第5章Word字处理软件.ppt

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1、第5章 Word字处理软件,5.1 Word操作基础 5.2 文档排版 5.3 页面格式和文档打印 5.4 图文处理 5.5 表格处理 5.6 Word高级功能 5.7 试题解析 习题5,5.1 Word操作基础 5.1.1 Word的启动和窗口组成 1. 启动Word 要使用Word进行文字输入，必须首先启动该程序。启动Word 2003有多种方法，最常用的有下面两种： (1) 通过“开始”菜单启动Word。 在Windows桌面上，单击“开始”按钮“开始”菜单“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Word 2003”，即可启动Word 2003

2、。 (2) 双击桌面上的快捷图标。 如果桌面上已经有了Word的快捷方式图标，直接双击该图标即可启动Word。,2. Word的窗口组成 启动Word后，系统将弹出Word工作窗口，并自动建立一个名为“文档1”的空文档，如图5-1所示。 Word 2003的窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格和状态栏等部分组成。,图5-1 Word 2003的窗口组成,1) 标题栏 标题栏主要显示当前编辑文档的名称和窗口标题。标题栏最左边是控制菜单钮 , 单击该图标可打开窗口控制菜单，双击该图标可关闭Word窗口。紧接在“- Microsoft Word”前边的是当前正在编辑的文件的名称。标题栏右

3、端分别为最小化窗口按钮 、还原按钮 或最大化按钮 和退出Word按钮 。 2) 菜单栏 Word 2003按功能有9组菜单项，单击每一菜单项可以打开相应的菜单，然后选择菜单命令。缺省情况下，Office 2003的菜单中仅显示最常用的选项。单击菜单底部的双箭头，如图5-2所示，或将鼠标指针在顶级菜单项上停留片刻，则会自动打开带有完整内容的详细菜单项。,图5-2 常用菜单项和完整的菜单项,3) 工具栏 工具栏是为方便用户操作，把最常用到的命令从菜单中挑选出来，以图标的形式排列在一起的栏目。每个图标称为一个工具按钮，用鼠标单击某工具按钮即可执行相应的操作命令。当把鼠标指针放在这些按钮上时，其下方将

4、显示出该按钮的命令名称。 Word中的工具栏有许多，一直留在窗口中的工具栏有两个，即常用工具栏和格式工具栏。为增大编辑区，默认情况下，常用工具栏和格式工具栏放置在同一行。 单击工具栏末尾的按钮，选中“添加或删除按钮”，可以在工具栏中放置自己最常用的工具按钮，如图5-3所示。,图5-3 添加或删除工具按钮,4) 编辑区 窗口中部大面积的区域为编辑区，用户输入和编辑文本、表格、图形都是在编辑区中进行的，排版后的结果也将在编辑区中显示。 在编辑区中，不断闪烁的竖线“|”为插入点光标，它标记新键入字符的位置，用鼠标单击某位置，或移动键盘的光标键，可以改变插入点的位置。也可以使用“即点即输”，即将鼠标指

5、针移动到要键入的任何位置，然后双击。 5) 标尺 在编辑区的上边和左边分别有水平标尺和垂直标尺。标尺中部的白色部分表示版心的宽度。使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右边界位置及表格的栏宽等。,6) 任务窗格 缺省情况下，任务窗格位于文档窗口的右边，图5-4显示的是“开始工作”任务窗格。 任务窗格会根据用户的操作需求自动弹出来，单击“其他任务窗格”按钮将显示其下拉菜单；如果不希望出现任务窗格，可在“视图”菜单中取消“任务窗格”。 7) 滚动条 滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中的相对位置。拖动滚动块，可快速移动文档内容，同时滚动条附近会显示当前移到内容的页码。,图5-4 任务窗格,

6、单击垂直滚动条两端的上箭头 或下箭头 ，可使文档窗口中的内容向上或向下滚动一行。单击垂直滚动条滑块上部或下部，可使文档内容向上或向下移动一屏。 单击水平滚动条两端的左、右箭头，可使文档内容向左或向右移动一列。在水平滚动条左侧还有5个按钮，它们是改变视图方式按钮，分别为：普通视图 、Web版式视图 、页面视图 、大纲视图 和阅读版式 。,8) 状态栏 状态栏显示当前编辑的文档窗口和插入点所在页的信息，以及某些操作的简明提示。在编辑状态下，状态栏上各项的含义为： 页、节、分数：显示插入点所在的页、节及“当前所在页码/当前文档总页数”的分数。 位置、行、列：位置显示插入点距当前页头的厘米数，行、列为

