管理文秘2013第五章.ppt

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1、授课教师：张驰 Tel:661029 Emali:,第五章 会议管理工作,目录,重点,重点,重点,学习目标,了解会议类型和作用、秘书在会议中的角色与责任。 掌握会议前准备工作、会议中的执行工作、会议后的总结工作包含的具体事项。 重点掌握会议策划方案和会议筹备方案编写要求。,八面玲珑的米兰秘书,案例分析,会议的综合协调能很好的反应一个秘书的全面素质和水平。秘书要有缜密的头脑，过硬的协调能力，很好的信息沟通能力，以及灵活的应变能力。,一、什么是会议 二、公司中常见会议的类型与作用 三、会议的基本原则,第一节 会议工作概述,一、什么是会议？ 1、会议的内涵 会议指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨

2、论和解决问题的一种活动形式。 会议的目的交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。,第一节 会议工作概述,会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的活动形式。,第一节 会议工作概述,2、会议与会见、会谈的区别 对象不同 会议可以是内部的，也可以是涉外的； 会见、会谈一般是企业外部的与本企业有关的人员； 内容不同 会议的内容十分宽泛； 会见一般是礼节性、事务性；会谈的内容一般是经济性、利益性 功能不同 会议：管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享等 会见：为了加强双方关系，处理事务； 会谈：消除分歧、改变关系而交换意见，谋

3、求共同利益的磋商行为。,第一节 会议工作概述,3、会议的构成要素 会议的基本要素会议必有的 会议的其他要素会议可供选择 4、会议的主要种类（书上149） 内部会议、外部会议；正式会议和非正式会议；定期和不定期会议； 内部会、代表会、联席会等；特大型、大型、中型、小型等会议,第一节 会议工作概述,二、常见会议的类型与作用 经理例会、员工例会 股东大会、董事会 公司年会 客户咨询会 产品展销订货会 业务洽谈 企业新闻发布会 谈判会议、培训会等,第一节 会议工作概述,网上经典的开会顺口溜,第一节 会议工作概述,上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃。 销售我不会，企划又没学，问我啥本领，专长

4、是开会。 上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会。 每周开周会，每月开月会，随时检讨会，年时是年会。 赶会要及时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水,三、会议的基本原则 提高效率 减少次数 严守时间 明确通知,1造成时间、精力的浪费 2金钱的浪费 3信息的重复、浪费 4滋长不正之风,第一节 会议工作概述,一、会议策划方案与筹备方案 二、会议的时间安排要适时、高效 三、确定会议地点与与会人员 四、准备会议文件资料 五、发送会议通知 六、布置会场 七、准备会议所需物品、设备 八、安排食宿与交通 九、会议经费预算和使用 十、处理会议突发事件,第二节 会议的准备工作,一、会议策划方案与筹备方案

5、 1、会议策划方案的内容6W,Who （与会人员）,What （会议类型）,How （会议会务工作）,When （会议时间）,Why （开会原因）,Where （会议地点）,会议策划立项明确的6个问题,第二节 会议的准备工作,具体会务工作会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等。,第二节 会议的准备工作,2009年两会是“节俭的两会”。两会在会务具体组织安排上体现了一系列节俭的细节： 会期缩短，节约时间。近五六年来，政协会议的会期最长为12天，最短为9天半，今年则缩短至9天。 伙食费降低，

6、节约开支。以政协会议计，2230多人的规模，如果每人每天伙食费降低10元，一天就可节约两万多元钱。 接送车辆减少，节约能源。如对政协委员们的住地进行相对集中的安排。 配备笔记本电脑，节约纸张。一台电脑一个U盘就解决了以往1米多高的材料，杜绝纸张和印刷成本上的浪费。,第二节 会议的准备工作,会议策划方案的可行性研究 会议的环境和目标公众的适应性 财力的适应性 效益的可行性 物质水平适应性 应急能力的适应性,第二节 会议的准备工作,2、会议筹备方案的内容 （1）确定会议主题实事求是，有强烈的针对性 （2）确定会议名称会议主办单位名称+会议主题+会议类型 （3）确定会议的议程 （4）确定会议的时间、

