第三章 字处理软件Word 2003.ppt

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1、第三章 字处理软件Word 2003,主要内容,Word 2003的基本知识 文档的基本操作 文档的编辑与修饰 图形功能 表格 打印 其他功能,3.1 Word 2003的基本知识,3.3.1 Word 2003简介 Word 2003的启动 Word 2003的关闭和退出 单击标题栏右侧的“关闭”按钮 执行“文件”|“退出”命令 按组合键Alt+F4,3.1.2 Word 2003的工作窗口、文档视图 工作窗口,Word 提供了“普通视图” 、“页面视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“阅读版式视图”、“缩略图”查看方式。 各视图显示方式之间的切换可在“视图”菜单中执行有关显示命令来实

2、现，也可单击 按钮进行视图切换。,文档视图,普通视图,普通视图以一条长虚线标记表示页间分隔,页面视图,页面视图按物理纸张的格式显示文档内容,Web版式视图,Web版式视图可显示出页面背景,大纲视图可按标题级别显示文档,大纲视图,阅读版式视图,缩略图,3.2 文档的基本操作,3.2.1 文档的创建与打开 新文档的建立 单击“新建”按钮图标 “文件”菜单新建选“空白文档”图标 旧文档的调出及打开 方法1：单击工具栏上“打开”按钮图标。 或: 单击“文件”菜单打开 方法2：单击“文件” 菜单下部的文件名,3.2.2 文档的保存,人工保存,自动保存 执行“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择

3、“保存”选项卡。,3.3 文档的编辑与修饰,3.3.1 输入文本,输入文本时要注意： （1）切忌在输入的同时进行格式设置操作； （2）每个自然段输入完毕，才可以按回车表示该段结束； （3）当输入中英文混合文字时，应熟练“CtrlSpace” 进行中英文输入的快速切换。,插入符号和特殊字符 方法1：利用“符号栏”工具栏 执行“视图”|“工具栏”命令，调出“符号栏” 方法2：利用“插入特殊符号”对话框 执行“插入”|“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框。 方法3：利用“符号”对话框 执行“插入”|“符号”命令，打开“符号”对话框。,插入日期和时间 执行“插入”|“日期与时间”命令，打开“日

4、期与时间”对话框。,3.3.2 文档的编辑,选定文本 （1）整篇文稿：快捷键“CtrlA”或在文本选定区三击鼠标左键。 （2）整段选择：在文本选定区，鼠标指向欲选定的段落双击。 （3）选定完整一句：按下Ctrl键，单击该句的任何位置。 （4）选择行块：在文本选定区，鼠标移至要选取的行块的起始行左边，然后按住鼠标左键拖动选择。 （5）选择列块：按住“Alt”键，然后按住鼠标左键拖动选择 （6）选定一行文本：在文本选定区，鼠标指向欲选定的文本行单击。,复制、移动文本 首先选定要复制、移动的文本 单击复制、剪切图标“ ”、“ ”；或按“CtrlC”、“CtrlX” 键；或右击鼠标，选快捷菜单“复制”

5、或“剪切”命令； 在目标处单击粘贴图标“ ”，或按“CtrlV”键；或选快捷菜单中的“粘贴”命令。,删除、修改文本的操作 选中后，直接输入新文本即可实现修改 文本。 要删除 选定文本，则直接按“Delete”键。 注：BackSpace键/Delete键可删除光标前/后的一个字符。,查找与替换 使用“编辑查找/替换”命令不仅可以查找文本中的一般字符，还可以查找、替换一些特殊字符。例如回车符、人工换行符等。,3.3.3 文本与段落的修饰,字符的格式化 1.执行“格式”|“字体”命令，打开“字体”对话框。,设置字体、字形和字号,或利用格式工具栏上的不同按钮对字符格式进行设置,设置设置字符缩放比例、

