第章如何用电脑建立一个简单的报表.ppt

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1、第 1 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 本节开始编制报表，先 从最简单的操作做起， 即建立新表、输入数据 、计算合计、打印报表 等。 第 2 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.2.1 建立新表 4.2.2 输入数据 4.2.3 计算合计 4.2.4 画出表格线 4.2.5 打印预览报表 4.2.6 打印报表 4.2.7 关闭报表文件 第 3 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法一：单击常用工具栏上的【 新建】按钮。 在开始一项新的工作时，通常要 建立新表。 第 4 页 共

2、143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法二：单击【文件】【新建 】菜单命令。 第 5 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、单击输入数据的单元格 2、输入具体的数据 在Excel 2003的电子表格中，既可以输 入数字，也可以输入汉字、英文、标点和一 些特殊符号。 操作实例：商场数据统计表， 建立一个工作表。 动画演示 第 6 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择输入数据的区域 2、单击【格式】【单元格】菜 单命令，选择“数字”选项卡 在Excel 2003中，自动将数

3、字组成的数据 作为数值型数据处理，并忽略数据前面的零 。若要输入“0101”、“00165”等文本型数据 ，就要对单元格格式进行设置。 第 7 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 选择“文本” 类型 操作实例：依次 输入以下产品编 号：0101、0201 、0301、0102、 0202。 动画演示 第 8 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择设置有效性数据的区域 2、单击【数据】【有效性】菜 单命令，打开“数据有效性”对话 框 在编制报表的过程中，有时需要对某些单元 格中的数据范围进行限制，即进行有效性设

4、 置。这样既可以避免一些输入错误，也可以 提高输入数据的速度。 第 9 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 输入范围 操作实例1：设置产 品进价及售价只能 是大于0小于10的数 值。 动画演示 操作实例2：如果销售共有六种，即鲜 桃多、统一奶茶、雪碧、乐百氏纯净 水、王老吉和脉动，据此，设置数据 有效性。 动画演示 第 10 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择计算数据的区域 2、单击常用工具栏上的【自动求和 】按钮 在编制报表的过程中，经常要对一 些数据进行合计计算。 第 11 页 共 143 页 上一步

5、下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 动画演示 操作实例：计算合计 销售额。 第 12 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择画表格线的区域 2、单击格式工具栏上的【边框】按钮 在工作表表格区中的灰色网格线是不能打 印输出的，需要表格线时，要进行设置 。 第 13 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 1、边框按钮 2、选择线形 操作实例：为商品销 售统计表增加表格线 。 动画演示 第 14 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令：单击常用工具栏 上的【打印预览】按

6、 钮 在打印报表之前，应通过打印预览操 作，观察报表的格式 。 第 15 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 缩放：通过【缩放】按钮，以放大或 缩小的方式观察报表的整体或局部。 缩放 操作实例： 商品销售统 计表。 动画演示 第 16 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法一：单击常用工具栏上的 【打印】按钮 在报表的格式确定以后，准备好打印 纸，就可以开始打印报表了 。 第 17 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法二：单击【文件】【打 印】菜单命令 第 18 页 共 143 页

7、 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令：单击【文件】 【关闭】菜单 命令 当一个报表编制完成，或者准备结束本次 报表编辑工作时，应将报表文件关闭。 第 19 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 本节主要介绍设置报 表格式的方法，如数字的 有效位数、数据的排列方 式、字体格式设置等。 第 20 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.3.1 打开报表文件 4.3.2 设置列宽 4.3.3 设置行高 4.3.4 设置数据格式 4.3.5 设置数据的字体、字号和字形 4.3.6 撤消操作和恢复操作 4.3.7

8、 设置报表标题居中 4.3.8 设置数据的对齐方式 4.3.9 设置表格线 4.3.10 设置底纹 4.3.11 使用格式刷按钮 第 21 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法一：单击常用工具栏上 的【打开】按钮 要对报表进行数据修改或格式设置，首先 需要打开报表文件。 第 22 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法二：单击【文件】【 打开】菜单命令 操作实例：打开成绩统计 表。 动画演示 第 23 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法一：鼠标指向列标的右边框，然后 拖动鼠标

