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1、第五章 会计凭证和会计账簿,第一节 会计凭证 第二节 会计账簿,第一节 会计凭证,一、会计凭证的概述 二、原始凭证 三、记账凭证 四、会计凭证的管理,一、会计凭证的概述,（一）会计凭证的概念： 会计凭证是记录经济业务发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。 （二）会计凭证的意义： 记录经济业务，提供记账依据； 明确经济责任，强化内部控制； 监督经济活动，控制经济运行。 （三）会计凭证的种类： 按照编制的程序和用途不同，分为： 原始凭证 记账凭证,二、原始凭证,1.原始凭证的概念、作用与基本内容 2.原始凭证的种类 3.原始凭证的填制 4.原始凭证的审核,1.原始凭证的概念、
2、作用与基本内容,原始凭证的概念： 在经济业务发生或完成时取得或填制的、用来记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。 原始凭证的作用： 证明经济业务的发生 编制记账凭证的依据 原始凭证的基本内容： 原始凭证的名称 填制日期 接受原始凭证单位名称 经济业务内容 填制单位签章 有关人员签章 凭证附件,2.原始凭证的种类（P152-153）,按照来源不同： 外来原始凭证 自制原始凭证 按照填制手续及内容不同： 一次凭证 累计凭证：如限额领料单（P153） 汇总凭证: 发料凭证汇总表、收料凭证汇总表等 按照格式不同： 通用凭证：有关部门统一印刷，在一定范围内使用 专用凭证：单位自行印制，仅在本单位
3、内部使用,入 库 单,单 位：,年 月 日,第 号,负责人：,经手人：,一 存根,领料单 领料单位： 凭证编号： 用 途： 年 月 日 发料仓库：,3.原始凭证的填制基本要求,原始凭证填制的基本要求 1真实可靠。即如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补。 2内容完整。即应该填写的项目要逐项填写(接受凭证方应注意逐项验明)，不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要写全，不能简化；品名或用途要填写明确，不许含糊不清；有关人员的签章必须齐全。 3填制及时。即每当一项经济业务发生或完成，都要立即填制原始凭证，做到不积压、不误时、不事后补制。 4书写清楚规范
4、。即字迹端正、易于辨认，做到数字书写符合会计上的技术要求，文字工整，不草、不乱、不“造“；复写的凭证，要不串格、不串行、不模糊。 5顺序使用。即收付款项或实物的凭证要顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证应加盖“作废“戳记，不得撕毁。,关于书写规范,阿拉伯数字应逐个书写，不得连笔写。数字前应写币种符号，之间不留空格。凡数字前有币种符号的，数字后不再写货币单位 所有以元为单位（其他币种为货币基本单位）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角分位可写成“00”或“”；有角无分的，分位应写“0”，不得用“”代替。 汉字大写数字金额一律用正楷或行书体书写，不得用0
5、、代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或到角为止的，在元或角后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分后不写“整”或“正”字。 大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额之间不得留有空格。 阿拉伯数字金额中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字。连续有几个“0”时，可以只写一个“零”；元位是“0”，或数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字金额可只写一个“零”，也可不写“零”字。,附加要求,1.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人
6、员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。 2凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写的金额必须相符。 3购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物购入以后，要按照规定办理验收手续，这有利于明确经济责任，保证帐实相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。实物验收工作应由有关人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由仓库保管人员按照采购计划或供货合同验证后，在入库验收单上如实填写实收数额，并签名或盖
