第5章办公中的演示文稿制作.ppt

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1、第 5 章,办公中的演示文稿制作,PowerPoint软件的主要功能,PowerPoint2000是Office 2000中的幻灯片制作工具。利用它可以制作出联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义和演讲者备注等。在PowerPoint2000的演示文稿中每一“页”称之为幻灯片，演示文稿中可以有任意多张幻灯片。,术语：演示文稿、幻灯片、占位符和行距,演示文稿：演示文稿是PowerPoint的基本文件类型，文件的扩展名是ppt。每个演示文稿由若干张幻灯片组成，放映时，一张幻灯片为一屏。 幻灯片：幻灯片是演示文稿的基本组成单位，每一屏为一张幻灯片。演示文稿

2、的创建过程主要就是幻灯片的制作过程。在编辑幻灯片时可以插入图片、声音、图表等。 占位符：预定位置和格式。 行距：文本中行与行之间的距离用相对的数值表示其大小。,术语：母版、模板、版式和视图,母版是指一张具有特殊用途的幻灯片，它记录了演示文稿中所有幻灯片的布局信息。其中包含已设定格式的占位符。这些占位符为标题、主要文本和所有幻灯片中出现的对象而设置。如果更改了某一演示文稿的幻灯片母版，将会影响所有基于该母版的演示文稿的幻灯片样式。在PowerPoint中，母版共有四种：幻灯片母版，标题母版、讲义母版和备注母版。其中幻灯片母版和标题母版较为常用。 模板是预先设计好的演示文稿样板，它是系统预先精心设

3、计好的包括幻灯片的背景图案、色彩的搭配、文本格式、标题层次及演播动画等的待用模板文档，扩展名为pot。模板用于演示文稿的所有幻灯片。 版式指幻灯片中各对象的布局方式，系统提供了28种。 视图，在PowerPoint中有6种视图：普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、备注页视图、幻灯片放映视图。同一个演示文稿根据不同需求，可在不同的视图模式下来编辑或修改。PowerPoint 中最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图。单击 PowerPoint 窗口左下角的按钮可在视图之间轻松地进行切换。普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。,PowerPoint的视图方式,1普

4、通视图:采用三框式画面显示幻灯片、大纲、备注，方便浏览与编辑。可以实现在其他视图中可实现的一切编辑功能 2. 大纲视图:在此视图下，演示文稿按序号显示全部幻灯片的编号、主标题、各层次标题和文本内容，最适合组织演示文稿。 3. 幻灯片视图:主要用来对演示文稿中的每一张幻灯片进行详细的设计和编辑。 4幻灯片浏览视图:按幻灯片序号顺序显示演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图显示的，在这种视图方式下，作者能很方便地改变幻灯片的背景设计和配色方案，删除、移动、复制幻灯片或调整幻灯片的顺序，并可以为演示文稿添加切换效果，但不能对个别幻灯片的内容进行编辑修改。 5. 幻灯片放映视图:它以全屏幕方式让用

5、户检查每张幻灯片的实际播放效果(单击 “幻灯片放映视图”按钮，将从当前幻灯片开始播放演示文稿。选择“视图幻灯片放映”，或者选择“幻灯片放映观看放映”，或者按F5键，都将从第一张幻灯片开始播放演示文稿。）。 6. 备注页视图:类似于普通视图中的备注窗格。此视图模式用来建立、编辑和显示演示者对每一张幻灯片的备注。备注页视图与幻灯片视图相比，其下半部分多了一个编辑窗口，用以编辑幻灯片的备注。,PowerPoint应用程序的启动和退出,与其他Office应用程序相同（启动3种，退出4种）。,提供了创建新演示文稿的3种基本方法 ： 内容提示向导：提供演示文稿的主题及结构。用户可根据特定的需要选择不同的主

