电脑文书护理应用PPT课件.ppt

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1、電腦文書護理應用(I),本章簡介,1. 基本資料編輯 2. 文件格式的設定 3. 建立圖文並茂的文件 4. 建立表格 5. 直式文件與多欄式文件 6. 長文件的製作 7. 合併列印 8. Word與其他軟體的結合,第一章、基本資料編輯,1-1畫面介紹,1-2版面設定,調整版面設定： 使用功能表的檔案/版面設定指令。 邊界標籤： 設定紙張邊界、頁首頁尾等。,紙張標籤： 設定實際紙張的大小。 版面配置標籤： 設定頁首頁尾的奇數頁、偶數頁是否相同。,文件格線： 在此可以設定是否要限制每行字元數或行數。,第二章文件格式的設定,本章簡介,2-1 文字格式的基本設定 2-2 設定段落的對齊方式 2-3 段

2、落縮排與間距 2-4 定位點的功能設定 2-5 項目符號與編號,2-1 文字格式的基本設定,修改字體、字型與顏色 空白文件(Normal.dot)的預設值是新細明體、12點。 選取文字後，再做設定。 使用格式工具列來設定。 使用功能表的格式選單來設定。,2-2 設定段落的對齊方式,分散對齊 鈕之兩種用法： 沒有選取任何字元，整段分散對齊。 選取文字，設定最適文字大小。,2-3 段落縮排與間距,段落縮排與凸排 首行縮排鈕： 段落的第一行之左邊對齊依據。 左邊縮排鈕 段落中，除了第一行外，左邊對齊之依據。 右邊縮排鈕 右邊對齊之依據。,段落縮排與凸排 在尺規上移動縮排三角鈕時，一併按住Alt鍵，可

3、在水平尺規中，看出每個距離。 選取格式/段落指令，在縮排與行距標籤中，設定指定方式與位移點數。,段落縮排與凸排範例,首行與其他行平行,首行凸出去,其他行凸出去,段落間距與行距 段落間距：可設定與前、後段之距離。 行距： 單行間距：每行的高度以可容納該行的最大字體為準。 1.5倍行高：每行的高度為該最大字體的1.5倍。 2倍行高：每行的高度為該最大字體的2倍。 最小行高：除一般特定高度外，Word可自行調整高度以容納較大字體或圖形。 固定行高：可直接設定行的高度，若字形大於行高，文字會被切掉而無法完全顯示。 複製格式 一次複製格式法：按一下複製格式 鈕。 多次複製格式法：連按兩下複製格式 鈕，可

4、同時複製多次格式，直到按下Esc鍵為止。,2-4 定位點的功能設定,實例應用：分機電話表,設定前置字元 使用功能表的格式/定位點指令。 輸入定位停駐點位置。 設定對齊方式。 設定前置字元。 按下設定鈕。,2-5 項目符號與編號,設定項目符號 選取要設定之段落後，按下項目符號 鈕。 使用功能表的格式/項目符號及編號指令，在項目符號標籤中，選取符號樣式。,自訂項目符號 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。 在項目符號之標籤中，按自訂可自行定義項目符號。 選取項目符號字元，或按 字元鈕，自行定義項目符號。 在Wingdings字型中，找出要 定義的項目符號。,設定編號 選取要設定之段落後，按下編號

5、 鈕。 再次選取段落設定編號時，會出現智慧標籤，請按一下智慧標籤設定。 設定重新開始編號：選取的段落會從1開始編起。 選取項目符號及編號：開啟項目符號及編號對話方塊。,自訂編號格式 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。 在編號標籤中，選取編號的格式類型，或按自訂鈕來自行定義。 選取重新開始編號或接續前一編號清單。,顯示格式 可瞭解目前的文字，是設定成何種格式。 將插入點停留在要查詢格式的文字中。 選取功能表的格式/顯示格式指令。 在工作窗格中，即可顯示出目前插入點之文字格式。,第三章建立圖文並茂的文件,本章簡介,3-1 在文件中插入圖片 3-2 繪圖工具列的運用 3-3 資料庫圖表 3-4

