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1、课程名称：办公软件应用,主讲教师：杨立影 所在单位：信息技术系 Email：,本课程主要内容,Excel中的基本操作,关于Excel中的输入 1.如何在一个单元格中输入多行文本 ？ 2.如何输入分数？ 3.如何输入以0（零）开头的数字？ 4.输入负数的方法？ 5.如何快速输入人民币符号？,Excel中的基本操作,答案如下： 1.使用硬回车，即Alt+Enter键。 2.在分数前输入一个0和空格。 3.在数字前加单引号。 4.使用“-”和“（）”均可。 5.按Alt同时从小键盘输入0165。,Excel中的基本操作,日期与时间的输入 日期的输入 输入日期时，可以用“/”或者“-”作为年月日的分隔
2、符。比如：2009/10/1，2009-10-1，2009年10月1日。 快速输入今天的日期，使用Ctrl+；完成。,Excel中的基本操作,日期与时间的输入 时间的输入 时间数据的输入方法和常规的时间表示方法相同，以“：”作为时分秒的分隔符。 快速输入今天的时间的方法是使用Ctrl + Shift + ；完成。,Excel中的基本操作,关于Excel中的工作表 1.选定工作表 2.插入/删除工作表 3.重命名工作表 4.移动/复制工作表 5.隐藏/显示工作表,8/46,1.1 Excel数据录入 1.2 Excel数据处理 1.3 Excel安全设置与数据保护 1.4 Excel发展特征,第
3、1节 Excel高级应用基础,9/46,1.1 Excel数据录入,1.1.1数据录入技巧 例1-1：某公司为了进行精确的绩效考核，提高工作效率，需要每天统计A、B、C、D、E五个部门的销售业绩和成本情况，并且要明确标注是否完成任务。对于会计而言，每天都需要录入五个部门的销售数据和成本数据，并标注出每个部门是否完成任务。有没有什么办法可以解决这个重复录入的问题呢？,10/46,1.1 Excel数据录入,解析：从题目的要求来看，每天需要录入的信息包括文本数据-销售部门的名字，数值型数据-销售数据和成本数据，日期时间型数据-每天的日期，逻辑型数据-是否完成任务。事实上，无论哪种类型的数据，只要事
4、先设定好对应单元格区域的格式，就可以轻松录入了。此外，对于重复的文本，可以使用“自动更正”的功能完成任务。,11/46,1.1 Excel数据录入,步骤1，设定单元格格式。 1)选中“日期”列，右击选择“设置单元格格式”，或从“格式”菜单选择。 2)在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，分类选择“日期”。在此设定日期的现实格式。 3)同理设定其他的列即可。,12/46,1.1 Excel数据录入,步骤2，用“自动更正”简化重复录入文本。 选择菜单“工具”-“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框。在“替换”选项中输入小写字母“a”，“替换为”选项中输入“A部门”，单击“添加”。B、C、
5、D、E等部门的设置与此相同。,13/46,1.1 Excel数据录入,步骤3，填充“是否完成任务”列。 “是否完成任务”的判断需要对目标值进行比较才能下结论。根据以往的经营数据，公司为每个部门设定了每天要完成的任务量，所以我们只要比较每天的销售额与成本的差额与目标利润，就可以得出结论了。用一个IF函数来完成。 “=IF(C3-D3)=F3,1,-1) ”,14/46,1.1 Excel数据录入,1.1.2数据导入技巧 除了录入数据以外，Excel还可以从其他文档和网络中成批量导入数据。导入数据不仅是建立Excel与其他数据源之间联系的桥梁，还可以帮我们节省很多工作时间，并且完成数据自动更新。,
6、15/46,1.1 Excel数据录入,从Access数据库中导入数据 1.执行菜单“数据”-“导入外部数据”-“导入数据”命令； 2.在“导入数据”对话框中，选择保存数据的第一个单元格； 3.在“外部数据区域属性”对话框中，设置刷新控件； 4.设置完成后，单击“确定”即可。,16/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据 1.执行菜单“数据”-“导入外部数据”-“新建Web查询”命令； 2.在“新建Web查询”对话框中，将相应的网址输入到地址栏中，单击“转到”按钮，通网络建立连接； 3.当网页出现在对话框中时，选择需要导入的部分，单击“导入”即可。,17/46,1.1 Excel数
7、据录入,从网络中导入数据,18/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,19/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,20/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,21/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧 数据筛选的目的：从Excel工作表中找出符合一定条件的数据。 两种不同的筛选方式：自动筛选和高级筛选。,22/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧 高级筛选的目的在于快速准确地找到最希望了解的信息，因此在进行高级筛选前，必须明确数据需要满足的条件，即建立条件区域。建立条件区域是进行高级筛选的首要前提。,