7、插入点在当前页中的行号和列号。 录制、修订、扩展、改写：以黑字显示时，表示当前编辑环境处于该模式，淡色显示时该模式无效。双击某词时可改变该词对应的模式。,5.1.2 创建文档 Word所要处理的对象是文档，因此创建文档是一切操作的开始。创建文档的方法有多种，用户可以根据需要来选择。 1. 启动Word后自动创建文档 启动Word时，系统会根据普通模板创建一个空白文档，并取名为“文档1”，用户可以在编辑区录入文档内容。,2. 根据模板向导创建文档 “模板”是Word预先设置好的同一类型文档的最终外观框架的特殊文档。利用“模板”创建文档时，由于文档的基本外观框架和格式已经确定，因此只需在模板内填入

8、相应的文字或数据等内容，然后根据实际需要再稍作修改即可。因此，使用“模板”创建文档不仅节省了格式化编排的时间，而且可以保持同类文档格式的严格一致。 “向导”是一种特殊类型的模板，它不是提供固定的、单一的文档格式，而是面向用户提出各种问题，根据用户不同的回答来创建符合用户需求的文档。利用“向导”可以帮助用户创建具有个性的文档。 Word 2003提供了报告、备忘录、出版物、个人简历、信函、传真和Web页向导等大量的模板。,下面以利用模板创建一份商务传真Word文档为例介绍其操作步骤： (1) 单击“文件”菜单“新建”，打开“新建文档”任务窗格。 (2) 单击“新建文档”任务窗格“模板”“本机上的

9、模板”，打开“模板”对话框，如图5-5所示。 (3) 在“模板”对话框中，选中“信函和传真”选项卡中的“商务传真”模板。 (4) 单击“确定”按钮将打开该文档模板，在编辑区替换其中的文字内容。,图5-5 “模板”对话框,3. 在Word编辑状态下新建空白文档 若正在编辑一个文档，还需再建立一个新文档，可以使用下面两种方法。 (1) 单击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮 。 (2) 单击“文件”菜单“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，从中选取不同的方式。这时将出现空白文档窗口，文档名依次为“文档2”、“文档3”,5.1.3 文档的录入 创建或打开文档后，Word光标总是处于文字的起始位置，

10、为“”形闪烁状，用于输入和编辑文档内容。 1. 输入文字 将形鼠标指针移动到要插入文本的位置，单击鼠标左键，则插入点出现在此位置，在此输入文字内容。 输入文字的操作步骤如下： (1) 进入Word窗口，单击屏幕右下角的输入法指示器选择一种中文输入法，如“智能ABC输入法”。 (2) 输入标题“中秋节”，然后按键。另起一段，使插入点移到下一行。 (3) 输入正文内容，当输入到行尾时，Word自动换行。输入完成后，屏幕显示如图5-6所示。,图5-6 输入文字,在输入、添加或修改文档内容前，首先应移动鼠标使光标“”移到要插入文字的位置，单击鼠标左键，然后开始输入。插入点随着文字的输入向后移动。 如果

11、输错了字符，可按键删除该错字，然后输入正确的文本。输入过程中，当文字到达右页边距时，插入点会自动折回到下一行行首。一个自然段输入完成后按一次回车键，段尾有一个“”符号，代表一个段落的结束。 也可以在空白区域中双击，使用“即点即输”功能，在空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。,2. 插入符号 在文档输入过程中，可以通过键盘直接输入常用的符号(例如，“3”的上档键是#)，也可以使用汉字输入法的软键盘输入符号。另外，在Word中还可以通过下面的方法插入符号： (1) 单击要插入符号的位置。 (2) 单击“插入”菜单“符号”命令，打开“符号”对话框，选中“符号”选项卡，如图5-7所示。 (3

12、) 选中要插入的符号或字符，单击“插入”按钮，则插入的符号将出现在插入点上。 (4) 插入字符后，“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击“关闭”按钮结束操作。,图5-7 “符号”对话框,3. 撤销与恢复 在输入和编辑文档的过程中，如果我们认为“今不如昔”，可以使用撤销与恢复操作。Word支持多级撤销和多级恢复。 1) 撤销 操作过程中，如果对先前所做的工作不满意，可用撤销功能，恢复到原来的状态。 单击常用工具栏上的“撤销”按钮 ，可取消对文档的最后一次操作。 多次单击“撤销”按钮 ，依次从后向前取消多次操作。 单击“撤销”按钮右边的下箭头 ，打开可撤销操作的列表，可选定其中某次操作，一次性恢复此操

13、作后的所有操作。撤销某操作的同时，也撤销了列表中所有位于它上面的操作。,2) 恢复 在撤销某操作后，如果认为不该撤销该操作，又想恢复被撤销的操作，可单击常用工具栏上的“恢复”按钮 。单击“恢复”按钮 右边的下箭头，也可一次性恢复最后被取消的多次操作。 如果不能重复上一项操作，该按钮将变为“无法恢复” (图标变灰)。,5.1.4 文档的保存和加密 在Word中录入完毕或编辑修改文档后，一定要保存文档。因为文字录入是在内存工作区中进行的，如果不执行存盘操作，直接关掉电源或突然停电，所有修改的内容都会丢失。所以，及时地把结果保存到磁盘上非常重要。同时，保存文档时，一定要注意“文档三要素”(文档的位置

