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1、第七章 固定资产管理系统,学习目标 系统学习固定资产系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。 学习要求： 掌握：建立固定资产账套，进行基础设置及录入原始卡片的方法；固定资产增减变动的处理方法，计提折旧和制单的方法。 了解：对账、结账及账表查询的方法。总账工具的使用方法。,思 考 题,1.固定资产卡片管理的内容有哪些？ 2.固定资产发生增减变动时应如何进行处理？ 3.如何利用固定资产管理系统计提折旧？ 4.哪些情况需要制作记账凭证？ 5. 如何进行对账与结账处理？,固定资产管理系统初始化,7.1,固定资产，是指企业使用年限超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具以及其他与生产、
2、经营有关的设备、器具、工具等。它们具有使用年限长、单位价值高、并且在使用过程中保持原有实物形态不变、用于生产经营活动而不是用于出售的特点。,根据现行会计制度规定，企业有权制定适合于本企业的固定资产目录、分类方法、每类或每项固定资产的折旧年限、折旧方法。企业的固定资产种类多、规格型号复杂，管理难度非常大，若疏于对固定资产的管理，将会造成固定资产账实不符，账目混乱，严重的还将导致固定资产的流失；若对固定资产实施严格、细致的管理，又将大大增加财务人员的工作量。 因此采用固定资产核算系统是加强固定资产管理的必然选择。,一、系统基本功能,(一)系统初始设置 初始设置是每个业务系统都应该具备的基本功能，与
3、其他子系统相比，固定资产管理系统的初始设置相对比较简单，主要内容有以下几个方面： 1.资产类别设置，系统可以允许用户自定义资产分类编码和资产类别，同时可以定义该类别级次的使用年限、净残值率等。,2.部门设置以及部门对应折旧科目设置，系统可以进行部门定义，也可以直接共享总账系统的部门定义方案；可以事先确定每个部门计提折旧时应借的会计科目。,3.常用的固定资产增加及减少方式的设置和使用状况设置，通过增减方式设置可为每种方式指定账务处理时的对方入账科目(增加方式的“贷方”科目、减少方式的“借方”科目)，并且可追加新的增减方式；“使用状况”设置可允许用户自定义使用状况，为了方便用户使用，系统预置了多种
4、使用状况。,4.折旧方法的设置，系统预置了多种折旧方法，通过“折旧方法”设置，可以实现计提折旧的自动化。系统还可以追加新的折旧方法(包括折旧公式定义)。除此之外，系统还提供了整套账不提折旧的功能，并提供专用卡片模板，以适应行政事业单位固定资产管理的需要。,(二)与账务系统接口的功能,由本系统编制产生的凭证可以及时传输到财务系统进行记账处理，凭证的编制可以采用单独制单方式，也可以采用批量制单方式，都是由计算机自动编制凭证，可以对这些凭证进行修改或删除。另外，为确保有关业务数据的一致性，系统还提供了固定资产系统与账务系统之间的对账功能。,(三)折旧计算,在固定资产管理系统中，可定义整套账不提折旧功
5、能，也可以自定义折旧分配周期，以适应不同行业的需要。系统可根据资产的折旧方法自动计提折旧，生成折旧分配表，并按分配表自动编制记账凭证。折旧分配表灵活全面，包括部门折旧分配表和类别折旧分配表，各表增加按辅助核算项目汇总的内容。对于原值、累计折旧、使用年限、净残值和净残值率、折旧方法等项目的变动对折旧计提的影响，系统可自动更改折旧计算。,(四)固定资产卡片及其变动处理,固定资产卡片是固定资产管理中的一种重要的原始凭证，为此系统提供了卡片项目自定义功能，并提供了定义自定义项目与其他项目之间的数据关系的功能，以及按自定义项目进行模糊查询的功能。 为了满足不同企业制定适合自己的特定样式的需要，系统可按类
6、别来定义具体的卡片样式。,卡片自定义功能支持资产附属设备和辅助信息的管理，提供了原值变动表、停用、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表。 建立该系统前所有关于固定资产的一些资料可通过原始卡片录入功能输入到系统中，因用户失误输入的卡片数据在当月月末结账前可无痕迹删除。 系统还可以为卡片的各种变动生成变动单，可同时批量显示或以卡片为单位显示。,卡片综合查询时提供模糊查询，可保存条件查询的结果，生成自定义查询表。 查看卡片时，可同时看其历史状态和变动清单，非常清晰方便。系统支持固定资产的评估，主要是批量完成评估发生的原值、累计折旧、使用年限、净残值率变动的录入，同时生成评估变动表。固定资
7、产编号可自定义其结构及长度。系统还为资产减少提供输入清理信息功能，同时为误减少的资产提供恢复功能。,二、建立固定资产账套,建立固定资产子账套是根据企业的具体情况，在已经建立会计核算账套的基础上建立一个适合企业实际需要的固定资产子账套的过程。建立固定资产子账套需要设置的内容主要包括：约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口和完成设置六部分。,示例7-1：,对科达公司固定资产系统进行初始化设置。 2006年1月启用，业务控制参数如下：按平均年限法计提折旧，折旧分配周期为1个月，当(月初已计提月份=可使用月份-1)时，要求将剩余折旧全部提足。 类别编码方式为2112，固定资产编码方式：按“