7、日期,会议要研究的问题、要达到的目的,第二节 会议的准备工作,第二节 会议的准备工作,案例 第十一届全国人民代表大会第二次会议议程 3月5日(星期四) 上午9时 开幕会 1、国务院总理温家宝作政府工作报告。 2、审查国务院关于2008年国民经济和社会发展计划执行情况与2009年国民经济和社会发展计划草案的报告 3、审查国务院关于2008年中央和地方预算执行情况与2009年中央和地方预算草案的报告 下午3时 代表团全体会议，审议政府工作报告。 3月6日(星期五) 上午9时 代表小组会议，审议政府工作报告。 下午3时 代表小组会议，审议政府工作报告。,第二节 会议的准备工作,3月7日(星期六) 上

8、午9时 代表团全体会议，审查计划报告和预算报告。 下午3时 代表小组会议，审查计划报告和预算报告。 3月8日(星期日) 大会休息 3月9日(星期一) 上午9时 第二次全体会议 全国人大常委会委员长吴邦国作全国人民代表大会常务委员会工作报告。 下午3时 代表团全体会议，审议全国人大常委会工作报告。,第二节 会议的准备工作,3月10日(星期二) 上午9时 代表小组会议，审议全国人大常委会工作报告。 下午3时 第三次全体会议 1、最高人民法院院长王胜俊作最高人民法院工作报告。 2、最高人民检察院检察长曹建明作最高人民检察院工作报告。 3月11日(星期三) 上午9时 代表团全体会议，审议最高人民法院工

9、作报告和最高人民检察院工作报告 下午3时 代表小组会议，审议最高人民法院工作报告和最高人民检察院工作报告。 3月12日(星期四) 上午9时 代表小组会议，审议关于政府工作报告、年度计划、年度预算的三个决议草案 下午3时 代表团全体会议，审议各项决议草案。,第二节 会议的准备工作,3月13日(星期五) 上午9时 闭幕会 1、表决关于政府工作报告的决议草案。 2、表决关于2008年国民经济和社会发展计划执行情况与2009年国民经济和社会发展计划的决议草案。 3、表决关于2008年中央和地方预算执行情况与2009年中央和地方预算的决议草案。 4、表决关于全国人民代表大会常务委员会工作报告的决议草案。

10、 5、表决关于最高人民法院工作报告的决议草案。 6、表决关于最高人民检察院工作报告的决议草案。 开会时间：上午9时至11时30分下午3时至5时30分。 日程如需调整，由主席团常务主席决定。,2、会议筹备方案的内容 （5）确定会议与会代表的构成（会议规模、规格） （6）确定所需的设备和工具、会议文件的划定和印制发放工作 （7）确定会议经费预算 （8）住宿和餐饮安排 （9）确定会议的筹备机构,第二节 会议的准备工作,会议筹备组织：,负责各种文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档。并负责会议通知和组织工作，负责报到、编排会议议程、日程、分组、安排座次等。,负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案,

11、负责会议的对外宣传工作：会议宣传与公关计划实施，协调记者采访，提供新闻稿，负责音像资料录制,后勤接待组，负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱、车辆、用品发放、设备保障、经费预算筹措、财务管理、现场急救,会议期间的联络工作,代表资格审查和选举工作,负责小组讨论时的委员发言记录，简报、快报的编写。,会议期间安全保障工作。,如果会议规模较小，可以由会务组统一安排。,第二节 会议的准备工作,第二节 会议的准备工作,市经济工作会议筹备方案 会议主题： 贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年工作。 会议的时间、

12、地点： 拟定于月至日(4天)，在招待所召开。月日下午或晚上报到。,第二节 会议的准备工作,会议规模： (1)参加会议人员(正式代表)； (2)特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计人。 会议材料准备: (1)大会发言单位材料； (2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等； (3)会议参阅文件。,会议议程： 会议由市委书记、市长分别主持。 第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言； 第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)； 第三天继续分组讨论； 第四天

13、上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。,第二节 会议的准备工作,第二节 会议的准备工作,会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略) 附 (1)会议通知(包括会议材料准备通知) (2)会议日程表 (3)参加会议人员名单,第二节 会议的准备工作,注意事项： 方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作： (1)召集会务工作会议，明确分工。文件起草准备；会务服务(住宿安排) 保障；宣传报到；交通疏导；医疗、保卫等；经费预算。 (2)草拟材料准备通知 (3)选定会场，并布置会场(包括会标) (4)准备会议所需用品 (5)会议材料准备。,第二节

