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1、电子邮件书写 Email,一封邮件的必然要素,收件人, 抄送, 暗送 称呼和问候 标题，正文，签名 附件,收件人, 抄送, 暗送 to,cc,bcc,To, 收件人，凡是需要回应或进一步动作的收件人，都放在to 中 Cc, 抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思. Bcc, 暗送,收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。 Reply, 回复，仅回复给from发件人 Reply to all, 回复全部，回信给from, to, cc的所有人。 Forward, 把邮件转发给其他人。但需考虑发信人是否愿意该邮件被你转发给第三方。,在供应商面前，我们
2、是一个团队，作为一个整体出现，使用我们 发送会议记录时，所有参会人员都是收件人，未能参会的相关人员都是抄送人 转发时可否多说两句，把自己消化的东西给对方，体现自己价值的同时，方便对方,称呼和问候,恰当地称呼收件者，拿捏尺度 All 职务 先生小姐的应用 英文名 Email开头结尾最好要有问候语 礼多人不怪 如果有任何问题，请随时和我联系 Best Regards 此致敬礼,多说两句话， 请查收，如果有任何事情请随时联系我，表示出对收件人的重视和关心 确认对方的名字书写正确 收件人称呼和邮件正文之间要留空行 给各称呼，即使是内部，即使是你的下属，礼貌些。,标题，正文，签名,标题很重要，是邮件的第
3、一印象，而且是日后搜索或归类的依据。 正文要求三点，语言得体，内容清晰，保持冷静。 商务邮件比较正式，全文不要超过两种字体，不要超过两种颜色，段落分明，条理清楚。 签名，写明你的姓名，单位，头衔和联系方式。准确告诉对方你是谁。,千万不要忘记写邮件主体，一封邮件一个主体，避免对方理解错误 确保内容没有错别字和拼写错误 正确使用标点符号 大串数字要加千分号，便于一目了然 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方，以便对方很快了解 即使内部邮件，也至少需要有 商业往来邮件，全部齐头就好了，不用按中文书面的要求，开头空两格 即便从别的地方复制粘贴，请统一大小和字号,附件,如果邮件带有附件，应在正文里
4、面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,不要忘记粘贴附件 附件粘贴后，要打开附件查看，避免粘错附件,那些事情需要发送邮件,正式工作报告 难以简单用口头表达清楚的事项 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 注意：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。,邮件发送对象,寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往
5、往可以获得支持部门的更好的支持。 项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。 避免以下现象 在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。,邮件沟通支持,如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持 如果在
6、沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧； 充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；,邮件内容,如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项； 控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。,沟通确认和反馈,对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间； 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；,要求对方给予确认，或反馈的，请将需要确认和反馈的时间写清楚 对于供应商提出的意见要给予反馈
7、和解决，不仅仅是表示感谢 要给供应商一个时间概念，什么时候，我们需要您的报价,总结电子邮件的基本礼仪规范,一定不要空白标题，这是最失礼的。 标题要简短，不宜冗长 最好写上来自*的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题,