8、部门编码+类别编码+序号”自动编码，卡片序号长度为5；要求与账务系统进行对账，固定资产对账科目：1501固定资产，累计折旧对账科目：1502累计折旧，在对账不平情况下不允许月末结账。,操作步骤：,1.以科达公司账套主管身份登录企业门户，选择“基础信息/基本信息/系统启用”，进入系统启用界面，在固定资产系统所在行的方框中打“”，并选择启用日期“2006-01-01”，系统提示：“确实要启用当前系统吗？”，点击是完成固定资产系统启用，如图所示。,2.在企业门户的财务会计中点击进入固定资产系统，确认系统提示后进入约定及说明界面，如图所示。,3.点击下一步按钮，进入启用月份界面，确定启用月份，因为已经
9、在系统启用功能中确定为2006年1月份启用，可直接点击下一步，进入折旧信息界面，如图所示。,4.进行相应选择后点击下一步，进入编码方式界面。,5.在编码方式界面，在“固定资产编码方式”一栏点选“自动编号”，采用“部门编号+类别编号+序号”，序号长度调整为“5”。点击下一步，进入“账务接口”界面，如图所示。,6.在账务接口界面，在“对账科目”栏，参照总账系统的科目设置，分别选择“1501 固定资产”、“1502 累计折旧”，并将“对账不平情况下允许固定资产月末结账”前复选框中的“”去掉，点击下一步，进入完成界面，如图所示。,7.系统将初始化结果进行汇总，核对后点击完成按钮，系统提示“已经完成了新
10、账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息正确度保存对新账套的所有设置？”，单击是，系统提示：“已成功初始化本固定资产账套！”，点击确定按钮后进入固定资产管理系统主界面。,选项说明：,1“本账套计提折旧”选项。如果选用的是行政、事业单位应用方案，按照制度规定，单位的所有资产均不计提折旧，因此该选项应置空，表示本账套不提折旧，并且在该账套内所有与折旧相关的功能将不能被使用；如果选用的是企业应用方案，该选项应打“”以表示要使用计提折旧功能。,2“主要折旧方法”选项。这是一个下拉框，系统提供了6种折旧方法供选择，系统默认的是“平均年限法(一)”，被选中的折旧方法将成为今后具体某项固定资产折旧方法定义时
11、的默认值。,3“折旧汇总分配周期”选项。企业在计提折旧时，实际上不一定每月计提一次，如保险业就是每3个月才计提和汇总分配一次折旧。考虑到这种情况，固定资产管理系统在此提供了1、2、3、4、6、12共6种分配周期以供用户根据实际情况选择。对于1个月以上的周期，折旧计提仍按每期进行，只是折旧费用的汇总分配将按照设定的周期进行，把该周期内所计提的折旧费用进行汇总分配。,4.“与账务系统进行对账”选项。选择此项则表示需要将固定资产系统内所有资产的原值、累折折旧和账务系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额进行核对，因此，此项被选中后，还需指定具体的对账科目。,5.“对账不平情况下允许固定资产月末结账”
12、选项。将此项打“”意味着允许两个系统之间存在时间差异，否则意味着将执行严格的平衡控制原则，两个系统若有差异，固定资产月末结账将无法进行。,二、基础设置,(一)资产类别设置 固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产的管理，及时准确进行固定资产核算，就必须科学地搞好固定资产分类，为核算和统计管理提供依据。,各单位应该根据各自的实际情况，对固定资产作出合理的分类。如高校固定资产的分类就必须按照国家教育部高等教育司编写的高等学校固定资产分类及编码进行分类。对于自制的仪器设备或其它资产，按照资产的自然属性归类，确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。不能自行增加新的分类号，若目录中没有，则在二级编码以
13、下填“00”。,示例7-2：,增设资产类别“运输设备”，使用年限10年，净残值率5%，使用年限平均法(一)正常计提折旧。 操作要点： 在目录区树型列表中选择“设置/资产类别”，进入资产类别设置界面。点击工具栏的“增加”按钮，类别编码栏由系统自动编号，输入类别名称“运输设备”，使用年限“10”，净残值率“5”，其他栏目按默认值，点击保存按钮完成资产类别增加操作，如图所示。,(二)设置部门对应折旧科目,分配折旧费用时，不同部门的折旧费用在不同的费用账上列支，为了实现折旧费用分配凭证的自动化编制，我们需要事先确定每个部门折旧费用的列支渠道。,示例7-3：,将管理部门的对应折旧科目设置为“管理费用折旧