14、 会议的准备工作,二、会议时间的安排适时、高效 1、确定会议时间： 考虑领导的时间； 时间是每个与会者都能参加的时间； 避免生产经营旺季召开时间长、规模大的会议； 会议议题应该集中，日程紧凑高效；,时间安排考虑人的生理规律； 每周一次例会，通常放在周末下午，有利于承上启下； 一年一度职工代表大会，易于年初召开，总结上年工作，部署下一年工作； 会议的时间限度；,心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间是45-60分钟，超过45分钟人就容易精力分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。,第二节 会议的准备工作,第二节 会议的准备工作,2、会议议程和会议日程： （1）两者区别 会议议程对会议所要通过的文件、

15、解决的问题的概略安排，以序号清晰的表现出来。 会议日程会议在一定时间内的具体安排。,第二节 会议的准备工作,会议议程示例 XX市管理协会技术训练专题研讨会议程 1、专题报告：当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势 2、销售与服务训练演示 3、座谈讨论 4、大会交流 XX市管理协会技术训练中心秘书处 二 七年X月X日,第二节 会议的准备工作,（2）安排会议议程和日程的注意事项 清楚会议召开的根本原因，明确会议目的 保证关键人物的时间和尽可能多的人的时间 例会时间定时、不宜长（一个半小时左右） 重要的议题最先执行，保证开始时间的精力最佳（8：00-11：30，15：00-17：30）,全国政协第十

16、一届全国委员会第二次会议日程 3月3日(星期二) 下午3时 政协十一届二次会议开幕会 1、审议通过政协第十一届全国委员会第二次会议议程 2、听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告 3、听取张榕明副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届一次会议以来提案工作情况的报告 3月4日(星期三) 上午9时 小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告) 下午3时 小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告) 3月5日(星期四) 上午9时 列席十一届全国人大二次会议开幕会,第二节 会议的准备工作,开幕式、致辞,领导 报告,分组 讨论,大会 发言,参观等 活动,会议 总结,闭幕式,第二节 会议的

17、准备工作,（3）大中型会议的议程,第二节 会议的准备工作,会议议程示例 XX公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1、宣布议程 2、说明有关人员的缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动总结 6、销售一部关于团队沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理人选 9、下季度销售目标,第二节 会议的准备工作,三、确认会议地点、与会人员 1、会议地点 会场的交通便利性； 会场大小与会议的规模协调； 场地的硬件设施； 场地使用的成本; 不受干扰。 2、与会人员范围确定 根据议题，结合地

18、点和成本确定与会人员的名单和数量。,第二节 会议的准备工作,四、准备会议文件资料（秘书） 1、为上司撰写文稿 2、为上司准备材料（议题、议案的说明） 3、组织好发言人的文稿 4、准备资料袋会议通知、会议日程、会议文献、与会代表证。,第二节 会议的准备工作,五、发送会议通知 1、会议通知的发放（书157-158） 口头、电话、网络、书面、传真、短信、电子邮件通知。不同情况对应具体措施. 2、会议通知（标题+正文）的主要内容 注明会议名称、日期、时间、场所、地址以及联络人的电话 议题要详尽 附加资料要列清,第二节 会议的准备工作,会议通知例文 1、卡片式 部门经理会议通知 目的：讨论公司下一年度市

19、场营销计划 时间：2007年6月18日上午9：00 地点：公司第一会议室 如果您无法出席，请于6月10前电话告知XXX。电话号码：12345678,第二节 会议的准备工作,2、便函式 会议通知 兹定于2007年7月25日上午11：00，在XX宾馆会议室举行各分公司经理圆桌会议，中午12：15将有午餐供应。假若您不能参加，请在7月24日之前打电话12345678告知。 附上一份议事日程。此外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。 很高兴地欢迎您们都来出席我们团体这个重要的计划会议。 附件：1.议事日程 2.地图 XX集团 二零零七年七月二十日 会议回执 请于7月

20、24日以前将回执寄回XX路XX号 我准备参加这次会议 我不能参加这次会议 我将届时赴会，并带 名宾客来,第二节 会议的准备工作,3、会议委托书 委托书 兹任命XXX（人名）和XXX （人名）作为我的代理人，参加2007年7月25日上午11：00，在XX宾馆会议室举行的XXXX（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将成为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权利。 生效日期： 签名（股东签字）： 地址： 邮编：,第二节 会议的准备工作,六、会场布置 1、会场整体格局 大会场、中会场、小会场,第二节 会议的准备工作,2、主席台座次安排 职务

