ppt排版与制作技巧.ppt

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1、视觉的触动,-如何在PPT演示中使用视觉效果,课程目标：前言,在课程开始之前，需要强调： 不是作为艺术家在教美学 不是在教广告设计人员画很炫的图 过于炫目的形式会对内容喧宾夺主 所教的是技巧、规则、程序，它们会帮助你更好的交流和沟通 在学习完本课程之后，你将可以： 更有效地使用PPT 创作出使人印象深刻的演示效果,基本理论,对效率的感觉 对空间的感觉 对步骤的感觉,对效率的感觉,所画的幻灯片应该可以被分成许多小的动作，效率就产生于这些动作之中。 复制时应将原对象和复件对齐 使用Shift键会使这一动作快14秒,对空间的感觉,就好像布置一所空房子。不要浪费空间，但也不要过于拥挤。 哪一个看起来更

2、好？,对空间的感觉：要胸有成竹,事先考虑好： 本张幻灯片需要表现些什么，以什么顺序？ （这样可以了解如何放置对象） 在本张幻灯片中需要放入多少图表？ （这样可以对对象的大小有个概念。如果在一张幻灯片中有太多的对象，将它分为两张） 还会在这张幻灯片上加东西吗？ （为了扩展性而故意留下一些空白，但要看起来平衡） 先画个草稿是个好方法,对步骤的感觉,如何画这样一张图？,对步骤的感觉,改变步骤会极大的改变效果 不需要输入很快，也不需要鼠标移动很快就可以改变效果的方法。 好的步骤可以： 使创作时间缩短一半以上 保证幻灯片的平衡性 容易修改,非常重要的一点,在完成一张幻灯片或一个复杂的对象后不要忘了保存！

3、,基本技能,定制界面 使用快捷键 移动和复制 选中 交换顺序 调整文本格式 调整行格式 调整对象格式,为什么需要定制界面,定制一个你更为熟悉的界面可以方便你的操作 如何定制： 在菜单栏上选择“工具”-“自定义”，然后点击“命令”，将所需的图标移动到工具栏上。 按住Alt键，可以将图标拖入工具栏中或从工具栏中拖出。,常用的图标,定制模板,使用Slide Master来做好一个模板。 然后点击“另存为”，保存类型为 PPT模板，然后将它替换为系统默认模板。 Slide Master：,定义标 题格式,定义多 级格式,定制界面之其它,在创作PPT时，最好将对象显示为最大，这样可以看清楚更多的细节。这

4、是为什么只保留那些常用按钮的原因。一般来说，横竖各只需要两行工具栏就够了。 请比较：,使用快捷键,复制：Ctrl+C （copy,复制到剪贴板） 剪切：Ctrl+X 粘贴：Ctrl+V 保存：Ctrl+S 全选：Ctrl+A 撤销：Ctrl+Z 复制：Ctrl+D（duplicate,比copy多一个粘贴动作， 但不复制到剪贴板） 打开：Ctrl+O 右手使用鼠标，左手使用快捷键,最常使用的动作：移动和复制,按住Shift键，可以水平或竖直的移动对象，这节约了对齐的时间。 按住Ctrl键拖动，可以在释放鼠标的位置复制出一个对象。 同时按住Ctrl和Shift键进行拖动，则会在原对象的水平或竖直

5、方向上复制出一个对象。这在画组织结构图或其它图形时非常有用。,选中,在对象上点击鼠标则可选中该对象。但如果该对象没有填充内容，则只能点击其边界来选中它。这比较麻烦，因此建议用白底填充而不是不填充。 按住鼠标左键拖动可以选中一个区域。 按住Shift键，在一个个点击对象，可以将它们都选中。 按Ctrl+A全选 在文本框中三击左键可以选中整段，双击可以选中一个词。选中一个文本框最方便的方法时按住Shift键，然后点击文本的任何位置。这样将该文本框作为一个整体对象，而不是待编辑的文本对象。,较复杂但非常有用的操作,交换简单图形：选中两个图形，组合，然后水平或竖直翻转。 交换复杂图形：,调整文本格式：

6、字体大小,利用工具栏上的图标调整字体大小。理论上说可以在图标框中输入1到4000之间的整数，但建议不要使用大于96pl或小于6pl的字体。,编辑项目列表,可以从“格式”菜单中选择项目符号的格式,缩进和制表位,在编辑文本框时使用水平标尺： 注意：不要使用空格来对齐文本，这会浪费时间，并且会使得格式调整不方便。,控制首行缩进,控制二级文本,制表符号,控制首行之外行的缩进,制表符号,缩进和制表（续）,点击标尺，可以定义多个制表符。它们可以指出对齐格式： 该功能可用于调整文本框中的表格格式。,左对齐制表符,右对齐制表符,画线,在画线时按住Shift键，可以画出垂线，或成15、30、45、60、75度的