6、插入圖表標號,3-1 在文件中插入圖片,插入多媒體藝廊 選取功能表的插入/圖片/美工圖案指令，在工作窗格中，點選多媒體藝廊。 依照各個類別列出多媒體藝廊中的圖片。,線上多媒體藝廊 選取功能表的插入/圖片/美工圖案指令，在工作窗格中，點選線上多媒體藝廊。 在網頁中，可將需要的圖片下載至電腦中。,圖片工具列 使用功能表的檢視/工具列/圖片指令，開啟圖片工具列。,影像控制 選取圖片後，按下圖片工具列的影像控制 鈕。 可以圖片調整成自動、灰階、黑白與刷淡，四種效果。,填滿色彩 選取圖片後，按下物件 鈕。 切換至色彩及框線標籤，設定填滿色彩及透明度。,設定文繞圖 選取圖片後，按下圖片工具列的文繞圖 鈕來

7、設定。 設定方式：與文字排列、矩形、緊密、文字在前、文字在後、上及下、穿透、編輯文字區端點。,設定方式舉例：,編輯文字區端點 選取圖片後，使用文繞圖的編輯文字區端點指令。 圖片四周會出現四個小黑點及紅色虛線。 利用Ctrl+滑鼠點選，增加小黑點。 利用此小黑點來調整文字與圖片之圍繞區域。,壓縮圖片 適合需要將圖片放置在網頁上時使用。 選取圖片後，按一下圖片工具列上的壓縮圖片 鈕。,3-2 繪圖工具列的運用,快取圖案 選取功能表的檢視/工具列/繪圖指令，可開啟繪圖工具列。 使用快取圖案鈕，選取圖形。,圖片說明的使用 使用文字方塊功能。 文字內容過多時，需設定連結文字方塊。 選取文字方塊工具列上的

8、連結文字方塊鈕。 游標會變成杯子狀。 至另一個文字方塊中按一下，將未顯示出來的文字顯示在另一個文字方塊中。,調整圖片順序 選取繪圖工具列的繪圖/順序指令。,3-3 資料庫圖表,插入資料庫圖表 選取功能表的插入/資料庫圖表指令。 圖表類型：組織圖、循環圖表、星形圖表、金字塔圖表、卞氏圖表、靶心圖表。,實例應用：公司組織圖 選取功能表的插入/資料庫指令。 選取組織圖，出現組織圖工具列。 選取其中的圖表，按下插入圖案鈕來調整組織圖。,選取版面配置鈕來設定版置的方式。 選取自動格式 鈕，來設定圖表 樣式。,3-4 插入圖表標號,在圖表旁插入標號 選取圖表，使用功能表的插入/參照/標號指令。 標籤：預設

9、有三個標籤，分別是方程式、表格與圖表。 位置：選取項目之上、選取項目之下。,新增標籤鈕：新增標籤設定。 編號方式鈕：設定編號方式，以及是否要包含章節編號。 標號自動設定鈕： 設定插入圖片時，系統自動插入標號。 勾選要設定標號之物件。,第四章建立表格,本章簡介,4-1 表格的基本認識 4-2 插入表格 4-3 手繪表格 4-4 設定表格的欄與列 4-5 表格的其他設定,4-1 表格的基本認識,表格 欄：直的稱為欄，以英文字A、B、C來代表。 列：橫的稱為列，以數字1、2、3來區分。 儲存格：每個格子都稱做儲存格。 巢狀表格：表中有表的表格。,4-2 插入表格,插入表格 按下一般工具列的插入表格