14、、名字、类型)，否则以后可能不易找到该文档。 1. 保存未命名的文档 对于创建的新文档，在录入过程中应适时地进行保存，以防因意外事故造成编辑工作前功尽弃。保存新文档的方法是： (1) 单击工具栏中的“保存”按钮 ，或者单击“文件”菜单“保存”命令，也可以直接使用组合键+，将弹出“另存为”对话框，如图5-8所示。,图5-8 “另存为”对话框,(2) 在“保存位置”框中选择合适的保存位置。 (3) 在“文件名”文字框中输入一个合适的文件名。一般不用改变“保存类型”，默认的文件类型为Word文档，扩展名为.doc。文档名称已经改变 (4) 单击“保存”按钮。保存后，该文档标题栏中的名称已改为命名后的

15、名字，如图5-9所示。,图5-9 保存文档后标题栏中的名称已改变,2. 保存已命名的文档 如果当前编辑的是已经命名的文档，可以使用下面任意一种方法将其保存起来。 单击常用工具栏上的“保存”按钮 。 单击“文件”菜单“保存”命令。 直接按组合键+。 这时不会出现“另存为”对话框，而直接将其保存到原来的文档中并以当前内容代替原来内容，当前编辑状态保持不变，可继续编辑文档。,3. 另存文档 如果要把当前编辑的文档重新命名后保存或改变位置后保存，可以按下面的操作步骤进行： (1) 单击“文件”菜单“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-10所示。 (2) 选择不同的保存位置或更改不同的文件名。

16、(3) 单击“保存”按钮。这时，文档窗口标题栏中显示改名后的文档名。,图5-10 另存文档,4. 文档自动保存 为了防止突然断电、死机或其他事故，Word提供了在指定时间间隔自动为用户保存文档的功能。其操作方法如下： (1) 单击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框，如图5-11所示。 (2) 在“保存”选项卡中，选中“自动保存时间间隔”复选框，然后输入需要的时间间隔，它是以分钟为单位的，如输入5，则表示5分钟。 (3) 单击“确定”按钮，则此后每隔5分钟Word就会自动保存一次文档。,图5-11 定时自动保存,5. 文档加密 在与他人共用一台计算机时，有时用户编辑的文档不想被别人查看

17、或修改，这时可以给文档设置一个口令进行加密，把文档保护起来。其操作步骤如下： (1) 单击“工具”菜单“选项”，打开“选项”对话框，如图5-12所示。 (2) 选中“安全性”选项卡，在“打开文件时的密码”中输入一个密码，单击“确定”按钮。,图5-12 文档加密,(3) 在弹出的“确认密码”对话框中，再重复输入一次密码，单击“确定”按钮。这时密码就设置好了，保存并关闭文档。当再次打开此文档时，屏幕上将弹出“密码”对话框要求输入密码，输入密码不正确时不能打开该文档。 如果只允许他人阅读不允许他人修改文档的内容，可以在“选项”对话框的“安全性”中设置“修改文件时的密码”，其设置方法与设置“打开文件时

18、的密码”基本一样。,5.1.5 文档的打开和退出 1. 通过“打开”命令打开文档 打开文档时，如果知道“文档三要素”(即位置、名字、类型)就可方便地打开指定位置、名称和类型的文档。如果当前在Word窗口中，则打开文档的方法为： (1) 单击常用工具栏上的“打开”按钮 ，弹出“打开”对话框，如图5-13所示。 (2) 选择文档所在的驱动器和文件夹，找准原来存放时的位置。 (3) 认准文档类型，选中要打开文档的文档名。 (4) 单击“打开”按钮(也可以双击要打开的文档图标)，则该文档即被装入编辑窗口。,图5-13 “打开”对话框,2. 从“开始工作”任务窗格或“文件”菜单打开文档 启动Word后，

19、在“开始工作”任务窗格下部和“文件”菜单下部会列出最近使用过的4个文档名，如图5-14所示，单击某文档名，可直接打开该文档。 列出的文档个数可在“工具”菜单“选项”对话框中的“常规”选项卡中更改。,图5-14 从“开始工作”任务窗格或“文件”菜单中打开已有文档,3. 在未进入Word之前打开文档 还可以通过下面的方法打开Word文档： (1) 在Windows“开始”菜单“我最近的文档”项中，容纳了15个最近使用过的Windows文档，如图5-15所示，单击某文档名，将自动关联到创建该文档的程序，在启动该程序的同时，可打开该文档。 (2) 在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中，双击要打开的Wo

