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1、毕业设计论文题目：秘书的辅佐职能学 生 姓 名： 学号： 090574021317 学 部 （系）： 人文学部中文系 专 业 年 级： 文秘（2）班 指 导 教 师： 职称或学位： 助教 2012 年4 月24 日华中科技大学文华学院毕业设计（论文）目录摘 要II前言II一、内容（一）秘书辅佐职能的定义11 职能的涵义12 秘书辅佐职能的涵义1（二）秘书辅佐职能的性质及特点31 秘书辅佐职能的性质32 秘书辅佐职能的特点3（三）秘书辅佐职能的内容31 辅佐领导决策32 协调沟通上下级43 协助领导处理日常公务5（四）做好秘书辅佐职能的方法51 知识信息的掌握及应用52 增强协调沟通能力63 提

2、高办公室办公自动化操作能力6（五）秘书辅佐职能未来发展趋势预测7参考文献8中文题目摘要本文主要探讨的是秘书的辅佐职能，一秘书的服务性为基础，围绕秘书辅佐职能的性质、工作内容以及做好辅佐职能的方法而展开，秘书的工作范围增大，需要掌握的工作技能也增加。人们对秘书的工作的关注也随之加深。关键词：职能；辅佐；性质；方法前言1982年2月18日光明日报载文提出建设新兴学科“秘书学”可以说是秘书学过程中的标志性时间，从这个学科成立近三十多年来，许多学者都在为它对的学科地位的提升及理论体系的完善做出了巨大的贡献，然而由于这门学科的复杂性，与档案学、管理学等都有着纵横交错的关系，以致于它的理论体系还不尽完善，

3、这篇论文将要研究的正式秘书学理论体系中的一项最基本的概念理论-秘书的辅佐职能。关于这个一理论概念，已有不少前辈做出了探索和分析，不过随着社会的快速发展，其中一部分的观念已不适用于现在的秘书工作，而新的概念也需要新的东西进行补充，所以我要做的便是在前人的研究基础上再次对它进行探索和总结，是这一理论更为符合现在的秘书工作表现。12（一）、秘书辅佐职能的定义（1）职能的涵义职能是指人、事物、机构所应有的作用。从人的职能角度讲，是指一定职位的人完成其职务的能力；指事物的职能，一般等同于事物的功能；机构的职能一般包括机构所承担的职权、作用等内容，而我们所要研究内容主要是从人的职能角度出发，重点研究秘书职

4、能中的辅助职能。（2）秘书辅佐职能的涵义领导的基本职能是决策，领导的一般职能是宏观管理。决策是领导人和领导机关的基本职能，是一切领导活动的中心环节，秘书为领导服务，首先是为领导的决策服务。从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心，秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅佐构；秘书工作的辅助性，是指与领导站在同一层面上提供全面性的辅佐。秘书学的秘书价值，就是秘书在其辅佐活动中对领导及所在的组织所产生的作用和影响的总和，秘书价值的本质是辅助价值：秘书价值的主体是秘书人员：秘书价值的对象是领导及所在组织：秘书价值的基础是秘书实践秘书机构的辅助，是立足本单位全局，要在强烈的战略意识指导

5、下，想领导之所想，急领导之所急，提供全方位、全过程的辅助。秘书是提供服务性质的人员，作为秘书服务的对象，领导的职能直接影响到秘书的职能，根据秘书的定义以及领导的职能，我们便可大概定义出秘书的辅佐职能：辅佐、协助领导进行管理工作，及时向领导提供全面、正确的信息和建议。（二）秘书辅佐职能的性质及特点（1）秘书辅佐职能的性质1.从属性秘书工作的辅佐地位决定了它的从属性。一方面，虽然秘书工作也有自己的工作计划、安排，但总的来说，它必须根据领导工作的需要来安排；另一方面，现代秘书作为承上启下的枢纽机构，来往的公文、信件、电话都经过这里。秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展，领导

6、工作涉及到那里，秘书工作的范围就必须延伸到那里。秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，与领导共同研究各种有关问题，秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2.思想性秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。所有这些工作，都渗透