6、间距和位置。,2.设置首字下沉或悬挂 选择要下沉或悬挂的文本 执行“格式”|“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框。,3.改变文本方向 执行“格式”|“文字方向”命令，弹出“文字方向”对话框,4.中文板式 提供拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符、双行合一等专门的中文板式。 选定要设置效果的文字 执行“格式”|“中文板式”命令，选择不同命令打开相应对话框，设置所需的选项,段落的排版 1.设置段落格式 选定要设置格式的段落 执行“格式”|“段落”命令，弹出“段落”对话框，在此对话框中可设置段落对齐方式、段落的缩进方式、调整行间距和段间距。,首行缩进,悬挂缩进,左缩进,右缩进,或使用标尺设置缩

7、进：用鼠标左键按住相应缩进方式的按钮并拖动到所需位置即可。,2.项目符号和编号 选择要加上项目符合或者编号的段落 直接单击“格式”工具栏上的“项目符号” 按钮或 “编号” 按钮，若要选择其他样式的符号或编号，可执行“格式”|“项目符号或编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，在此对话框中选择所需项目标记。,3.边框和底纹 选定要设置边框和底纹的文字或段落 执行“格式”|“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，在此对话框中可给选定的文字或段落加上边框和底纹，也可以给整个文档的页面都加上边框。,3.3.4 页面的排版及打印,分栏 可对整篇文档或文档的某些部分进行分栏，同时可调节各栏的栏宽、

8、两栏的间距及是否添加栏间分隔线等。 执行“格式”|“分栏”命令，打开“分栏”对话框。,分页 在文件的某一位置手动插入分页符，强制文档分页。 将光标定位到要分页的位置 执行“插入”|“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“分页符”。,插入页码 执行“插入”|“页码”命令，打开“页码”对话框。,页眉和页脚 执行“视图”|“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”工具栏，并出现页眉页脚编辑区。 若想要页面的页眉页脚首页不同或奇偶页不同，可执行“文件”|“页面设置”命令，或单击“页眉和页脚”工具栏上页面设置按钮 ，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中进行设置。,页边距的设置 执行“文件”|“页面

9、设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中进行设置。,纸张类型的设置 执行“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡中进行设置。,打印预览与打印,方 法,确认打印机,打印范围,打印方式,打印份数,脚注和尾注,在页面视图中，将插入点移动到要插入脚注或尾注的位置。 执行“插入”|“引用”|“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。,删除脚注和尾注注释，只需选中文档中相应注视的引用标记，然后按Delete键。,文档格式的复制和套用,减少重复的排版操作，保证格式的一致性 格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式) 样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可

10、直接套用 模板 设置整个文档的格式,1. 格式刷,当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 (1)复制字符格式 选定已经设置格式的文本 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状(若复制到多处文本则双击) 在要排版的文本区域拖动(即选定文本) (2) 复制段落格式 选定含有复制格式的段落（或选定段落标记） 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记,样式是一种具名的特定格式，它可以包含字符的字体、字形和大小

11、，文本的对齐方式，以及段落的首行缩进、行间距和段前、段后间距等。 内置样式 自定义样式 可修改 可删除 如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化,2.样式,Word内置的样式,单击“格式”工具栏“样式”框下拉按钮 最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式 例 建立名称为“校名”的段落样式 (1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落 (2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”、小四号、加粗等 (3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入。, 创建新样式,样式名, 应用样式,创建一个样式，

12、实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落) (2) 单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式, 修改样式,可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式 ”列表框中选择所要修改的样式名，再单击“修改”按钮 修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化 例 对一批校名，添加下划线 选择“格式”菜单中的“

13、样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式 ”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮, 删除样式,自动生成目录,编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别（大纲级别：用于为文档中的段落指定等级结构（1 级至 9 级）的段落格式。例如，指定了大纲级别后，就可在大纲视图或文档结构图中处理文档。）格式或标题样式 （标题样式：应用于标题的格式设置。Microsoft Word 有 9 个不同的内置样式：标题 1 到标题 9。）。,用大纲级别创建目录 1.指向“视图”菜单上的“工具栏”，再单击“大纲”。 2.选择希望在目录中显示的第一个标题。 3.在“大纲”工具栏上

