《558-行政工作统筹管理.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《558-行政工作统筹管理.ppt（82页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、讲师：祁建华,1,行政工作统筹管理,讲师：祁建华,中国人力资源研究会,讲师: 祁建华,讲师：祁建华,2,2,祁建华简介 1978-2008年度中国培训师20强 04年度中国优秀实战型培训师10强 05年度评委会评委 06年度评委会评委 07年度评委会评委 清华大学特聘培训师 美国最大培训公司阿拉莫公司授权培训师 解决问题与决策 美国科维培训公司授权培训师 高效人士的七个习惯 美国领导力研究中心授权培训师 情景领导 美国德伯诺思维系统公司授权培训师 六顶思考帽 经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技） 还有在股份制企业，民企工作经验 从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造,
2、家具连锁，电子加工业 职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理，企业顾问 历任：重庆宗申摩托车集团副总裁， 深圳大鹏证券公司人力资源部长，培训中心主任 北京朗讯科技光缆公司生产总监，人力资源经理 中国惠普公司行政部经理 中国惠普分公司人力资源经理 历任社会职务： 人力资源全国理事会理事 国际人力资源管理协会理事 中国企业培训与管理协会理事， 北京外企人力资源协会会员， 美国行政管理协会会员， 中国人才研究会金融人才专业委员会会员,美国 四大培训机构 授权培训师,讲师：祁建华,3,常见的车辆管理漏洞 固定资产管理 员工宿舍管理 食堂管理的外包流程 社会灾害与防范意识 常见的刑事案件与防范
3、 员工的应急安全保障 公司选地址 办公室布局管理 办公室搬家管理 承租办公地的三角关系 与物业的关系要点 对施工方的管理要点 工厂厂区的环境管理 公司驻在地的社区关系 6，公司大型会议管理 会议的流程确立 会议的各项事宜应对 7，职业生涯管理 职业生涯路境 在哪些方面提升服务满意度 如何规划自己职业生涯,行政工作统筹管理艺术大纲,1，现代企业的行政管理特征 行政管理角色认知 行政管理者的成功要素 行政总监工作的全景图 提升行政管理专业化 2，行政总监的职业规范 职业规范要点 礼仪规范 解析事物的潜规则 3，对秘书岗位范围要求 如何影响老板 秘书对总裁工作日程安排 文档资料管理 管理总裁签字流程
4、 4，公司的采购管理 采购管理的原则 采购员的任用原则 采购案例分析 采购中的强势地位 5，内部关键事物控制点 集团的电话与手机管理 集团的复印机管理,讲师：祁建华,4,现代企业的管理特征,建立完善的制度与流程 坚持按照游戏规则办事 管理者理性思维 高度授权 管理的系统性 人性化的管理 亲情化管理的氛围 严密的时间 优先的效率管理,讲师：祁建华,5,了解企业的组织结构,扁平化,直线制,网络结构,矩阵制,直线职能制,讲师：祁建华,6,企业家的思维模式,跳跃性思维,理性思维,讲师：祁建华,7,六种职业角色,讲师：祁建华,8,行政管理的角色认知,讲师：祁建华,9,行政管理者的成功要素,清为你的成功要
5、素打分：110分,专业技能 1-10 企业全景 1-10 服务意识 1-10 洞察能力 1-10 人际沟通 1-10 协调能力 1-10 指挥能力 1-10 各种常识 1-10 忍耐能力 110 了断能力 110,讲师：祁建华,10,行政管理者的苦衷,讨论同行的苦衷,讲师：祁建华,11,行政管理者面对投诉,投诉是天经地义的 分析投诉的目的 不当面理论 倾听 站在对方立场上思考 来者是对事，不是对你的 视为帮助 道歉,讲师：祁建华,12,变被动为主动,询问过失 点头称是 换位思考 事后检讨 感谢对方 提升管理,讲师：祁建华,13,行政管理者的情商,讲师：祁建华,14,供 应 商 管 理,行政管理