7、着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平；必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平；必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。3.综合性新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。如前

8、所述，现代秘书机构属于综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作。它不但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，把它们联系成一个有机的整体，而且对整个公司所涉及的工作负责。这就需要站在全局性的立场上，实施处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。4.事务性秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导者处理日常事务，保证领导和机关工作的高效运转。秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的

9、思想性。例如，文件校对工作，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件印发出去，就可能造成重大的政治影响；会场布置工作，如果摆错主席台领导人座位，录相放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的猜测；办信接访中，哪些信应送领导批阅，哪些人应由领导同志出面接谈，都具有思想性。人们常说“秘书工作无小事”，指的就是事情虽小，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。因为秘书工作中的事务与领导政务密切相联。秘书工作的事务性是由秘书工作产生的基础和根本目的所决定的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的。领导工作有政务和事务两大部分内容。由于领导工作日趋复杂化，而领导者的精力十分有限，迫切要求领导者把主要精力用于政务工

10、作方面，集中精力思考和研究宏观决策问题，而把事务性工作交给秘书人员去处理，以减轻领导者的工作负担，提高领导工作效率。“秘书是领导的助手”，正是从这个意义上说的。尽管随着时代的发展，领导者越来越重视发挥秘书工作的参谋职能，但这丝毫不意味着秘书工作可以弱化处理事务的职能。无论秘书工作怎样发展变化，处理事务始终是它的基本职能之一。这一特点要求秘书人员必须充分认识事务工作的重要性，正确处理事务与政务的辩证关系，从处理事务入手，达到参与政务之目的；必须培养勤奋、刻苦、细心、耐心的作风，克服懒惰、怕苦、粗枝大叶的作风，不断改进工作方法和手段，努力提高办事效率。（2）秘书辅佐职能特点1.统筹规划 秘书是领导

11、的助手。秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，秘书工作是领导工作的重要组成部门。领导工作具有全局性和广泛性。可以说，秘书工作的统筹规划能力，相当程度地保证了领导工作的有效性，保证了机关领导工作的正常运转。 秘书工作的统筹规划能力，涉及的方面很多，总的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。秘书工作的质量如何，代表着一个机关的面貌。准确是提高质量的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的有效方法之一。2.高效率 及时，就是要求工作有效率、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。秘书工作的及时原则是由秘书的特点决定的。秘书处理工作快

12、慢、效率的高低，往往影响到领导的工作的进展，关系到整个工作机器的运转。因此，秘书部门必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能地使用先进技术和设备，使中转过程加快，极大地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当前改革开发的发展和需要。 以上讲的准确、及时原则实际上是一项要求，即高效率。准确，是对秘书工作质量的要求；及时，是从秘书工作数量方面提出的要求。准确和迅速合而构成高效率，而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求，是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则。 3.保密保密，是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范围

13、很深很宽，失密泄密危害极大。因此，秘书部门、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵守各项保密法规和制度。要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。同时，为了保证机密的安全，还要制定和健全严格的保密制度，如文件、材料、信函、会议记录等，都要有登记、收回、归档等制度，以保证办公室的安全（三）秘书辅佐职能的内容（1）辅佐领导决策所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至

14、武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反

15、馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中

16、。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。（2）协调沟通上下级沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责

17、，沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点， 基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条

18、件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。从秘书工作全局性来看，由于人们所处位置和利益关系的不同，对形式发展和工作性质的认识也有差异，在理解和贯彻领导决策过程中，也必须会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致，这便需要秘书人员通过协调来统一大家的思想，协调各方行动，以确保决策的顺畅。 随着时代的发展变化，各种新情况、新矛盾、新问题层出不穷，人们思想空前活跃、社会分工越来越细、利益主体越来越多