21、高居中，然后先左后右、由前至后 会议主持人可有时需在前排边座就坐 主席台座次编排可提前做好公布 主席台座位上有姓名席卡 3、场内其他人员座次安排 小型会场：离入口远，离主席近的为上座，主席位置是远离入口，正对门的位置。 中大型会场：横排法、竖排法、左右排列法,半圆形、礼堂型,大小方形、教室型,第二节 会议的准备工作,4、会场整体布局类型 （1）较大型会场的座次安排,全围式会场,半围式会场,第二节 会议的准备工作,（2）中小型会场的座次安排,第二节 会议的准备工作,小型会场的安排优点： 全围式会场容易形成融洽和合作的气氛，体现平等互助的精神，有助于与会者相互熟悉和不拘形式的发言，充分交流信息、探

22、讨问题，也有助于会议主持人及时准确的把握与会者的心理状态和思想动态。 半围式会场既突出主席台的地位，又增加了融洽的气氛。马蹄形、T形、桥形等。,第二节 会议的准备工作,七、准备会议所需物品、设备 空调、灯光、音响、席卡、白板、白板笔、教棒、板擦、多媒体、茶水、录音录像设备、线路等物品的准备。 会议涉及投票表彰的，还需准备选票、投标箱或投票器、计数器、奖品、证书等。 电视广播会议，提前检查线路。 会议前提前一天或半天，全面检查设备。 确定服务的专门人员，落实具体工作，预防突发事件。,第二节 会议的准备工作,八、安排食宿与交通 1、住宿 大中型会议一般租用招待所、宾馆、饭店、会议中心等。 所选住宿

23、的场所要安静、整洁、价格合理、交通方便、安全。 自费会议，住宿要多样化；公费会议，住宿尽量统一。 房间安排统筹性别、年龄、职务、个人习惯、民族等。 住宿地点要提前预定和确认，数量略有富余。,第二节 会议的准备工作,2、餐饮 认真做好预算、采购、烹调和就餐工作安排。 饮食要卫生、干净、可口、品种多样。餐具要消毒。 饮食尽量安排大众化。 实行自助餐制或分餐制。 照顾不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌。 做好饮料和开水的供应。 要有专职医护人员。,案例北京奥运会的餐饮 北京奥运会期间，有来自200余个国家和地区奥委会的超过1万名运动员来到北京。北京奥运会期间预计要为注册人员及现场观众日

24、均供餐1300万份。 餐厅按照70%西餐、30%中餐比例配备菜品，并且菜单8天一个循环周期。餐厅提供丰富的犹太餐、清真餐、印度餐等菜品，并有明显菜单标牌提示。 奥运村的运动员主餐厅内设有4大餐区：国际餐区、地中海餐区、亚洲及中国餐区。,第二节 会议的准备工作,奥运食品的运输车在行驶途中的位置及车厢内湿度、温度实时受到监控，一旦偏离路线或温、湿度超标，监控系统会发出警报；当它经过奥运场馆大门时，门口安装的RFID射频识别系统会将车内所载食品的生产厂家、物流公司乃至种植养殖地点等信息逐条显示；所有的奥运食品都贴有电子标签，轻轻一扫即可知道该食品从种养、施肥以及在加工、运输、包装、分装、销售等过程中

25、的相关信息。,第二节 会议的准备工作,第二节 会议的准备工作,3、交通 车辆组织掌握总类和数量 用车制度履行手续，值班制度 派车管理车辆安全检查及驾驶员考核 车辆调度时间、乘车安排 租车管理租前认真调查,2、经费使用 文件资料费 通讯费用、宣传交际费 会议设备和用品费 会议场所租借费 会议办公费 住宿补贴、伙食补贴、交通费 其它,第二节 会议的准备工作,九、会议经费预算和使用 1、经费来源 与会者交费 参展商交费 联合主办者交费 广告、赞助或捐助 公司分配 其它收入,第二节 会议的准备工作,应该根据会议的日程和规模编制会议预算 1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金等 2）培训费：专家的讲课酬

26、金以及专家的路费等 3）资料费：文具费、资料印制费用等 4）食宿、交通费 5）其它 费用预算要精打细算，不能任意提高费用。,第二节 会议的准备工作,预算案例： 天地公司新产品发布会经费预算 公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费：金隅大厦一楼会议室租金一天5000元。 二、摄像设备租用费：拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。 三、聘请专家咨询费：拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。 四、宴请费用：10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。 五、交通费

