工作表的编辑作业.ppt

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1、4 工作表的编辑作业,复制单元格数据 搬移单元格资料 复制与搬移对公式的影响 选择性贴上一复制单元格属性 储存格的新增与删除 储存格的文字格式设定 数字数据的格式化 设定单元格的样式 日期和时间的格式设定 设定数据对齐方式、方向与自动换列功能 冻结拆分编辑窗口 数据有效性,4-1 复制单元格资料,当工作表中要重复使用相同的数据时，可将单元格的内容复制到要使用的目的位置，节省一一输入的时间。这一节我们要分别介绍利用工具钮及鼠标拉曳复制资料的操作步骤。,4-1-1 利用工具钮复制资料 先来说明用工具钮复制单元格数据的操作。如下所示范例，在这个范例中，一月份的总计已在G5单元格建立好了，公式为”=S

2、UM (C5：F5)”。由于各月份总计栏的计算方法都是一样的，因此我们要用复制、贴上的方法，将G5的公式复制到G9：Gll单元格，计算出四到六月的总计。,接着选取要贴上的区域G9：GII然后按下开始页次剪贴簿区的贴上钮将源数据贴上：,来源资料被虚线框包围,按下此钮,计算出四到六月份的总计,粘贴选项钮，后面会介绍,由于G5单元格的公式使用相对引用地址，因此复制到G9：Gll后，公式参照的位址会随着位置调整，所以G9、Gl0及Gll的公式分别如下：,数据复制到贴上区域后，源数据的虚线框仍然存在，所以可再选取其它要贴上的区域继续复制。若复制工作已完成，请按下 键或执行其它命令来取消虚线框。,4-1-

3、2 利用鼠标拉曳复制资料 我们也可以改用鼠标拉曳的方式来复制单元格数据。在执行移动单元格的过程中，按住Ctrl键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这就可以完成对单元格的复制操作。,4-1-3 插入复制的资料 如果贴上区域已有数据存在，我们直接将复制的数据贴上去，会盖掉贴上区域中原有的资料。想保留原有数据的话，可将单元格改以插入的方式复制。假设我们想将A4单元格复制到B4单元格，但又要保留B4原有的内容，可如下操作：,选取源数据单元格A4，然后按下Ctrl+C键复制来源资料。,选定目的单元格B4，切换到开始页次再如图操作：,选择此钮,选择此项,原有的资料富益投信会往下移一格，而A4单元格的数据

4、永胜科技会复制到B4单元格。,按Esc键即可取消虚线框,A4单元格的资料复制到B4,原来B4资料往下移,4-2 搬移单元格资料 搬移单元格数据，就是将数据移到另一个单元格放置，当数据放错单元格，或要调整位置时，皆可用搬移的方式来修正。这一节我们同样要介绍以工具钮、鼠标拉曳，以及插入搬移3种方法。,4-2-1 利用工具钮搬移资料 首先选取欲搬移的源数据A3：D3，然后切换到开始页次，按下剪贴簿区的剪下钮 ，剪下来源资料：,被剪下的资料 会出现虚线框,选取贴上区域A5，然后按下剪贴簿区的贴上钮，将源数据搬到选取的区域：,资料被搬下来了,4-2-2 利用鼠标拉曳搬移资料 用鼠标拉曳的方式同样也可以搬

5、移数据。接续上例，我们要将单元格A2：D2的资料搬到第6列：,选取单元格 A2：D2，并将 指标移到粗框 上（不要放在 填满控点上）,拉曳至A6单元格后放开鼠标,4-2-3 插入搬移资料 若粘贴区域已存有数据，为了避免原有的数据被覆盖掉，可改用插入的方式来贴上。请接续上例，假设”梁秀云”和”沈心慈”这两组数据的位置要对调，我们就用插入搬移数据的方式来修正：,选取欲搬移的范围A6:D6，然后按下Ctrl+Shift键剪下资料。接着选取贴上区域A5，然后由储存格区的插入钮选择贴上的方式：,资料已经插入A5:D5,而原来的资料、往下移。,4-3 复制与搬移对公式的影响,前两节我们谈了许多复制与搬移单

6、元格数据的技巧，当复制或搬移单纯的文字、数字数据时还算简单，但若是要搬移、复制含有公式的单元格，可就要格外当心了！这一节我们就来解析复制与搬移对公式的影响。,4-3-1 复制公式的注意事项 将公式复制到贴上区域后，Excel会自动将贴上区域的公式调整为该区域相关的相对地址，因此如果复制的公式仍然要参照到原来的单元格地址，该公式应该使用绝对地址。以下以范例进行说明：,B5单元格含有公式，用来计 算上面3个单元格的总和,将85复制到B6时，公式 变成从B6往上找3个储 存格来做加总,4-3-2 搬移公式的注意事项 若搬移的单元格资料跟公式有关，请特别注意下列几点： 假如搬移的是公式，则公式中的位址

7、不会随着粘贴区域的位址调整，所以公式仍然会参照到原来的单元格位址。,搬移前公式,搬移后公式,按下Ctrl+X键剪下资料，再到B6单元格,若公式参照到单元格范围，则仅搬移其中一倔储存格的话，其公式参照的储存格范围不变：,参照到B2：B4,参照的范围不变，而值改变了,将B3单元格搬到E3单元格,若将参照的范围整个搬移到别处，公式的参照会跟着调整到新地址：,公式变了，但值没变,将B2:B4移到E2:E4,如果公式参照到的单元格数据被移到其它单元格中，则公式会自动跟着调整到新地址：,搬移前公式内容,搬移后公式变了,将C3单元格搬移到E3单元格,储存格袒含有多种资料，例如用来建立公式的单元格，其内就含有