14、，选择与选定段落相关的大纲级别。 4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。 5.单击要插入目录的位置。 6.指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”。 7.单击“目录”选项卡。 8.若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击进行选择。 9.根据需要，选择其他与目录有关的选项。,用自定义样式创建目录 1.单击要插入目录的位置。 2.指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”。 3.单击“目录”选项卡。 4.单击“选项”按钮。 5.在“有效样式”下查找应用于文档的标题样式。 6.在样式名右边的“目录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别

15、。 7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤 5 和步骤 6。 8.单击“确定”。 9.若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击一种设计。 10.根据需要，选择其他与目录有关的选项。,注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。,前提:已将自定义样式应用于标题,3.4 图形功能,1.图片,1插入图片或剪贴画 执行“插入图片来自文件/剪贴画”命令，可插入图片文件或剪贴画。,原图,2设置图片格式 选中图片，右键单击，通过快捷菜单中的“设置图片格式”或“格式图片”菜单命令，可设置图片的边框、大小、与文字间的环绕、叠加形式、图片本身的视觉效果等。,设置了黑白、水印效

16、果后的图,可通过鼠标选中调整大小,图片工具栏,2设置图片格式 通过“图片”工具栏也可以快速设置图片格式。,设置图片的水印、,亮度、对比度,裁剪图片,设置图片与文,字的环绕效果,对图片的某,种颜色设置,透明效果,插入其他图片,设置图片边框,恢复原图片尺寸,压缩图片,由多种自选图形绘制组合而成的小船、小屋,2.自选图形,自选图形指Office自带的图形，包括矩形等基本形状，还包括各种线条和连接符、箭头总汇、流程图符号、星与旗帜和标注等。下例是用自选图形示例：,“绘图”工具栏各按钮作用,通过绘图工具栏、图片工具栏可以绘制自选图形，设置图形、图片效果。,“插入”“图片”“自选图形”,通过图形的快捷菜单

17、可以设置图形格式，可以在图形中添加文字，设置图形间的叠加效果、组合或分解图形。,图形快捷菜单,3.图示,图示是一类特殊图形，一个图示包含了若干规则的图形和文本框，从而更有效地表述图形含义。,示例（棱锥图）,单击“插入图示”后显示的对话框,1插入艺术字 Word提供了多种艺术字形式。单击“绘图”工具栏上的“ ”图标，即可实现艺术字插入。 或“插入”“图片”“艺术字”,艺术字示例,4.艺术字,2修饰艺术字 通过艺术字快捷菜单中的“显示艺术字工具栏”及“绘图”工具栏，可以对艺术字进行效果设置。,“艺术字”工具栏,重新输入新艺术字, 并选择新的样式,打开“设置艺术字 格式”对话框,单击此图标,可选择设

18、 置艺术字的排列样式,单击此图标,可设置艺术字 与文本间的各种环绕形式,改变所选艺术字 文字内容,改变所选艺术字 的表示方式,旋转 艺术字,使所选艺术字 的高度一致,使所选艺术字 成竖排表示,设置艺术字 的字间距,3艺术字、文本框、自选图形综合示例,自做贺卡,自做报头,在文档中使用文本框可以使文档中的文本实现灵活排版。,使用多个文本框在Word中建立的小报,5.文本框,用文本框、图形建立的流程图,填充色、边框色均设置为无色后的文本框,可以独立处理的矩形区域，其内容可随框架移动而移动 “插入” “文本框” (1)基本操作：一般/选定/编辑三种操作,插入点,文本框与四周文档内容的环绕方式： 嵌入型

