sap物料管理采购管理.ppt

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1、采购管理,物料管理模块图,发票 校验,收货,发货,库存管理,转储记帐,主数据 物料 批号 供应商 总分类帐 客户 库存地点 ,供应商主数据,供应商,银行,收货,采购,从采购和会计的角度来说，供应商主数据中包含了一个供应商的信息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；,付款,供应商主数据结构图,常规数据 - 地址 - 电话,采购数据 - 采购条款 - 最小订单量,财务数据 - 银行 - 付款条款,供应商主记录：科目组,字段选择,指定编号类型,业务伙伴方案,状态（供应商或一次性供应商）,内部间隔,供应商子域或特定场地数据,科目组,现在系统

2、中使用的科目组，分为贸易类，非贸易类和服务类三大类，每一类下面又按照公司的性质分为9个小类。基本涵盖了集团内所用到的所有供应商的类别。,供应商科目组：例子,可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。 一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。,一次性的供应商,采购订单,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收货/库存管理,发票校验,采购 流程,两种类型物料的采购,库存物料采购 库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。 订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相

3、应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记录.(例如，库房收到或发出物料后)。而且,在物料主记录中会更新库存物料的价值和 数量。 要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。 消耗型物料的采购 当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配 (例如，成本中心) 来指定消耗目的.在收货时,所收到的物料或服务已被计入消耗。 如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。,采购申请,采购 流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,采购申请,内部使用文件，对某种物料的需求 可以自

4、动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料 采购申请需经上级批准,采购申请的产生,部门1,部门2,由用户部门手动创建,自动创建,OR,采购申请流程,建立 采购申请,采购申请批准,建立询价/供应商,价格比较,选定供应商,建立 采购订单,供应商报价,维护科目设置（如果必要）： 成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等,创建采购申请,各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等,在概览屏幕中维护项目数据： 物料、数量、交货日期、采购组等,检查数据,保存,询价,询价包括： 物料价格 送货时间 其它贸易条款,一个报价例子,供应商 A,供应商 B,供应商 C,报价 1,物料 A,

5、报价: RMB 400/吨,折扣: RMB 50,报价 2,物料 A,报价: RMB 400/吨,额外费用: 20%,报价 3,物料 A,报价: RMB 500/吨,额外费用: RMB 20,价格 2吨钢 报 价 350/吨 1 报 价 480/吨 2 报 价 520/吨 3 平 均 450/吨 报 价,供应商 A,-订单-,物料,数量,价格,钢,2 吨,350/吨,拒绝信,供应商 C,B,Thank you for your Offer . We cannot place an order at this time,转换采购申请,采购订单,有参照模板,分配资源,分配处理,采购订单,手 动,自

6、 动,采购订单,采购订单,采购流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,什么是采购订单?,采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准的采购业务 它包括: - 供应商 - 物料 - 数量 - 价格 要求送货时间 - 贸易条款 - 付款条款,采购订单,订 单 历 史,采购订单处理,无参考,合 同,询价,采购订单,价格-条件,信息记录,供应商 一次性供应商,采购订单结构,采购订单,项目,:,?,物料编号,?,发货日期,?,短文本,?,采购订单价格,?,采购订单数量,?,.,表头数据,采购订单编号。,?

7、,?,?,?,付款期限,采购订单日期,供应商,货币,.,?,?,项目30,:,?,物料编号,?,发货日期,?,短文本,?,采购订单价格,?,采购订单数量,?,.,项目20,项目10,项目分类,Item Category & Account Assignment,A:,Asset,K:,P:,Project,F: Order,C:,Sales,order,Others,Account Assign. Categ.,物料接收,采购流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,库存类型, 非限制使用货物 质量检验货物 冻结货物,物料

8、接收,物料接收,仓库,物料移动凭证,仓库,物料凭证和财务凭证,凭证表头 物料 表头 79000757 凭证项目 日期 04/06 数量 物料 工厂 001 10liter paint 3000 002 25pcs mirror 3000,凭证表头 物料 表头 79000642 凭证项目 日期 04/06 帐目 简称 金额 001 300000 Stock 75- 002 300000 Stock 400- 003 400000 Consumption 475-,物 料 移 动 的 物 料 和 会 计 凭 证 是 同 时 创 建 的。,收货的效力,库存值 +100 数量 +50 估价,物料主数据

9、,采购流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,发票校验,什么是发票校验,在物料管理中，采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。 但是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送到其它部门了。因此， 发票校验在物料管理和外部或内部帐目之间建立了一个链接。 当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物料接收中提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数据提示用户。 如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定付款发票。 发票过

10、帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。,发票校验,采购订单,主数据,发票校验的环境,采购订单,发票校验的种类,or,or,基于采购订单的发票校验,采购订单 NO. 4500012345,按采购定单存取,选择屏幕,采购定单 x 4500012345 100,基于收货凭证的发票校验,校验：收货凭证NO 50194333,收货凭证过帐 NO 50194333,物 料 接 收,查找收货凭证,发票差额,差额过帐： 发票凭证号 5100012345,冻结付款,发票差额：例子,数 量,价 格,时 间,数量差额,采购订单 100件 RMB10/件,价格差额