8、23/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧 条件区域可以是文本，如“北京”；可以是数值，如“90”；可以是一个比较式，如“工资3000”；也可以是一个计算公式，如“=OR(A13500,A11500)”,24/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧 在Excel中，条件区域的构造规则是：同一列中的条件表示“或”，即OR(只要其中一个条件成立，则整个条件都成立)，同一行中的条件表示“与”，即AND(只有所有的条件都成立，整个条件才成立)。,25/46,1.2 Excel数据处理,1.条件“或”，一列具有多个条件 例1：在用户信息表中筛选出所在城市
9、为“北京”或“南京”或“沈阳”或“杭州”的用户。 先建立条件区域：,26/46,1.2 Excel数据处理,单击数据区域内任意非空单元格，选择菜单“数据”-“筛选”-“高级筛选”。 在高级筛选对话框中，列表区域中选择包括标题行在内的所有数据区域，条件区域选择事先设置的条件，单击“确定”即可。,27/46,1.2 Excel数据处理,2.条件“与”，同一行具有多个条件 例2：在用户信息表中筛选出所在城市为“上海”，用户类别为“全球通”，且话费总额大于等于“50”的用户。 先建立条件区域：,28/46,1.2 Excel数据处理,3.多列的“或”条件 例3：在用户信息表中筛选出所在城市为“北京”，
10、或用户类别为“全球通”，或话费总额大于等于“50”的用户。 先建立条件区域：,29/46,1.2 Excel数据处理,4. “或”、“与”的复合条件 例4：在用户信息表中筛选出所在城市为“上海”且话费总额大于等于“500”，所在城市为“北京”且话费总额大于等于“400”，以及所在城市为“杭州”且话费总额大于等于“300”的用户。 先建立条件区域：,30/46,1.2 Excel数据处理,5. 将公式作为条件 “或”条件和“与”条件的组合无法实现类似于“找出销售业绩高于平均值的员工的记录”。 用公式创建条件时，不要将列标题作为条件标识使用，应该将条件标识置空，或者使用非数据表标题。,31/46,
11、1.2 Excel数据处理,5. 将公式作为条件 公式中必须使用相对引用来引用列表，其他引用必须是绝对引用，并且要计算出相应的结果。 例如，有如下条件区域：“=H5=AVERAGE($C$3:$C$9)” 将显示H列中大于等于区域C3:C9平均值的记录。,32/46,1.2 Excel数据处理,6. 高级筛选综合案例 一家电信公司的客户经理负责开展针对客户的优惠营销活动，在海量的数据集里需要对客户进行精准定位，如此才能找到最有营销价值的客户。请按照下列要求帮他迅速找出符合条件的营销对象。,接下页,33/46,1.2 Excel数据处理,6. 高级筛选综合案例 条件如下： 所在城市为北京、上海或
12、杭州； 用户类别为神州行； 话费总额大于或等于用户数据表中的平均话费。,34/46,1.2 Excel数据处理,数据有效性检验是Excel为了减少错误、检查数据的正确性而提供的一种数据检验工具，它可以设置单元格数据输入的类型和范围，对错误的数据输入进行警告并且拒绝，可以有效防止出现输入错误。,35/46,1.2 Excel数据处理,数据有效性检验是Excel为了减少错误、检查数据的正确性而提供的一种数据检验工具，它可以设置单元格数据输入的类型和范围，对错误的数据输入进行警告并且拒绝，可以有效防止出现输入错误。,36/46,1.2 Excel数据处理,1.设置数据类型和有效范围 为了避免错误类型
13、数据的输入，可以限定单元格中输入数据的类型、取值范围或文本的字节长度。如果输入的数据不符合限定条件，Excel就会拒绝接受。,37/46,1.2 Excel数据处理,2.设置输入提示信息 一些比较专业的Excel表对单元格的数据类型有着严格的要求，为了方便使用者快捷准确的输入数据，可以设置一个提示信息，告诉使用者应输入的数据类型、范围及注意事项等。,38/46,1.2 Excel数据处理,3.设置出错警告信息 如果输入的数据不符合设置的数据类型或超出了有效性范围，可以让Excel显示出特定的警告信息，以提醒输入者。,39/46,1.2 Excel数据处理,应用实例：某大学一学期期末考试之后需要
14、统计学生的成绩，为了方便老师输入时更加准确快捷，需要对成绩表中的数据输入类型及范围设置相应的有效性。具体要求如下：,40/46,1.2 Excel数据处理,具体要求如下： 学号为10位字符，不能有缺失，即不能多于或少于10位； 所有学科成绩为0-100之间的数字； 输入成绩时，显示输入提示信息； 输入错误时显示出错警告。,41/46,1.2 Excel数据处理,解析： 步骤1：设定成绩的数据类型和有效性,42/46,1.2 Excel数据处理,解析： 步骤2：设置输入提示信息。,43/46,1.2 Excel数据处理,解析： 步骤3：设置出错信息。,44/46,1.2 Excel数据处理,4.对已有数据设置有效性规则 对于已经输入了数据的工作表，可以通过设置单元格的有效性规则，利用数据审核工具，将错误的数据找出并标明，起到差错的作用。,45/46,1.2 Excel数据处理,圈释错误单元格的操作方法如下： 1)选定要设定有效性范围的单元格区域 2)设置成绩所在数据区域的数据有效性为0-100之间的整数 3)选择“工具”-“公式审核”，显示“公式审核”工具栏 4)选中已经设置有效性检验的数据区域，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮。,46/46,本节课的所有基本操作 认真填写一份试验报告,