19、、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方等。 文本框之间的链接 多个文本框内的文本，可以链接起来，成为一个特定的整体。,建立复杂的数学公式 插入/对象 选择Microsoft Equation3.0 输入数学公式,符号用于输入数学符号 样板用于输入公式符号,6.公式编辑器,创 建 表 编 辑 表 数据计算与排序 表格格式化,3.5 表格,创建表格常用的方法： 1.工具栏按钮的方法直接插入表格 2.菜单命令的方法按行列定制表格 3. 用“绘制表格”工具按钮补充表格线 4. 用“表格”菜单绘制斜线表头,小型规则表,大型规则表,不规则表,表格自动套用格式 “表格”菜单“插入” “表格” “自动套

20、用格式”,方法1： “常用工具栏”上的“插入表格”按钮。,方法2：“表格”菜单“插入表格”。,方法3：手工绘制表格：“表格和边框” 工具栏中的“绘制表格”、“擦除”等按钮可以自由地画线及擦除表格线。,一、创建表格,表格中的斜线表头可用“表格”菜单中的命令绘制,改变列宽与行高 插入（删除）列与行、以及单元格 拆分与合并单元格 边框与底纹 表格中文字格式设置 表格元素的排序与计算 根据表格中的数据创建图表,二、表格的编辑,大部分操作都可以通过,“表格”菜单中的相应命令,选定单元格,在表格中插入行、列、单元格,“拆分单元格”对话框,数据的增、删、改操作,编辑表格数据,数据计算与排序,“表格”“公式”

21、或“排序”命令,选定单元格,同文档编辑,公式计算和排序,(1) 引用符号 如：A3，B2，C3，A2:C4，LEFT(左)，RIGHT(右) (2) 公式 以等号“=”开头，后跟公式的式子 如： =SUM(A1:C4) =AVERAGE(LEFT) =A1*2+B2/3 (3)数字格式 如：1,234.45 (采用格式“#,#.#”) (4)数据的排序 以某一列的内容作为排序依据,C2:D3,第一个公式输入之后，在下一个想要输入相同公式的地方直接按F4就可以了。另外F9是更新域的快捷键。,套用“简明1” 格式的效果,“表格” “表格自动套用格式”,表格格式化：文字格式、边框和底纹,经过修饰后的

22、登记表,“格式” “边框和底纹”,根据表格中的数据创建图表,选中要在图表中体现出来的数据 “插入”“图片”“图表”,3.6 Word 2003的其他功能,邮件的合并 超连接,邮件合并,把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率。,主文档,数据源文档,邮件合并,邮 件 合 并 文 档,部门 姓名 计算机系 罗保列 数学系 林业成 电子系 江培华,合并域,正文,邮件合并过程主要分四步： 创建数据源，建立主文档，插入合并域，合并 以下以发放一份开会通知为例。 (1) 建立数据源 建立数据源文档，如“参加会议的名单.doc”（Word表格）。,(2) 建立主文档

23、在Word编辑窗口中输入主文档的正文内容(也可以打开一个要作 为主文档的文档) 。 选择“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并”（Word 2003为“邮件合并向导”）命令，屏幕右侧会出现“邮件合并”任务窗格。,主文档,“邮件合并” 任务窗格,(3) 在主文档中插入合并域 “工具”“信函与邮件”“邮件合并”在屏幕右侧出现“邮件合并”任务窗格 按照“邮件合并”任务窗格的提示完成16项操作。 在步骤3中单击“选择另外的列表”选择数据源文件（“参加会议的名单.doc”）；在步骤4中将合并域插入主文档，其中每个合并域都被括起。如果插入数据源文件中的域名，单击“其他项目”，将数据源文件中的域名插入到主文档中合适的位置。,合并域。被括起,(4) 合并主文档与数据源 在步骤5中单击“下一步 完成合并”就完成了邮件合并工作，将数据源中的可变数据(即参加会议的教师的部门及姓名)和主文档的正文(即通知内容)进行合并，生成一个合并文档。 此时，可以选择“编辑个人信函”将信函合并到一个Word自动创建的新文档中，如下图所示。,80,选定文本,不同文档链接点,同文档链接点,不同文档链接点,链接对象列表区,创建超级链接,