Office日常工作培训v2.ppt

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1、Office日常工作培训,江苏先声财务部,一、Excel操作 Excel中的快捷方式 单元格自定义设置 数据有效性设置 数据分列 数据运算 工作表保护 数据透视表 表格的美化,提 纲,二、PPT操作 快捷方式 基本操作 设计母板 超链接使用 自定义动画,提 纲,一、Excel操作快捷方式,1、如何快速的将数据移动、换位？ 方法：将需要移动的数据选中，同时按住“shift”，可随 意移动 2、对于数据行数或列数很多的表格，如何用最快的速度查询到最后单元格、最下单元格、最前单元格及最上单元格？ 方法：将光标选在某一单元格上，双击其四边的横线。 01数据管理.xls,一、Excel操作快捷方式,3、

2、如何快速选中整张表格的数据？ 方法一：当该表无标题或其他信息时，可将单元格定在 表格任意区域中，按“crtl+A” 方法二：当该表中有标题或其他信息时，可按住“shift”， 同时参照快捷方式2双击单元格四边 4、如何将已合并的单元格拆分后，快速的填充剩余单元格？ 方法：将该列数据取消合并；按“F5”出现“定位”，选 择“空值”；在活动单元格中输入“=上格”后回车； 按住“ctrl+D”,一、Excel操作快捷方式,5、如何快速找到excel表中的最后一个单元格？ 方法:选择任意单元格，按住“ctrl”+ 上下左右光标 6、绝对引用时，如何快速的为字母或数字加“$”？ 方法：将光标点在字母和数

3、字中间， 按“F4”第一次字母和数字前均加“$” 按“F4”第二次字母前“$”取消，仅保留数字前的“$” 按“F4”第三次字母前“$”保留，数字前的“$”取消 按“F4”第四次“$”完全消失,返回,一、Excel操作单元格自定义设置,1、如何为某一列前缀相同的数列设置前缀？ 方法：选中某一单元格，选择格式中的“单元格”自定义 在类型框里输入：“ABC”# 注意：如果是文本格式将#替换成 必须输入英文状态下的引号、逗号、等于号 2、输入的数字位数不足时，如何以0补充？ 方法：假设该单元格数值共有6位，选择格式中的“单元格” 自定义在类型框里输入：“000000”,一、Excel操作单元格自定义设

4、置,3、如何将单元格中的数字显示成百万数字？ 方法：选择格式中的“单元格”数值使用千位分隔符 自定义“#,”(如果加小数点-“#,.00”) 注意：该方法仅改变数字的显示形式，并不改变其本身 4、如何将元变成万元？ 方法：在任意空格中输入10000，将其复制，选中变成万元 的数据区域，“选择性粘贴” 选中“运算”中的“除” 注意：该方法同样适用于数据之间的相加、相减、相乘,一、Excel操作单元格自定义设置,5、如何将单元格设置成：输入0显示，输入除0以外的数字显示？ 方法：选择格式中的“单元格”自定义在类型框里输入： “;“;“,返回,一、Excel操作数据有效性设置,1、如何限制单元格中输

5、入的数字仅能为整数？ 方法：将设置的单元格选中，选择“数据” “有效性”“允 许整数”，将数据设为“大于或等于0”，点击“确定” 注意：在对数据进行有效性设置时，应增加人性化的输入 提醒、出错警告信息 2、如何限制单元格中仅能输入某一区间段的数值，如仅能输入1860的数据？ 方法：选择“数据” “有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=and（单元格=18,单元格=60)”,一、Excel操作数据有效性设置,3、如何限制在单元格中只能输入正确的15或18位身份证号码 ？ 方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=or(len(A1)=15,len(A1)=18) ” 4、

6、如何限制单元格数据上下不能重复输入？ 方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=COUNTIF($G$3:$G$10,G3)=1 ” 5、如何限制在单元格中不能有空格 ？ 方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=ISERROR(FIND(“ ”,单元格)”,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？ 一级序列设置： 方法一：选择项较少时在某一列中输入供选择的内容， 选中需设置的单元格，选择“数据”“有效性”“允 许序列”，在来源框里选中刚才输入的选择项。 方法二：选择项较多时新建一张工作表，在一列中输 入供选择的内容； 选中整列