7、章。不需要入库的实物，由经办人员在凭证上签名或盖章以后，必须交由实物保管人员或使用人员进行验收，并由实物保管人员或使用人员在凭证上签名或盖章。经过购买人以外的第三者查证核实以后，会计人员才能据以报销付款并作进一步的会计处理。 4一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废“戳记，连同存根一起保存。,5发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据。如果情况特殊，可先用银行的有关凭证，如汇款回单等，作为临时收据，待收到收款
8、单位的收款证明以后，再将其附在原付款凭证之后，作为正式原始凭证。在实际工作中，有的单位发生销货退回时，对收到的退货没有验收证明，造成退货流失；办理退款时，仅以所开出的红字发票的副本作为本单位退款的原始凭证，既不经过对方单位盖章收讫，也不附对方单位的收款收据。这种做法漏洞很大，容易发生舞弊行为，应该予以纠正。 6职工公出借款的收据，必须附在记帐凭证之后。职工公出借款时，应由本人按照规定填制借款单，由所在单位领导人或其指定的人员审核，并签名或盖章，然后办理借款。借款收据是此项借款业务的原始凭证，是办理有关会计手续、进行相应会计核算的依据。在收回借款时，应当另开收据或者退还借款收据的副本，不得退还原
9、借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需要分别进行处理，如果将原借款收据退还给了借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项业务的会计处理失去依据。 7经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。 8发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。在更正处应当加盖开出单位的公章。,4.原始凭证的审核,真实性 合法性 合理性 完整性 正确性 及时性,三、记账凭证,1.记账凭证的概念、作用与基本内容 2.记账凭证的种类 3.记账凭证的编制 4.记账凭证的审核,1.记账凭证的概念、作用与
10、基本内容,记账凭证的概念： 根据审核无误后的原始凭证或其汇总表填制用来反映经济业务简要内容，确定会计分录，并直接作为记账依据的会计凭证。 记账凭证的作用： 登记账簿的直接依据 记账凭证的基本内容： 记账凭证的名称 填制日期 编号 经济业务内容摘要 会计科目、记账方向、记账金额（会计分录的内容） 记账标记 所附原始凭证张数 会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章,2.记账凭证的种类,按格式的不同分类： 通用记账凭证 专用记账凭证 按反映经济业务内容的不同分类： 收款凭证 付款凭证 转账凭证 按填列方式分类： 复式记账凭证 单式记账凭证 汇总记账凭证,3.记账凭证的编制,收款凭证的编制 付
11、款凭证的编制 转账凭证的编制,通过对记账凭证进行 编号，主要是为了方 便查找，同时也可防 止散失、抽换。,收款凭证所反映的经济交易与事项涉及到现金或 银行存款的增加，所以会计分录中的借方账户比 较单一：要么是现金，要么是银行存款。所以在 收款凭证中通常将借方账户独立列示。,通过签章，以明确相关 会计人员的责任，实施 内部牵制制度。,通常打“” 表示已经据以 登记入账。,据以编制记账凭证的原 始凭证，须附在记账凭 证背面，以便于核查。,银行存款,2007 10 3,收 1,3,收回货款,天成公司,200000000,唐瑭,李路,王旺,丁定,赵成,￥,例：2007年10月3日，接银行通知，天成公司
12、2 000 000元货款已经到账。,应收账款,200000000,付款凭证所反映的经济交易与事项涉及到现金或银行 存款的减少，所以会计分录中的贷方账户比较单一： 要么是现金，要么是银行存款。所以在付款凭证中通 常将贷方账户独立列示。,支付美华公司货款,银行存款,2007 10 6,付 1,应付账款,美华公司,20000000,2,￥,20000000,唐瑭,李路,王旺,丁定,赵成,例：2007年10月6日，开出金额为200 000元的转账支票一张，支付美华公司货款。,2007 10 23,转 1,销售B产品,应收账款,大明公司,主营业务收入,2,32000000,￥,￥,唐瑭,李路,丁定,赵成
13、,32000000,32000000,32000000,例：2007年10月23日，销售给大明公司4 000件B产品，单位售价80元，货款320000元暂未收到。,4.记账凭证的审核（P161）,内容是否真实 项目是否齐全 科目是否正确 金额是否正确 书写是否正确,四、会计凭证的管理,会计凭证的管理包括会计凭证的传递和保管。 1、传递 定义: 会计凭证从填制、审核、整理、记账、装订到保管为止。 传递程序的确定 （1）确定传递的环节； （2）明确每一环节的停留时间； （3）制定会计凭证传递过程中的衔接制度。 2、保管 定期整理，装订成册 专人保管，期满归档 保管期满，按规销毁,会计凭证封面格式,
14、xxxx,第 册,xxx号,至,xxx号,会计凭证封面,年 度,年 月 日至 年 月 日,凭证 号至 号,单位名称:,长:,整理装订:,第二节 会计账簿,一、会计账簿的概念与意义 二、会计账簿的种类 三、会计账簿的设置与登记 四、会计账簿的更正规则 五、对账和结账 六、会计账簿的更换和保存,一、会计账簿的概念与意义,概念： 账簿是以会计凭证为依据，连续、全面、系统地记录经济业务发生情况的会计簿籍。 账簿由一定格式且相互联系的账页所组成。 基本内容: 封皮、扉页、账页（P167） 意义： 提供全面、连续、系统的会计信息,分类反映企业经济活动全貌 考核经营成果、加强经济核算、分析经济活动的重要依据
