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1、项目十六 信息管理与服务,学习目标,案例导入,请阅读教材,1.秘书钟青青信息工作哪里有哪些失误？ 2.秘书钟青青要如何做才能圆满地完成任务呢？,任务一、收集信息,一、任务描述,明明公司是一家生产化妆品的公司，由于第一季度西北区陷入一场官司中，影响了产品在西北省份的销售，进而影响了公司全年的销售业绩，公司为了实现全年的总体目标，增加了华南区的销售任务指标，林响所在的广州分销处也相应增加了20%的任务。为如期完成销售任务，经理决定开发大学生这个市场，经理把收集资料的任务交给林响来完成,理论知识积累,秘书要以服务公司的各项工作为目标，确定收集信息的范围，按照工作活动的需要有针对性地收集原始数据信息。
2、坚持调查研究，及时、准确地从大量信息中选取真实、适用、有价值的信息，为工作活动提供可靠的信息支持,理论知识积累,实训一、制定信息收集规划,实训指导,实训指导,案例分析,http:/ 秘书要为老总出行做准备，在网上搜索火车时刻、飞机时刻表有哪些网站？ 除了利用网络，你还可以用什么途径获取其他城市地图、宾馆相关资料？,上司下周要到上海出差，参加全国的医药产品展销会，吩咐秘书张鸣查询一下火车时刻表、当地的宾馆情况、上海市的地图以及参加展销的企业。张鸣打开电脑，进入中国铁路网，马上查询到了去上海的车次，并在网上预定了车票，他打开图行天下网，下载了上海的电子地图，进入上海酒店网，为上司预定了宾馆，最后通
3、过百度搜索到了参展企业的详细资料，为老总的出差检索到了详尽的资料。得到了上司的赞赏, 秘书要为老总出行做准备，在网上搜索火车时刻、飞机时刻表有哪些网站？ 除了利用网络，你还可以用什么途径获取其他城市地图、宾馆相关资料？,任务二 处理信息,一、任务描述,秘书钟青青平明非常注意积累客户资料，时间一长，她的抽屉里面已经是堆积如山，各种表格、文件、材料、广告、参考书、宣传单、手册、计划塞满了几个抽屉。一天市场部经理找到钟青青，要她找一份某深圳的客户资料，她找了几个抽屉都没有找到，急得不知如何是好，经理对钟青青说：“你平时注意信息的收集，这是很好的，但是要注意信息的筛选，有价值的信息才保存下来，没有保存
4、价值的信息就要处理掉。”钟青青认为经理说得有道理，于是开始着手对抽屉里信息材料进行整理和分类。可是当她把抽屉里的材料全拿出来后，却傻了眼，因为材料太多了，她觉得这个有用，那个也不能丢，不知道如何是好。,请问：钟青青应该如何处理信息呢？,理论知识积累,（一）信息整理的工作程序,筛选,分类,校核,理论知识积累,（二）信息存储工作程序,登记与编码,排列,保管, 顺序编码法 分组编码法,今天钟青青收集了如下信息,今天钟青青收集了如下信息,实训任务：整理及存储信息,实训指导,1.阅读完所有信息，了解信息的总体情况,从信息的来源、标题、正文等方面来判断信息的重要程度、价值大小以及信息内容的完整性和准确性，
5、留下有借鉴作用和参考作用的信息。,实训指导,五、拓展训练,根据下表中的招聘信息，整理出近几年来秘书行业的发展趋势及社会对秘书提出了哪些新要求。,任务三 汇报信息,四、理论知识积累,知识积累,（二）信息的传递,一、任务描述,公司新招聘了一位文员王倩，与钟青青在同一个办公室里工作。最近公司要开拓海外市场，上司需要大量有关海外市场的信息资料。钟青青负责收集、加工信息，王倩负责将信息传递出去。 王倩工作很卖力，只要钟青青的资料一出来，不管整理没整理，她就一摞儿赶忙送到经理那儿。前几天还没什么事，可今天，经理火气大了，对着王倩大吼，说她不会办事。王倩不知哪里出了错，赶忙来找钟青青。,钟青青耐心地给她讲解
6、，传递信息一定要符合上司的工作需要，形式最好多样化，还要保证信息传递过程的保密。具体地要做到以下几点： 1.口头汇报信息要简明扼要，让上司了解信息资料的概要。 2.书面汇报信息，让上司掌握信息资料详细的内容。 3.还要懂得将信息通过电子邮件的形式发给公司相关部门。 4.汇报信息时还要注意保密。,二、实训任务：汇报信息,实训指导,反思与总结,五、拓展训练,小刚是某公司总裁秘书。一次他向总裁汇报说:“关于上海分公司召开营销工作会议的事,我在给您的报告里已作了简要说明。重点有两个方面:一是我公司的新产品展示会将在上海和杭州两地举行;二是初步决定由天地广告公司负责新产品电视广告的制作,所需经费请他们先提出预算,他们已经同意。关于举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等问题,我已在报告中说明,请您指示。,1.小刚这样汇报工作恰当吗？2.汇报工作时应注意些什么？,祝学习愉快！,