工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范.ppt

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1、工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范,郑永仙,对工程文件归档要求,基本要求 工程文件最基本的质量要求是：工程文件应与工程实际相一致、工程文件整理应符合规范规定。,一、工程文件内容的质量要求,工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上，因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。 工程文件和图纸的内容、深度和签署都应满足有关规范要求，内容要真实、签署要齐全、深度要符合标准。 （一）内容真实 （二）签署齐全 （三）深度符合专业规定,二、文件材料的数量齐全、内容完整,构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全，而每一份文件的内容、

2、形式、规格均应完整。 工程文件种类、数量齐全 1）文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。 2）竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。 工程文件格式、内容完整 对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像（音）带（盘）均应检查其格式、内容是否完整。,三、工程档案系列化,工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。 （一）文件名称的规范化 工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质，尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。 （二）文件形式的标准化 各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等，均力争实现标准化，既能正确全面地表述其内容，又能简单明了，易于操作。

3、 （三）工程档案的系列化 工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。,工程文件材质的质量要求,一、纸质文件的材质要求,（一）纸张材料 纸质文件的材质应符合强度要求，宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。 （二）书写材料 1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。 2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。 3、计算机输出件视同原件。 4、传真件视同复印件。 5、竣工图纸一般采用蓝晒图（重氮盐图），视同原件。,（三）纸张规格 1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸：A4（297mm210mm）幅面。 2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。,二、胶片

4、、光盘、磁带的材质要求,记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质，对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。,三、模型、实物的材质要求,制作模型、实物的材料性质不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。,工程文件外观的质量要求,工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，这是对文件外观质量提出的应达到的标准。 一、字迹清楚 二、图样清晰 三、图表整洁 四、签字盖章手续完备,电子工程档案的要求,工程文件宜采用计算机进行整理，形成电子文件，电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。 电子工程文件的归档要求 电子工程文件形成后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件

5、向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。,（一）归档文件 归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。 （二）归档的补助文件 归档的补助文件是指元数据和背景信息。 （三）归档文件的性质 归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。 （四）归档时间 竣工验收后3个月内。 （五）归档份数 电子工程档案归档或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅。 （六）归档要求 电子工程档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。 电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。,工程档案立卷整理,组卷原

6、则： 遵循形成规律，保持有机联系。成套、系统，便于保管利用。,工程建设一般程序,工程准备阶段 监理阶段 施工阶段 编制竣工图 竣工验收阶段,工程准备阶段文件,1、立项文件 2、建设用地、征地、拆迁文件 3、勘察、测绘、设计文件 4、招投标文件 5、开工审批文件、 6、财务文件 7、建设、施工、监理机构及负责人,监理文件,1、监理规划 2、质量控制 3、进度控制 4、造价控制 5、分保资质 6、全同及其他事项管理,施工阶段文件,（一）以土建与结构为例 1、施工技术准备文件（施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工日志等） 2、施工现场准备（工程定位测量、环保、安全措施等） 3、地基处理 4、工

7、程图纸变更 5、施工材料预制构件质量证明,6、施工试验记录 7、隐蔽工程检查记录 8、施工记录 9、工程质量事故处理记录,电气、给排水、消防、暖通等,程序基本同上,室外工程,1、室外安装（雨污水、热力、燃气、电力照明等） 2、室外建筑环境（建筑小品、园林绿化等）,市政基础设施工程,程序基本同上（略）,竣工图,（以建筑工程为例） 1、综合图（总平面布置图、室外专业图给排水、管网线等） 2、专业竣工图（建筑、结构、装修、消防、暖通等）,竣工验收文件,1、工程竣工总结 2、竣工验收记录 3、财务文件（决算、交付使用财产表） 4、声像、电子档案,（一）工程准备阶段文件立卷,工程准备阶段文件可按建设程序

8、、专业、形成单位等组卷。 1、按建设程序 工程准备阶段文件依次划分为提出项目建议书、可行性研究、工程规划设计、 工程计划安排、开工审批等项，其文件是按建设程序各阶段工作顺序形成的。 可以归纳为：提出项目建议书可行性研究工程规划设计工程计划安排开工审批.,2、按专业 按专业划分工程准备阶段文件，有四个问题需要明确。 （1）土地文件：土地规划、审批、拆迁、发国有土地使用证等一系列工作中形成的同一专业性质的文件。 （2）财务文件：按专业集中汇集、整理、立卷。 （3）招投标文件：应单独划为一项。 （4）建设、施工、监理机构负责人：参加建设的单位和人员变化情况。,3、按形成单位：一种是将同一类文件按形成

9、单位分开立卷。另一种是将几类文件按形成单位合起来立卷。 4、综合上述按建设程序、按专业、按形成单位立卷的分析，可将工程准备阶段文件分成七大类。即： （1）工程立项文件； （2）土地（建设用地征地拆迁）文件； （3）规划设计（勘察、测绘、设计）文件； （4）招投标文件 （5）开工审批文件 （6）财务文件； （7）建设、施工、监理机构及负责人。,（二）监理文件立卷,监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。 1、按单位工程立卷 2、按分部工程立卷 3、按专业立卷 4、按阶段立卷 5、监理文件立卷顺序,（三）施工文件立卷,施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。 1、按单位工程立卷