14、费”，将生产车间的对应折旧科目设置为“制造费用折旧费”。,操作要点：,在目录区树型列表中选择“设置/部门对应折旧科目”，进入部门编码表界面，在左边部门编码目录中选择要要设置对应折旧科目的部门；单击工具栏修改按钮，或在右键菜单中选择“修改(E)”，在数据编辑区输入折旧科目编码或点击参照图标参照选择“管理费用-折旧费”或“制造费用-折旧费”；直接按回车键或单击工具栏保存按钮保存修改内容，如图所示。,(三)增减方式设置,增减方式包括增加方式和减少方式两类。系统预设的增加方式主要有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。预设的减少方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁
15、损、融资租出等。如果系统提供的增减方式不能满足本企业的需要，可自定义增减方式。,操作要点：,在目录区树型列表中选择“设置/增减方式”，进入增减方式设置窗口，在增减方式目录表中选择要新增增减少方式的目录，点击增加按钮，显示该类别“单张视图”；在编辑区输入增减方式名称和对应入账科目。,设置的对应入账科目是为了在生成凭证时使用，例如，以购入方式增加资产时该科目可设置为“银行存款”，投资者投入时该科目可设置为“实收资本”，该科目将缺省在贷方；资产减少时，该科目可设置为“固定资产清理”，将缺省在借方。为原有增减方式设置对应入账科目时，可从增减方式目录中选中要修改的方式，单击修改按钮，修改该方式对应入账科
16、目，单击保存保存修改内容，如图所示。,(四)卡片项目定义,卡片项目是固定资产卡片上用来记录固定资产详细资料的栏目，如原值、净残值、资产名称等，它们是最基本的卡片项目。 实际工作中每个企事业单位都会有自己特定的卡片格式，因此各个单位固定资产卡片上记载的项目不尽相同。,固定资产管理系统提供了允许用户增加卡片项目的功能。固定资产系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足企业对资产特殊管理的需要，可以通过卡片项目定义来定义自定义项目，这两部分构成卡片项目目录，操作界面如图6-10所示。,(五)使用状况设置,从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计
17、算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。系统预置了三类使用状况：使用中、未使用、不需用，如图6-11所示。 如需新增使用状况，可在使用状况目录表中选择使用状况，点击增加按钮，显示该类别“单张视图”；在编辑区输入上级名称、使用状况名称；根据使用状况和本单位实际情况判断该资产“是否计提折旧”；单击保存即可。,(六)折旧方法设置,折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的五种方法：不提折旧、平均年限法(一和二)、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。另外如果这几种方法不能满足企业的使用需要，系统提供了
18、折旧方法的自定义功能，用户可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。,(七)录入原始卡片,原始卡片是指卡片记录的资产开始使用日期的月份大于其录入系统的月份，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。企业在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。,示例6-4：,2006年1月1日录入2001年12月1日购入的保险柜20000元，预计使用年限为20年，由财务部使用，净残值率5%，已计提折旧3840元。,操作步骤：,1.在目录区树型列表中选择“卡片/录入原始卡片”，显示资产类别参照界面，如图6-12所示，从中选择要录入的卡片所属的资产类别“办公设备”。如果资产类别
19、较多时可以使用系统提供的查询方式查找。,2.双击选中的资产类别或点击确定按钮，显示固定资产卡片录入界面，根据资料录入或参照选择各项目的内容，如图所示。单击保存按钮后，系统提示卡片已成功保存，并显示空白卡片供继续录入。,2.双击选中的资产类别或点击确定按钮，显示固定资产卡片录入界面，根据资料录入或参照选择各项目的内容，如图所示。单击保存按钮后，系统提示卡片已成功保存，并显示空白卡片供继续录入。,友情提示：,1.与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。 2.其它页签录入的内容只是为管理卡片设置，不参与
20、计算。并且除附属设备外，其它内容在录入月结账后除“备注”外不能修改和输入，由系统自动生成。,3.原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。 4.已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。,2.固定资产增减变动业务发生后，应将相应的单据输入固定资产系统，以更新系统的数据。,3.根据每月初的固定资产卡片文件，计提各类固定资产折旧，生成新的固定资产折旧文件；根据新的固定资产折旧文件生成折旧费用分配的记账凭证，并将其自动转入账务处理系统。 4.月末根据各类文件数据生成固定资产增减变动情况表、固定资产分类统计表和固定资产折旧表等报表文件。,