7、线。 如何画这样一条线： 不要分别画三条不同的线段再把它们连在一起，而应使用“自由变形”功能。,放大和缩小,按住Shift键，可按比例放大或缩小。 如果想要放大或缩小复杂的对象，先将它们组合。在对象上点击右键，选择设置格式，可以精确指定想要放大或缩小的百分比。,画不规则图形,先使用自选图形库中的图形，然后使用变形工具来绘制不规则图形，如：,改变形状,如何画出下面的图形： 画一堆小图再排列它们？不，那样会浪费时间。正确的方法是：,先画出一组同样的图形,然后对所需的图形进行变形,基本规则,文本规则 图表规则 数量图：柱状图、饼状图、线状图等 形状图：组织结构图、流程图、矩阵等 特殊效果,文本的一致

8、性,风格一致的文本将有利于受众的熟悉和理解。 一致性 一致的字体 一致的标题、子标题、符号格式 一致的图表格式 一致的缩写和术语 一致的大小写 一致的叙述风格,不一致的例子,不一致的例子,文本格式：字体、斜体和粗体,使用各种字体、斜体和粗体来区别不同的文本 字体大小是由文本的重要性决定的。每页的标题最大，其它文本一般都要比它小。子标题会稍小一些，可以进行调整。其它文本的字体最小。但一般都应在10pl以上，因为再小就看起来不舒服了；在屏幕演示的时候应该使用14或更大的字体。 灵活使用粗体和斜体来强调重要的文本或区分开不同的文本。,举例,项目符号,与Word不同，PowerPoint使用短而小的句

9、子来表达中心思想。因此建议使用项目列表的方式。 不要对所有的文本使用同样的项目符号。子标题等的项目符号应该有所区别。,孤行控制,孤行是指一段的最后一行只有一个很短的单词或字。 应该尽可能避免孤行的出现，因为它会使段落看起来不平衡。通过调整文本框可以很容易消除孤行。,柱状图,柱状图是演示中用得最多得图示之一。当用于少于5个时间点的情景中时，它比折线图要好。 通常会去掉垂直刻度，这会使柱状图看起来更大一些。每一列的值会标在柱图的上面。 避免使用网格，它会使图形看起来更复杂。 使用相同的刻度来比较不同的柱状图。 使用白色来填充柱图。只在有需要时才使用彩色。 同一页上的柱图的宽度应该一致，标签字体也一

10、致。 同一页上的柱图应该对齐，标签和标题也应该对齐。,柱状图（例子）,哪些地方需要改进？,柱状图（例子）,改进后：,柱状图（从Excel中导入）,在绘制数量图方面，Excel比PowerPoint要好。但导入图形后需要对它进行修改，使之适合ppt的标准，如：,柱状图（从Excel导入）,改进的地方 在图形区域没有颜色 因为只有一组数据，去掉了图例 去掉网格 去掉垂直刻度，将值标在柱图上方 扩展柱宽，使之大于之间空隙的宽度 去掉了水平线上的记号，它是用于别的图表的，在柱状图上不需要。 改变了默认色 不需要边框 但是不需要在PowerPoint中来做这些改动，在Excel中就可以完成了。,柱状图（

11、续）,多类别柱图可将多组数据放在同一个图表中，从而便于比较： 多类别图表的规则： 避免有三个以上的类别 使用不同的颜色和图例来区分不同的类别。需要强调的类别以最深的颜色显示。 柱图之间的空隙大于单个的柱宽，但小于总体宽度 图例必须置于图表下方，采用一致的字体,柱状图（续）,修改柱状图来表现百分比： 这两个图表都表示的是不同类别的百分比，但右图更强调百分比而不是总量。规则如下： 三到四个类别就够了，不需要更多。 在最右边使用标注而不是图例来表示不同的类别。可以使用彩色来强调某个类别。 百分比和总值的字体应该不同。,饼状图,饼状图最主要的作用是用于表达百分比。 规则如下： 饼状图中的项目最好少于5

12、个，不要超过8个。太多的项目通常没有意义。可以将太小的部分合并在一起。 不要用彩色和图例来区分不同的类别，这将不容易识别。使用白色和图注。 如果想要强调某一个项目，可以使用彩色或箭头等来强调它。 如果可能，按升序或降序排列各个项目。 如果空间有限，将图注置于图表内部。,饼状图（续）,可以将具体值放在图注中，并将总值置于图表下方。,折线图,折线图通常被用来表示趋势，尤其是在时间节点超过5个的时候。 规则如下： 使用不同的线型（实线、虚线） 对最重要的趋势使用最粗的线型 将折线的数量控制在3到4个 使用图例或箭头来进行标注 当在不同的图之间进行比较时使用相同的刻度 在折线图中通常标注有竖直刻度，包