20、rd文档，如图5-16所示，这时将在启动Word的同时，打开该文档。,图5-15 我最近的文档,图5-16 从资源管理器中打开文档,5.1.6 关闭文档与退出Word 1. 关闭文档 关闭当前正在编辑的文档的方法为： (1) 单击“文件”菜单“关闭”命令，或者单击菜单栏右端的“关闭”按钮 。 (2) 屏幕弹出提示信息框，如图5-17所示。若要存盘单击“是”，不存盘则单击“否”。若不关闭文档，仍继续编辑，则单击“取消”。 注意：“文件”菜单中的“关闭”和“退出”命令是不同的。如果用户只打开了一个文档，则关闭文档窗口后，该区域变为空白；如果打开了多个文档，则关闭文档窗口后将显示下一个文档窗口。而“

21、退出”命令则是结束Word程序。,图5-17 关闭Word文档,2. 退出Word 如果不需要在Word的编辑环境中继续编辑文档，或者要关闭计算机，则必须退出Word。若要退出Word，可以使用下面方法之一： (1) 单击标题栏右端的“关闭”按钮 。 (2) 单击“文件”菜单“退出”命令。 (3) 双击标题栏左端的控制菜单按钮 。 退出Word也将关闭编辑窗口的Word文档，如果该文档没有存盘，将打开提示框，询问用户是否保存。,5.1.7 移动、复制、删除文本 Windows环境下的软件，其操作都有一个共同规律，即“先选定，后操作”。在Word中，体现在对选定文本内容的处理上。选定文本内容后，

22、被选中的部分变为黑底白字(反像显示)，一旦选定了文本就可以对它进行多种操作，如移动、复制、删除操作。 1. 选定文本 1) 拖动法选定文本 把型指针移到要选择文本开始位置的文字前，按下鼠标左键不放，拖动鼠标到选定文本的末尾，然后松开左键，这时所选内容为黑底白字，如图5-18所示。,图5-18 鼠标拖动选定文本,2) 选定多行文字 选定栏位于文档窗口左边界与正文左边界之间。在选定栏内鼠标变为形状，利用此选定栏，可快速实现文本的选定。 将鼠标移到要选定行的行首，当鼠标指针变成一个指向右边的箭头时，单击鼠标左键，则选定鼠标所在的行。如果按下左键不放，上下拖动就可以选定多行，如图5-19所示。,图5-

23、19 选定多行文字,3) 选定一段文本 将鼠标指针移到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头 ，然后双击鼠标左键，则选定鼠标所在的段落。 4) 选定一大块文本 单击要选定内容的起始处，然后滚动到要选定内容的结尾处，在按下键的同时单击鼠标左键，则选定两次单击之间的文本。 5) 选定整篇文档 将指针移到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头 ，然后三击，则选定整篇文档；也可以单击“编辑”菜单“全选”命令来选定整篇文档。,2. 移动文本 移动文本内容最常用的是鼠标拖动法和剪贴板粘贴法。 如果需移动文本的距离较近，可采用鼠标拖动的方法选定要移动的文本，将选定内容拖至新位置。 如果需移动文本

24、的距离较远，可以利用剪贴板移动文本，方法为： (1) 选定要移动的文本。 (2) 单击工具栏上的“剪切”按钮 ，这时选定文本已看不见。 (3) 切换到目标位置，单击插入点位置。 (4) 单击工具栏上的“粘贴”按钮 ，这时文本内容将显示在目标位置。 这时将在粘贴过来的文本右下方出现“粘贴选项”按钮 。若要确定粘贴项的格式，单击“粘贴选项”按钮 ，从下拉菜单中选取需要的格式。,3. 复制文本 如果需复制文本的距离较近，则选定要复制的文本，在按下键的同时，将选定文本拖至新位置。 如果需复制文本的距离较远，可以用剪贴板复制文本，操作步骤为： (1) 选定要复制的文本，单击工具栏上的“复制”按钮 。 (

25、2) 切换到目标位置，单击插入点位置。 (3) 单击工具栏上的“粘贴”按钮 ，这时文本内容被复制在目标位置。 另外，可以单击“编辑”菜单“Office剪贴板”，打开“剪贴板”任务窗格，如图5-20所示。,图5-20 “剪贴板”任务窗格,在Office中，每使用一次“剪切”或“复制”命令，在剪贴板库中将显示一个包含代表源Office程序的图标以及所复制内容的一部分或所复制图形的缩略图，最新的项目添加到库的顶端。“Office剪贴板”可容纳24个项目。可以从“Office剪贴板”粘贴需要的内容，方法为定好插入点，单击要粘贴的项目。 如果不从“剪贴板”中选择，而直接单击工具栏中的“粘贴”按钮 ，则只