6、的全景图,提供优质服务,实施科学管理,行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产,员 工 管 理,社 区 关 系,场 址 布 局,邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司,讲师：祁建华,15,管理与服务的区别,讲师：祁建华,16,制定规章制度,一般规章 着装规定 名牌规定 吸烟管理 印章管理 电话礼仪 邮政管理 用车制度 接送规定 设备，设施 场地 管理 采购规定 安全保卫 电话系统,讲师：祁建华,17,专业化的行政人员,着装,语气 语调,工作流程,走
7、路姿势,部门会议,笑容与 举止,事项记录,善于倾听,同理心,主动询问,效率跟进,安排,讲师：祁建华,18,如何提升专业化素质,讲师：祁建华,19,一流服务一流员工,看到顾客就算是演戏，也要演出象对待好友般的热情 老板率先给员工提供一流服务，员工才能领略什么是 一流的服务 10步内和客人眼神接触，4步内开口致意 传送与顾客相关的文章供他参考 顾客接到商品后，电话跟踪了解品质是否符合需要 在顾客订单里增加免费样品 帮顾客把东西提到车旁边 倾听客户的抱怨，诚恳，不找借口，直接道歉 为无法开门的顾客开门 一开始就要好好招呼顾客，比草率开始再事后祢补要 容易得多 决不轻易对客户说NO，任何上门的顾客，可
8、能就是 忠诚的顾客,金爵曼餐厅合伙人 阿里。维恩兹威格,讲师：祁建华,20,制度规范与作业流程,行政工作 操作手册,各类 申请表格,新员工 相关流程,固定资产 报废流程,讲师：祁建华,21,送礼与收礼,接受礼物要当面打开 赞美礼物 收礼品时的诚挚感谢 送礼考虑对方携带 关键在形式，而非内容 送礼要当众人的面 最具代表性的礼品 男人礼品 女士礼品,讲师：祁建华,22,宴请西方人禁忌,当众整理衣服规则 让酒不劝酒 不备烈性酒 葡萄酒开瓶后的变质期 注意对方的禁忌 如何询问对方喜欢的口味 让菜与菜礼仪 吃饭，喝汤的禁忌 蔬菜与肉片原则 荤菜中的动物头脚与内脏 鹅肝的特例 海鱼原则 饭后甜点,讲师：祁
9、建华,23,吃西餐程序与规则,头盘（开胃品） 汤 副菜 主菜 蔬菜类菜肴 甜品与咖啡 （头盘，主菜与咖 啡为必不可少的）,左手用叉 右手用刀 单手使用时右手用叉 不可用叉指指点点 叉子用完立即放下 手肘不可放在桌上 餐巾对折后放在膝上 放好的餐具不可乱动 不可大声说话,讲师：祁建华,24,员工职业着装,办公室着装 西服，以深色为宜 女士宜穿西服裙 周末（星期五）可便装 男士不得着无领衫 女士不得超短裙，松糕鞋 不依规则着装应回家换装,工厂着装 销售应着西服装 其他管理员工无明确要 求，但可着生产装 生产线人员必须着工作服 工作鞋必须统一,讲师：祁建华,25,解析潜规则,企业家 遭遇,5星饭店
10、洗手间,讲师：祁建华,26,如何影响老板,讲师：祁建华,27,对总裁秘书工作要求,核实行程,翻译安排 护照签证,接送服务,讲师：祁建华,28,秘书接听电话原则,令人感到 微笑,不要一次接听多个电话 不要听电话同时又和同事讲话 不要在他人休息/休假时因公务打扰 不要使用学生时代或个人的口头禅 不要告知外人同事的家庭电话 不要在挂电话后谈论对方,讲师：祁建华,29,秘书对总裁日程管理,讲师：祁建华,30,管理总裁文档,按职能划分,按部门划分,按业务划分,按流程划分,按姓名划分,按类别,讲师：祁建华,31,管理签字文件,讲师：祁建华,32,管理采购原则,讲师：祁建华,33,管理采购原则,采购审核小组
