重大建设项目档案验收工作培训.ppt

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1、三体系审核讲座 公司办 杨立英,第一章 审核相关知识概论 第二章 审核的策划和准备 第三章 审核活动的具体实施 第四章 三体系审核要点与思路 案 例- 顾客信息反馈审核交流,公司办公室 2010年5月21日,重大建设项目 档案验收工作培训,国家发改委档案管理培训专用,课 件 -1-,档案是企业生存和发展的核心资源之一，它记录历史，见证过程，支撑管理、保障运行，尤其建设项目档案，既是工程项目建设过程及建成结果的真实记录，也是项目投产后运行、维修、管理、技改、大中修等工作的重要依据。 邢钢2009年度馆藏*卷，全年档案利用率1249人次、9908卷-16935件，其中科技档案-项目基建、设备利用率

2、占80%左右。,建设项目档案的重要性,培 训,目的,本课件1-培训要点,1、关于重大建设项目档案验 收相关法规及规定 2、重大建设项目档案工作的 特点和方法 3、重大建设项目档案专项验收工 作的准备与开展-迎验？,第一章：关于重大建设项目档案验收的规定,1-基本建设项目档案资料管理暂行规定 （国档发19884号） 2-城市建设档案归属与流向暂行办法 档发字199720号-建设项目档006-2号 3- 国家电子政务工程建设项目档案管理暂 行办法（档发2008号,一、重大建设项目档案验收办法 出台背景：为强化项目的监管. 国家发改委：应加强建设项目的档案管理，将档案验收办法作为国务院关于投资体制改

3、革的决定的配套文件与国家档案局联合印发。 档案专项验收-是项目竣工验收的必备条件。 档案验收办法将档案验收作为专项验收的重要组成部分，纳入了建设项目的竣工验收程序，明确规定-必须要经过档案验收，才能进行或通过项目竣工验收。,档案验收办法明确了： 验收主体； - 三方会审 验收工作内容及程序； - 三方面 依据的主要标准和要求； - DA.T28 对档案验收工作进行了全面规范。 目前全国的执行情况： 各地转发文件，结合实际提出-要求； 引起了有关部门和建设单位的-重视； 各级档案部门规范地开展 -档案验收工作； 为加强项目监管和提高项目建设管理水平，提供了有效支撑。,二、目前国家项目档案管理-

4、中存在的共性问题 1.档案部门对项目信息掌握不及时、不全面，所应事先制定的有关标准和要求不细致不全面，影响了全程监督指导；- 空白 2.一些地方、一些项目，如城市规划区内的项目，企业内建设项目-混淆了档案专项验收与项目竣工验收之间的关系好多项目不归档就进行了结算，对事后项目维护带来麻烦 举例：2002年05结算2010年,三、国家项目档案相关标准 1 国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范DA/T28-2002 2 科技档案案卷构成的一般要求 GB/T118222000 3 建设工程文件归档整理规范 GB/T503282001 -最新,国家重大建设项目文件归档要求与档 案整理规范DA/T

5、 282002 基本内容： 第 1部分：范围 第 2部分：规范性引用文件 第 3部分：术语和定义 第 4部分：总则 第 5部分：项目文件的收集 第 6部分：项目竣工文件的编制 第 7部分：项目文件的整理与归档 第 8部分：项目档案的整理与移交 附录 A ：归档范围 -解释标准DA/T 28,四、制订标准DA/T28的背景、目的 在市场经济条件下，加强建设项目档案工作 指导建设单位、参建单位，实现项目档案的规范化管理。- 事后维护、检修、运行依据. 制定-项目档案验收的依据。 DA/T28 -是针对建设项目制定的档案管理标准。突出项目档案工作的特点，面向工程管理人员、技术人员、档案人员。,第1部

6、分：范围 适用范围广泛： 名称叫“国家重大”，但不限于国家重大项目，其他类建设项目均可执行或参照。如三峡工程、南水北调工程、城建、新、改、扩等项目建设。 第2部分：引用的规范性文件 GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法 档发字199720号城市建设档案归属与流向暂行办法,第3部分：术语和定义 给出了13个术语。-见附录ADA.T28-2002 第4部分： 总则 参建单位各司其职，相互协调。 发挥合同的约束作用。 确保项目档案完整、准确、系统。 归档范围不等于分类方案 归档文件名称不限于附录 A.,第5部分：项目文件的收集 项目文件的归档范围和保管期限见附录A 。 采用“三结合”制定具

7、体项目的文件归档范围: 各单位结合附录A，结合行业规定，结合具体项目实际。 第6部分：项目竣工文件的编制 竣工图编制的基本要求源于：编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 主要分为以下几种情况：竣工图的编制主体- 竣工图由施工单位编制，逐级审核、盖章、签字（监理要逐张审核签字），建设单位组织三方会审（施工+监理+建设单位对准确性把关），档案部门参与对档案的规范性把关开具合格证。,第7部分：项目文件的整理与归档 编文件页号（排序定位）-1 编卷内目录 -2 编备考表（说明情况） -3 编案卷封面、脊背 -4 编档号 -5 编案卷目录 -6 数码照片的整理 （新增）-7,编目工作的一般程序-七步,关