7、，点击“插入”“名称”“定义”，为该 列命名，如“地区”； 选中需设置的单元格，选择“数据”“有效 性”“允许序列”，在来源框里输入：“=地区”。,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？ 二级序列设置： 方法：新建一张工作表，在A列中输“江苏、安徽、河北、 浙江”省份名称；选中整列，点击“插入”“名 称”“定义”，为该列命名为“省份”； 自B列起输入每个省份所包含的城市，如江苏省对 应的是“南京、苏州、无锡”， 将整张表格选中，点击“插入”“名称”“指定” ， 在“最左行”前打“”；,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？ 二级序列设置：

8、 方法：选中需设置的一级选择项单元格A1，选择“数 据”“有效性”“允许序列”，在来源框里输入： “=省份”； 选中需设置的二级选择项单元格B1，选择“数 据”“有效性”“允许序列”，在来源框里输入： “=indirect(A1)”；,返回,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取？ 分列 方法：将需要分列的数据选中，点击“数据”“分列” 判断字段中是否有相同的分隔符号，如“空格”、 “,”、“;”等，如果有其他的符号，则在空白框中 填入符号； 如果无相同分隔符号，但字段的宽度相同，可 选择”固定宽度“分列，用标尺拖宽度，进行手工 分列；,一、Excel操作数据分列,1、

9、如何对数据进行分列、合并、提取？ 分列 方法：如分列的数据为“0100053 汇总”，分列的结果 显示为“0100053”， 需将“列数据格式” 显示为“文本”，否 则显示的为“100053”,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取？ 合并 方法一：在单元格中直接输入“=A1&B1”；若要在其中加 上空格，可输入：=A2&“ “&B2 方法二：使用CONCATENATE函数：=CONCATENATE(A3,B3) 提取 方法：使用left/right函数,返回,一、Excel操作数据运算,1、在Excel中如何找出A列与B列数据的共同之处(B列有10组数据)? 方法:使

10、用VLOOKUP函数:=VLOOKUP(A1,$B$1:$B$10,2,0) 2、在Excel中如何找出A列数据所需的数据,并标注颜色? 方法:点击“格式”“条件格式”根据所需的条件设置“确定”,一、Excel操作数据运算,3、如何从A列找出与B1单元格相同的有几处？ 方法:点击单元格，将条件设为: “公式 =COUNTIF($A$1:$A$10,B1)”,一、Excel操作数据运算,4、如何对数据进行计数？ 方法：如果统计的是数值，用count函数； 如果统计的是文本，用counta函数； 注：counta函数既可以用来统计数值，又可以统计文 本，用于计算非空数值和文本的函数。 如果统计是空

11、格的单元格时，用countblank函数； if函数和countblank函数的结合使用用来判断某 一行或某一列是否填写完整 =IF(COUNTBLANK(E4:E23),“,“完成“) 或者=IF(COUNTBLANK(E4:E23)=0,“完成“,“),返回,一、Excel操作工作表保护,1、如何保护工作表？ 方法：一般工作表默认锁定格式，只需将不需保护的区 域即可以编辑区域取消锁定将整张工作表选中， 右击“设置单元格格式”“保护”将锁定前的去掉 点击“工具”“保护”“保护工作表”，为工作表设 置保护密码 注意：在输入保护密码时，下方会出现可 供用户编辑的项目，大家可根据需 要进行勾选。,

12、返回,一、Excel操作数据透视表,1、如何制作数据透视表? 方法：将活动单元格置于数据区域的任意位置 ,点击“数据”“数据透视表和数据透视图” “下一步” 选择需要处理的数据区域 “下一步” “完成” 注意:图表是自动生成的,故颜色及字体也是自动生成,所需要调整的更为完美,右击需调整的图表“数据系列格式”,调整颜色及数据标志。 具体演示见excel表格,返回,一、Excel操作表格的美化,1、如何将单元格中的文字由横向显示转变为纵向显示？ 方法：选中该单元格，点击“格式”中的“对齐”，在右上方的 方向框中点击竖 着的“文本” 显示结果-,一、Excel操作表格的美化,2、如何将单元格中的文字