11、构成多样化 供应商标准制定 供应商审核 供应商考察 供应商教育 采购标准制定 采购程序制定,讲师：祁建华,34,管理采购相关方,印刷厂 文具供应 车辆修理 办公设备 机票代理 旅行社 饭店/酒楼 电信局 图片社 礼品公司 百货超市 送水公司 物业管理 快递公司,保洁公司 保险公司 装修商 家具厂 邮电局 保安公司 外卖服务 加油站 房屋中介 广告公司 医院 菜市场 律师事物所 搬家公司,花卉租赁 汽车运输 服装厂 废品收购 礼仪庆典 影院剧场 文艺团体 新闻媒体 包装服务 卫生防疫 各种协会,讲师：祁建华,35,供应商筛选原则,公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程 1，工期要求很紧， 2，对材料
12、要求很高 3，对施工方的资质要求严 4，工程量约5千平方米。,公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程 1，工期要求很紧， 2，对材料要求很高 3，对施工方的资质要求严 4，工程量约5千平方米。,讲师：祁建华,36,供应商筛选原则,信誉,质量,服务,价格,供货,讲师：祁建华,37,采购产品分类,风险,价值,高风险 低价值,高风险 高价值,低风险 低价值,低风险 高价值,讲师：祁建华,38,关键性谈判技巧 1,讲师：祁建华,39,仔细准备, 先预料 高目标 不要低估对手影响力 不同成员在谈判中保持高度一致 选择合适的谈判人员 选择合适的谈判风格 有耐心, 避免匆忙成交 按需要卖利益 必要时推延时间 不
13、谈那些无准备问题 不通过电话谈判,关键性谈判技巧 2,讲师：祁建华,40,不要娶你的第一个情人 保持“站起来就走”的气势 每让一步就呼天喊地，再要求对方也让步 让对方出价 出低价，但保持弹性 绝对不要主动提出“让我们对分差价” 有时间压力的人先输 永远不要泄漏期限 不要用电话谈判 注意身体语言的突然改变,关键性谈判技巧 3,讲师：祁建华,41,交换条件 这是1000元的支票，请你考虑一下 负担风险和分享利润 把问题合起来谈 把问题分开来谈 提出说服性的证据 双方对分差距/差价,关键性谈判技巧 4,讲师：祁建华,42,采购员管理原则,相信人是贪婪的这一特点 用制度规范比相信人更重要 岗位轮换制（
14、2年） 召开供应商职业道德例会 鼓励供应商与公司做生意 告知供应商行贿的后果 向供应商承诺不会不用他 任何人一但违犯，立即开除,讲师：祁建华,43,集团电话管理,电话房的设备设施 语音信箱开通 UPS支持系统 维修合同管理 与电话公司的服务外包 集团管理系统（内部通 话免费）,讲师：祁建华,44,集团电话管理,电话铃响三声必接原则 电话管理规范 所有人员的电话点正确 分机随办公桌变化更新 接线员接话考核 接化语言/语音质量监督 节假日语音信箱 接线员考勤安排,讲师：祁建华,45,手机话费的控制要点,原则管理 手机购买费用归属 职能导向型 职位导向型 限制上限 节约归属原则 被盗用赔偿原则 遗失
15、赔偿原则,讲师：祁建华,46,集团复印机管理,纸张的选定 复印机的摆放原则 复印机的承修商管理 内部部门结算管理 复印机的租赁合同 复印服务商管理 网络软件：,讲师：祁建华,47,差旅费外包管理,国内差旅费管理市场330亿 占亚洲市场的17 商务旅游支出已达200亿 出差有些成为福利的变味 财务部门对报销真实数字头疼 成为人力成本之外的第二大可控成本,讲师：祁建华,48,车辆管理的黑洞,全国公车消费 4085 亿 （2004年） 公车数量：400万辆 公用/私用/司机用：各占1/3 运输成本：社会8000元/万公里， 机关为数万元 利用效率：出租车为5，公车为1 出租车的运输成本为公车的 13
16、.5%,讲师：祁建华,49,车队管理的不同方式,自有型 车/人,租赁/外包型,租赁型,讲师：祁建华,50,维修厂的恶意欺诈,欺生宰客 暗箱操作 混淆视听 小病大修 以次充好 趁火打劫 暗渡陈仓 偷梁换柱 工无利器 瞒天过海,讲师：祁建华,51,司机的重点管理,讲师：祁建华,52,固定资产管理,部门资产管理员 部门经理负责制 固定资产盘点制 固定资产采购审批程序 报废程序 资产审核流程,讲师：祁建华,53,固定资产保险,保险公司的信誉度 保险公司的险率 理赔的案例 损失/丢失案值 理赔过程 理赔时间长度 理赔期间服务 保险代理人,讲师：祁建华,54,员工宿舍管理,进驻检查制度 报修流程 赔偿制度
