办公室文员的职业素养.ppt

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1、1,第1章 办公室文员的职业素养,2,学习目标： 明确办公室文员的基本职业道德和职业规范 掌握办公室中行政公文的写作格式 掌握办公室中事务性公文的写作格式 熟悉社交礼仪公文的写作格式,3,任务1 认识办公室文员的职业道德,案例1.1 办公室文员的职业道德和职业规范,任务2 学习办公室文员职业规范,4,任务1 认识办公室文员的职业道德,相关概念的理解,道德：即一般道德。一种社会意识形态，是人们共同生活及其行为的准则与规范。,5,任务1 认识办公室文员的职业道德,相关概念的理解,职业道德：职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人

2、员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。,6,职业道德的特点,相关概念的理解,职业道德：职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。,7,任务1 认识办公室文员的职业道德,一般道德与职业道德的区别,1、主体不同。 2、影响不同。 3、约束方式不同。 4、评价标准不同。,8,任务1 认识办公室文员的职业道德,1、 认识职业道德的特点,2、 一般文员所应具备的基本职业道德,3、 提高办公室文员职业道德水平的方法和途径,1） 范围上的特殊性 2

3、） 内容上的稳定性和连续性 3） 形式上的多样性,1） 忠于职守，自觉履行各项职责 2） 兢兢业业，甘当无名英雄 3）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 4） 遵纪守法，廉洁奉公 5）恪守信用，严守机密 6）实事求是，勇于创新 7）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 8）钻研业务，掌握办公室文员工作各项技能,1）学习先进典型，提升职业精神 2）倡导自制、“慎独” ，完善自我操守,9,一、办公室文员职业规范的概念 二、规章制度的分类： 1.显性规章制度 2.隐性规章制度：“潜”规定、“前”规定,任务2 学习办公室文员职业规范,10,1、办公室文员行为规范的重要性,任务2 学习办公室文员职业规范,1）

4、科学的办公室文员行为规范能够保证组织机构运转的正常和高效。 2）体系化、标准化的办公室文员行为规范是办公室文员职业趋于成熟的主要标志。 3）办公室文员行为规范带动社会整体管理水平的提高 4）办公室文员行为规范有效维护办公室文员群体的合法权益。,11,2、办公室文员行为规范的基本内容,任务2 学习办公室文员职业规范,行为规范的分类 1、从内容牵涉面大小分： 宏观性行为规范， 微观性行为规范 2、从内容与性质分： 程序性规范 技术性规范,12,2、办公室文员行为规范的基本内容（略）,3、办公室文员行为规范具体内容,任务2 学习办公室文员职业规范,1）科学的办公室文员行为规范能够保证组织机构运转的正

5、常和高效。 2）体系化、标准化的办公室文员行为规范是办公室文员职业趋于成熟的主要标志。 3）办公室文员行为规范带动社会整体管理水平的提高 4）办公室文员行为规范有效维护办公室文员群体的合法权益。,1）尽职尽责，小中见大 2）热忱有礼，拒绝有法 3）彼此尊重，化解矛盾 4）低调内敛，内外有别,13,案例1.2 办公室的行政公文写作,任务1 认识公文,任务2 学习法定行政公文的写作,14,任务1 认识公文,1、 理解公文的概念和特点,2、 学习公文的语言特点与表述方式,概念： 公文是在管理国家机关政务和企事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。,特点： 1）宗旨的政治性、政

6、策性 2）作者的法定性 3）内容的权威性、时效性 4）体式的规范性,语言特点： 1）广泛运用公文惯用语 2）恰当使用模糊词语 3）因文而异，精选妥贴的词语 4）选择规范周密的句式 表述方式： 1）叙述 2）议论 3）说明,15,任务1 认识公文种类,（一）命令（令） ：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关的决定事项。 （三）公告 ：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 ：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 ：适

7、用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 ：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 ：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 ：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 ：适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 ：适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 ：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 ：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,1

8、6,任务2 学习法定行政公文的写作,1、 通知,2、 通报,3、 请示,4、 会议纪要,17,1、 通知,18,2、 通报,19,3、 通知、通报的区别,1、告知的内容不同。 通知：告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项。 通报：告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。 2、目的要求不同。 通知：要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，要求遵照执行。 通报：主要是交流、了解情况，起教育宣传作用。 3、表现方法不同。 通知：主要是叙述，告知人们做什么，怎样做，叙述具体。 通报：兼用叙述、分析和议论，有较强的感情色彩。 4、其他。 通知：事实尚未发生：通报：以事实作前提。 通报事情的性质、

9、范围大于通知。,20,3、 请示,21,4、 会议纪要,22,案例1.3 事务性公文的写作,任务1 学习计划和总结的写作,任务2 学习日志与记录的写作,23,任务1 学习计划和总结的写作,1、计划 1）计划的概念 计划是人们在一定时期内的学习或工作的打算。它是一种预先拟定的目标、步骤，提出具体要求，制定相应措施的应用文书。 2）计划的种类 从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种： 文件式计划、条文式计划 、表格式计划 3）计划的格式与内容 计划的写作格式一般包括如下几个部分：标题、正文、结尾 4）计划的写作要求 注意协调 、主次分明 、随机应变,24,“文字叙述式”

10、计划：,25,图表式计划 ：,26,任务1 学习计划和总结的写作,1、总结 1）总结的概念 总结是一种应用文体，它是对过去一个阶段学习、工作的情况，或者是某一项具体要求工作完成后，进行全面系统的回顾、分析与评价，归纳经验教训，从中得到一些规律性的认识，用以指导今后的实践。 2）总结的格式与内容 总结从结构上看，分为标题、正文和落款三个部分。 3）总结的写作要求 （1）总结要处理好几个关系： 材料与观点统一。 写成绩与问题要实事求是。 典型与一般的关系。 （2）总结要写出特色。 （3）总结要突出重点。 （4）总结要条理清晰。 （5）总结要重视准备阶段和定稿阶段的工作。,27,工作总结 ：,28,

