文书拟写与处理.ppt

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1、秘书职业资格鉴定考前辅导,文书拟写与处理,第一节 常用事务文书的拟写 第二节 收发文处理 第三节 文档管理,公文的种类简称文种。 根据国务院2000年修订发布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定，行政机关的文件种类有十三种 经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例,党的文件种类有十四种,党的机关公文与国家行政机关公文比较,第一节 常用事务文书的拟写,主要掌握事务性通知、备忘录、报告、请示、简报、通告、通报、决定、请批（批答）函、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告、招标书、投标书的格式和拟写。,一、通知,通知的概念 通知适用于批转

2、下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。通知大多属下行公文。,事项通知,非正式公文通知,会议通知,启事型通知,凭证型通知,通知,通知的写作,通知的写作格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。,（一）印发、批转、转发性通知的写法。 标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。 正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希

3、望和要求。最后写明发文日期。,（二）批示型通知的写法。 标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。,（三）发布型通知的写法。 通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,（四）任免、聘用通知的写法。 一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘

4、用人员的具体职务即可。,例文：事务性通知,公司关于地址迁移的通知 我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号-，原来的开户银行及账号7月1日撤销。 特此通知。 公司 年月日,例文：会议通知,厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容： 二、参加人员： 三、会议时间、地点： 四、要求： 厂 年月日,例文：任免通知,总公司关于同志职务任免的通知 分公司： 经总公司研究决定：任命同志为分公司经理

5、，免去其室主任职务。 总公司 年月日,例文：转发性通知,国务院办公厅转发财政部、国家税务总局关于 加强个人所得税征收管理意见的通知 (国办发X X X X81号) 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 财政部、国家税务总局关于加强个人所得税征收管理的意见已经国务院同意，现转发给你们，请你们立即组织研究贯彻落实的意见，采取有力措施，切实加强个人所得税的征收管理工作。 国务院办公厅 X X X X年6月24日,二、备忘录,备忘录是通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体内部人员之间的交流。 备忘录的特点是：形式灵活多样，写法不拘一格。 外交、经济法规类备忘录不在此

6、列。（如谅解备忘录、合作备忘录等）,例文,备忘录 发给：王三秘书 发自：张斌经理 日期：2007年8月8日 内容：总经理来京行程安排 王总经理一行3人将于2007年9月2日到达北京，并将于9月3日下午离开返回上海。请你将王总在京期间的行程安排制作成表格形式，并经我确认后发给上海总部。,三、请示与报告,相同之处：都是上行文；行文对象一般都是直接上级机关。 不同之处：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内容宽窄不同；发文时间不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。 报告的写作 请示的写作,请示与报告的区别,报告的写作,报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报

7、告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分组成。,报告的写作,报告的分类： 工作报告（综合性报告） 情况报告（专题报告） 调查报告 报送报告,例文：情况报告,厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告 省工业局： 今年月，我厂在召开了化学石油工业技术交流会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达个；组织了以教授、工程师为主的位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子

8、、农林和建材等部门，对化学石油工业的研究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。 一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。 二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。 三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。 四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。 特此报告。 厂 年月日,例文：报送报告,机械厂关于报送1995-1999年度发展规划的报告 市机械工业局： 现将我厂制定的1995-1999年度发展规划一式五份送上

9、，请审核。 机械厂 一九九五年三月五日,请示的写作,请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的格式包括请示原因、请示事项、结束语 。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,请示的写作,写作请示必须符合的规则：一文一事，单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关，请示的目的要明确、理由要充分，不得用“请示报告”字眼作标题。,例文：,市土畜产进出口公司关于解决生产名贵中成药所需犀角来源问题的 请 示 市外贸局： 犀角是我公司出口名贵中成药

10、所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源： 一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。 二、 三、 为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，现就有关问题如下： 一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。 二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格折人民币结算。 以上意见当否，请审核批复。 市土产畜产进出口公司 年月日,四、简报,简报是党政机关、人民团体、企事业单位内

