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1、公司档案管理制度公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。?二、文件材料的收集管理?1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，
2、交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围?1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。?4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。?6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。?四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系
3、，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。?6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰
4、。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或
5、剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案管理制度（2）1 总则1.1 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。1.2 本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。1.3 公司所有部门和个
6、人均有保护公司档案的义务。1.4 公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。1.5 本制度适用于公司所有档案资料的管理。2 档案管理的机构与职责2.1 公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2.2 公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。2.3 公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。2.4 办公室
7、的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。2.5 档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。2.6 所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。3 档案管理3.1 档案的归档3.1.1 公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。3.1.2 对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集
8、中管理，任何个人不得据为已有。3.1.3 除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。3.1.4 公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。3.2 档案保管3.2.1 公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。3.2.2 档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。3.2.3 档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。3.2.4 档案工作人员
9、应参照国家的规定和公司保密制度，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。3.2.5 所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见保密制度。3.2.6 档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到八防：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。3.2.7 对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。3.3 档案的查阅、借阅3.3.1 公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。3.3.2 查阅(借阅)密级档案时
10、，如查阅人为保密制度中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写档案查阅(借阅)申请单，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。3.3.3 档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。3.3.4 原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。3.3.5 查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。3.3.6 严禁
11、公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司保密制度的有关规定予以处罚。3.4 档案的销毁3.4.1 对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3.4.2 清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。3.4.3 任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见档案销毁程序。3.4.4 档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。4 附则4.1 本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。4.2 本制度报总经理批准后施行，修改时亦
12、同。4.3 本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4.4 本制度自颁布之日起施行。公司档案管理制度（3）第一章 总 则第一条 为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条 凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。第二章 档案管理体制第三条 1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。第四条 公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案（各项目资料）、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。（1）、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。（2）、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。（3）、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。（4）、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的