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1、,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 一、合同文档管理体系的建立 EPC总承包商合同部文档管理系统目录实例 1. 分包合同文档管理系统目录 1.0 周报 2.0 月报 3.0 会议纪要 4.0 业主来信 5.0 给业主的信 6.0 有关潜在索赔的文件 7.0 主合同变更令 8.0 承包商内部来往文件 8.1 其他部门的来件 8.2 发往其他部门的文件 9.0 有关人事问题的文件 10.0 一般行政文件,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 EPC总承包商合同部文档管理系统目录实例 2. 分包合同文档管理系统目录 1.0 授权文件 1.1
2、 分包工作申请 1.2 投标者名单申请 1.3 授标推荐 1.4 所有业主的其他批准文件 2.0 授标前信函及文件 2.1 总承包商内部有关招标文件编制的来往信函 2.2 全套招标文件 2.3 标书释疑 2.4 投标人发来的信函 2.5 标书的补遗 2.6 投标书 2.7 对标书中有关问题的澄清 2.8 评标文件,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 EPC总承包商合同部文档管理系统目录实例 2. 分包合同文档管理系统目录 3.0 签订的分包合同文本 4.0 要求分包商提交的文件 4. 1 项目实施计划、程序 4.2 材料批准的申请 4.3 总承包商、业主对材料的批
3、准 4.4 所需备件明细表 4.5 竣工图纸 4.6 分包商主要工作人员简历 5.0 现场指示 6.0 现场施工要求文件 6.1 分包商发出的现场施工要求 6.2 总承包商对现场施工要求的答复,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,2. 分包合同文档管理系统目录 7.0 分包合同变更 7. 1变更申请 7.2变更令 8.0 外部来信 8.1 信件 8.2 传真 8.3 文件传送件 8.4 来自总部的信函 8.5 项目内部信函(备忘录) 9.0 发出的信函 9.1 信件 9.2 传真 9.3 文件传送件 9.4 发往总部的信函 9.5 项目内部信函(备忘录) 9.6 要求业主批准的申请,第 八章
4、国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 EPC总承包商合同部文档管理系统目录实例 2. 分包合同文档管理系统目录 10.0 报表和会议纪要 10.1 日报表 10.2 周报表 10.3 月报表 10.4 会议纪要 10.5 材料状况报表/材料采购订单 10.6 内部状况报表 10.7 采购计划 11.0 进度报表 12.0 保险和保函 12.1 保险单 12.2 银行保函/履约担保 13.0 支付证书,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 EPC总承包商合同部文档管理系统目录实例 2. 分包合同文档管理系统目录 14.0 质量保证和质量控制文件 14
5、.1 质量保证/质量控制手册 14.2 质量保证/质量控制手册 15.0 安全和保安文件 15.1 安全手册 15.2 安全/事故报告 15.3 保安记录 16.0 分包合同索赔 16.1 分包商索赔报告 16.2 分包商索赔报告的批复 17.0 完工 17.1 分包合同结算会签单 17.2 最终验收报告 17.3 分包合同评估,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一节 国际工程合同文档管理 二、合同文档管理制度 1. 合同文档审核管理制度 2. 合同文档内部流转程序 3. 合同文档登记制度 4. 文档借阅制度 5. 文档保密制度 6. 文档安全制度,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第一
6、节 国际工程合同文档管理 三、相关合同管理会议纪要的管理 在项目管理过程中与合同管理有关的会议主要有: 1)标前会议 2)合同签订前的谈判会议 3)项目“开工会” 4)设计、技术协调与交底会议 5)周(月、季)例会 6)施工协调会议 7)变更与索赔会议 8)项目进度审查会议 9)其他专题会议等,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,四、合同管理报表管理 常用的合同管理报表有: 1)主合同支付汇总表 2)主合同变更、索赔申请汇总表 3)批准变更、索赔汇总表 4)分包费用支出预算表 5)分包合同汇总一览表 6)分包合同支付汇总表 7)分包合同变更、索赔汇总表 8)保险单汇总监控表 9)履约保函/担保
7、汇总监控表 10)部门人员休假情况安排表等,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,五、合同管理工作的程序化 合同管理程序化原则： “凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督”。 某项目EPC总承包商的“分包执行计划 和分包合同开发程序”的基本结构： A.分包合同执行程序总则 1.总则 9.工程测量和支付 2.职责 10.动员和遣返 3.分包招标文件的编写 11.分包合同的变更与索赔 4.授标前的活动 12.分包商不履行合同 5.分包合同行政管理 13.仲裁与诉讼 6.协调和通讯联络 14.分包合同结束 7.监督分包商的合同履行 15.项目结束 8.安全问题,第 八章 国际工程索赔基
8、础文档管理,五、合同管理工作的程序化 某项目EPC总承包商的“分包执行计划 和分包合同开发程序”的基本结构： B.分包合同开发程序 1.分包计划 9.密封标书的接收 2.分包合同的开始 10.技术评标 3.分包商资格预审 11.标书分析和授标建议书 4.分包方法确定 12.授标前合同谈判 5.投标者名单的准备 13.分包合同的批准和签署 6.分包招标文件 14.分包合同的分发 7.招标答疑会议 15.授标前文件的集中 8.质询补遗 16.附件,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,五、合同管理工作的程序化 某项目EPC总承包商的“分包执行计划 和分包合同开发程序”的基本结构： C.分包合同管理和
9、行政管理程序 1.分包工作管理 9.总承包商内部分包索赔管理程序 2.分包合同行政管理 10.分包合同的履约保证递交程序 3.分包合同的通讯联络 11.保险程序与保险单 4.分包商履约行为的监督 12.分包合同反扣程序 5.建立和保存分包合同文档 13.分包项目的验收 6.项目测量和进度付款程序 14.最终发票 7.分包合同变更程序 15.分包合同结束 8.分包合同索赔申请与批复程序 16.分包合同移交,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第二节 国际工程合同文档管理 一、项目文档管理体系的建立 项目文档的分类 （1）按级别和层次划分 （3）按形式划分 1）上级部门的文档 1）书面文件 2）项目经理部的文档 2）传真 3）业主或承包商的文档 3）信函 4）分包商的文档 4）电子文件 5）项目外部的其他文档 5）电话记录与确定 （2）按信息来源划分 6）会议纪要 1）内部文档 2）外部文档 2. 文档编码,第 八章 国际工程索赔基础文档管理,第二节 国际工程合同文档管理 二、项目文档管理流程 输入输出管理 传送管理 修改和回收管理 借阅管理,