11、部用于汇报工作，反映问题、沟通情况、指导工作，交流经验、传递信息的一种简短的有一定新闻性质的文书材料。 简报的特点： 简 快 新 实 简报的类型：工作简报、会议简报、动 态简报,简报的结构： 报头+报核+结尾,报头 报头一般占首页1/3的上方版面，用间隔红线与正文部分隔开，报头内容有： 报名：“简报”、“简讯”，一般用大字套红，醒目大方。 期数：排在报名的正下方，有的连续出，还要注明总期数，总期数用括号括入。 编号：排在报头右侧的上方位置。 编发单位：排在横隔线的左上方位置。 印发日期：在横隔线的右上方位置。 密级：如：“机密”、“绝密”、“内部刊物”等排在报左侧上方位置。,报核：即简报的中间

12、部分，其结构是： （按语）+标题+导语+主体+结尾 编排原则是： 各篇文章要围绕一个中心，从不同角度反映某一个问题； 最突出中心的文章排在前头； 每篇文章疏密间隔要恰当，标题字大小要一样。,报尾 在简报的最后一页下部，用间隔线与报核隔开，横线下居左写明发送范围，居右的括号内注明共印多少份。,五、通告与公告,相同之处：都是行政机关常用的告知性文种；都可以通过新闻媒介或张贴的方式公开发布。 不同之处：适用范围不同；制发者的级别不同；内容的重要性不同；告知范围不同。 通告的写作,通告,1、通告的结构：标题+正文+落款+成文日期 2、标题的写法有三种： 通告 XXX通告 关于XXX的通告 XXX关于X

13、XX的通告 3、正文：发文缘由+通告事项+尾语 4、落款 5、成文日期,例文：法规性通告,市关于加强超限运输车辆行驶公路管理的通告 (年月日) 为切实加强公路保护，保证公路完好和安全畅通，根据中华人民共和国公路法及有关法规规定，坚决制止超限运输违法行为，特通告如下： 一、凡在公路上行驶的车辆的同载质量，必须符合公路工程技术标准要求。 二、超过公路限定标准的车辆不得在公路上行驶。有下列情况之一的运输车辆为超限运输车辆： 1.货物装载高度从地面算起4.3米以上; 2.货物宽度3.5米以上; 3.车货总长度25米以上; 4.大件车辆货总重量40吨以上; 七、对违反上述规定，拒绝、阻碍公路路政管理人员

14、依法执行公务或围攻、殴打公路路政管理人员的当事人，由公安机关依照治安管理处罚条例的规定处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。 八、本通告自年月起执行。,例文：周知性通告,公司 关于撤销公司副总经理职务的通告 去年11月，公司副总经理带领一个由11人组成的工作组赴下属分公司检查工作，每到一处，都大吃大喝，肆意挥霍资财。月日，在厂，中晚两餐共开席桌，席上吃的是派专人从市采购并请高级厨师烹制的猴头、发菜、海参、鱼翅等山珍海味。 公司副总经理和他带领的工作组在公司三令五申要刹住公款请客送礼歪风的情况下，大搞“吃、喝、拿“，违反了公司纪律，错误严重，影响十分恶劣。为了严肃纪律，公司决定撤销公司副总经理职务

15、。同时决定：工作组成员吃喝挥霍和所收礼物的价款必须如数退赔。 公司特为的错误发出通告，目的是要求公司全体职工要从所犯错误中吸取教训，加强自我修养，廉洁奉公，遵纪守法，为公司建设努力工作。 公司 年月日,六、通报,通报的概念 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。,通报的写作,通报的种类 表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。 批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。 传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的

16、工作起指导作用。,通报的写作,通报的格式和写作要求 通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。,通报的写作,标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如国务院关于一份国务院文件周转情况的通报、关于人大建议、政协提案办理情况的通报等。,通报的写作,正文 表彰性通报和批评性通报一般分为：（1）发文缘由。 （2）通报事项。 （3）分析。 （4）决定。 （5）号召要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。,通报的