9、。 在开始建立报表的时候，工作中每列的 宽度都是一样的。在建立报表的过程中， 应根据需要设置每列的宽度。 第 24 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 方法二：选择列，然后单击【格式 】【列】 【列宽】菜单命令 ，打开“列宽”对话框。 操作实例：调整商场销 售统计表的列宽，设置 A列的宽度为90像素，B 列的宽度为100像素， 其余列的宽度为90像素 。动画演示 第 25 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 nExcel行高所使用单位为磅（1cm=28.6磅 ），列宽使用单位为1/10英寸（既1个单 位为2.54mm) e

10、xcel里的单位和cm(厘米 )可以这样转换： 行高: 1毫米2.7682个 单位 1厘米27.682个单位 1个单位 0.3612毫米 列宽： 1毫米0.4374个单 位 1厘米4.374 个单位 1个单位 2.2862毫米 第 26 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 同列宽一样，在开始建立一个新表时，每行 的行高也都是一样的。设置行高的方法和设置 列宽的方法基本相同，可以一次设置一行的行 高，也可以一次设置若干行行高。 操作实例：设置第1行的行 高为40像素，第2、3行的行 高为35像素，其余各行的行 高均为30像素。 动画演示 第 27 页 共 14

11、3 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择数据区域 2、单击【格式】【单元格】菜 单命令，选择“字体”选项卡 在建立报表的时候，Excel 2003自动定义 数据的字体为宋体，字号为12号，字形为常 规形。在编制报表的过程中，需要改变这些 初始设置。 第 28 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：设置 报表标题的格式 为隶书、加粗、 16号，设置列标 题的字号为18号 。 动画演示 第 29 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 在编制报表的过程中，有时会出现操作错 误，即使是很有

12、经验的操作员也不能避免。 出错时最好的办法是撤消错误的操作。 操作： n 撤消：单击格式工具栏上的【撤消 】按钮 n 恢复：单击格式工具栏上的【恢复 】按钮 第 30 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 撤消按钮 恢复按钮 单击这里可 批量撤消 操作实例1：撤消 操作练习。 动画演示 操作实例2：恢复 操作练习。 动画演示 第 31 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择区域 2、单击格式工具栏上 的【合并及居中】按 钮 在编辑报表的过程中，标题在第一行第一 列输入，一般不居中，为了文档的合理性布 局，需要对

13、其进行设置。 操作实例：设置 报表标题居中。 动画演示 第 32 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择区域 2、单击【格式】【单元格】菜 单命令，选择“对齐”选项卡 在编制报表的过程中可以看到，文本型数 据自动靠左对齐，数值型数据则自动靠右对 齐，可通过设置改变这种对齐方式。 第 33 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：设置 报表中的文本型 数据居中对齐， 数值型数据右对 齐，所有数据在 垂直方向上居中 对齐。 动画演示 第 34 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学

14、部监制 操作： 1、选择区域 2、单击【格式】【单元格】菜 单命令，选择“边框”选项卡 使用格式工具栏上的【边框】按钮可以画 出表格线，但是，如果要在报表中灵活地画 出各种表格线，就要通过“边框”选项卡进行 设置。 第 35 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：设置 报表的外边框为 双色红色线，内 边框为黑色虚线 ，标题行下边框 为红色双细线。 动画演示 第 36 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择区域 2、单击【格式】【单元格】菜 单命令，选择“图案”选项卡 在一个报表中总有一些数据是比较重要

15、的， 如合计数、平均值和最大值等，如果需要突 出显示，可给这些数据加上底纹。底纹由图 案和颜色组成。 第 37 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：为 标题行加上底 纹。 动画演示 第 38 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择源区域 2、单击【格式刷 】按钮 3、拖动目标区域 为提高编制报表的效率，有时可以使用【格 式刷】按钮，将源区域的格式复制到目标区 域。 操作实例：将F2单元 格的底纹复制到F3至 F48区域，然后，去 掉A2单元格的底纹。 动画演示 第 39 页 共 143 页 上一步下