19、元化、管理的专业化程度也越来越高，对各级各部门领导驾驭全局、统筹协调能力也提出了更高的要求，作为领导的参谋的秘书工作部门所要承担的协调任务也就越来越重了。因此，在这种新形势下，进一步加强秘书工作部门的综合协调工作，是贯彻实施领导机关和管理部门的科学决策开展各项工作的必要条件，也是确保政令畅通的保证。（3）协助领导处理日常公务秘书的日常事务工作是非常琐碎繁杂的，因为秘书和秘书部门的特殊性地位决定了凡是机关单位和领导从事的工作，秘书都要了解；凡是领导参加的活动，秘书都可能参加；凡是外来的人员，也是先于秘书取得联系。所以秘书的活动范围非常广泛，体现出综合性和多样性的特征。但是这并不等于秘书的日常工作

20、毫无规律可循，只要掌握好工作方法，一切工作都可以变得简化而富有意义：如为领导管理时间，提供良好的工作环境，搞好杂务等等，可以为领导腾出更多的时间和精力；为领导做好接待，交际，沟通等工作，可以协助领导处理好各种关系；为领导提供信息，传达信息，报关信息等，能够辅助领导更好的决策。他们的根本目的都是为领导活动的有效开展提供条件，都是为了提高机关的工作效率。具体地说，秘书日常事务工作的主要内容包括：办公室的布局与管理，电话的接听和拨打，约会的安排，来访宾客的接待，上下左右之间各项工作的的协调，印信的管理，值班室的工作等等。（四）做好秘书辅佐职能的方法（1）备充分的知识信息并能灵活任用秘书工作具有综合性

21、和专业性特点，要求现代秘书横向上具有较宽广的知识面，纵向上具有较深的专业知识。总的来说，秘书的知识结构可以分为两个层次，专业知识和辅助知识。秘书工作专业知识泛指从事秘书工作所必需的学科专业知识，是秘书专业区别于其他专业的根本性标志，这些知识是秘书人员明确自身的社会角色，主动适应并做好秘书工作的前提条件。这类知识包括秘书学文书学公文写作学档案管理学信访学已经现代通信和办公自动化技术知识等。秘书的辅助知识是指与秘书工作有一定关联的，并起着辅助作用的知识。秘书作为领导的助手，为领导处理一些管理方面的事务，因而要求秘书人员具有管理学方面的知识；秘书人员在工作中不仅要与所处单位上上下下的人员打交道，还要

22、接待外来的人员拜访，或跟随领导出外交际，所以要学习公共关系学知识，具备一定的公共关系处理技巧，与上下内外的各种人员建立起和谐的关系促进单位的发展。不同的人具有不同的心理因素，秘书人员要和不同的人打交道，如果能了解一些学知识，将更有利于秘书人员根据不同人不同心理，有针对性地进行交流，不仅能提高人际交往的质量，而且还能缓解自己因工作压力太大而造成心理疾病或心理障碍。除了上述各种知识外，与秘书工作相关的知识还有社会学，新闻学，传播学，文学，等方面的知识所以秘书人员不仅要学好基础知识和专业知识，还应不断扩大知识面，了解各门类的知识，建立起厚实的知识储备，让自己在工作中如鱼得水。（2）增强协调沟通能力协

23、调即是保持组织技能整体性的重要手段，也是秘书人员的重要职能之一，更是秘书有效地辅佐领导进行管理的一种基本工作方法。协调，就是秘书工作为秘书学的范畴，是指秘书人员在其职责范围内，调整和改善组织之间，工作之间，人际之间的关系，使各项活动趋于同步与和谐化，从而达成共同目标的过程。任何有组织的工作过程，都需要有协调的组织，都离不开协调的功能。马克思说过：“一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动-不同于这总体 独立器官的运动-所产生的各种一般职能。”协调工作的关键就是要捕捉有利时机，掌握事态发展趋向，把握住协调的的起始时间和持续时间。协调的持续