17、写作,生效标识 在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。 情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。,例文：表彰性通报,厂关于表彰 同志拾金不昧的通报 我厂退休职工，共产党员同志，于月日拾到人民币两万元，虽然同志爱人长期瘫痪在床，家境比较困难，但同志不为重金所动，将拾到的钱款如数交到派出所。同志在金钱面前，体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。 为表彰同志拾金不昧，本厂决定奖励同志500元奖金，并在全厂通报表扬。 希望全厂职工，尤其是共产党员，向同志学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡

18、献。 厂 年月日,例文：批评性通报,市食品酿造工业公司关于食 品厂司机私自开车去北戴河游玩的通报 公司所属各单位： 今年月日晚，食品厂司机以磨合汽车为借口，私自做主开“630“食品防尘车带着五人从分厂去北戴河游玩。于日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。 此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所用汽油费。 望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加

19、强对车辆的管理，建立健全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省市。努力使车辆管理工作提高一步。 市食品酿造工业公司 年月日,七、决定与决议,相同之处：都是决策性文种；都是上级机关对重要事项、重要工作的安排意见；都是下行文。 不同之处：使用范围不同；形成方式不同；内容不同；格式不同。,决定的格式内容 1.标题。 2.决定的原因和目的。 3.决定的内容。对具体事项做出安排的决定。要写清安排的步骤。 4.希望与要求。 5.发文机关和成文日期。（标题下已有的可省略）,决定的写作 1.决定的适用范围（重要事项、重大行动）； 2.决定

20、的分类（指令性、宣告性、奖惩性）； 3.决定的拟写。,表彰与处理决定的拟写,表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。无论是表彰决定，还是处理决定，都是重大的带有全局性影响的事项。 处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题；然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；最后写明处理意见并提出希望。,例文：表彰决定,厂关于授予先进工作者称号的决定 年月日 车间技术员在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予、先进工作者的称号，并颁发证书

21、。 希望全厂职工，向、同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。,八、计划,计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。 计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。 计划的特点：针对性、预见性,*计划的结构与写法,计划的结构分两种： 文章式 表格式,文章式计划的格式,标题（1、单位名称+时间+事由+文种 2、时间+事由+文种 3、单位名称+事由+文种 4、事由+文种 5、文种） 正文（前言+主体+结尾） 尾部（落款、成文日期）,计划写作注意事项,第一，对上负责的原则。 第二，切实可行的原则。 第三，集思广

22、益的原则。 第四，突出重点的原则。 第五，防患未然的原则。,计划例文,全民健身计划纲要 （国务院年月发布） 为了更广泛地开展群众性体育活动。增强人民体质，推动我国社会主义现代化建设事业的发展，特制订本纲要。 一、面临的形势 （一）建国四十多年来，我国体育事业取得了很大成就。 （二）当前，我国经济建设和社会主义发展对人民的整体素质提出了新的要求。但是，全民健身工作的现状还不能适应社会主义现代化建设的需要。 （三）为了进一步增强人民体质，适应我国社会主义现代化建设的需要，必须采取切实有效的措施推行全民健身计划，发展群众体育事业。,二、目标和任务 （四）全民健身计划到年的奋斗目 标是： （五） （六

23、） 三、对象和重点 （七） （八） （九） （十）,四、对策和措施 （十二） （十三） （十四） 五、实施步骤 （十五）本纲要采取整体规划，逐步实施的方式，从现在起到年分为两期工程。第一期工程自年，分为三个阶段：年，进行宣传发动和改革试点，初步掀起一个全民健身活动热潮。年为第二阶段，通过重点实施、逐步推进，形成崇尚健身、,参与健身的社会环境和社会风气。年为第三阶段，全面展开全民建身计划的各项工作并普通取得成效，建立具有中国特色的全民健身体系的框架。 第二期工程自 年，经过年的努力，把全民健身工作提高到一个新的水平，基本建成具有中国特色的全民健身体系。 各级地方人民政府及其体育行政部门应根据当地