26、粘贴最后一次放入剪贴板中的内容。,4. 删除文本 删除文本内容，常用下面两种方法。 1) 删除单个文字或字符 把插入点设在要删除文本之前或之后，按键将删除当前光标之后的一个字，按键将删除光标之前的一个字。 2) 删除文本块 选定要删除的文本，然后按或键，也可以单击工具栏上的“剪切”按钮 。,5.1.8 查找和替换文本 文章输入完后，经常要查找某些内容，有时需要对某一内容进行统一替换。对于较长的文档，如果手工逐字逐句查找或替换，不仅费时费力，而且还可能会有遗漏。我们利用Word提供的查找和替换功能，可以方便地完成这些工作。 1. 查找文本 查找功能是在文档中找到指定文本出现的位置，其具体操作步骤

27、为： (1) 单击“编辑”菜单“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，选中“查找”选项卡。 (2) 在“查找内容”框内键入要查找的文本(如键入“中秋”)，如图5-21所示。 (3) 单击“查找下一处”按钮开始查找。在查找过程中，可按下Esc键取消正在进行的搜索。,图5-21 查找文本内容,2. 替换文本 利用替换功能，可以将整个文档中给定的文本替换掉，也可以在选定的范围内做替换。如果对替换结果不满意，可以按“撤销”按钮恢复原来的内容。替换文本的方法为： (1) 单击“编辑”菜单“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如图5-22所示。 (2) 在“查找内容”框内输入要查找的文本(如“中秋”)，

28、在“替换为”框内输入替换文本(如“仲秋佳节”)。,图5-22 替换文本内容,(3) 单击“替换”按钮，这时光标定位在要替换的文本处，将需要替换的内容反白显示，再次单击“替换”按钮，屏幕上将显示已将“中秋”替换为“仲秋佳节”。 (4) 继续单击“替换”按钮，将依次替换所有指定的内容。也可以单击“全部替换”按钮，一次性地替换整篇文档中所有指定的内容。 (5) 单击“关闭”按钮，退出替换操作。 另外，利用替换功能还可以删除找到的文本，方法是：在“替换为”一栏中不输入任何内容，替换时会以空字符代替找到的文本，等于做了删除操作。,5.2 文 档 排 版 5.2.1 文档的显示方式 为了更好地编辑和查看文

29、档，Word提供了页面、Web版式、普通、大纲、阅读版式、文档结构图、全屏显示、网页预览和打印预览9种显示文档的方式。一般情况下，默认显示页面视图，要更改文档视图，可通过“视图”菜单来选择。 文档窗口左下方水平滚动条左侧也提供了5个更改视图方式的按钮，从左到右依次为：普通视图 、Web版式视图 、页面视图 、大纲视图 和阅读版式 。 另外，执行某些命令会自动转换到相应的视图方式。例如，执行“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，将自动转换到页面视图。,1. 普通视图 在普通视图下，可输入、编辑文字，并且编排文字的格式。普通视图显示文字的格式，简化了页面布局，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象

30、以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片，如图5-23所示，这样可快速输入和编辑文字。,图5-23 普通视图,2. Web版式视图 Web版式视图显示文档在Web浏览器中的外观。例如，文档将显示为一个不带分页符的长页，并且文本和表格将自动换行以适应窗口的大小。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。在Web版式视图中，可以创建能在屏幕上显示的Web页或文档。 3. 页面视图 在页面视图下，文档将按照与实际打印效果一样的方式显示。例如，页眉、页脚、栏和边框等，它们都在实际的位置上显示，与实际打印的效果相同。如果对页面操作，将自动切换到页面

31、视图。页面视图在处理大文档时速度较慢，因此特别适合于所见即所得的排版。,4. 大纲视图 在大纲视图下，用缩进文档标题的方式显示文档结构的级别，如图5-24所示。大纲视图可以方便地查看文档的结构，并且可以通过拖动标题来快速地移动、复制或重新组织大段的正文。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题甚至整个文档。在大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚及背景。,图5-24 大纲视图,5. 阅读版式 阅读版式视图是Word 2003的新特性。在阅读版式视图中，文档中的字号变大了，每一行变得短了些，阅读起来比较贴近于自然习惯，可以使人从疲劳的阅读习惯中解脱出来，如图5-25所示。这种阅读