13、快速的换行显示？ 方法：选中该单元格，点击“格式”中的“对齐”，将水平对齐 设置为“两端对齐”，加上空格进行调整。（也可以 按住“Alt”+回车） 3、如何使表格中的某一块显示凸出或凹进？ 方法：为表格设置整体的背景色，如绿色； 将凹凸区域选中，为其设置边框，如是凹进上、 左边框线用深色线（比背景色绿色深，如深绿 色），下、右边框线用白色；如是凸出，边框线的 颜色相反使用即可。,返回,二、PPT操作快捷方式,1、项目级数的快捷操作 一级：直接按“Enter”键 二级：Tab+Enter 三级：在二级的基础上Tab+Enter 返回二级、一级：Tab+shif,二、PPT操作快捷方式,2、如何在

14、放映的过程中将屏幕显示为黑板，鼠标显示为笔？ 方法一：在放映的过程中，右击鼠标，选择屏幕-白屏或黑 屏，根据屏幕的颜色不同，再右击鼠标选择不同的 指针选项和墨迹颜色。 方法二：在放映的过程中，直接按“Crtl+P” -出现 “笔”，可直接在屏幕上书写 “W”键-屏幕变成白板 “B”键-屏幕变成白板 “E”键-书写的字迹消失,返回,二、PPT操作基本操作,1、如何将表格插入到幻灯片中? 方法一：选定一张幻灯片，执行“插入对象”命令， 打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件 创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入 的表格文件，按下“确定”按钮，表格即刻被插入 到幻灯片中，调整一下大小就

15、行了 。 方法二：启动PPT，执行“插入超链接”命令，出现插入 超链接窗口，选中其中的“根据文件创建”选项， 点击确定，然后直接点击需浏览的文件名即可。 （此中方法适用于较大的图表）,二、PPT操作基本操作,2、如何存出文稿中的图片？如何复制图片到PPT中？ 方法一：右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷菜单 中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对 话框，取名保存即可。 方法二：按住“ctrl ”+“alt”+”a”,截屏至PPT中即可。,二、PPT操作基本操作,3、如何将演示文稿保存为图片? 方法：打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命 令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧

16、的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种 图形类型再取名保存。此时，系统会弹出一个如图 七所示的对话框，根据需要，单击其中后个按钮即 可 。,二、PPT操作基本操作,4、如何将演示文稿转换为Word文档? 方法：打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送 Microsoft Word”命令，打开“发送到Microsoft Word” 对话框设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此 时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿 的内容，保存一下相应的文件就行了。,返回,二、PPT操作设计母版,1、如何为PPT设计母版? 方法：视图母版； 先做文档母版，文档母版完成后再点击插入新标 题母版

17、； 设计完成后直接保存保存类型：演示文稿设计模 版（默认保存在“Templates”文件夹中）； 以后使用PPT时，第一次用的时候，点击“设计” 浏览“Templates”文件夹中已保存的母版应 用，以后就可以长期使用了。,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接? 本文档中的超链接 方法：将链接的文字选中，点击插入超链接本文档 中的位置选中被链接的幻灯片； 为区别已看过和未看过的链接，可在设计中选择 “配色方案”“编辑配色方案”； 返回目录按钮 同上述本文档中超链接方法相同,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接 ? 与其他文件的超链接 方法：将链接的文字选中，点击插入超链接当前文件夹 选中被链接的文件 注：被链接的文件应与PPT放在同一个文件夹内，放映幻灯片时才能链接，编辑的过程中无法实现链接。,返回,二、PPT操作自定义动画,1、如何设置自定义动画 ? 图例1 图例2,项目进展,各个批号物品的销售总额,耗时天数,出纳人数,准确性,公司员工,目前银企直联已上线应用,付款数量,220 小时,节约时间,200笔,新疆轮南,甘肃,宁夏,陕西,山西,河南,安徽,江苏,上海,全长4000公里,返回,西气东输管道工程路线走向图,返回,Office日常工作培训,谢 谢,