11、任务2 学习日志与记录的写作,1、日志 1）日志的概念和作用 人们在一天的工作、学习中，觉得有些事情、内容、想法有必要记下来，供自己或别人以后参考，这样形成的记录性文字就是日志。 日志是人们最常用的文体之一，它的作用主要有：一是查考作用 ，二是研究作用。 2）日志的分类 日志的种类一般有日记和工作日志。,29,工作日志 ：,这是表格式工作日志,这是条款式工作日志,30,任务2 学习日志与记录的写作,2、记录 1）记录的概念和作用 把别人说的话用文字记载下来，就叫记录。目的是帮助我们记忆、整理、传达、存查。有时可以起到公文的作用。 2）记录的分类 常用的记录性文书有会议记录、报告记录、采访记录、

12、电话记录、交往记录等。,31,会议记录 ：,32,案例1.4 社交礼仪公文的写作,任务1 学习欢迎词、欢送词、答谢词的写作,任务2 学习祝词的写作,33,任务1 学习欢迎词、欢送词、答谢词的写作,1、欢迎词、欢送词、答谢词的特点,2、欢迎词、欢送词、答谢词的基本格式,欢迎词、欢送词、答谢词的共同特点： 1）礼仪性 2）委婉性,欢迎词、欢送词、答谢词的基本格式： 1）标题 2）称谓 3）正文 4）祝语,34,欢迎词 ：,35,欢送词 ：,36,答谢词 ：,37,任务2 学习祝词的写作（略）,1、 祝词的概念与分类,2、 祝词的基本格式,3、 祝词的写作要求和技巧,4、 商务祝酒词的写法,38,任

13、务2 学习祝词的写作（略）,1、 祝词的概念与分类,祝词是对人或事表示良好祝愿的言辞、文章或讲话稿。它是人际间表达一种美好愿望的重要手段和工具。祝词的种类，根据祝愿的对象划分，可分为三种： 1）节日祝词。 如：“新年献词”、“国庆讲话”、“春节祝词”。 2）寿诞祝词。 3）事业祝词。 这类祝词兼有贺意。事业祝词的对象，既可以是个人，祝其事业有成；也可以是单位或集体，祝其事业发达。,39,2、 祝词的基本格式,任务2 学习祝词的写作（略）,祝词一般由标题、称谓、正文、结语、落款五部分组成。,3、 祝词的写作要求和技巧,1）了解对象，祝贺及时； 2）言辞热烈而恰当； 3）紧扣中心，简洁凝练。,40

14、,4、 商务祝酒词的写法,任务2 学习祝词的写作（略）,开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以叙友情发展的历史，还可以展望未来。结尾可用“让我们为干杯”或以“为了让我们干杯”表达礼节性的祝愿。写作上的要求也大致与欢迎词、欢送词相同。,41,案例1.5 商业性公文的写作,任务2 学习合同拟订,任务1 学习商业信函的写作,42,任务1 学习商业信函的写作,1、商业信函的概念及特点,商业信函是以信函为载体，利用邮政自身或用户提供的数据信息，通过邮政的渠道，有针对性地选择目标客户进行发寄的一种广告

15、信函，是向指定的单位或个人传达商务广告信息，以期达到一定目的信息传播活动。,43,任务1 学习商业信函的写作,2、商业信函格式,商业信函通常由信封、信文及附件三部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。 信文又称信笺 ，一般分为开头、正文、结尾、署名、日期五个部分。,44,任务1 学习商业信函的写作,3、商业信函的写作要求,1）主题突出，观点明确。 2）面向对方，态度诚恳。 3）实事求是，谦恭有礼。 4）结构严谨、首尾圆合。 5）语气平和，用词准确、标点正确。 6）清楚简洁，注意修辞。,45,任务1 学习商业信函的写作,4、几种常见的商业信函,1）建立经销往来关系的信函 2）询

16、价与报价信函 3）推销商品信函 4）订购商品信函 5）信用调查书信 6）发货通知信函 7）付款及索款信函 8）异议投诉信函 9）确认业务信函,46,任务2 学习合同拟订,1、理解合同的概念和特点,2、了解合同的种类,3、合同的写作要求,47,任务2 学习合同拟订,1、理解合同的概念和特点,1、理解合同的概念和特点 合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。这里所说的自然人、法人、其他组织是合同的当事人是能依法履行民事责任的组织或公民。合同签订后由双方或数方各执一份，作为执行和检查的凭证。 合同具有合法性、合意性、计划性的特点。即必须符合国家的有关法律、法

17、规、规章。凡法律禁止的行为是不能制定合同的；合同的各方必须对合同的每项内容都表示同意并承担责任和义务，否则不具备制定的合同的条件。对有些条项，合同各方需反复斟酌以求各方同意；合同一旦制定，当由各方按合同的村要求有计划地执行，有时还可以在中途互相核查。 合同的作用是：有利于保证国家计划的完成；有利于发展生产，促进各级部门之间的协作关系；有利于加强国家对企业的管理和监督；有利于保护合同各方的合法权益。,48,任务2 学习合同拟订,2、了解合同的种类,合同的分类一般要根据它的内容而定。中华人民共和国合同法规定的合同种类有15种：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，技术合同，建设工程合同，承揽合同，运输合同，保管合同，租赁合同，融资租赁合同，仓储合同，委托合同，行纪合同和居间合同等。,3、合同的写作要求,1）要合法 2）要合理 3）要合格 4）要完善 5）要明确具体,49,