27、用：租用旅行车2辆，每辆每天500元，共计1000元。 六、会议用品费：资料印制费每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。 七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。 此次会议经费总计10万元。 此预算提交总经理办公会审查批准。 会议筹备小组 2003年1月5日,第二节 会议的准备工作,十、处理会议突发事件 1、会议突发事件的预案内容 人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题等 2、制定处理会议突发事件预案原则 有的放矢 预防为主 留有余地,第二节 会议的准备工作,案例 “时装秀”方案存在的问题有哪些？ 某服装集团为了开拓夏季服装市场

28、，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。,第二节 会议的准备工作,5会议程序：来宾签到，发调查表、展示会开幕、上级领导讲话、时装表演、展示活动闭幕、收调查表、发纪念品。 6会议文件：会议通知、邀请函、请柬、签到表、产品意见调查表、服装

29、集团产品介绍资料、订货意向书、购销合同。 7会 址：服装集团小礼堂。 8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅，搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座，会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9会议用品：纸、笔等文具、饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、 足够的椅子、纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件) 10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾，展示会后安排工作午餐。,第二节 会议的准备工作,案例分析 从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方

30、案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方： 1会议名称不能用口语，应该用正规书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。 2展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 3会议地点不应设在xx服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 4会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。,第三节 会议中的工作,一、会前的最后检查 二、组织签到和登记 三、做好会议记录和必要的录像工作 四、会议设备的操作与维护 五、做好会议记录工作 六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议

31、保密工作 八、做好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作,第三节 会议中的工作,一、会前的最后检查 1、检查方式 听取会议筹备人的汇报；现场检查 2、检查内容 文件材料 会场保卫工作（主要是大型会议） 会场布置：横幅、标题、席卡、照明、多媒体、线路、音响、录像、装饰物等 其他：奖品、投票计票、参观安排等等。,会场布置 主席台装饰：上方悬挂横幅，天幕悬挂徽章或红旗，前台或台下摆放鲜花。 会场四周及会场门口：悬挂标语横幅、宣传画、广告、彩色气球、鲜花等。 色彩：红色、粉色、黄色、橙色亮丽明快，适合庆典性会议。蓝色、绿色、米色庄重，适合严肃的工作会议。,第三节 会议中的工作,二、组

32、织签到和登记 签到目的：了解到会人数 签到地点：宾馆或会场入口处 签到时间：会议开始前（提前量要视不同会议有区别对待） 签到负责人：会议组织筹备工作人员（秘书、前台接待） 签到方法：签到簿、签到卡 签到时还要把相关的会议文件资料袋和其它物品发放给会议代表,第三节 会议中的工作,三、会议记录和必要的录像工作 是否在会议上做会议记录或录音由组织领导决定。一旦有要求，则在执行过程中要注意会议记录的真实、准确、完整。 四、会议设备的操作和维护 会议设备专人负责 设备安装选择要科学合理,第三节 会议中的工作,五、做好会议记录工作 1、为会议记录做好准备工作 记录工具、议程表和相关资料的准备 多种记录方式

33、的并行执行 2、会议记录的内容 会议描述：类型、时间、地点、日期 与会者名单：主席名字在最前，办事员名字在最后 缺席者的请假单、姓名 记录的主体内容：上次会议记录、会议记录问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期 主席、记录员签名,第三节 会议中的工作,3、会议记录方法 记录重点：主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论等 漏记内容可做记号，会后根据录音资料补充完整 与会者的建议、意见要把人名记下 4、会议记录修改 定稿打印前交领导签字批准 与会者指出记录错误要经会议批准才能改正 会议记录一经签名，任何地方不能改动,第三节 会议中的工作,5、会议记录要求 真实、完整、简洁

34、、准确 6、会议记录结构 标题：会议名称+文种 正文：首部会议概况 主体会议内容 会议议题（多个议题，议题前加序号） 发言人及其发言内容（每个人时都要另起一行，姓名+：） 会议决议（决议分条列出，有表决写明表决方式和结果） 结尾另起一行，写明“散会”注明时间 尾部：右下方注明“主持人”（签字） “记录人”（签字）,第三节 会议中的工作,人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等,例文 天地公司项