8、于数码照片的整理新增加 1、分类、编号、建立文件夹、编目。 编号：给照片文件重命名，形成照片号。 编目：要拟写反映照片内容要素的照片题名。 2、刻录光盘： 包括 -施工+监理+建设单位 用只写光盘刻2套以上；刻录内容包括照片文件夹；目录；光盘说明-盘号、题名、起止、保期、软件设备. 3、永久照片要-冲洗出纸质照片永久保存。 4、录音、录像的整理- 一般按问题（内容、事由）进行分类。 每盘的外套上要有标签，注明内容、主要人物、形成日期、片长、编号、型号和保管期限及对应的文字材料等，并填目录。,第8部分 项目档案的整理与移交 档案的分类编号：合理性、唯一性、可扩充性。 DA/T28 对项目档案分类

9、只提出原则性要求，不作具体规定（因不同行业、项目差异性大）。 各参建单位按建设单位统一的分类，填写临时档号。-最终编号由档案馆编制填写。 -邢钢4月份出台了各类项目分类编码规则及归档范围。 其中： 4-文书，5-产品，6-科研，7-基建，8-设备、11-声像、12-实物等。 见附件2-编码举例。 移交的时间、手续竣工验收3个月内、手续齐全。,第二章：重大建设项目档案工作的特点方法,1-项目档案与项目管理关系 A 档案质量是项目质量的重要组成部分，档案管理水平反映项目建设管理水平，一流的工程要有一流的档案工作。是项目建设+管理+后运行的重要基础和依据。 B-档案管理是项目管理中的薄弱环节。多重建

10、设，轻管理，重技术，轻档案。,项目档案作用 项目自身需求 记录历史，见证过程； 反映资产，维护权益； 支撑管理，保障运行； 储备知识，创新阶梯； 传承文明，资政育人。,2、国家法律、法规的要求外部监管的需要 档案管理规范，可以支撑监管，可以规范项目建设后期的管理。 档案验收-是项目验收的前提和依据。 是审计、稽查、后评价、责任终身制的依据 档案验收工作- 应当强化监管与档案验收办法的执行。 国家发改委：-应加强建设项目的档案管理，将档案验收办法作为国务院关于投资体制改革决定配套文件与国家档案局联合印发.,档案验收在竣工验收中具有一票否决权。 档案验收办法将档案验收作为专项验收的重要组成部分，纳

11、入建设项目的竣工验收程序，是竣工验收的必备条件，明确规定必须要经过档案验收才能进行或通过项目竣工验收。 项目部-关注！-2010年后项目！ 档案是企业生存发展的核心资源之一。 项目管理人员、技术人员应具有的档案观： 认识价值，规范建档，善于用档。,3、项目档案、项目档案管理特点： A 项目档案：专业性、成套性、现实性强。 B 项目档案管理难度 -BXG 4施工+2监理+6成员 宏观管理难（归档控制）微观管理难（实体管理） 4、国家项目档案常见问题邢钢历年也不例外 A-文件材料散失收集不全-如09年度归档率42.3%、内部0. B-归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严； C-档案内容不准确

12、、缺项，图物不符（变更、版本、数据；无效文件：缺原件、签字、盖章手续不完备）； D-档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清； E-忽视了非纸质文件（电子文件、影像、实物）-空白 F-移交单位档案的整理欠规范；,5、项目档案管理的基本原则 要坚持项目档案工作统一领导，集中管理。 采用先进的管理理念，建立项目文件和档案管理体系，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和及时规范。-邢钢今年出台了相关制度。 5.1 领导高度重视 领导重视：提出要求，明确职责，配置工作资源，研究解决实际问题 。纳入领导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入部门职责和人员责任制。 以不锈钢项目为起点档案人员开始介入项

13、目工作。 5.2 全员参与建档 要求建设单位及参建单位相关管理人员、技术人员应了解档案工作的要求，遵守规定、标准、合同要求，做好各自职责范围的项目文件归档和部门立卷工作。 项目管理相关人员应熟悉相关专业和项目管理知识-培训？,5.3 加强过程监管工作 将档案管理的要求与措施，贯彻于项目建设的全过程，并与之同步实施。 全过程管理模式以项目部为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案管理部门、项目部监督指导、及项目建设、设计、施工、监理单位全方位的参与下，实施“事前介入、事中控制、事后审核、验收把关”的管理模式，确保项目档案完整、准确、系统、安全和及时和规范” -12字内涵：

14、完整-将项目建设全过程中有保存价值的文件材料、各种载体全部归档，确保材料齐全。,准确：内容反映项目竣工时的真实情况和建设过程，图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠。 系统：按项目的形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规范，便 于查找利用。 安全：一是指档案实体的安全；二是指档案信息的安全。 及时：收集积累、归档、移交均要按时。 规范：各种载体的文件材料的形成和整编，要 符合标准规范要求。,6.项目档案管理工作的要求与思路,6.1 上级主管单位履行职责，强化监管 a、加强宏观管控 进行检查、指导、验收是项目建设单位及各级档案管理部门履行监管职责的重要内容。 b、全程跟踪

