的时间) v 下属做与自己做差别不大 v 为满足最后期限而必须牺牲的事 http:/ ng 时间管理的原则（4） n第一次就把事情做对。（Do It Right The First Time） 管理学家克
11、劳士比 http:/ ng 小结 v做正确(你应做)的事 v v v v http:/ ng 3.在有限的时间内 正确地做事 http:/ ng 时间管理的方法（1） n时间日志 记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事 用的时间。 n分类 简单时间日志 格式化的时间日志 n利弊分析 利 弊 http:/ ng 格式化的时间日志（例） 计划完成情况问题下一步 行动 时间行动目的行动效果计划内 外 日期： 第 页 http:/ ng 时间管理的方法（2） n目录法或报事贴法 帮助制定周计划或日计划，并确定优先次序 n步骤 第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录 第二步：决定你处理目录上各项任
12、务的先后次序 第三步：决定你在每项任务上花多少时间 http:/ ng 日计划(营销经理) 检查展览会布展工作(30分) 打电话给5个潜在经销商 (每个10-15分) 访问客户A (约好下午2点,会议60分,路程20分) 访问客户B (约好下午3点30分,会议约60分) 做汇报(前)准备 向总经理汇报 (订好上午10点,30分) 阅读 / 处理email 需要的内部电话反馈 x,y,z (每个约5分钟) 思考 / 起草下次宣传活动文案 (本周内完成) 你会怎样安排这一天的时间? http:/ ng 时间管理的方法（3） 制订可操作性的计划 v帮助你获得清楚的想法，确保先做最重 要的事 v帮助你
13、拒绝干扰，有效控制时间 v帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以 在执行适当灵活 http:/ ng 计划的五个步骤 n明确目标和交付结果 (SMART) n确定里程碑 n工作分解: 确定一系列可量化的任务(完成 每项任务的所需时间) n分配管理的任务/职责 n制定行动时间表 (留出处理不可预计事务的时间) http:/ ng 什么是里程碑（例） 楼宇安全控制系统 安装项目 监控 系统 报警 系统 巡更 系统 门禁 系统 规划 设计 设备 采购 线路 安装 检测 调试 验收 完成设计完成采购完成安装完成调试完成验收 日期日期日期日期日期 http:/ ng 里程碑的作用 v使目标定义细化 (一项
14、工作划分阶段). v描述项目完成之前必须经过的不同的/相关 联的阶段 v为检查计划实施过程的进度提供依据 http:/ ng 练习: 建立里程碑 新办公室能容纳15名员工工作 需要购买 5台新电脑和一台复印机 v确定里程碑是什么（准备工作包括什么阶段)? v估算达到各里程碑所需的时间? v估算整个迁址工作所需的时间? http:/ ng 练习参考:里程碑 办公室迁址 规划 设计 设备 采购 准备工作 迁址 通告 完成设计完成采购完成准备完成迁址 完成通告 日期日期日期日期日期 http:/ ng B类工作 C类 工作 B类工作 C类 工作 A类工作 一天中的典型能量周期 Marion E. H
15、aynes 8:00am中午 5:00pm 100% 0 尽可能在脑力高峰时做重要的事 http:/ ng 日计划的制定原则 v把待做事情表与目标对应, 分清主次 v保证第一时间做优先的工作 v使时间增效: - 考虑个人精力能量变化周期 - 考虑他人精力能量变化周期 v包括每件事的完成状况 v头天下班时拟定次日计划 http:/ ng 提高做事效率的简易方法 每做一件事前, 问自己五个问题: v能不能取消它? v能不能把它与其它事合并起来做? v能不能用更简便的方法做/取代它? v什么时间做合适? v是自己做还是安排他人做? http:/ ng 小结 v制定有时间限制的计划 v确定里程碑以检察进度 v进行工作分解以确定优先顺序 v在月/周/日计划中保证固定的时间做 优先的工作 http:/ ng 时间管理的 意识与视角 时间是有限的且随时消耗的资源,不 能有效的利用时间, 就是浪费时间 正确地做事确定优先顺序和关键路径 确保优先关键任务的完成 做正确的事 围绕目标,先做最重要的事 避免平均用时,学会取舍 http:/ ng 时间管理是一种习惯 有效的时间管理是我们最缺少的东西之一. 缺少它的原因不是因为缺乏时间管理工具, 而 是我们没有真正重视它 http:/ ng 谢谢谢谢 http:/ ng