32、方式比较省力，但在该版式下所有的排版格式都被打乱了。,图5-25 阅读版式,5.2.2 文字格式 文字格式主要是指对文字的字体、字形、字号、颜色等的编排操作。Word为用户设置的默认值是宋体五号字，用户可以根据自己的需要来重新设置所选定文本的文字格式。 设置文字格式一是在未输入文字前设置，其后输入的文字将按设置的格式一直显示下去；二是选定(拖黑)文本块再进行设置，它只对该文本块起作用。 1. 设置文字常用格式 设置文字格式最常用的方法是利用格式工具栏中的按钮，具体操作为： (1) 选定文本(例如选中标题“中秋节”)，如图5-26所示。,图5-26 利用格式工具栏设置字体,(2) 单击格式栏中“

33、字体”框右端的下箭头 ，选取所需字体的名称(如“隶书”)。 (3) 单击“字号”框右端的下箭头 ，选择字体大小(如“二号”)。 (4) 单击“加粗” 、“倾斜” 、“下划线” 或“字符边框” 等按钮，为选定的文字设置粗体、斜体、下划线、字符边框等。这些按钮允许联合使用，当粗体和斜体同时按下时是粗斜体。 (5) 单击“字体颜色”按钮右侧的箭头，可以选择字符的颜色(如红色)。 (6) 选中正文的文本，设置字体为“楷体”、“小四”。设置后的效果如图5-27所示。,图5-27 利用工具栏中的按钮设置字体后的效果,2. 设置文字特殊效果 在“字体”对话框中，除了可以设置字体的字形、字号、颜色外，还可以添

34、加特殊字体效果，具体操作步骤为： (1) 单击“格式”菜单“字体”命令，弹出“字体”对话框，选择“字体”选项卡。 (2) 在“中文字体”中选择一种字体，在“字形”中选择倾斜、加粗或加粗倾斜，在“字号”中选择字体的大小，如图5-28所示。,图5-28 “字体”对话框,(3) 在“字体颜色”中选择一种颜色，在“下划线”中选择下划线类型，并选择下划线的颜色、着重号的类型等。 (4) 在“效果”区域中可以设置一些特殊的效果，如删除线、上标或下标、空心等格式。 (5) 单击“确定”按钮，完成文字特殊效果的设置。,3. 水平缩放文字 水平缩放就是将文字改为长型或扁型，操作方法为：选中要改变的文字，单击格式

35、栏中的“字符缩放”按钮 右侧的箭头 ，选择所需的比例(如150%)后，如图5-29所示。 在“字体”对话框的“字符间距”选项卡中，也可以设置缩放比例，还可以设置字符间距等，如图5-30所示。,图5-29 通过“字符缩放”按钮进行缩放,图5-30 设置字符间距,4. 设置边框 在文档中，有时需要对文字进行强调，这时可以选择为文字添加边框和底纹，起到修饰文档的作用。为文字设置边框的操作步骤为： (1) 选择需要添加边框的文本。 (2) 单击“格式”菜单“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，选中“边框”选项卡，如图5-31所示。 (3) 在“设置”区选择一个边框类型(如“方框”)。 (4)

36、在“线型”中选择一种线型，在“颜色”中选择一种边框颜色，在“宽度”中选择线条的粗细磅值。 (5) 在“预览”区，单击图示中的边框或使用按钮，可以设置上下左右边框是否应用刚才的设置。 (6) 单击“确定”按钮完成边框的设置。,图5-31 设置边框,5. 设置底纹 为文本添加底纹的操作步骤为： (1) 选择需要添加底纹的文本。 (2) 单击“格式”菜单“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，选中“底纹”选项卡，如图5-32所示。 (3) 在“填充”区中选择一种颜色或灰度。 (4) 在“应用于”中选择是应用于文字还是应用于段落(例如“文字”)。 (5) 单击“确定”按钮，完成底纹的设置。,图5

37、-32 添加底纹,5.2.3 中文特殊格式 1. 首字下沉 在编辑文档时，有时为了突出段首或章节的开头，需要将第一个字放大以引起读者的注意，这种文字效果就是“首字下沉”。其设置的操作步骤为： (1) 将光标点移到需设置首字下沉的段落中。 (2) 单击“格式”菜单“首字下沉”命令，在弹出的“首字下沉”对话框中选择“下沉”或“悬挂”，如图5-33所示。 (3) 选择下沉字的字体、下沉行数和下沉字与后面文字的距离。 (4) 单击“确定”按钮，完成首字下沉的设置。 如果要取消首字下沉，只需在“首字下沉”对话框中，选中“无”后单击“确定”按钮即可。,图5-33 设置首字下沉,2. 文字其他格式 除了“首

38、字下沉”外，Word还提供了一系列极具中文特色的功能格式，如“带圈字符”、“拼音指南”、“纵横混排”、“双行合一”和“合并字符”等。 选中需要使用特色功能的文字，单击“格式”菜单“中文版式”中的“带圈字符”、“拼音指南”、“纵横混排”、“双行合一”或“合并字符”，将弹出相应的对话框，按提示进行操作即可。使用效果如图5-34所示。,图5-34 中文特色格式,5.2.4 段落格式 在Word中，段落是指两个回车符“”之间的内容。段落内容可以包括文本、图形和表格等，也可以是按了Enter键后产生的空行。在文档编辑过程中，每次按下回车键时，就插入一个段落标记。段落标记可以帮助用户看清段落结束的位置，每