10、鈕。 利用滑鼠拖曳出表格。 利用Tab鍵來向右移動一個儲存格。 Shift+Tab鍵向左移動一個儲存格。 游標停留在最後一欄、最後一列時，按Tab鍵，會增加一列。,調整欄寬與列高 調整欄寬 游標停留垂直格線 中間。 游標會變成雙箭頭。 在向右或向左拖曳。 調整列高 游標停留水平格線中間。 游標會變成雙箭頭。 向上或向下拖曳。,選取表格 選取欄 將游標移到欄寬之上。 游標會變成黑色箭頭。 按一下滑鼠左鍵，選取整欄。 向左或向右拖曳，選取數欄。 選取列 將游標移到文字選取區。 游標會變成向右上的箭頭。 按一下滑鼠左鍵，選取整列。 向上或下右拖曳，選取數列。,調整與移動表格 調整表格 將游標停留在表

11、格右下角。 游標會變成雙箭頭。 向外拖曳：表格會等比例變大。 外內拖曳：表格會等比例縮小。 移動表格 按住表格左上的四箭頭符號，可移動整個表格。,合併與分割儲存格 合併儲存格 選取兩個以上要合併的儲存格。 按下功能表的表格/合併儲存格。 分割儲存格 選取要分割的儲存格。 按下功能表的表格/分割儲存格。 設定要分割的欄數與列數。,建立巢狀表格 插入點停留在要插入巢狀表格的儲存格內。 按下功能表的表格/插入/表格。 設定表格的欄數與列數，以及調整行高。,建立多對角線儲存格 使用功能表的表格/插入多對角線儲存格指令。 共有五種樣式。,4-3 手繪表格,利用手繪表格功能來建立表格 按下一般工具列的表格

12、及框線 鈕。 或是使用功能表的表格/手繪表格指令。 游標會變成一支筆形狀。 從左上角拖曳至右下角，畫出表格的外框。 再畫出表格的線條格線。 使用表格及框線工具列上的清除 鈕，來擦掉畫錯的線條。,調整表格的格式 變更表格框線及色彩 利用表格及框線線條樣式及框線色彩功能，設定框線與顏色。 再利用手繪表格的筆，重覆在線條上畫一次。,變更儲存格的顏色 選取要變更顏色的儲存格。 利用表格及框線工具列的網底色彩功能，調整網底顏色。,設定表格對齊方式 選取要變更對齊方式的儲存格。 利用表格及框線工具列的對齊 功能，調整文字對齊方式。 共有九種對齊方式。 平均分配列高與欄寬 選取數個儲存格。 使用分散行 與分

13、散列 的功能，可以設定儲存格相同同列高或相同欄寬。,4-4 設定表格的欄與列,列高的進階設定 插入點停留在表格中的任一位置。 使用功能表的表格/表格內容指令。 切換至列標籤中，可設定每一列的列高。 列高為最小高度：以文字實際大小來設定列高。 列高為設定：直接指定高度。,欄寬的進階設定 插入點停留在表格中的任一位置。 使用功能表的表格/表格內容指令。 切換至欄標籤中，可設定每一列的寬度。 度量單位： 公分：欄寬以公分做 為度量單位。 百分比：適合製作網 頁時使用。,4-5 表格的其他設定,表格自動設定 選取功能表的表格/表格自動設定指令。 選取表格樣式。 勾選套用特殊格式於選項。 調整標題列、首

14、欄、末列、末欄是否要套用特殊格式。,排序與公式 排序 插入點停留在排序的表格中。 使用功能表的表格/排序指令。 設定第一階要什麼項目做遞增或遞減排序，若第一階相同，再以第二階、第三階做排序。 清單內容：設定標題列要不要加入排序。,自動加總 使用自動加總 鈕。 利用公式設定加總 選取功能表的表格/公式指令。 在公式欄位中輸入=sum(above)，表示此儲存格的內容，是上方儲存格的合計。 亦可使用=sum(left)、=sum(right)公式，表示左邊合計或右邊合計。 公式無法即時更新，需選取儲存格後，按F9功能鍵來重新計算。,跨頁標題重覆 將插入點停留在第一列中， 使用功能表的表格/跨頁標題