17、 入住人员规则 设备设施提供 搬迁出的检查 抵押制度,讲师：祁建华,55,会议室管理,预约制度 电子化登记 门前登记卡 专人管理 用后清理制度 资料，设备 笔，黑板,讲师：祁建华,56,常见的社会灾难,地震 火灾 水灾 风灾 高空物品坠落 各類交通事故 化学品泄漏 相互践踏,讲师：祁建华,57,员工的紧急避难演习,与政府的消防局联系 公司紧急疏散图 员工的日常教育 地震演习训练 化学品泄漏演习训练 火灾演习训练 灭火器材置放 灭火器材定期检查制度 工厂钢梁的放火涂层检查 火警预警系统的检查制度 各个紧急疏散口管理,讲师：祁建华,58,紧急避难演习流程,请画出紧急避难的流程,火灾中的避险 人群拥
18、挤避险 地震避险 化学品泄漏 汽车安全带 飞机安全,讲师：祁建华,59,常见的刑事案件,盗窃 内外勾结 抢劫 绑架 劫持 信用卡诈骗 电话诈骗 汽车碰瓷 迷幻药 杀人越货 计算机盗窃,讲师：祁建华,60,食堂/咖啡厅管理,企业承受能力与标准 食堂管理 非膳食饭厅管理 用餐时间安排 咖啡厅管理 各种饮品与茶点,讲师：祁建华,61,食堂外包招标流程案例,共收到31人的报名资料,第一阶段: 招标与资质 审查,第二阶段: 拟订合同与 双方协商,第三阶段: 现场答辩与 费用投标,对31名报名者资料 审查第一次筛选,对7名入选者进行 咨询答辩调查,第 三次筛选,拟订文件资料,向入选者公布资料. 对各食堂综
19、合状况 进行现场介绍, 双方 协商修订相关文件,现场答辩评分,费用投标与议标,第四阶段: 签订承包 合约,发布招标广告 接受报名,对15名入选者进行 社会调查和经营场所 观察,第二次筛选,从中选取15人,包括:合同草案.监管条例 草案和人员安置政策,用一星期让入选者了解各 食堂状况和文件内容,然后 进行下一阶段投标工作,由评审小组分别就入选者的 资历管理构想.人员安置. 卫生措施.采购渠道.服务 设想等多方面进行提问,选取了资质最好 的7人参加投标,入选者分别对各食堂套餐 单价进行投标,评审小组 综合答辩得分与投标得分 议标,确定中标者.,潜规则？,讲师：祁建华,62,公司选址,与外界联系的交
20、通状况 区域内部交通 通讯设施 水电供应 园区面积 厂房租金供应面积 运输商车队 配套设施 交通便利 员工住房 租金与给付条款,讲师：祁建华,63,办公室布局安排,设计的系统化 布局管理合理化 经理办公室， 员工座位区， 自动化办公中心， 会议室， 培训教室，,布局设计 建筑装修 网络布线 电气改造 家具供应 电脑 OA 区域,讲师：祁建华,64,办公室搬家管理,搬家公司选定 各部门时间安排 部门负责人与行政部负责人 总协调人 纸箱，胶带，白板笔 封箱记录与物件标明 纸箱运抵安排 电话跳线 搬家车辆清点 甲地启运通知，乙地人员就位,讲师：祁建华,65,三角游戏陷阱,业主,二房东,承租方,讲师：
21、祁建华,66,与写字楼的物业关系,租金的及时给付 水，暖，气，电费用的审核 投诉服务时的分寸 空调的额外使用 装修改造时的流程 业主方的刁难 施工时现状的改变 各类线路，管道的改变 原楼宇的图纸借用 业主推荐的施工队 修复原状原则,讲师：祁建华,67,对施工方管理,施工方类别：土建，装修，水暖，电器，网络布线，计算机房， 环保工程，饮用水工程，园林工程 施工方资质要求 施工方资质考察 对施工方的行贿手段预防 对施工方钓鱼工程的防范 与施工方的官司纠纷 施工后图纸管理 施工方的分包工程管理 政府消防队的报批,讲师：祁建华,68,物业管理的归属 设备部的管辖范围 水，暖，气，电管理 饮用水的体系