8、公式和计算的结果；而单元格也可以只包含单纯的文字或数字资料，逭些我们通称为储存格的属性。,4-4 选择性粘贴上一复制单元格属性,4-4-1 复制单元格属性 下面我们用实例来进行练习。假设要将D2单元格的公式及值属性，分别复制到E2及E3单元格： 先选取来源资料储存格D2，并切换到开始页次，按下剪贴簿区的复制按钮，这个动作会复制D2的所有属性。,这个单元格具有公式与值两个属性,选取E2储存格，然后按下粘贴钮， 即可看到数种储存格属性供你选择：,这些都是粘贴钮可以选择的单元格属性,从粘贴的下拉选单中选取公式 ，表示要粘贴公式属性：,公式复制过来了,值会重新计算,接着选取E3储存格，再次按下粘贴钮，

9、从选单中改选值 ，这次要贴上的是值这个属性：,只将值复制过来,4-4-2 由粘贴选项设定要帖上的单元格属性 将储存格的属性贴到目的储存格之后，目的储存格旁边舍出现粘贴选项钮 ，若按下此钮，可显示选单来改边所要粘贴的储存格属性：,点击此按钮,粘贴属性,4-5 单元格的新增与删除 有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打，需要在现有的资料周穿插放入这些资料时，就需要先在工作表中插入空白列、行或储存格，再到其中输入资料：若有空白的储存格，或用不到的内容，则可将之删除。,4-5-1 新增与删除整行、整列 新增列 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，或者选择“开

10、始”菜单里的插入按钮。,新增行 单击要插入位置后面的行标，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，或者选择“开始”菜单里的插入按钮。,删除行、列 在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。 或者选择“开始”菜单里的删除按钮。,4-5-1 新增与删除空白单元格 新增空白单元格 假设要在B2：D2插入3个空白单元格，则先选取要插入空白单元格的B2:D2,切换至“开始”菜单的单元格区域下的插入按钮，执行插入单元格命令。,删除空白单元格 选取要删除的单元格，比如B2：D2,切换至“开始”菜单的单元格区域下的删除按钮，执行删除单元格命令。,4-6 单元格的文字格式设

11、定 如果设定的封象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。,此区域用来设定文字格式,4-7 数字资料的格式化 工作表的敷字资料，也许是一笔金额、一倜数量或是银行利率等等，若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。，想必更能表达出它们的特性。,4-7-1 直接输入数字格式 储存格预设的数字格式精通用格式，表示用哪一种格式输入敷字，敷字就含以该种格式显示。如在Al储存格中输入”$123”：,以后就算在Al储存格中重新输入其他敷字，Excel也会以货币格式来显示。再次选取Al储存格，然后输入”45

12、67”（不要输入$符虢）：,4-7-2 以数值格式列示窗设定格式 例如想把“$4567”改成“$4567.00”，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。,选择此项,数据格式提供了多种设定数值格式的选项，具体可以自选择练习。,4-8 设定单元格的样式 如果觉得预设的一般样式太单调，可先选取要变换样式的单元格或范围，再切换到开始页次，在样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。,选择此按钮,也可以在此设定数字格式,选择喜欢的样式,4-9 日期和时间的格式设定 日期和时间也是属于数字资料，不过因为它们的格式比较特殊，可显示的格式也有多种变化，所

13、以我们特别独立一节来详细说明。,4-8-1 输入日期与时间 当你在储存格中输入日期或时间资料时，必须以Excel能接受的格式输入，才会被当成是日期或时间，否则会被当成文字资料。以下列举Excel所能接受的日期与时间格式：,4-8-2 更改日期与时间的显示方式 选中要更改日期格式的单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，进入数字选项。 如下图所示，选择要设定的日期格式。 更改时间的显示方式和更改日期的方法类似。,日期格式,4-8-3 计算两个日期间的天数 如果想知道两日期间的间隔天敷，或是两时间所间隔的时数，可以建立公式来计算。,间隔天数,4-8-3 计算数天后的日期,45天后的日期,4-

14、10 设定资料对齐方式、方向与自动换列功能,4-10-1 设定单元格资料的水平及垂直对齐方式 要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。,设定垂直的对齐方式,设定水平的对齐方式,4-10-2 设定文字的方向 储存格内的资料预设是横式走向，若字敷较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。 要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择 钮。 也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。,设定文字方向,4-10-3 让单元格的文字能自动换列 先选中单元格，切换到开始菜单，在

15、对齐方式区下选择自动换列 钮。,选择此按钮,4-11 冻结拆分窗口,当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。其方法如下： 要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。 要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。 点击菜单栏“视图” - “冻结拆分窗口” 当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，可以取消对行或列的锁定。,拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列： 指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。 当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。,

16、垂直滚动条拆分框,水平滚动条拆分框,4-12 数据有效性,利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。 数据有效性的设置方法如下： 选定要输入数据的区域，如F列。,选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。,通过数据有效性还可以设置下拉菜单 选定要设定下拉菜单的列。 选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。,数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。 数据有效性的出错信息 数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。,