《Access课件-第5章.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access课件-第5章.ppt（26页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、第5章 报表的应用,内容提要,5.1 使用向导创建报表 5.2 使用设计视图创建报表 5.3 报表的排序与分组 5.4 报表的打印和预览,报表是Access数据库中的一个对象，是以打印的格式显示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行排序和汇总，可以嵌入图片和图像来丰富数据显示，并最终生成数据的打印报表。报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。,5.1 使用向导创建报表,Access提供了3种创建报表的方法 使用“自动创建报表” 使用“向导”功能创建报表 使用“设计视图”
2、创建报表。 通常:使用报表向导或自动创建报表可以快速创建一个报表，创建的报表可以在设计视图中修改。 Access提供了5种报表向导： 自动创建纵栏式报表、自动创建表格式报表、报表向导、图表向导和标签向导。,5.1.1 自动创建报表 “自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。使用“自动创建报表”可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。,任务5-1,Access中报表有4种类型，纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。,Access中报表有4种类型，纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。,Access中报表有4种类型，纵栏式报表、表格式报表、图表报表和
3、标签报表。,相关知识点： Access中报表有4种类型： 纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。,纵栏式报表 纵栏式报表一般是在一页中主体节区域内显示一条或多条记录。每个字段都显示在一个独立的行上。记录中各字段纵向排列。,表格式报表 表格式报表一般一行显示一条记录，每个字段显示为一列，一页显示多行记录。 表格式报表将数据字段的标题安排在页面页眉中，而纵栏式报表将其安排在主体节中。 可以在表格式报表中设置分组字段，产生组页眉和组页脚，显示分组统计数据。,图表报表 图表报表将数据以图表的形式直观地表示出数据之间的关系。 Access提供了近20种图表类型，包括折线图、柱形图、饼图、圆环图、面
4、积图、气泡图等。,标签报表 标签报表是报表的一种特殊格式，主要用于打印书签、信封、物品标签等。,5.1.2 使用“报表向导”创建报表 Access提供的“报表向导”创建报表，报表向导将提示输入有关记录源、字段、报表版面以及所需格式并根据用户的回答来创建报表。,任务5-2,相关知识点： （1） 使用多个表作为数据源创建报表时，需要表之间是相关的，即首先建立好表之间的关系。 （2）使用多个表创建报表时，在确定查看数据方式时，是通过一方还是多方查看，产生的报表会不一样。,5.1.3 图表向导创建报表,任务5-3,相关知识点： （1）利用图表向导创建报表时，可供选择的图表类型很多，各种图表的类型的特点
5、也不一样。需要根据要表达的数据恰当选择。 （2）在指定数据在图表中的布局方式时，重要的就是确定轴、系列和数据。,5.1.4 标签向导创建标签报表 标签报表是报表的一种特殊形式，使用标签向导可以很方便地创建标签报表。,相关知识点细述： （1）在制作标签报表时，原型标签不仅可以从可用字段中选择表中的字段，也可以添加说明文字。 （2）在报表的设计视图中，通过移动文本框，可以调整显示文字的位置。,相关知识点细述： （1）在制作标签报表时，原型标签不仅可以从可用字段中选择表中的字段，也可以添加说明文字。 （2）在报表的设计视图中，通过移动文本框，可以调整显示文字的位置。,相关知识点： （1）在制作标签报
6、表时，原型标签不仅可以从可用字段中选择表中的字段，也可以添加说明文字。 （2）在报表的设计视图中，通过移动文本框，可以调整显示文字的位置。,任务5-4,5.2 使用设计视图创建报表,任务5-5,5.2.1 创建报表,使用设计视图可以创建报表向导无法创建的报表形式，它不仅可以创建一个新报表，还可以用来修改或进一步设计报表。,相关知识点： 报表由报表页眉、页面页眉、报表主体、页面页脚和报表页脚5部分组成。每个部分称为一个“节”。所有报表都必须有主体节。可以根据需要随时添加“报表页眉”、“报表页脚”、“页面页眉”和“页面页脚”节。,报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明文字，报表的
7、每一页只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。,添加报表页眉页脚和页面页眉页脚的操作方法如下：,在设计视图打开报表；,选择“视图”菜单上的“报表页眉/页脚”命令或选择“页面页眉/页脚”命令项；,在设计视图中显示“报表页眉”和“报表页脚”或“页面页眉”和“页面页脚”。,说明：页眉和页脚是作为一对同时添加。如果不需要
8、页眉或页脚，可以将此节属性中的“可见性”属性设置为“否”；或者删除该节的所有控件，将该节属性中的“高度”属性设置为“0”；或使用鼠标拖动该节调整。,在报表中添加当前日期和时间 两种方法： 使用菜单，插入菜单下-日期和时间菜 在创建的文本框中输入计算表达式得方法,在报表中添加背景图片,属性对话框可以对报表及控件进行各种设置。如果要为报表设置背景图片，就可以利用“格式”选项卡下的“图片”来设置。,在报表中插入页码,属性插入页码时，也可以创建一个文本框，在文本框中输入表示页码的格式。例如：,=Page & “/“ & Pages,5.2.2 创建主子报表,任务5-6,相关知识点： （1）利用图表向导
9、创建报表时，可供选择的图表类型很多，各种图表的类型的特点也不一样。需要根据要表达的数据恰当选择。 （2）在指定数据在图表中的布局方式时，重要的就是确定轴、系列和数据。,5.3 报表的排序与分组,5.3.1 报表记录的排序 “排序”一般用来整理数据记录，以便查找和输出。 在报表中设置多个排序字段时，先按第一排序字段值排列，第一字段值相同的记录再按第二字段值排序，依次类推。,任务5-7,如果在输出报表数据时需要按照某个字段的值来排序，可以使用报表的“排序”操作； 如果需要将记录分组输出显示，可以使用报表的“分组”操作； “排序与分组”是报表和窗体最大的区别。,5.3.2 将报表中的数据分组计算,分
10、组是将字段值相同的记录集中在一起，分组后还可以为每个组设置文字说明和汇总数据。,任务5-7,相关知识点： （1）在排序与分组对话框中，组页眉和组页脚决定选定的字段是否包含组页眉和组页脚，选择“是”表示添加组页眉和组页脚。选择“否”，表示不添加或删除已添加的组页眉和组页脚。,（2）在报表设计中可以使用计算控件来进行各种类型的计算并输出显示。在报表中创建的计算控件放的位置不同，产生的计算结果也会不一样。 如果是对一个记录进行统计计算，计算控件文本框应该放在报表的“主体”节中。 如果是对分组记录进行统计计算，计算控件文本框应该放在报表的“组页眉”或“组页脚”中。 如果是对所有记录进行统计计算，计算控
11、件文本框应该放在报表的“报表页眉”或“报表页脚”中。,5.4 报表的打印和预览,报表在打印之前首先要进行页面设置，设置报表的边距、报表的打印方向、纸张大小、列的尺寸、列的布局等；然后通过打印预览来观看要打印输出的结果，经过设置预览后才执行打印操作。,任务5-7,页面设置 预览报表 打印,学习要点,创建报表的各种方法： 使用“自动创建报表”创建报表；使用“报表向导”创建报表；使用“标签向导”创建标签报表；使用“设计视图”创建报表以及子报表的操作方法 报表的组成结构和报表的类型 添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚的操作方法，以及在报表中添加当前日期和时间、添加页码、添加背景图片等方法 排序数据、对记录进行分组以及数据汇总的操作方法 预览及打印报表的方法,