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1、第一步 活动圈的组成,一、活动圈的组成 （一）活动圈（Group）的大小 活动圈的人数，一般以510人最为恰当。如果活动圈人数太少的话，则不能获得集思广益的益处，与个人活动无异。相反的，活动圈人数太多的话，个人目标的责任观念会很薄弱。然而有时因主题的内容、工作场所情况的关系，无法依照上述的适当人数时，并不一定要完全遵守。 活动圈人数太多时，可视需要810人为一组分成副活动圈，分担各种推进活动。,（二）圈长（Group Leader）的选出 活动圈组成之后跟着要选出将来成为活动中心的圈长与辅佐的副圈长。 圈长的选出方法并非一成不变的，一般有由活动圈成员轮流担任与互相推选两种方法。使用轮流制自优点
2、为可以培养领导人，因其能事先准备与努力充实自己；缺点为不能选出合适的人。互选制可以选出适合主题的人担任圈长，但会太过依赖特定的人为其缺点。,圈长推进活动的方法，是影响自主管理活动能活泼进行，或陷于低潮的重要因素。所以必须重视圈长的重要性，决定适合主题内容、活动圈实况的圈长。 做圈长虽然很辛苦，但很多做过的人都说：“当圈长是非常好的自我启发机会，而且可以产生自信心。”让我们大家都有获得当圈长益处的经验吧！,二、活动圈成员的责任 （一）圈长的责任 圈长要以身作则，成为活动圈的推动力，并与圈员共同进行活动，以使活动圈的团队精神充分发挥。 1使每一位圈员的力量全部发挥出来，经由活动圈全体成果的提高，让
3、圈员对各组抱着喜悦的心理。 2经由相互支持、相互合作，作好团队工作。 3圈员独创性的小意见也要采纳，除让大家了解外，要让它们在活动圈活动中产生作用。 4活动要经常查核，确定瓶颈的地方，以提高问题意识。,5研究每个圈员的个性，适当地分配工作。 6有计划地进行活动圈全盘的活动。 7密切与其他工作单位交换情报或意见，以提 高问题意识。 8努力学习工作的知识与改善方法，充实实力，使活动圈活动能更适当、更正确地进行。 9对圈员的教育，或自我启发的机会，宜作适当的安排。,10除此之外，作为圈长，再推进活动时应注意的事项包括： （1）自主管理活动的登记。 （2）活动圈会议日期的决定与召开。 （3）标准化工作
4、的建立。 （4）创意提案的提出。 （5）活动成果报告书的编写与提交。 （6）成果发表的申请。,（二）圈员的责任 圈员全体要发挥团队精神，互助合作，努力向既定的目标迈进。 1充分理解自主管理活动的意义。 2积极地提供意见，创意盎然地解决问题。 3完成自己分担的责任，并进一步互相支援。 4透过自主管理活动，努力自我启发，以加强自己的能力。,（四）主管与幕僚的作用 在进行自主管理活动时，先由活动圈进行讨论解决问题，但如无法解决，或须从广泛的观点来研讨对策时，可依需要多听取主管或幕僚人员的意见，请求支援，使活动圈活动能顺利地进行。譬如说： 1工作单位当前的问题点、其背景与参考资料。 2专门技术知识、I
5、E、QC等较高深的方法。 3选取涉及广大业务范围的主题时，要与关联单位组成活动圈，或在搜集资料上请求他们协助。 4举办活动圈检讨会的时间与场所的协助。,（三）辅导员的责任 参与圈会 .了解圈会进展情况，若讨论离题太远应予提示； .婉转调整圈员不正确的意见和想法； .尽量采用举例诱导方式，协助圈长解决会中困难； .会议进行时不要泼冷水，尊重会议主席立场； .接纳会议过程中圈员就困难问题请求协助的建议，并向上级反映； 经常给予安排有关自主管理活动所需知识的教育训练； .公正的评价及赞赏，使活动能永续进行； .充分了解活动的各项规定及行政手续，以利于活动的进行。,5改善行动的检讨与促进（费用与效果，
6、对其他工作单位的影响，作业标准的变更）。 6活动成果的奖励及发明改善奖励的申请。 7对发表会的协助。 8圈长职责水准的全面提高。 以上各点，宜和主管、幕僚人员深入研讨，使活动能进一步更充实地推行。如能好好地运用主管与幕僚人员的协助，可以说已经成为优秀的自主管理活动圈了。,三、活动圈会议的召开 开好活动圈会议，透过圈员充分讨论来提高全员的参与精神，是有效进行自主管理活动的一个重点。因此活动圈会议对于问题的解决与改善的进行，需要： 由圈员的公意来决定活动圈活动的进行方法。 协调圈员相互间的意见。 充分发挥每一圈员的能力。 因此事前定好计划极为重要。以下就活动圈会议召开的要点加以说明。,（一）会议的