16、一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 要得到一张漂亮的报 表，报表的页面设置也是 非常重要的，通过页面设 置，可以选择打印纸型号 、打印位置、打印区域、 打印方式等，本节介绍报 表页面设置的主要方法。 第 40 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.4.1 设置纸张大小 4.4.2 设置页边距 4.4.3 设置页眉和页脚 4.4.4 隐藏数据 4.4.5 开始打印 4.4.6 对较宽报表的处理 4.4.7 对较长报表的处理 4.4.8 设置打印区域 第 41 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令：单击【文件】

17、【页面设置】 菜单 命令，选择“页面” 选项卡。 目前，常用的打印纸型号有A4、B5等，在 打印报表时应根据报表的大小选择合适的打印 纸。 第 42 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例： 设置统计表 的打印用纸 为A4型号。 动画演示 第 43 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令：单击【文件】【页 面设置】 菜单命令，选择 “页边距”选项卡。 在打印报表时，打印纸的上、下、左、右都 留有一定的空白，这就是页边距。 应根据报 表的需要设置页边距。 第 44 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职

18、院公共课教学部监制 操作实例：设置报 表的上、下页边距 各为2厘米，左、 右页边距各为1.5 厘米，并使报表在 水平方向上居中打 印。 动画演示 第 45 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令：单击【文件 】【页面设置 】 菜单命令， 选择“页眉/页 脚”选项卡。 Excel 2003 提供了一些常用的页眉、页脚 格式，用户可以从中选择，也可以创建自己 的页眉和页脚。 单击这里 第 46 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1： 设置报表的 页脚为页码 和总页数。 动画演示 操作实例2：设置报表的页眉 为“弘达

19、公司第一分公司报表 ”（居左、斜体、10号）、报 表打印时的日期（居右）。 动画演示 第 47 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择要隐藏的列或行 2、右击，在快捷菜单中选择【隐 藏】命令 在打印报表之前，有时需要把一些数据隐藏 起来，使其不出现在输出的报表中，如为了设 置有效数据而输入的数据序列，以及一些不需 要输出的行和列等。 第 48 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 重新显示被隐 藏的数据 操作实例： 隐藏一月列 至合计列， 隐藏为设置 产品类别有 效数据而输 入的序列。 动画演示 第 49 页

20、共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令： 单击【文件】【打 印】菜单命令，打 开“打印”对话框 。 常用的打印报表方法有两个，如果只打印一 份当前报表，可直接单击常用工具栏上的【打 印】按钮，如果要打印若干份报表，或者只打 印报表中的某几页，则应使用菜单命令。 操作实例：打印 两份弘达公司第 一分公司销售统 计表。 动画演示 第 50 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 n方法一：横向打印 命令：单击【文件】【页面设置】 菜单命令，选择“页面”选项卡， 选 择“横向”打印设置。 当编制的报表较宽，超过打印纸的宽度时， Exc

21、el 2003自动对其进行分页。在第2页开始 报表中，由于缺少前面几列数据，会使报表不 易阅读。 第 51 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 n方法二：设置左 端标题列 命令：单击【文 件】【页面设 置】菜单命令， 选择“工作表” 选 项卡。 所选列在每页 左端均出现 第 52 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1：设置弘达公司第一分 公司销售统计表的打印方式为横 向打印。 动画演示 操作实例2：设置报表的输出方式 ，使报表中的每页都有序号、产 品编号、产品类别和产品名称等 数据。 动画演示 第 53 页 共

22、143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 当编制的报表较长，超过打印纸的长度时， Excel 2003自动对其在纵向上进行分页。但 是，如果不对打印格式进行设置，在第2页开 始的报表中将没有报表标题，也没有列标题。 操作方法：设置每页均出现的顶端标题行 命令：单击【文件】【页面设置】 菜单命令，选择“工作表”选 项卡。 第 54 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 所选行在每页顶 端均出现 操作实例：设置 报表的输出方式 ，使报表中的每 页都有报表标题 、列标题等数据 。 动画演示 第 55 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录