24、具体情况，制定本地区的规划和实施方案。各部门、各系统也应制定相应的规划和实施方案。,评析参考,这是一篇全国性健身运动计划。它的标题是由单位名称、适用期限和文种名称几个要素构成，据此可以看出这是哪个单位就哪个事情哪个阶段所订的计划。正文的前言部份，写了计划的目的；计划的主体部份（一）面临的形势，介绍建国以来健身活动的基本情况。（二）目标和任务，订出了全民健身计划到年的总目标。（三）“对象和重点”。（四）“对策和措施”以条款的形式，具体地订出了计划。（五）“实施步骤”将总目标细化为二个工程。第一个工程又细化为三个阶段。,评析参考,第二期工程没有订出细化的阶段性计划，因为这个工程还需要在第一工程的基

25、础上进行。所以，不必过于具体。计划的结语部份要求各级地方人民政府及其体育行政部门应根据当地情况订出切实有效的计划。 这个计划分项分点，把目的要求、基本情况、对象、重点、实施步骤、尤其是执行的具体时间等都订得清清楚楚。所以说这份计划订得是规范，完整的。,九、总结,总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。 总结的类型 按内容分：学习总结、工作总结 按范围分：单位总结、个人总结 按时间分：年度总结、季度总结等 按性质和作用分：综合性总结、专题性总结等,*总结的结构与写法,标题（1、公文式标题：单位名称+时间+事由+文种

26、2、非公文式标题：有的有副标题） 正文（前言+主体+结尾） 尾部（落款、成文日期）,写好总结的注意事项,1、正确的指导思想； 2、坚持实事求是； 3、总结出规律性的东西； 4、分清主次，突出重点； 5、语言简明、准确。少用“大概、也许、差不多”等词；慎用“全部、绝大部分、个别、基本上”等表示范围、程度的词。,计划与总结的异同,一、相同点 、目的相同：二者都是为了更好地做好工作； 2、写法相同：都由“标题”、“正文”、“结语”构成。 二、不同点 1、计划是事前订的，总结是事后写的； 2、计划是工作的指导，总结是工作的回顾。,总结例文,县乡人民政府 年工作总结 （引言略） 一 一年来，我们主要抓了

27、如下几项工作；（略） 二 一年来，我们在工作中深刻体会到： （1）必须强化改革意识。（略） （2）必须执行科技兴农的方针。（略） （）必须完善农业社会化服务体系。（略） 三 一年来，我们虽然取得了一些成绩，积累了一些经验，但还存在一些不容忽视的问题。主要是： （略）,评析参考,这是一份综合性的年终工作总结。标题符合要求。正文虽然略去了具体内容，但我们仍然可以从全文结构看出内容。作者先是对全年工作做一番回顾，准确、客观的概述了主要成绩。然后，在主体的第二部分恰切地谈经验体会，这也是规律的摸索，这也是理性的思考；主体第三部分在总结成绩的同时，也指出还存在的问题。整篇总结条理清楚，详略得当，既能给人

28、鼓舞又能使人看到不足而进取。,十、述职报告,述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。 述职报告的特点： 个人性、真实性、通俗性,*述职报告的写作格式,1、标题 有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“年任职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“（姓名）（职务）会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。 2、署名及日期 可以写在题下，也可以写在正文后。 3、称谓,*述职报告的写作格式,4、正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职

29、的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。,述职报告写

30、作应注意的事项 在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。,例文,述 职 报 告 各位领导，同志们： 今年以来，在区委、市院的领导下，在本院党组和广大干警的大力支持、配合下，坚持以邓小平理论和党的十五大会议精神为指导，认真贯彻落实“公正执法，加强监督、依法办案，从严治检、服务大局”的检察工作方针，紧紧围绕“五好”检察院建设达标和全面争创一流的目标，从工作实际出发，讲团结、顾大局，在分管工作面上，创造