35、目会议记录 时间：2004年6月10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司直属部门经理 主持人：赵亮（集团公司副总裁） 记录员：董晴（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 二、发言 第一分公司齐总：该项目选址应该在. 第二分公司刘总：该项目应该以体育健身为龙头，带动餐饮. 市场部郭总：汇报市场调查与预测 财务部黄总：汇报公司资金状况. 三、决议 1-4 四、散会（上午12时） 主持人 XXX 记录人 XXX,第三节 会议中的工作,六、提供会议资料和联络协调 1、资料发放 会议前发放相关会议资料 会议期间的资料要发放及时，并履

36、行文件签领手续 2、联络协调 制定详细的任务分工表，人手一份 各岗位人员要熟记本岗位职责，发现问题及时沟通汇报 每个岗位分工协作，各负其责，相互配合,第三节 会议中的工作,七、做好会议保密工作 会议界定级别：公开、内部、机密 会议保密工作：人身保卫、会场保卫、驻地保卫、日常行止保卫、饮食财物等保卫 八、会议期间食宿、车辆、娱乐等工作 生活服务 车辆服务 娱乐服务 医疗卫生服务 照相服务,第三节 会议中的工作,1、强化源头控制。执行生猪头头检验，原辅料强化批批检查。2、成立双汇集团食品安全监督委员会，监督企业各个环节。3、建立双汇集团食品安全奖励基金，每年“315”做总评。4、建立食品安全举报制

37、度。5、引入“中国检验认证集团”作为独立监督机构进行第三方监测。6、加快养殖业发展，进一步完善产业链，提高企业对产业链上下游的控制力。,九、会议信息工作 收集会议信息 确定会议信息收集范围：会前、会中、会后 选择会议信息收集渠道 确定收集会议信息方法,第三节 会议中的工作,召开会议、提供书面材料、个别约见、会议结束时及时收集（小型会议）、按清退目录收集、限时交退。,会议信息具体表现,第三节 会议中的工作,会议立项资料,会议筹备文件,会议宣传报道文件,会议立项文件、召开会议的请示和批复等,会议管理服务文件,会议活动文件,信息载体会议文件,会议筹备工作的文件、会议预案、会议策划书、会议通知、有关会

38、议内容的文件、议程、讨论提纲、报告发言材料、会议记录、议案、决议、决定等,会议宣传提纲、新闻发布会介绍材料、新闻发布会稿件、会议简报等,名单、票证、报告单、簿册、会议总结、不同载体的信息材料等,会议活动的照片、会议活动的录音和录像带等,计算机软盘、光盘、U盘、移动硬盘、各种形式的文件材料、定稿、正式文件及附件、重要文件草稿、讨论稿、送审稿、修正稿等,编写会议简报 报头+报核+报尾 搞好对外宣传 会议秘书撰写新闻报道稿件 会议期间邀请记者驻会随访 会议结束召开记者招待会,第三节 会议中的工作,反映会议进程、动态和主要问题，旨在协助领导掌握会议全局和主要信息，以便及时指导、开好会议。,简报名称 期

39、号 编印单位 印发日期,标题：揭示主题(类似新闻的标题) 按语：“编者按：”说明发简报的目的、对文中的事项评价 导语：简明扼要概括全文主旨，交代WHO,WHEN,WHAT,结果怎样。一般有提问式、结论式、描写式、叙述式。 主体：简报的主要内容，是导语的具体化，需要有具体材料支撑。结尾：对主体部分的概括，提出希望和今后打算。,发送范围 印制份数,内部资料，注意保存,第四节 秘书在会议中的角色和责任,一、会前准备 二、会议期间的角色分寸 三、会后积极落实,一、会前准备充分具体 二、会议期间的角色分寸 认真倾听他人观点 积极发表自己观点 关注正在讨论的事项 注意语气使用平和、自信、谦逊、客观 三、会

40、后应积极落实,第四节 秘书在会议中的角色和责任,第五节 与助手一起开会,一、准备会议主持计划 二、控制会场气氛,秘书在会议中不仅仅扮演的是配角，有时秘书也会根据工作需要主持小型会议，这就需要秘书充分发挥引导、协调和与他人交流的作用。,一、准备会议主持计划 1、自查的内容 会议目的、程序是否清晰，有实际意义 与会人员能否积极发言献策 主持风格和时间控制是否合适 能否促成会议上的积极交流 能否有效的掌控会议的节奏 2、制定主持人行动计划需明晰的问题 会议的目标是什么？ 会议的结构是怎样的？ 结果与目标的偏差有多大？ 与会者的责任和分工是什么？,第五节 与助手一起开会,二、控制会场的气氛 1、控制会