23、 火炬职院公共课教学部监制 在打印报表时，可以采取设置打印区域的方 法，有选择地打印报表中的某些内容。 操作： 1、选择要打印的区域 2、单击【文件】【 打印区域】 【设置 打印区域】菜单命令 操作实例：设置 打印区域为C6至 F8。 动画演示 第 56 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 利用工作表中的数据 制作图表，可以更加清楚 、直观和生动地表现数据 。图表和工作表中的数据 是互相链接的，当工作表 中的数据发生变化时，图 表会自动随之改变。本节 主要介绍图表的创建、修 改、打印等方法。 第 57 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公

24、共课教学部监制 4.6.1 创建图表 4.6.2 修改图表 4.6.3 删除图表 第 58 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、选择图表 数据所在的 区域 Excel 2003提供了柱形图、直线图、圆饼 图等多种图表类型，用户可根据需要进行选 择。 第 59 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 2、单击常用工 具栏上的【图表 向导】按钮，打 开“图表向导” 对话框，设置图 表类型。 第 60 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 3、设置图 表数据源 第 61

25、页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 4、设置图 表选项 输入图表标题 第 62 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 5、设置图 表位置 第 63 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 完成的图表 操作实例：在商 场数据统计表中 ，把销售毛利润 前10位，建立簇 状柱形图。 动画演示 第 64 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、在图表区右击 2、根据需要在快捷菜单中选择 相应的命令 一张图表制作完成以后，可以使用快捷菜 单中的

26、命令对图表进行修改，如图表标题、 数据源、图表类型等。 第 65 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 改变背景图案 、字体等 改变图表类型 改变组成图表 的数据 改变图表标题 、坐标轴、图 例、数据标志 等 第 66 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1：放大图表，设置图表 标题为隶书、16号，并给图表区 加上白色大理石图案。 动画演示 操作实例2：给图表中每个商品的 毛利润加上数据标志。 动画演示 第 67 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 1、在图表区右击 2、在

27、快捷菜单中 选择【清除】命令 当工作表中的图表不再有用时，可以非 常方便地将其删除。 操作实例：删 除工作表中的 图表。 动画演示 第 68 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 公式和函数是Excel 2003 最重要的内容之一，充分灵活地运 用公式和函数，可以实现数据处理 的自动化。本节将详细介绍使用公 式和函数的方法。 第 69 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.7.1认识公式 4.7.2输入公式 4.7.3复制公式 4.7.4在公式中使用函数 4.7.5单元格的绝对引用 第 70 页 共 143 页 上一步下一

28、步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 n在工作表中，如果某一个单元格的 数据需由其他单元格中的数据计算 而来，那么，在这个单元格中就可 以输入公式，并可以在公式中插入 函数。 n当工作表中的数据发生变化时，与 其有关的公式的计算结果自动发生 变化。 第 71 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 = =（C8+10C8+10）/ SUM/ SUM（C2:D5C2:D5） 公式以等号开始 引用区域 单元格地址 常量 函数 运算符 第 72 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 在单元格中直 接输入公式 输入公式的方法

29、比较简单，在放置计算结果 的单元格中直接输入公式内容即可，公式输入 完毕后，计算也随之完成，计算结果显示在单 元格中。 操作实例：计算销 售表中商品进价与 售价的平均值。 动画演示 第 73 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 从统计表中可以看出，每种产品的计算方法 都是一样的，所不同的是数据源的位置和放置 计算结果的位置不同。根据这一特点，可通过 拖动填充柄的方法，对公式进行复制。 操作： 1、单击公式所在的单元格 2、拖动该单元格的填充柄到目标 区域 第 74 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：根据不同商品

30、的进价 与售价计算本店产品的平均销售 额。 动画演示 自动填充 第 75 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 命令： 单击【插入】【 函数】菜单命令， 打开“插入函数”对 话框，通过引导输 入函数。 Excel 2003提供了多种功能强大的函 数，如统计函数、财务函数、数学函数等， 利用这些函数，可以提高数据处理的能力。 第 76 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1：利用函数，计算成绩 表中每位同学的总分。 动画演示 操作实例2：利用函数，计算成绩 表中每位同学的平均分。 动画演示 第 77 页 共 143 页