39、个段落的格式设计都记录在段落标记中。一旦删除了段落标记，整个段落的格式就可能会发生改变。对段落进行格式化后，可以使文档更有条理，结构更清晰。,1. 段落对齐方式 对齐方式是指确定段落中各行的首和尾与页边距的位置关系。可以对不同的段落设置不同的对齐方式，如标题使用居中对齐，正文使用两端对齐或左对齐等。 在设置段落对齐方式时，使用格式工具栏上的对齐按钮最方便。在格式工具栏中提供了两端对齐、居中、右对齐和分散对齐四种方式，其操作为： (1) 选定需要对齐的段落，或将插入点置于该段落中(例如将插入点置于标题中)。 (2) 单击工具栏中的“居中” 按钮，屏幕显示将选定的段落居中对齐，如图5-35所示。,

40、图5-35 段落对齐,另外，单击“格式”菜单“段落”命令，在“段落”对话框中，除了可以设置以上4种对齐方式外，还提供了一种“左对齐”方式。,2. 段落缩进 就像在稿纸上写文稿一样，文本的输入范围是整个稿纸除去页边距以后的版心部分。但有时为了美观，还要更改段落左右边界的位置，或者将文本向内缩进一段距离，这就是段落缩进。例如，正确的书写格式是段落起始位置必须缩进两个汉字。 段落缩进类型有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进四种。 (1) 首行缩进：段落第一行的左边界向右缩进一定的距离，段落中其余行的左边界不变。 (2) 悬挂缩进：段落第一行的左边界保持不变，段落中其余行的左边界向右缩进一定的距离。,

41、(3) 左缩进： 整个段落的左边界向右缩进一定的距离。如果段落中还包含一个首行缩进，则“首行缩进”标记随“左缩进”标记的移动而相应移动，以保持第一行与段落中其他行的相对位置不变。 (4) 右缩进：整个段落的右边界向左缩进一定的距离。 在Word中，通过拖动水平标尺上的标记，可以简便地设置段落缩进。水平标尺上缩进标记的含义如图5-36所示。,图5-36 水平标尺上的缩进标记,例如，将插入点分别放入正文中，然后拖动水平标尺上的“首行缩进”、“悬挂缩进”和“右缩进”标记，拖到适当位置后松开鼠标，如图5-37所示。,图5-37 设置段落缩进,3. 行间距 Word中的间距包括字间距、行间距和段落间距三

42、种格式。字间距是指文字与文字之间的距离，行间距是指同一段落中各行之间的距离，段落间距是指各段落之间的距离。 默认情况下，文档中的行距是单倍行距，Word会自动调整行距以容纳该行中最大的文字体和最高的图形。用户可以根据自己的需要进行修改，更改行距的方法为： (1) 单击要设置格式的段落。 (2) 在“格式”工具栏上，单击“行距”按钮 中的下拉箭头 ，从中选择所需数字(例如1.5)，如图5-38所示。这时可看到插入点所在行的行距为刚才的1.5倍。若要应用最近使用的设置，直接单击“行距”按钮 。,图5-38 “行距”按钮的下拉列表,若要设置更精确的度量单位，操作步骤为： (1) 单击“格式”菜单“段

43、落”命令，在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，如图5-39所示。 (2) 在“行距”下选择所需选项(如选择“固定值”)，在“设置值”中输入合适的数值(如26磅)。 (3) 单击“确定”按钮，完成行间距的设置。,图5-39 精确设置行距,4. 段落间距 段落间距包括段前间距和段后间距。段前间距是一个段落的首行与上一段落的末行之间的距离。段后间距是一个段落的末行与下一段落的首行之间的距离。 设置段前和段后间距的操作步骤为： (1) 选择要更改间距的段落。 (2) 单击“格式”菜单“段落”，在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡。 (3) 在“间距”区的“段前”和“段后”框中输入所需的间

44、距，如图5-40所示。 (4) 单击“确定”按钮，完成段落间距的设置。,图5-40 设置段前和段后间距,5.2.5 项目符号和编号 用户在录入文档时，为了突出一些问题，需要在行首使用一些符号或编号。Word提供了一些自动创建项目符号和编号列表的功能，运用后的文档层次分明、结构清晰，便于阅读。 项目符号是一组相同的符号。而编号则是一组连续的数字或字母。对于已经录入完成的文档，可以直接使用格式工具栏上的“项目符号” 或“编号” 按钮来实现，如图5-41所示。,图5-41 项目符号,如果需要改变项目符号或数字编号的样式，可以通过“格式”菜单“项目符号和编号”命令，在“项目符号和编号”对话框来实现，如