41、议气氛的技巧 提前到场，准时宣布开会，将会议列入工作计划表 介绍与会者中的陌生人，与与会者寒暄 开门见山引入主题，说明目的 鼓励讨论，缓释会议的紧张氛围，控制会议议程 总结发言、做出决议、确定行动和责任、宣布闭会 2、明确导致会议成效不高的主要原因 组织不当 程序安排不当，议程或日程安排有误 理解不透 会议记录有误,第五节 与助手一起开会,第六节 会后工作,一、合理安排与会人员返程 二、提醒与会者做好各种物品清退 三、清理会场和文件 四、整理会议材料 五、会议的总结 六、会议效果的评估 七、催办和反馈,引导离场 会场卫生 合理安排与会者离会返程 及时做好会议物品的清退 清理会场和文件 整理文件

42、档案，立卷归档 会议经费结算和会议经费使用情况的审核 新闻报道 催办和反馈 会务工作总结评估,一、合理安排与会人员返程 确定外地与会者返程方式、时间，按照先远后近的次序安排返程票的预订事宜。 对关键与会者做好送别工作。 二、提醒与会者做好各种物品清退 提醒与会者及时归还会议期间借用的各种物品 提醒与会者结清会务组的各种账目，开好发票收据 提醒与会者检查、清退房间 帮助与会者进行行李的包装、托运,第六节 会后工作,三、清理会场和文件 清点整理会议使用的器材物品，按照清单，逐一核查 清点剩余文件，内部、机密文件要及时清对、封装 打扫会场 四、整理会议材料，立卷归档 卷内文件顺序：会议通知、会议议题

43、、会议记录及有关文件 会议案卷包括：大会正式文件、会议参阅文件、会议安排的发言稿、会议上的讲话记录、其它相关材料,第六节 会后工作,五、会议总结 1、会议总结的要点 根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查 将客观标准和主观标准相结合 以总结经验，激励下属为目的 2、起草会议纪要或总结报告 会议纪要 会议总结：实事求是、言简意赅，有利益改进今后工作 3、会议总结：找出规律，揭示本质、实事求是、一分为二、激励为重；突出重点，有所侧重。,第六节 会后工作,在会议记录和相关会议材料的基础上进一步分析、综合、提炼而形成的文件，目的是将会议的议事过程和事项用精炼的文字归纳，用以留档和贯彻执行。会议纪

44、要对企事业单位、机关团体都适用。,会议纪要与会议记录的不同：应用写作和文字处理 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用文写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。 二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。,第六节 会后工作,会议纪要的标题两种格式： 一是，会议名称+纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如，全国财贸工会工作会议

45、纪要。会议名称可以写简称，也可以用开会地点做为会议名称。如，京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要。 二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。,第六节 会后工作,文号、制文时间 文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“”括入，如：200467号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。 会议纪要的时间可以写在标题的下方用圆括号括起，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字

46、写明年、月、日，如“二 二年八月十六日”。,第六节 会后工作,开头部分 简要介绍会议概况，其中包括： (1)会议召开的形势和背景； (2)会议的指导思想和目的要求； (3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者； (4)会议的主要议题或解决什么问题； (5)对会议的评价。,第六节 会后工作,正文部分 是纪要主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。 (1)要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；抓要点，就是会议主要内容。 (2)必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问

47、题，则需要分别论述并写明分歧之所在。 (3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议概括总结。,第六节 会后工作,(4)为了叙述方便，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词做为段落开头语。在段中的，起强调作用。 (5)属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。 (6)小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。,第六节 会后工作,结尾部分 一般写法是提出号召和希望。但要根据会

48、议的内容和纪要的要求： 有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利； 有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题； 有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。 【格式内容】 1、标题。由“会议名称+会议纪要“构成。 2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。 3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。 4、希望。,第六节 会后工作,关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要 第XX号 xx年2月2日上午，市政府办公厅x x x主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省

49、政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。 会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志“向前看“、“了却这笔历史旧账“的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。 经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项：,第六节 会后工作,一、市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜刊宾馆。 二、考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年， 已投入了不少资金，退出后，办公