31、 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例4：计算各科成绩的最大 值。 动画演示 操作实例3：将每位同学在序号不 变的情况下排序 动画演示 第 78 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 在公式中引用单元格时，有相对引 用和绝对引用两种方式。 当对公式进行复制时，相对引用的 单元格会发生变化，而绝对引用的单元 格将保持不变。 在单元格的列标或行号前加上“$”符 号，表示对单元格绝对引用。 第 79 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 引用单元格的方式： n相对引用 如：=D4*H2 n绝对引用 如：=D4

32、*$H$2 n混合引用 如：=D4*H$2 第 80 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 Excel 2003工作表是 一个数据的集合，对其中的 数据进行分析和处理，可以 进一步得出新的数据。本节 主要介绍对工作表中的数据 进行排序、分类汇总、筛选 、单变量求解的操作方法， 以及编制数据透视表的方法 。 第 81 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.8.1 排序 4.8.2 分类汇总 4.8.3 筛选数据 4.8.4 数据透视表 4.8.5 单变量求解 第 82 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公

33、共课教学部监制 操作： 1、选择需排序的数据区域 2、单击【数据】【排序】 菜单 命令 工作表中的数据输入完毕以后，表中数据 的顺序是按输入数据的先后排列的。若要使 数据按照某一特定顺序排列，就要对数据进 行排序。 第 83 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：对商 品销售统计表中 的所有产品按销 售额由高到低排 序。 动画演示 第 84 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 分类汇总是指对工作表中的某一项数据进 行分类，并对每类数据进行统计计算。特别 需要注意的是，在分类汇总之前，必须先对 所需分类的数据项进行排

34、序。 操作： 1、以分类的数据项作为第一关键字对工作表 进行排序 2、选择需分类汇总的数据区域 3、单击【数据】【分类汇总】 菜单命令 第 85 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1：在统计表 中，按商品名称进行分 类，并计算每类产品的 总销售额。 动画演示操作实例2：删除分类汇总。 动画演示 第 86 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 筛选数据是指根据用户设定的条件，在工 作表中筛选出符合条件的数据。 操作： 1、选择列标题所在区域 2、单击【数据】【筛选】 【自动 筛选】菜单命令 3、单击打开所需列的“筛选

35、条件”列表框 第 87 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 设置筛 选条件 自定义筛 选条件 第 88 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 动画演示操作实例1：从统计表中，筛选出 非常可乐的销售数据。 操作实例2：从所有产品中筛选出 上半年销售额在700万至1000万之 间的产品。 动画演示 第 89 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 数据透视表可以进一步对工作表中的数 据进行分析，通过设置数据项，可以重新 组织数据，并进行计算。 操作： 1、选择工作表中的数据源 2、单击【数据】【数

36、据透视表和数 据透视图】菜单命令，打开“数据透视 表和数据透视图向导”对话框 第 90 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 3、设置 数据类型 和报表类 型 第 91 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 4、设置数据源区域 第 92 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 6、设 置数据 透视表 第 93 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例1：在统计表中根据销售 部门、产品类别等数据建立数据透 视表。 动画演示 操作实例2

37、：在数据透视表中进一 步显示打印机的销售情况。 动画演示 第 94 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 第 95 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 n在“数据透视表字段列表”窗格顶部是Excel 表的列标题列表，显示顺序与Excel表中的 顺序相同。在数据透视表中，它们被称作 字段。 在“数据透视表字段列表”窗格底部是数据透 视表的四个区域：报表筛选、列标签、行 标签和数值。拖动字段到这些区域中，它 们将出现在工作表中数据透视表布局的相 应区域（如下图所示）。 第 96 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬

38、职院公共课教学部监制 Excel 2003是一个功 能十分强大的电子表格软件 ，大家可在操作过程中逐步 掌握，本节主要介绍复制、 合并、保护工作表的操作方 法，以及不规则报表的编制 方法等。 第 97 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 4.9.1 修改工作表标签 4.9.2 复制工作表 4.9.3 同时显示多个工作表窗口 4.9.4 合并计算 4.9.5 保护工作表 4.9.6 删除工作表 4.9.7 在Word中插入工作表 4.9.8 设置工作簿选项 4.9.9 编制不规则报表 第 98 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部