15、 编制会计报表的直接依据 为会计检查、会计分析提供资料,二、会计账簿的种类（P163-164）,按照用途分类： 分类账簿 序时账簿 备查账簿 按外表形式分类： 订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿 按照账页格式分类 三栏式账簿 数量金额式账簿 多栏式账簿,三、会计账簿的设置与登记,（一）账簿的登记规则 （二）日记账的设置与登记 （三）分类账的设置与登记 （四）备查账簿的设置与登记 （五）总账与明细账的平行登记,（一）账簿的登记规则（p167）,账簿的启用规则： 各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计帐簿包括总帐、明细帐、日记帐和其他辅助性帐簿。 现金日记帐和银行存
16、款日记帐必须采用订本式帐簿。不得用银行对帐单或者其他方法代替日记帐。 实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计帐簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。 启用会计帐簿时，应当在帐簿封面上写明单位名称和帐簿名称。在帐簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、帐簿页数、记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记帐人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。 启用订本式帐簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式帐页，应当
17、按帐户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的帐页顺序编定页码。另加目录，记明每个帐户的名称和页次。,账簿的登记规则 登记会计帐簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。 登记完毕后，要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记帐。 帐簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格；一般应占格距的二分之一。 登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写帐簿除外)或者铅笔书写。 下列情况，可以用红色墨水记帐： 按照红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录； 在不设借贷等栏的多栏
18、式帐页中，登记减少数； 在三栏式帐户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额； 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。,各种帐簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记帐人员签名或者盖章。 凡需要结出余额的帐户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的帐户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“ ”表示。 现金日记帐和银行存款日记帐必须逐日结出余额。 每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行
19、有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。 对需要结计本月发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的帐户，可以只将每页末的余额结转次页。 实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印。 发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。,（二）日记账的设置与
20、登记,现金日记账的设置： 设置目的：加强现金的管理与控制 账簿形式：订本式 账页格式：三栏式、多栏式 银行存款日记账的设置： 设置目的：加强银行存款的管理与控制 账簿形式：订本式 账页格式：三栏式、多栏式,1、普通日记账的设置,2、特种日记账的设置,设置： 主要有现金日记账和银行存款日记账 登账依据：一般按记账凭证逐日逐笔登记，每天必须结帐。,特种日记账的登记,登记人员： 出纳人员 登记依据： 现金日记账： 现金收款凭证 现金付款凭证 部分银行存款付款凭证 银行存款日记账： 银行存款收款凭证 银行存款付款凭证 部分现金付款凭证 登记方法： 逐日逐笔登记,日记账登记的举例,根据上述的记账凭证登记