7、准备 会议能不能开好可以说取决于会议计划作得好不好。对召开活动圈会议，圈长要尽早订出会议计划，同时注意预定出席的每一圈员，对于所分配的工作，会前做好准备。 1会议计划 使用5W1H的方法，可订出正确的会议计划，有效地达成目的。,人类有六个最忠实的仆役,5W1H方法,其他注意事项： （1）圈长应在会议前45天准备工作，特别是需要预定会场时，应尽早预约。 （2）圈长应使会议计划明确，并使用全体圈员能确实了解的方法通知出席者，例如使用会议通知单、布告、白板等。 （3）圈长应在会议前调查出缺席，听取无法出席者的意见，将其反映在会议上。 （4）查对一下前次会议所决议事项的进行结果。,2会议的次数与时间
8、关于会议的次数与时间，常随所选的题目与活动圈的情况而异。一般可参照下列各点进行： （1）定期会议每月一次以上，每次开会以2小时为限。 （2）在必要时，召开不定期会议。 （3）工作空档时间，即使是短时间也可以加以活用。,3会议场所 会议场所以工作场所附近气氛好的地方为最合适。除此之外，利用会议室、训练教室等地方也可以。 4轮班工作的会议 由轮班人员一起选择同一主题活动时，召开活动圈会议常有困难，此时各班应以副圈长（Subleader）为中心来开会，将各班的意见收集起来，再由圈长与各副圈长开会，将各班意见总和起来，这种方法颇具效果。,（二）会议的进行 圈长必须查对出席者，然后会議主席才宣布会议开始
9、。 1会议 圈长最好先将会议的内容与程序写在白板上或海报纸上，张贴起来，使参加者能够明了，以获得他们对会议进行的配合。,（会议内容的一例） 1.主席说明本次圈会的目的 2分 2.上次圈会决议事项及实施结果追踪讨论 5-10分 3.本次议题的讨论与决议;活动进行状况 及问题的提出 30-50分 4.工作分配 3分 5.临时动议 5-10分 6.总结（议决事项确认，请辅导员讲评 ） 10分 7.下次圈会日期、主席、记录的预定。 5分 8.合计 6090分,2主席与记录的选出 圈长说明了会议内容之后，必须选出主席与记录(通常主席与记录都在上次会議选出，其选法与圈长选出的方法相同)。 主席与记录选出来
10、以后，圈长不要忘了向出席者介绍。通常主席是采取轮流制，其目的在培养圈员的组织能力，有時侯由圈長兼任主席。,3主席应特别注意的事项 （1）制造全员乐于发言的气氛。 （2）需要团队讨论的议题优先。 （3）一个议题充分讨论，作处决论以后，再进行下一个议题。 （4）讲求效率，在预定时间内讨论完毕。,（三）会议的总结 主席须从众多得意见中分析整理出下列事项，并加以确认： 1决议事项。 2保留事项及其理由。 3会议记录的提出时限与分发对象。 4下次会议的召开预订。,上述的总结完成以后，圈长即可宣布散会。会后向有关主管报告会议的内容。 还有，会议记录完成后，圈长应分发给活动圈各成员，并要求决议事项的彻底执行
11、。同时会议记录亦应呈报有关主管，让他们了解自主管理活动的进行情况。,（四）要有效进行会议注意的事项 1不可迟到。 2确实把握出席者的问题。 3不要让某些人过度发言。 4不可作人身攻击。 5不可意气用事。 6不要固执于非事实的意见（即不要坚持非事实的意见）。 7注意听取他人的发言，不要坚持己见。 8要让不发言的人表示意见。 9尊重具有创造性的意见。 10要确认决议事项并反省会议的得失。 11明确地宣布会议的开始与完毕。 12要遵守预定的时间，不要拖延。 以上说明会议进行应特别注意的事项，在实际进行中，可能会遇到其他种种的状况，此时宜由活动圈全员慎加研究，以使会议顺利进行。,四、活动圈活动的计划推
12、进 在活动圈主題选定后要作成活动计划书，可使以后的活动有效进行。虽然在实行时内容可能有所变更，但可能的话应该尽量按照计划努力推行。从开始就无计划的活动圈活动，往往无法好好推行。为了使圈内的每一个人各尽其责，朝向共同的目标努力迈进起见，必须要规定每一个人的工作，明白指示完成期限的活动计划书。这样虽然麻烦，但为了活动的顺利进行起见，却是绝对必要的。活动计划书尽可能地详细，这点也很重要。,案例： 自主管理活动计划书,（一）活动计划书的目的 1将活动的主旨、目的、活动期限、目标值等告知活动圈的每一成员与有关人员，谋求他们的合作。 2事先决定活动的日程，以便做好准备工作，使活动能最有效地推行。 3明确规定活动圈每一成员分担的工作。,（二）活动计划书的内容 一般是照以下的项目加以整理： 1. 会议时间 2主题及其选取的理由。 3目标值及目标达成期限，过去的实际值。 4问题的要因。 5解决对策的具体实施方法，实施期限，活动圈每一成员分担的工作（即明白指明何人？、何时？、何事？、何处？、如何？等项）。其中会议的时日也应包括在里面。像这样作成的活动计划书，不只给圈员看，主管、幕僚人员、有关单位等也应给他们过目，以取得他们的协助。还有，计划书宜贴在日常容易看得到，可以核查实施状况的地方，这样做将更具效果。,谢谢！,