6、题，直接采用包含文本内容和设计模板的演示文稿示范。 设计模板：“模板”提供了演示文稿的设计但不含内容。PowerPoint提供的模板包括了幻灯片的背景、配色方案和预定义的标题及文本格式，用户可以根据需求选定一种幻灯片外观，然后逐个键入幻灯片文本内容、插入图片、图表等。 空演示文稿：由不带有建议内容和设计、但带有布局格式的白底幻灯片组成。创建者可以在白底幻灯片上设计出具有自己特色和风格的演示文稿。,创建新演示文稿：选择模板、版式、添加幻灯片,选择模板：选择“格式应用设计模板”，或单击“常用工具栏”中的“应用设计模板”按钮，打开“应用设计模板”对话框，可从中选定一种设计模板应用到演示文稿中。 添加

7、幻灯片及版式选择：单击“常用工具栏”的“新幻灯片”按钮或选择“插入新幻灯片”，都会打开下面的对话框，在此选择所需的版式。,幻灯片的选定、插入、和删除（最好在幻灯片浏览视图下）,1. 幻灯片的选定 选定一张幻灯片：单击指定的幻灯片，其外围就被黑色粗线框包围，表示该幻灯片被选定。 选定多张连续的幻灯片：单击选定第一张幻灯片，按住Shift键并单击要选定的最后一张幻灯片。 选定多张不连续的幻灯片：单击选定第一张幻灯片，按住Ctrl键并单击要选定的其它幻灯片。 全选：按快捷键Ctrl+A，或选择“编辑全选”。 2. 幻灯片的插入 单击常用工具栏的新幻灯片按钮，或选择“插入新幻灯片”。 在弹出的“新幻灯

8、片”对话框中选择所需的版式。 单击“确定”按钮。就在当前幻灯片后插入一张新幻灯片。 3. 幻灯片的删除 选定要删除的一张或多张幻灯片后，按Delete键，或选择“编辑删除幻灯片/剪切/清除”。都可删除幻灯片。,幻灯片的移动和复制（最好在幻灯片浏览视图下）,4. 幻灯片的复制 选择需要复制的一张或多张幻灯片。 选择“编辑复制”或单击“常用工具栏”的复制按钮。 单击拟复制该幻灯片位置前的一张幻灯片，确定复制的位置。 选择“编辑粘贴”或单击“常用工具栏”的粘贴按钮。所选幻灯片复制到所选定的幻灯片之后。 可以在不同演示文稿间复制幻灯片，方法和上述一样，只不过要同时打开两个演示文稿。 5. 幻灯片的移动

9、 通过幻灯片的移动操作可以改变幻灯片的播放顺序。类似于幻灯片的复制操作，可以通过“剪贴板”来完成幻灯片的移动，只需将“复制幻灯片”步骤中的“复制按钮”改为“剪切按钮”即可。 可以直接拖动幻灯片到指定的位置来完成幻灯片的移动操作。其操作方法是：单击选定要移动的幻灯片，然后按住鼠标左键不放，在此幻灯片后出现代表该幻灯片的一细竖线，拖动幻灯片，使细竖线到达所需的位置再松开鼠标左键。,打开、浏览、保存和关闭演示文稿操作,演示文稿的打开（3种）、保存（4种）、关闭（4种）方法与Word2000或Excel2000中的方法完全一样。 此外，多一种打开方法：在刚启动PowerPoint时，选择“PowerP

10、oint”对话框中的“打开已有的演示文稿”单选项。 浏览：幻灯片浏览视图。,演示文稿的编辑,1、 整体外观设计的调整 选择“格式应用设计模板”，或单击“常用工具栏”中的“应用设计模板”按钮，打开“应用设计模板”对话框，选择一种模板并应用。 2、幻灯片色彩和背景的调整 色彩：选择“格式幻灯片配色方案” 背景：选择“格式背景”,幻灯片中各种对象的插入和编辑,1、文字的插入和编辑 幻灯片中的文字输入都在文本框中进行。在文本框里，即使输入的文字较多，也不必去管文本框的宽度，当文字超过文本框的宽度时会自动换行，无需按回车键。 2、插入图片 选择“插入图片剪贴画/来自文件/艺术字/自选图形等”，选定合适的