39、监制 操作： 1、右击要修改的工作表标签 2、单击【重命名】菜单命令 在Excel 2003中，工作表标签分别是 Sheet1、Sheet2等。如果不满意这种没有 个性的名字，可以进行修改。 第 99 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 也可以双击这 里进行修改 操作实例：修改弘达公司销售工作簿 中的工作表标签，统计表的标签名为 第一分公司。 动画演示 第 100 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 复制工作表是指在同一工作簿或不 同工作簿中，对工作表进行复制。 操作： 1、右击要复制的工作表标签 2、单击【移动或复制工作

40、表】菜单 命令，打开“移动或复制工作表”对 话框 第 101 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 单击选中 操作实例：把第二 分公司的销售统计 表复制到第一分公 司所在的工作簿中 。 动画演示 第 102 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 当一个工作簿中有多个工作表时，窗口 中只能显示当前工作表。通过设置，可同时 显示多个工作表，使报表编辑更加快捷。 操作： 1、单击【窗口】【新建窗口】 菜单命令 2、右击要在新的窗口中显示的的工作表标签 3、单击【窗口】【重排窗口】菜单命令，打 开“重排窗口”对话框 第 103 页 共

41、 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：同时显 示第一分公司和第 二分公司的销售统 计表。 动画演示 第 104 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 将第一分公司和第二分公司的销售统计数 据进行合并，可以自动生成总公司的销售汇 总数据。此项操作即为合并计算。 操作： 1、在汇总表中选择放置合并数据的区域 2、单击【数据】【合并计算】菜单命令，打 开“合并计算”对话框 第 105 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：根据 第一分公司和第 二分公司的销售 统计表(两表排 序方式相同

42、)， 编制总公司打印 机1月至3月的销 售汇总表。 动画演示 第 106 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 保护工作表是指限制用户对工作表中部分 或全部内容的修改，使数据得到保护。 操作： 1、单击要保护的工作表标签 2、单击【工具】【保护】【保 护工作表】菜单命令，打开“保护 工作表”对话框 第 107 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：保 护第一分公司 销售统计表， 使其不能被修 改。验证后， 取消保护。 动画演示 第 108 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 对于一

43、个不再有任何用途的工作表，应及 时将其删除，这样既节省了磁盘空间，又有 利于对文件进行管理。 操作： 1、右击要删除的工作 表标签 2、单击【删除】菜单 命令 操作实例：删 除第二分公司 销售统计表。 动画演示 第 109 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 当用Word 2003编写文稿时，有时需要在 其间插入一个用Excel 2003编制的工作表， 此项操作要通过Excel 2003和Word 2003 中的命令配合完成。 操作： 1、在Excel2003中选择所需的数据区域 ，单击【复制】按钮 2、在Word中单击【编辑】【选择性粘 贴】菜单命令，打开

44、“选择性粘贴”对话框 第 110 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：把第一分公司销售统计表 中的一些数据复制到Word文档中。 动画演示 第 111 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 当建立一个新的报表文件时，Excel 2003自动定义了新工作簿的格式，如工作 簿中的工作表数量为3个，在单元格中按 Enter键后光标向下移动等等。若要改变这 些设置，则要调整工作簿的选项设置。 命令： 单击【工具】【选项】 菜单命令，打开“选项” 对话框 第 112 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作实例：设置新工作簿内的工作表 数为6个。 动画演示 第 113 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 在使用 Excel 2003编制 报表时， 有时会遇 到右图所 示的不规 则报表： 第 114 页 共 143 页 上一步下一步关 闭目 录 火炬职院公共课教学部监制 操作： 在编制不规则报表时，应充分利用“设置单 元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，通 过对单元格合并、数据排列方式等参数的设 置，完成不规则报表的编制。 操作实例：编制教学进程表中 “考核方式”部分。 动画演示