11、,采购订单 100件 RMB1.3/件,价格控制,付款条款,订单文件头 送货条款和付款条款 5天内付款 -3 % 15天内付款 -1.5% 超过15天付款 0%,付款控制 付款条款 days % days % days net,运输成本,运 输 成 本,计划内,计划外,发票允许差额范围,采购订单 RMB 100,冻结,冻结,记帐过帐,采购订单 50件 2.00UNI/件 相应订单的物料接收50件 发票 50件 2.00UNI/件,库存帐目 物料接受/发票校验科目 供应商,物料接收 100 + 100 -,发票 100 + 100 -,发票校验的效力,物料主数据 平均移动价格 价值,采购订单历史

12、 物料接收 预付订金 发票,凭证编号51000123 100- 物料接收/发票校验 100+,在其 将各 一项 张目 发将 票会 过发 帐送 时到 ，相 将应 会的 创科 建目 一 。 个 凭 证 。,价 格 差 异,合同与框架协议,框架协议,什么是框架协议?,框架协议是一个SAP术语，它用于描述与供应商之间的长期采购行为。 框架协议的两种类型: 合同: 没有指定送货的时间和每一次送货的数量。合同仍然需要使用采购订单从供应商处购买货物 计划协议: 已经具体确定每一次送货的时间和数量.,采购框架协议,协议有效期,物料 数量 价格 收货时间 (小时，天， 周，月),送货 计划,批准订单,批准订单是

13、一种参考合同的采购订单 批准订单复制合同上的所有数据到其订单 随着批准订单的产生，合同也随之更改(数量上或总值上),送货计划,对于基于计划协议的采购，我们不会给供应商采购订单或批准订单，供应商只会收到送货计划。送货计划的每一行代表指定的送货要求，它包括： 送货数量 送货时间,计划协议的好处,减少纸面工作: 一个送货计划可以代替许多订单。 减少库存: 确定的送货时间和数量，提高仓库的管理 减少供应商生产/送货时间,送货计划,大宗订单,大宗采购订单,采购订单 有效期为 2000年1月至2000年12月,发票 1998.23 CCtr 1 8，000.00 CCtr 5 1，000.00 CCtr

14、3 1，000.00 10，000.00,发票 1998.11.9 CCtr 2 4，000.00 4，000.00,系 统 内,系 统 外,货源,采购流程,SAP 物料管理,确定采购需求,货源确定,选择供应商,采购定单处理,采购定单跟踪,收获/库存管理,发票校验,货源,货源清单 配额协议 合同 总量合同 总值合同 计划协议 采购信息记录,货源清单,货源清单对采购 提供决策支持,货源清单包括： 有效期 供应某一物料的所有供应商 对于某一物料优先选择的供应商 已经被冻结的供应商,货源清单,货源清单通过以下方式得到更新： 手动维护 框架协议 采购信息记录,货源清单对采购 提供决策支持,配额管理,配

15、额管理,Vendor A,Vendor B,40 %,60 %,配额管理例子,采购信息记录,采购信息记录,记录物料与供应商的关系,货源分析,价格比较,手动维护,采购订单,框架协议,询价/报价,采购信息记录,历史采购订单 条件 计量单位 文本 价格,历史价格,供应商条款,采购信息记录,采购信息记录对于物料与供应商之间的关系，提供持续更新的信息 它会记录如：订单单位，价格，价格变化，历史采购数据等信息 采购信息记录的更新可选择自动或手动方式,自动订单管理,采购订单自动生成 1-MRP原理,相关需求,预留,生产定单,仓库,计划定单,MRP,转换,销售定单,计划独立 需求,采购订单自动生成 1-MRP

16、原理, 在运行MRP时，根据物料的类型确定是对外采购还是内部生产。 相关需求的传递是以生成BOM的结构为基础，向下展开。 MRP视图定义的各种参数（批量策略、策略组)来确定该物料的采 购细节（生产细节）,采购订单自动生成 2对数据的要求, 为采购类型的物料 给物料维护了采购视图，并且视图中确定了该物料能够自 动采购。 该物料已经存在货源清单，以及这些货源的信息纪录 如果希望该物料的采购申请能够根据配额协议分割给相应 的供应商，则还需要维护配额协议并且定义该配额协议能够在运行MRP时生效 维护了生产BOM。,采购订单自动生成 3步骤, 制定成品的计划独立需求（或者销售订单） 运行MRP 生成物料

17、的计划订单（也可以在运行MRP时选择采购物料直接生成采购申请） 在生成采购申请时，系统根据该物料的配额协议，信息纪录等信息确定分配的供应商 根据该物料的需求日期以及采购提前期（在信息记录中确定），决定该物料的批准日期。 该物料的批量策略（以及配额的批量）确定采购申请的批量 对已到达批准日期的采购申请集中批准（如果已经设定需要批准） 对批准的采购申请集中转订单。根据供应商合并采购申请生成采购订单。,采购订单自动生成 4采购时间的确定,采购订单自动生成5 适用条件及意义, 对于大型制造行业，每天需要采购大量的物料 供应商体系完整，配额确定 价格在一定周期内固定，而不是每次采购要重新确定价格 能够节省大量的人力物力。 提高工作效率数倍 采购人员的工作重心由下采购订单转为优化供应商体系。 采购订单的下达周期缩短。优化的企业的供应链,问题解答,