11、，并单击“插入”按钮。 用户可以选择一张版式中包含了剪贴画的幻灯片，这样，双击幻灯片中标有“双击此处添加剪贴画”的预留区，就可直接打开“插入剪贴画”对话框。 3、插入表格 插入一张版式为“表格”的新幻灯片或单击“常用工具栏”中的“插入表格”按钮，或选择“插入表格”命令，可直接在幻灯片中插入表格。 4、插入图表 插入一张版式为“图表”或“文本与图表”的新幻灯片。 5、 其他对象的插入 如Excel图表、Word文档等，在幻灯片中添加其他对象的操作步骤如下： 选择“插入对象”，显示 “插入对象”对话框。拖动滚动条在“对象类型”列表中查看，双击要插入的对象类型，即可调出相应的应用程序。,插入声音与影

12、片,在PowerPoint中，除了图片、艺术字、表格等对象外，还可以插入声音和影片，声音包括MP3、CD乐曲、WAV和MIDI等，影片可以是AVI文件等。添加了声音和影片后，所播放的演示文稿具有更强的吸引力。 声音或影片的插入方法类似，下面以在幻灯片中插入一个声音文件为例，说明其操作步骤： 选择“插入影片和声音文件中的声音”。 指定声音文件的路径和名称，单击“确定”按钮。 在幻灯片中插入了声音后，会在幻灯片中多一个声音标记。幻灯片放映时声音文件只能在当前幻灯片中播放，如果需要该声音文件在该幻灯片之后的幻灯片中继续播放，还需要进一步设置，设置方法是： 右键单击该声音标记，选择其中的“自定义动画”

13、，在打开的对话框中选中“按动画顺序播放”复选框，并选择“继续幻灯片放映”单选按钮，在停止播放栏中选择在某张幻灯片后停止。还可以单击“其他选项”按钮，在打开的“声音选项”对话框中选中“循环播放，直到停止”。,加边框：文件打印 每张幻灯片显示编号：视图页眉和页脚,为幻灯片中的对象预设或自定义动画效果,1、预设动画效果 单击“格式工具栏”的“动画效果”按钮，打开“动画效果工具栏”进行设置，放映时各对象按设置动画效果时的先后顺序逐一出现。 2、自定义动画 单击“动画效果工具栏”中的“自定义动画”按钮，或选择“幻灯片放映自定义动画”，进入对话框进行设置。,幻灯片切换,幻灯片的切换是指在放映幻灯片时从一张

14、幻灯片更换到下一张幻灯片的方式，也就是幻灯片进入和离开屏幕时产生的视觉效果。 打开演示文稿，选定要设置切换效果的一张或多张幻灯片。 选择“幻灯片放映幻灯片切换”，在打开的对话框中设置。 在“效果”下拉列表框中选择需要的切换效果，并设定切换的速度；在“换页方式”栏中选择使用鼠标换页还是使用设置的时间自动换页；在“声音”列表框中，选择换页时的声音效果，还可设定该声音是否循环播放。 设置完毕后，单击“应用”按钮，将所设置的切换效果应用于所选定的幻灯片，若要将该切换效果应用于所有的幻灯片，则单击“全部应用”按钮。,幻灯片在放映时，默认的是单击鼠标换页，还可以同时设置每隔一定的时间换页，方法是选中“每隔

15、”复选框，在下面的“数字增减按钮”框中输入数据，比如，输入“00:05”就表示每隔5秒自动换页。这样，在放映幻灯片时，两种换页方式同样有效。,超级链接：动作按钮,可以在演示文稿中添加超级链接。在文稿中创建超级链接后，就可以跳转到文稿中特定的幻灯片、另一份演示文稿、Internet上的某个地址、其他文件（如Word文档、Excel文件），甚至运行某个程序。超级链接的起点可以是任何文本或对象，包括形状、表格、图片或动作按钮。设置了超级链接的文本会自动加下划线，并显示成配色方案指定的颜色。 用户可以利用幻灯片中的任何文本或对象创建超级链接，也可以利用PowerPoint提供的专用的动作按钮创建超级链