31、出一流的工作业绩，为维护全区的社会稳定和经济的持续发展，做出了一定的贡献。 一、坚持以人为本，不断提高队伍素质 二、充分发挥检察职能，创造一流工作业绩 总之一九九九年是我得到锻炼和提高的一年，虽然工作中做出一些成绩，但还存在一些不足，如：今后我要以更加勤奋、刻苦的精神，加强政治和业务学习，不断充实自己。要进一步开拓进取，永远保持争创一流的精神风貌，为神圣的检察事业做出更大的贡献。 XX市XX区人民检察院 谭XX 一九九九年十二月十五日,十一、讲话稿,讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。 讲话稿的特点： （1）内容针对性强； （2）语言平易通俗； （3

32、）交流具有互动性。,讲话稿的分类： 按场合：集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话； 按讲话者身份：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话； 按讲话目的：鼓动性、说服性、祝贺性、凭吊性； 按讲话内容：政治、军事、经济、文化、学术,注意事项： 1、内容要具有针对性； 2、观点鲜明，主题明确； 3、语言通俗、生动。,十二、市场调查报告,市场调查报告就是对市场调查所获得的信息资料进行整理，得出结论，提出采取行动的合理建议而撰写的报告。 调查报告的特点： 针对性、真实性、典型性、时效性。,调查报告的分类： 按调查范围、方法分 按目的、作用、内容分,综合性调查报告,专题性调查报告,情况调查报告,事件调查报告,

33、经验调查报告,问题调查报告,*调查报告的格式,标题（调查对象、调查的问题、文种） 署名 前言（介绍基本情况：调查的背景、时间、地点、对象、范围等） 正文（报告情况、反映问题：事实的客观描述 原因的分析 意见和建议） 结尾（总结式、启发式、号召式）,写好调查报告的要求,要写好调查报告，必须注意以下几点： 第一，要认真进行调查研究，充分占有材料； 第二，要用正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料； 第三，要讲究结构形式和语言特色。,十三、招标书,*招标书又称招标说明书，是招标人利用投标人之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书。 招标书的特点是：明确性、竞争性、具体性、规范性 *招标书的分类

34、：工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品采购招标书、选聘企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。,招标书的结构与写法 1、标题：招标项目名称+文种 或 招标单位名称+文种 2、正文：前言+主体+结尾 3、尾部：附件、落款、成文日期,例文,化学仪器和设备招标书 中技国际招标公司受买方委托对下列产品及服务进行国际公开竞争性招标。现邀请合格投标人参加投标。 1、招标产品的名称、数量及主要技术参数： IFB-22 化学仪器和设备 2、招标文件售价：1500元人民币或180美元 3、购买招标文件时间：2007年10月22日起每天8：30-11：00/13：00-16：30

35、（节假日除外） 4、购买招标文件地点：北京西三环北路21号久凌大厦北楼514室 5、投标截止时间和开标时间：2007-10-25 10:00:00 6、开标地点：中技国际招标公司 地址：北京西三环北路21号久凌大厦多功能厅 邮编：100089 电子邮箱： 电话：010-6840.4363 传真：010-6840.4711 联系人：顾 威 开户银行（人民币）：中国银行总行万泉河分理处 开户银行（美元）：中国银行总行营业部 帐号（人民币）：09153008091001 帐号（美 元）：09153008091001 中技国际招标公司 二七年九月二十日,十四、投标书,投标书也称“标函”，是投标人为了中

36、标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。 投标书的特点：针对性、求实性、合约性,*投标书的结构与写法： 1、标题：投标项目名称+文种 或 投标单位名称+文种 2、正文：送达单位+引言+主体+结尾 3、尾部：附件、落款、成文日期等 注意事项： 明确招标要求； 实事求是，不弄虚作假； 文字简练，语气谦和。,第二节 收发文处理,一、文书审核 二、文书拟办 三、文书承办 四、文书催办,一、文书审核,文书审核就是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 文稿审核的要求： 1、审核中发现问题，必须逐一纠正； 2、一般性问题可以直接修改； 3、需要大的