15、1）掌握项目信息，做好安排部署，尽早介入； 2）及时进行现场检查指导，做好宣传推动工作，指导制定项目档案管理的制度、规范，开展业务培训，帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能。 3）项目单位要组织好档案归档前的验收工作。,6.2 建设单位，全面负责 a、健全体制，履行职责 强化组织保障，决策层-统筹安排；执行层-建 立工作网络和协调机制。 b、牵头抓总 负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方。 同时充分发挥-监理的作用。 1）按照建设单位要求，做好-自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作；邢钢原来-空白，只交施工、监理而且不全（42%）。 2）对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关。统

16、一各施工单位表单（标准 03-10），按照监理规程、控制节点进行审核，发现问题及时整改。,6.3 前端控制，同步实施 1）掌握文件形成规律，提前采取措施，避免被动。-DAG 2）纳入项目管理流程，与程序捆绑，实行节点控制-TZB 6.4 建章立制 （覆盖要全，职责要明确，要求要具体，控制和考核措施要有力度）不归档、延期、不整改-依法治档） 分类编号方案 归档范围和保管期限 部门、岗位职责与考核制度 档案验收 移 交办法 图纸收发管理办法 竣工文件编制和档案整编要求 邢钢 2010年4月出台修订了相关三项制度-内网 1）分类编码细则及归档范围管理细则 - 新增 2）项目档案整理、归档与验收管理细

17、则 - 新增 3）档案管理制度 -重新修改,6.5 建设单位应当纳入合同管理 充分发挥合同的作用。档案人员参与起草招标文件有关条款、合同谈判；文档条款详尽，要求明确；罚则中明确占质量保证金的比例，档案部门参与合同支付、控制。 合同条款可以高于标准、规范。 与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，都应当设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体文件的整编归档内容、各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容，监理合同增加对设计、施工单位归档文件审核责任- -投资部签署合-同时必须关注 ! -邢钢项目建设档案齐全与否合同、验收？,6.6 实施文件档案一体化管理 向前延伸管理，

18、使文件与档案管理之间形成完整的管理链条。 建立项目所有文件材料统一的收发端口，建立所有参建单位统一的文件、档案编码体系，统一模版，将文件管理与档案管理有机地结合起来，对文件材料实施全方位一体化管理。 6.7 信息化管理 利用信息技术，实现由单机到网络，由条目到全文，由独立的档案管理系统到与其它信息系统的连接 ，实现文档一体的全程管理提升工程档案管理信息化水平。 SEAS-网络n,档案管理系统与项目管理信息系统对接，或文件与档案管理融入项目管理系统。 项目管理系统与档案管理模块有机联系，无缝连接。使项目文件材料的收集、积累、归档、移交与项目建设进度同步。 实现对项目档案材料收集的完整、准确、系统

19、、及时、的有效监控，实现文件、档案网上及时提供利用。,关于项目档案管理工作思路 1）加强宣传，提高意识 2）注重协调，强化制约 3）改进方式，提高效能 4）分级管理，分解任务 5）整合资源，借助外力 6）研究需求，做好服务 7）宏观微观，齐头并进 8）坚持原则，适度灵活 9）积极探索，善于借鉴,第三章：验收检查工作内容与准备,一、档案验收检查的内容及评分标准-国家项目,档案工作保障体系（20分） 应归档文件材料的质量与移交归档（70） 档案接收后的管理-10分,二、国家重大建设项目验收检查活动接待 -要成立专门档案管理室- 2.1 环境-档案部门应在验收组到来前,将工作环境进行必要的布置,以满

20、足接待的需要:可以座谈的场所；主要参观点；主要仪器设备；实物和工具。 2.2 岗位-接待岗位应有主次, 主次配合,及时补台。1）档案主管明确，掌握整体情况；2）业务分管人员对所分管的业务内容熟悉，解答问题和演示工作状况无误； 3）库房、机房、设备管理人员提前等待检查,演示工作熟练。,2.3 路线-检查线路应事先合理设计，一 般是： 集中介绍- 库房设施- 验卷- 专门技术检查- 座谈 2.4 姿态-工作人员精神饱满，热情大方， 回答问题简明扼要，虚心听取专家意 见，及时记录。 -应审技巧,三、验收检查过程控制 3.1 介绍情况和工作场所浏览最好控制在10-20分钟之内，要求介绍语言简明,场所指示明确。 3.2 库房内的检查时间最好控制在30-40分钟之内。要求-主要检查点明确并引导主动,主答与辅答默契。若专家分散查看，应控制检查点不超过三个，且每个点必须有工作人员陪同解答演示。,3.3 档案设备、系统演示根据具体内容,选择最为简单的事例，需要事先准备好演示案例。如果专家随机提出演示要求，则根据具体情况灵活处理,把主要情况表示清楚即可。 3.4 对于提问，回答时应热情简要，需要解释的问题也应简单回答，言多必失。一般应事先对主要问题的回答要点做统一部署。当出现对同一个问题回答不一致的时候，尽量避免自己内部争论。 -专业验收技巧介绍.,热情 自信 沉着 灵活,谢 谢 各 位,