45、图5-42所示。若要取消编号，在该对话框中双击“无”就可以取消设置。,图5-42 “项目符号和编号”对话框,5.2.6 用格式刷复制格式 在编辑文档时，如果部分文档内容的字体、字形等格式已经确定，而文档中其他部分的文本格式需要与其一致，这时用户不必重复已做过的格式化操作，而可以用Word提供的格式刷功能复制文字和段落格式。 1. 复制段落格式 段落格式包括缩进、行距、项目符号等。复制段落格式的具体操作步骤为： (1) 将插入点置于已设置好了格式的段落内。 (2) 单击常用工具栏上的“格式刷”按钮 ，此时鼠标指针变为刷子形状 。 (3) 把“刷子” 移到需应用此格式的段落，单击段内任意位置，即可

46、完成复制。,2. 复制文字格式 字符格式包括字体、字号、字形等。复制文字格式的操作为： (1) 选取希望复制格式的文本，但不包括段尾标记 (段末的回车符)。 (2) 单击常用工具栏上的“格式刷”按钮 ，此时鼠标指针变为刷子形状 。 (3) 拖动希望应用此格式的文本，然后松开鼠标即可完成复制。,3. 多次复制格式 将选定格式复制到不同位置的操作为： (1) 双击常用工具栏上的“格式刷”按钮 ，此时鼠标指针变为刷子形状 。 (2) 多次选取希望应用此格式的文本。 (3) 完成后，再次单击常用工具栏上的“格式刷”按钮 即可完成复制。,4. 清除格式 在“粘贴”操作时，有时只希望粘贴文本，而不需要字体

47、和段落格式，这时粘贴后可清除字体和段落的格式。其操作步骤为： (1) 选择需要清除格式的文本。如果要清除段落格式，可将光标置于该段落上。 (2) 单击“格式”工具栏中的“样式”栏右端的向下箭头按钮 ，打开“样式”框，如图5-43所示。 (3) 单击其中顶端的“清除格式”，Word将文档的格式恢复为“正文”样式。 也可以在“样式和格式”任务窗格中选择“清除格式”命令。,图5-43 清除格式,5.3 页面格式和文档打印 5.3.1 页面设置 页面设置可在新建文档后，输入内容前设置，也可以在文档内容输入完毕后进行设置。 1. 选择纸张大小和页面方向 在实际工作时，与我们用笔在纸上写字一样，先要选择纸

48、张大小和页面方向。方法为： (1) 单击“文件”菜单“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡。 (2) 在“纸型”中选择某一大小的纸张(如A4)，如图5-44所示。 (3) 单击“页边距”选项卡，如图5-45所示，选择“方向”下的“纵向”或“横向”。 (4) 单击“确定”按钮，完成页面设置。,图5-44 “纸张”选项卡,图5-45 “页边距”选项卡,2. 更改页边距 页边距是页面上打印区域之外四周的空白区域。通常，将某些项目放置在页边距区域中，如页眉、页脚和页码等。更改页边距的操作步骤为： (1) 单击“文件”菜单“页面设置”，选择“页边距”选项卡。,(2) 在上、下、左、右输

49、入框中分别填写需要的数值，即文本区域与页边周围的4个距离。各种选择都可以通过“预览”框查看设置后的效果。 若要更改默认页边距，在设置选择新的页边距后单击“默认”按钮。这样，以后每一个基于该模板的新文档将自动使用新的页边距设置。 另外，还可以使用标尺栏来调整页边距。切换至页面视图或打印预览状态，将鼠标指向水平标尺或垂直标尺上的页边距边界，待鼠标箭头变成双向箭头后拖动。如果希望显示文字区和页边距的精确数值，在拖动页边距边界时按下键。,3. 更改每行字数和每页行数 根据纸型的不同，每页中的行数和每行中的字符数都有一个默认值。调整该值，可以满足用户的特殊需要。在“页面设置”中更改每行字数和每页行数的方法为： (1) 单击“文件”菜单“页面设置”，选择“文档网格”选项卡，如图5-46所示。 (2) 在“字符”或“行”区域下调整每行字数和每页行数。 注意：纸张大小、页边距、每行字符数、字符间距、每页行数、行间距等因素是互相制约的。对于一定的纸张大小及其页边距，若调整每行的字符数，Word将自动调整字符间距以适应每行的字符数。同样地，若调整每页的行数，Word将自动调整行间距以适应每页的行数。,图5-46 “文档网格”选项卡,5.3.2 设置页眉和页脚 页眉和页脚是指文档每一页顶部与底部中注释性