13、括零刻度 当具体值和趋势一样重要时，在折线中进行标注 不要使用Excel的默认格式，要进行改进,联合图表,如果单一图表无法表达含义，则使用联合图表，如：,只显示出了增长的趋势,显示出增长的趋势，同时表明增长率在下降,饼状图（例子）,联合图表的另一种用法：,遇到负值的情况,区域图,在既要表达值又要表达比例的情况下，使用网格和Y轴刻度：,对照图,用于性别比较等,条状图,条状图看起来像柱状图的变形。在需要在图表中加上文字的情况下，条状图比柱状图更合适。,点状图,点状图有两个维度，用一条直线来表示两个因素之间的统计关系。,泡状图,用于显示各个组件的位置。如果想要强调某一个组件，使用彩色来填充它,形状图

14、的规则,形状图比起数量图来更为复杂。 没有死板的格式，发挥创造力。,组织结构图,采用横排或竖排的方式清晰的表明组织结构。 将相同的部门组合在一起。 使用垂直线和水平线，而不是斜线 使用 来避免交叉线的混淆 使同一层级的方框大小一样 使用不同的线型来表示不同的关系 如果图表过于复杂，先画一个概略图，再在后面的页面中分部分画图表示 文本最好采用中央对齐的方式 在不同的层之间留出空隙,组织结构图（例子）,越清晰越好。请比较：,组织结构图（例子）,如果在同一层没有足够的空间，可以采取这种形式：,组织结构图（文本框）,两种添加文本的方式： 直接在框中添加文本 使用文本框（调整文本时不用改变方框形状） 推

15、荐使用白色填充方框而不是不填充,流程图,示例一：,流程图,示例二：,流程图,规则如下： 使用箭头来显示流程方向 使用不同的线型来显示流程类型 使用不同的框型来表示不同的功能 可以在箭头上加上百分比 目的是易于阅读和理解,矩阵,确保最高点在图表右上角或左上角 如果需要强调，用彩色填充某些部分,演进图,示例：,表,表是图形化的文本。用简短的词和数字来表达意思。 示例：,月亮图（Moon Chart）,用于表示品级，有时需加上一些说明文字。 示例：,构成图（Mark-up Chart),用于表示价格、成本等的构成 示例：,构成图（Mark-up Chart）,示例二：,颜色的使用,使用颜色可以使pp

16、t页面变得更生动，更具有吸引力。但是也要避免误用颜色。 区分一些基本的灰色阴影，避免混淆 在深色区域的文本以白色显示 不要在组织结构图、流程图等图表中过量使用颜色，简单的使用白色填充就可以了。,渐变色,渐变色看起来更美观：,其它色彩样式,纹理,方格,三维,步骤,在开始前，必须充分理解各项工作的难易程度：,帮你减少麻烦的方法,在开始之前，花几分钟考虑一下各个部分的难易程度 从整个工作中较复杂的部分开始，然后进行较容易的部分 在修改时尽量修改那些较容易修改的地方 使用某种方式来度量图表 在画一个复杂的图之前先画草稿，并为可能的修改预留下空间,举例：完成一个组织结构图,第一步：观察,必须已经有了一个

17、草稿。 观察关键的部分： 该图由方框、文本和线组成，其中一些方框带有填充色。该图有标题和图例。 垂直的等级数：6 单一等级上的最大对象数：15 第二级上的方框比起其余的要更高一些，其它的方框大致一样大小 由于图表中有太多内容，字体必须较小，大约在10或以下,第二步：度量,首先找出整个图表的瓶颈：第4级。该级一共有15个对象，在水平方向上非常拥挤。选出含有最多文本的一个方框，先画它，用10号字体： 复制出15个这样的方框，顶对齐，并在水平方向上均匀排列 空间不够，缩小字体到9号。重复上述步骤。,第二步：度量（续）,仍然没有足够的空间。但是9号字体已经是所允许的最小字体了，不能进一步缩小。这就需要

18、采用别的方法，如可以： 但是这里有6个竖直方向上的等级，这样做明显也不好。,第二步：度量（续）,在每个方框中都输入文本，然后对可能的方框缩小宽度，再使它们均匀分布。这解决了宽度问题： 现在开始度量高度。在这方面第2级和第3级最为复杂，所以先分别画出一个样本方框： 分别复制这些方框。第3级的需复制到第1级和第3级，第4级的需复制到第5级和第6级。由于有充分的空间，可以稍微增大字体。第5级和第6级由于是从属于第4级的，其字体大小不能大于第4级。使各级别之间的间距相等。在这一步，暂不考虑每个方框的水平位置。如下页所示：,第二步：度量（续）,为图表标题和图例留出空间，不要显得太拥挤。,第三步：输入文本,如需要可调整方框大小,第四步：画出瓶颈第4级的连接线,第五步：调整第3级的方框位置,将它们放到连接线的中间。 最右边的方框过宽了，缩小它的宽度。,第六步：重复第四、五步,第七步：给方框加上填充色,第八步：加上标题和图例,The End,Questions?,Thanks,