21、现金日记账,（三）分类账的设置,总分类账的设置： 设置依据：总分类科目 账簿形式：订本式 账页格式：三栏式 登账依据：有多种，并由此而形成不同的核算形式 明细分类账的设置： 设置依据：明细分类科目 账簿形式：活页式、卡片式 账页格式： 多栏式 三栏式 数量金额式 登账依据：记账凭证、原始凭证汇总表,8000000,8000000,银行存款,主营业务收入,2006,2006,5 1,月初余额,销售商品,5 12,收 2,9000000,9000000,17000000,5 20,收 6,收 6,5 20,销售商品,贷,借,借,贷,900000000,销售商品,908000000,（四）备查账的设
22、置,备查簿的设置： 是一种辅助性的账簿，起到备忘录的作用，是对日记账和分类账记录的一种补充； 备查簿并非真正意义上的账簿； 记录的内容不需要采用复式记账方法。,租入固定资产登记簿,举例：,（五）总分类账与明细分类账的平行登记,总账和明细分类账的关系 反映的经济内容相同 总账控制着明细账 登记方法： 同时登记 同方向登记 同金额登记 例1：见次页 例2：教材P169例,月初余额,银行存款,866000000,借,2006,3 1,应收账款,18000000,月初余额,收回货款,8000000,收16,10000000,借,借,2006,3 1,3 11,收回货款,8000000,收16,借,87
23、4000000,3 11,866000000,3 1,收16,收回货款,月初余额,874000000,应收账款,星光公司,7000000,月初余额,收回货款,8000000,8000000,15000000,收 16,借,借,借,借,2006,2006,3 1,3 11,3 11,例1：2006年3月11日，晓泽公司接到开户银行通知：上年向星光公司赊销商品的货款8万元已经收到。,四、会计账簿的更正规则,（一）错账的查找方法 1、影响借贷平衡的错账：此种错误在试算平衡时容易发现，e.g.借贷记错；同记借或同记贷；数字错位等。 验算试算表的“合计”数。反向相加，若“合计”数无误，则根据差额寻找。
24、若差额某一业务的发生额，则可能是漏记了对应账户的一方。 若差额能被2除尽，则可能有一笔业务的金额记在了同一方 若差额能被9除尽， 2、不影响借贷平衡的错账 重记、漏记整笔经济业务；多种错误等 此种错账只有靠平时记账时的小心、谨慎来防范于未然。,（二）错账的更正方法 1、划线更正法 适用范围 登账前发现的记账凭证上的错误（重新填写） 结账前发现的账簿记录中的文字或数字错误，但记账凭证 没有问题 更正方法 在错误文字、数字上划一条红线，然后在其上方空白 处用蓝黑墨水填写正确的文字和数字，并由记账人员在更 正处盖章。 文字错误只划掉错误的文字，数字错误则必须将整个数字划掉。 例1：将入库材料成本 9
25、76027 元记成了 976023 。,976023,余庆华,976027,更正方法：,例2.将“制造费用”写成了制造成本。 更正方法为：,制造成本,费用,王华,更正方法 对第一种错误： （1）用红字填制一张与错误记账凭证会计分录相同的记账凭证，并用汇总过账； （2）用蓝字填制一张正确的凭证并过账；,2.红字更正法,适用范围 记账凭证中的应借或应贷科目或金额出错，并已过账。 记账凭证中所使用的科目没错，但所记金额应记金额（已经过账）,对第二种错误： 所记金额应记金额，则将差额用红字填制凭证并过账。,例1.用银行存款支付材料采购费用800元。,会计记为： 借：材料采购 800 贷：现金 800,
26、更正：借：材料采购 800 贷：现金 800 （冲销错误分录）,借：材料采购 800 贷：银行存款 800 （更正错误记录）,过账,过账,3.补充登记法 适用范围 所记金额应记金额 更正方法 将其差额用蓝字填制一张记账凭证，并过账。,例2.用银行存款支付管理费用1500元。记账凭证中将1500 元写为5100元，并已入账。,更正,借：管理费用 3600 贷：银行存款 3600 （冲销 多记数）,过账,例：用银行存款支付管理费用5100元，记账凭证中将5100 元写为1500元，并已过账。,更正 借：管理费用 3600 贷：银行存款 3600 （补记少记金额）,过账,五、账簿记录的试算平衡及对账
27、和结账（P198）,（一）试算平衡表的编制方法 根据总分类账编制“总分类账户本期发生额及期末余额试算表” 根据明细分类账编制“明细分类账户发生额及余额明细表”,（二）对账,1.账证核对,2.账账核对,3.账实核对,（三）结账,1.定义:就是在把一定时期内发生的经济业务在全部登记入账的基础上，结出各账户的“本期发生额”和“期末余额”，从而根据账簿记录编制会计报表。,2.结账的内容和要求 结账前，将本期内发生的各项业务全部登记入账； 按照权责发生制原则确定本期的成本、费用、收入和财务成果； 即：账项调整（摊销费用、摊配收入、计提费用、计提收入）； 结账时，计算本期的发生额和期末余额，并将其转为下期期初余额； 结账的标志是划红线，目的突出有关数字，表示本期会计记录已经截止或结束，并将本期和下期分开。 3.结账方法会计基础工作规范 月结 季结 年结,六、账簿的更换与保管,（一）更换,总分类账、日记账和大部分明细账，每年应更换一次；年内订本式账簿记满需要更换新账；部分明细分类账年末可不更换，但在结转下年度时，应在摘要栏内注明“上年结转”。,（二）保管,1、账簿的日常管理的要求 2、旧账归档保管的要求,