10、 施工文件应遵守工程档案的立卷原则，按单位工程整理立卷。 2、按分部工程立卷 在工程施工过程中，分部工程是独立组织施工的基本单位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍适用的。 3、按专业立卷 施工文件能按专业分开施工的，就应按专业整理立卷。 4、按阶段立卷 工程施工过程根据施工性质和时间可分成若干阶段，分阶段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原则和施工进度要求的。 5、施工文件立卷 施工文件立卷，首先按分部工程划分，其次在分部工程中分专业（系统），最后每一个专业（系统）按阶段整理立卷。,（四）竣工验收文件立卷,竣工验收文件按单位工程、专业立卷。 1、按单位工程立卷 按单位工程整理立卷是工

11、程档案立卷的基本原则，竣工验收文件立卷也不例外。 2、按专业立卷 单位工程中每一个专业（或分部）工程施工完成后，应进行本专业（分部）工程的竣工验收，形成本专业（或分部）的工程验收文件。,3、竣工验收文件立卷 竣工验收文件一般有三部分：第一部分为竣工验收时的记录文件，包括工程竣工验收时的竣工验收报告、证明书和工程质量竣工验收记录等；第二部分是竣工验收备案材料，包括竣工验收备案表及各种验收文件、专项验收认可文件等；第三部分为有关财务竣工文件，有工程交付使用财产清单、工程决算等材料。,（五）竣工图立卷,竣工图应按单位工程、专业等立卷 1、按单位工程立卷 竣工图的立卷应遵守工程档案按单位工程整理立卷的

12、原则。 2、按专业立卷 竣工图组卷采用的最基本的方法是按专业进行。 3、竣工图立卷 建设项目竣工图，以建筑安装工程为例，一般分成二部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分。 综合竣工图指的是建设项目平面图及竖向布置图，室外管网综合图和电气（电力、电讯、电视等系统）综合图，以及室外各专业图纸。 专业竣工图是指建设项目各专业图纸，如公用建筑工程竣工图为建筑、结构、给水排水、电气、智能化等专业图纸。,立卷要求,对工程档案立卷的要求，主要有两点：一是对工程文件实施质量检查的要求，二是对案卷内文件合理组织的要求。,一、对工程文件实施检查的要求,工程文件的检查主要是对组成工程档案的文件材料完整、准确、

13、系统情况的检查，因此，在组卷前，要提出对工程文件内容、形式、材质的质量实施检查的要求。 （一）检查工程文件是立卷人员的职责 （二）逐一检查工程档案案卷内容 立卷的工作人员应对工程档案室的工程文件的种类、数量、内容、材质等按有关规范规定进行严格检查。,二、对案卷内文件的组织要求,工程档案卷内文字材料按事项、专业顺序排列，图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。,（一）卷内文件的排列,1、文件排列 工程档案卷内文字材料的排列应按事项、按专业划分，并确定排列顺序。 2、竣工图的排列 竣工图应按专业分开，按图号顺序排列。 3、文字材料和图纸混装时的排列 即有文字材料，又有图纸的案卷，文字材料排前，图

14、纸排后。 4、案卷的排列 组成工程档案的案卷，其卷内构成排列顺序为：内封面、目录、文字（图纸）材料、备考表和封底。,（二）分卷与合卷,1、分卷 分卷就是一个专业的文件或图纸由于数量多，分成二卷或二卷以上组卷。 2、合卷 合卷就是不同形式，不同专业的文件和图纸合并成一卷。,案卷编目,案卷的编目是指卷内文件的页号、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背的编制规定和要求。,一、编制卷内文件页号,页号是卷内文件所在位置的标记 （一）页面编号 卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编写页号，页号从“1”开始。 （二）页号编写位置 卷内文件页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在

15、右下角，背面在左下角。 （三）成套图纸和印刷成册的工程文件页号的编写 成套的图纸和印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。,二、编制卷内目录,卷内目录为登记卷内文件题名及其他特征，并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。 （一）序号：是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 （二）责任者：责任者填写文件的直接形成单位或个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。 （三）文件编号：应填写工程文件原有的文号或图号。 （四）文件题名：填写文件标题的全称。 （五）日期：文件的形成日期。竣工图，填写本级竣工图形成日期，即竣工图章（标）上的日期。 （

16、六）页次：页次填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。,三、编制卷内备考表,卷内备考表是卷内文件状态的记录单，排列在卷内文件之后。,四、编制案卷封面,案卷封面是本案卷名称和案卷内容有关事项的说明，以及保存单位特征项的标注。 （一）案卷封面的形式 （二）案卷封面的内容（档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等） （三）档号的填写：全宗号、分类号、（项目代号、目录号）案卷号组成 （四）案卷题名：案卷题名是本案卷的名称，案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，工程档案案卷题名应包括工程名称、专业名称、文件类型名称等。,（五）立卷单位：组卷部门或单位 （六）编制单位：编制

17、单位应填写案卷卷内文件的形成单位或主要责任者。 （七）编制日期：编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 （八）保管期限：保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 （九）密级：密级分为绝密、机密、秘密三种。填卷内文件最高密级。,案卷脊背编制,题名、保管期限、档号等。 可选择填写,案卷装订与装具,整理立卷的案卷应当进行装订，并放置在合适的装具内。,一、案卷装订,案卷的装订是将已整理立卷的档案装订成册。 1、装订的规定 文字材料卷必须装订成册，这是强制性的要求。 2、装订方法 装订成册的工程档案其装订方法应采用线绳三孔左侧装订法。 3、装订成册的案卷质量要求 装订成册的案卷，一是要整齐、牢固、便于装进装具内和从装具内取出，并在使用时减少案卷破损和掉页；二是便于保管和利用。,二、纸质及图纸折叠,纸质档案用材和图纸的折叠应符合国标要求。 （一）纸质及幅面 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。 （二）图纸折叠 图纸折叠是将不同规格的图纸按规定折叠成A4幅面的图纸。,