22、室内，室外分类 社区绿化原则（30%）， 乔木，灌木，草坪分类种植 绿化的外包 环保废水处理 环保废气处理 消防设备，设施，通道管理 装修，改造的政府报批手续 废物与垃圾处理 员工的应急，急救处理 各类告示栏设置,工厂厂区的环境管理,讲师：祁建华,69,与公司驻在地社区关系,平时的拜访，走动与联络 约请官员来企业座谈，讲课 各类报批手续的程序化 新增建筑物审批 绿化面积审批 消防审批 环保局的沟通 再就业劳动保障部门的沟通 当地工会组织的联络 当地税务机关的关系 公安局的关照,讲师：祁建华,70,管理公司大型会议流程,讲师：祁建华,71,大型会议管理要项,会议费用,会议场地,人员范围,会议公告
23、,嘉宾邀请,会议接待,对外协调,专题小组,住宿事宜,餐饮安排,会场控制,价格谈判,文件制作,讲师：祁建华,72,大型会议管理 1,会议费用,人员范围,文件制作,场地费 餐饮费 茶点费 住宿费 租车费 司机费 红包 横幅费 临时房 警察费 记者费 礼品费,规划内容 特约写稿 稿件组织 文本审查 文本汇编 文本制作 文本发放 总结制发,市场部 公关部 销售部 行政部 人力部 售后服务 IT人员 秘书处 外包人员,专题小组,参加部门 经验人员 总指挥部 礼仪制定,讲师：祁建华,73,大型会议管理 2,会议场地,会议公告,嘉宾邀请,档次确定 场地选择 价格谈判 停车场地 指示牌位 桌椅摆放 名签准备
24、横幅制作 音响系统 音响师 电脑系统 屏幕系统,公告起草 部门确认 时间地点 会议要求 与会人员 会议日程 会议事项,嘉宾确认 发邀请人 请柬制作 发言确认 发言稿件 机场接站 住宿安排 餐饮陪同 返程机票 讲课费用 随从人员 礼品颁发,讲师：祁建华,74,大型会议管理 3,餐饮安排,价格谈判,对外协调,通知记者 广告公司 摄影摄像 数字传送 礼品制作 礼品发放 公安部门 相关部门,招待晚宴 桌签制作 桌位安排 陪同人员 酒水标准 饮料标准 司机 招待 媒体招待,场地价格 餐饮价格 茶点价格 住宿价格 服务费用 剪彩价格 娱乐价格 同声传译,讲师：祁建华,75,大型会议管理 4,会场控制,会议
25、接待,住宿事宜,确认航班 接站牌名 司机指定 班车协调 专人接站,预定房间 标准确认 电话开通 酒吧控制 娱乐消费 娱乐票证 会后留住 人走消房,发日程表 定主持人 入场准备 提醒闹钟 场下示意 音响监督 电脑操纵 服务人员 紧急服务 休息时间 平行会场 注册参加 讲台尺寸,讲师：祁建华,76,举办大型会议管理练习,设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度 定货大会，请举列要考虑的事项及日程安排 请先画一张流程图，然后再考虑事项安排,地点：桂林 日期：1月15日 时间：3天 与会人员：300人左右 主要内容：经济学家预测明年经济形势 知名企业家现场演讲 政府某部的科技司司长讲话 桂林市副市长讲话
26、 公司总裁讲话 销售总经理讲话 研发总监讲话 全国各大区经销商代表发言（9人） 每晚需安排晚宴 会后安排一天旅游,讲师：祁建华,77,组建行政总监俱乐部,建立网络 分享经验 问题请教 资源共享 相互支援,讲师：祁建华,78,服务满意度调查,秘书管理 办公室管理 采购管理 供应商服务 车辆管理 装修改造 文具供应 清洁卫生 快递服务 报刊信件 洗手间 电话支持 办公室搬迁,安全保卫 定餐服务 名片制作 机票预定 印刷公司 服务态度 印章管理 广告管理 CI管理 考勤统计 资产管理,讲师：祁建华,79,总监的自我管理,服务心态,社交礼仪,团队精神,业务流程,公关能力,财务知识,讲师：祁建华,80,总监的职业生涯,业务骨干,业务经理,职能经理,平时与各业务部门的往来机会,朗讯 An Yue,惠普公司 W.J,证券公司 Leng G.B L H.Wei,讲师：祁建华,81,工作中的个人发展,进修机会,学习机会,出国机会,讲师：祁建华,82,谢谢你的参与！ 请提问,