16、接。 利用动作按钮并为其设置超级链接的方法： 选择“幻灯片放映动作按钮”，单击所需按钮。这时鼠标变成“+”形状。 按曳鼠标，在幻灯片上画出所选择的按钮。这时将出现 “动作设置”对话框。对话框中有“单击鼠标”和“鼠标移过”两个标签，表明激活动作的方式，对象可以同时设置这两个动作。如，鼠标移动到某个对象时播放声音，而单击该对象时跳转到另一张幻灯片。 在“超级链接”下拉列表框中选择跳转目标。 单击“确定”按钮。 动作按钮的种类,超级链接：超链点,如果是为幻灯片中的文本或对象建立超级链接，或修改已建好的超级链接，可以在选定用于超级链接的对象后，选择“幻灯片放映动作设置”，或右键单击对象，选择快捷菜单中

17、的“动作设置”命令，同样会出现如“动作设置”对话框。,设置放映方式,选择“幻灯片放映设置放映方式”，打开“设置放映方式”对话框。在对话框中，可以设置放映类型、放映哪些幻灯片和放映过程中的换片方式等等。 用户可以按照三种不同的方式放映幻灯片。 演讲者放映（全屏幕）：系统默认的方式。由人工来放映幻灯片，是最常用的方式。 观众自行浏览（窗口）：适合于一些公众场合，如演播大厅、展示台等。这种演示文稿会出现在小型窗口内，并提供在放映时移动、编辑、复制和打印幻灯片的命令。 在展台浏览（全屏幕）：适合于广告和对某个问题进行反复讲解时使用。这种方式必须事先对幻灯片进行排练计时，在演播时，由系统自动播放，不需要

18、人工干预，一般设置成自动循环播放。,放映时可使用绘图笔功能，不会保存。 按ESC键结束放映。,自定义放映,用户还可以使用自定义放映的方法来设置是否放映某一张或多张幻灯片。 打开需要设置放映内容的演示文稿。 选择“放映幻灯片自定义放映”，打开“自定义放映”对话框，单击其中的“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。 在“在演示文稿中的幻灯片”框中选择用户需要放映的幻灯片，再单击“添加”按钮，则选取的幻灯片将会出现在“在自定义放映中的幻灯片”列表中； 如果要改变幻灯片的放映次序，在“在自定义放映中的幻灯片”列表中选择幻灯片，然后使用右边的箭头键将幻灯片在列表内上下移动，如果发现其中的某张幻灯片不

19、需要放映，可选择该张幻灯片名字后，单击“删除”按钮将该幻灯片从放映队列中删除。 在“幻灯片放映名称”框中输入用户自定义放映幻灯片的名称，然后单击“确定”按钮返回“自定义放映”对话框。单击“关闭”按钮。,隐藏幻灯片,隐藏的幻灯片的方法是： 1、选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单中的“隐藏幻灯片”。 2、在幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“隐藏幻灯片” 。 隐藏后，在幻灯片编号上会出现一个“划去”符号。 取消隐藏的方法是再次单击“幻灯片放映”菜单中的“隐藏幻灯片” 。,习题：,利用本章所学知识，练习幻灯片的制作。文件应有一个主题，主题自选。具体要求如下： 1、第一张幻灯片为封面，最后一张幻灯片为封底；第二张幻灯片为目录，目录到各张幻灯片之间应该有双向的超级连接； 2、各张幻灯片之间有切换效果设置； 3、每张幻灯片应该有动作按钮设置，并且要求风格一致； 4、幻灯片个数不少于15张，根据需要可以分设几层； 5、幻灯片中应包括各种对象：如图片、图表、组织结构图、表格、流程图、声音等。应尽量使用GIF和JPEG图片从而减少图片磁盘存储量； 6、至少要有两张幻灯片有丰富的对象，从而可以设置各种各样的自定义动画效果；,