37、修改时，应与拟稿人或承办部门协商。,文稿审核的程序： 明确审核范围； 确定是否需要行文； 审核文书内容； 检查文字表述； 检查文件体式； 检查文书处理程序是否规范。,二、文书拟办,拟办就是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。 拟办的要求： 1、熟悉有关政策规定； 2、熟悉本单位各部门工作职责及业务范围； 3、熟悉办文程序和规定； 4、拟办意见要符合政策规定和实际情况； 5、拟办意见力求准确、及时、简洁。,拟办的工作程序： 明确拟办范围； 阅读文书内容； 提出拟办意见。,三、文书承办,文书承办是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。,文书承办的要求： 1、认真

38、领会拟办、批办意见。 2、区分轻重缓急。 3、调阅以往文件，作为承办参考。 4、文件办毕，及时清理。 5、办结文件和待办文件要分别保存。,四、文书催办,催办就是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。,催办的范围： 1、上级单位主送本机关需要具体落实的文件； 2、下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件； 3、平行或不相隶属单位发送的商洽、征询意见的函件。,催办的办法 电话催办 发函催办 登门催办 约请承办部门来人汇报,第三节 文档管理,中华人民共和国档案法,1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表

39、大会常务委员会第二十次会议通过关于修改的决定对档案法进行了修正。,档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案的特点：1、社会性；2、历史性；3、确定性；4、原始记录性（档案的本质特性）,（一）档案分类 （二）档案检索 （三）档案鉴定 （四）档案利用 （五）档案开发 （六）有针对性提供档案服务,（一）档案分类,档案分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按照其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。,档案分类方法：

40、1、职能分类法； 2、问题分类法； 3、组织机构分类法； 4、年度分类法； 5、型号分类法； 6、课题分类法； 7、工程项目分类法； 8、专业性质分类法； 9、档案形式分类法。,电子档案的分类 按电子档案的形式分类：文本文件、图形文件、数据库文件、影像文件、声音文件 按文件的功能分类：主文件、支持性文件、辅助、工具性文件 按文件的生成方式分类,正确判定档案文件所属年度： 文件上有属于不同年度的几种日期 文件上没有注明日期 正确判定档案文件所属机构,（二）档案检索,编制检索工具 检索工具是用以揭示档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具。,检索工具的种类： 归档文件目录 分类目录 人名索引 全

41、宗指南 主题目录 底图目录 新型载体档案目录,电子档案检索步骤 1、建立网站； 2、加工检索信息，组织检索数据库； 3、实现文件信息的共享。,档案检索工作的内容 档案信息的存储 档案信息的查检 档案检索工作的意义 沟通了供需关系 形成了交流工具 揭示了库藏情况,（三）档案鉴定,档案鉴定工作是把真正有价值的档案保留下来，提高档案管理效益的科学措施。 档案鉴定工作的内容： 全面分析档案价值 确定档案保存期限,（四）档案利用,档案利用是指采用多种形式直接提供档案及其信息加工材料，及时准确地满足用户对本单位档案的利用需求的工作。 档案利用与利用档案 档案利用的要求 1. 依法开展利用工作； 2. 主动

42、及时开展利用工作； 3. 不断完善档案服务方式和手段； 4. 围绕中心开展档案利用。,（五）档案开发,几种常用的档案资料形式： 大事记 组织机构沿革 统计数字汇集 会议简介 科技成果简介 年鉴 企业史志 科技图册 科技手册 科技简报 注意真实、准确、保密,（六）有针对性的档案服务,计划服务 管理服务 科研服务 工程服务,档案利用的方法与途径 1、建立档案阅览室； 2、档案外借； 3、制发档案副本； 4、出具档案证明； 5、提供咨询服务； 6、印发目录； 7、举办档案展览。,七、电子档案的管理,电子档案是在计算机系统中形成的具有参考价值的社会活动的原始记录。 电子档案的特点：1、非人工识读性； 2、对电子技术和设备的依赖性； 3、信息可变性； 4、信息与载体的可分离性； 5、信息的可共享性； 6、多种信息载体的集成性。,电子档案的种类 电子档案的管理要求 电子档案的收集积累 电子档案的保管,谢谢大家！,