24、时间要根据协调对象及事项的繁简难易程度灵活掌握，对难度大，矛盾冲突激烈的问题，协调时间要长些，耐心一点，要先缓解紧张气氛，协调双方冷静下来，然后创造条件和机会让其广泛深入地接触，理解，逐步改变其固执己见的片面性和主观性。对上协调，当领导情绪好的时候就是协调的最佳时机，正如俗话说的好“人逢喜事精神爽”，这是向领导进言求的协商一致，便会达到事半功倍的效果。对下协调，应当捕捉良机，巧借东风，顺水推舟，比如在处理某一重要问题需要协调解决而遇到困难阻力时，秘书人员应当利用重要会议的召开，重要文件的下发，或是某领导人的重要讲话，或是国内外、省内外等重大事件发生，抓住这些有利于协调的事件，推动协调工作走向深

25、入。（3）提高办公室办公自动化应用能力办公自动化是知识经济、现代化办公室工作和较高素养办公室工作人员的综合效应，是办公室进行一场思想、工作、技巧三大结合的革命，它对办公室秘书人员的业务素质提出了严格的要求，时刻要求秘书人员进行业务知识的学习，不断提高业务素质，否则就会应为不能适应办公自动化的要求而被淘汰。作为办公室的一个秘书人员，不仅要具备所在部门和行业的专业知识和秘书工作知识，而且还必须具备现代化科学管理方面的知识，并熟练掌握自动化的办公设备和技术。因此，为了更好地完成工作，秘书人员要经常参加一些相关业务知识的学习和培训，提高自身业务素养，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。（五）秘书辅

26、佐职能未来发展趋势预测经济的飞速发展造就了诸多新兴产业和行业门类。各种社会组织的管理活动突破了原来以行政手段为主体的模式，经济手段、法律手段、系统论、控制论、信息论等被广泛地引入管理领域。领导者在进行管理手段和领导方式的变革时，秘书工作不可避免地要全面反映时代的变化。并在理论与实践上适应这种变化。秘书的工作领域随之得到扩展，职能作用进一步强化。对于秘书辅佐职能，秘书工作在为领导机关和决策集团提供更加周到、优质的服务的同时，更多地向智囊化参谋型的方向发展，也就是知识辅佐。“知识辅佐”是随着知识经济的产生以辅佐领导为内涵的秘书工作发展新趋势。在这种新的趋势下，秘书的辅佐职能更重视在组织创新中的连结

27、、整合、促成作用。辅佐过程中更注重对领导意图的把握。 较之其他被领导者，秘书人员的感受力、判断力、决断力的影响更为直接；秘书人员的协调力、领悟力，对领导者指挥力，劝导力的延伸，可以起到其他被领导者难以代替的作用，也就是说秘书的知识领悟能力在很大程度上影响着整个组织的运行情况。 在党政机关和企事业单位，尤其是在高层决策领导机构中智囊职能的新的秘书部门纷纷设置，如政府各级办公厅普遍设立了研究室或调研室，专门负责政策的研究和为领导机关的决策提供可行性分析报告及工作方案。许多大型企业也设立了策划部、调查研究室或咨询中心这类秘书机构。参考文献1. 陈合宜，秘书学，广州：暨南大学出版社，19932. 刘绍

28、杰，中国秘书简史，河南：河南大学出版社，20053. 谭一平，职业秘书实务，北京：东方出版社，20064. 方州，办事的技巧，北京：中国华侨出版社，20045.杨树森，秘书学概论教程，安徽：安徽大学出版社，20086.何宝梅，秘书学基础理论探究，浙江：浙江大学出版社，20097.陆瑜芳，秘书学概论，上海：上海大学出版社，20078.赵明剑，秘书理论与实务，北京：国防工业出版社，20089.钱世荣，秘书系统：独特的管理辅助系统，安徽：安徽大学出版社，200810. Whiteley, Sandy， Reviews - Professional Secretaries International

29、Complete Office， Chicago: Oct 15, 1992. Vol. 89, Iss. 4; pg. 458.11. Geoffrey K Fry，The Elite of the Elite. Permanent Secretaries in the British Higher Civil Service， Public Administration. London: Summer 1997. Vol. 75, Iss. 2; pg. 383, 2 pgs.12. Fitter, Fawn， Why not be a secretary? ， Cosmopolitan. New York: Aug 1995. Vol. 219, Iss. 2; pg. 121, 2 pgs.