15、重覆指令。 可設定表格超過一頁時，標題能夠重覆出現。 在表格中使用定位點功能 利用Ctrl+Tab鍵來設定。 文字轉換成表格 使用表格/轉換/文字轉表格指令。 設定分隔文字是以段落、逗號、定位點或其他符號來設定分隔。,第五章 直式文件與多欄式文件,本章簡介,5-1 直書與橫書的切換 5-2 製作多欄式文件 5-3 分隔設定,5-1 直書與橫書的切換,變更文字方向 使用一般工具列的變更文字方向 、 鈕來切換。 使用功能表的格式/直書橫書指令。 普通文件上的文字：可選取三種文件方向。 表格內的文字：可選取五種文件方向。,5-2 製作多欄式文件,設計多欄 選取一般工具列上的欄， 並拖曳出多欄來設定。

16、 使用功能表的格式/欄指令，再選取欄數。 調整寬度及間距 將相等欄位寬度的 核取選項取消。,5-3 分隔設定,分隔設定的類型 分頁符號：設定強迫跳至下一頁。 分欄符號：設定強迫跳至下一欄。 文字換行分隔符號：Shift+Enter。 分節符號 自下頁起 接續本頁 自下偶數頁起 自下個奇數頁起,分欄符號 設定強迫跳至下一欄。 設定分欄符號的目的，是不會因為文字內容修改或改變大小，而需要重新調整一次。,分頁符號 選取功能表的插入/分隔設定指令，選取分頁符號。 是非列印字元。,文字換行分隔符號 強迫跳至下一行時使用。 快速鍵：Shift+Enter。,分節符號 使用時機 同一篇文章中，有直書、橫書兩

17、種不同排列方式。 同一篇文章中，有些部份要使用兩欄、有些部份要三欄時。 頁碼的編排方式，需依標題不同而有所變化。 下一頁的分節符號=分頁符號+接續本頁的分節符號。,第六章 長文件的製作,本章簡介,6-1頁首與頁尾的使用,6-1 頁首與頁尾的使用,頁首與頁尾工具列,插入日期與時間 在頁首及頁尾的編輯畫面中，直接按下頁首及頁尾工具列的插入日期鈕。 使用功能表的插入/日期及時間指令。 選擇語言及可用格式。 語言若是選擇中文(台灣)的類型，還可以設定月曆是中華民國曆，或是西曆。,插入頁碼 直接選取頁首及頁尾工具列中的插入自動圖文集選單，選擇 - 頁 - 。 使用功能表的插入/頁碼指令。,格式化頁碼 在

18、頁首及頁尾工具列中，按一下格式化頁碼鈕。 設定頁碼格式是否要包含章節編號。 調整頁碼的編排方式。 接續前一節：頁數會頭編到 尾，不因更換節次而重新編 排頁碼。 起始頁碼。,插入功能變數 實例應用：在頁首的頁碼前，插入標題1的內容 將插入點停留在要插入標題內容的地方。 使用功能表的插入/功能變數指令，類別選擇連結及參照選項。,欄位名稱，選擇StyleRef。 而中間的欄位內容，選擇標題1。 設定完畢後，按下確定。,建立奇偶頁不同內容的頁首頁尾 使用功能表的檔案/版面設定指令。 切換到版面配置標籤。 核取奇偶頁不同的核 取方塊，即可設定奇 偶頁不同的頁首頁尾 內容。,第七章 合併列印,本章簡介,7

19、-1 合併列印精靈 7-2 信封及標籤 7-3 信件精靈,7-1 合併列印精靈,合併列印的使用時機 要寄給多人信件，而信件內容均相同，只有抬頭不同時使用。 在Outlook或其他表格中，已有連絡人資料，而又需要郵寄資料給這些人時使用。 需要印製大量文件，而裡面的格式內容大部份都相同，只有少部份幾個字不同時使用。 大量之標籤、信封、電子郵件訊息等，皆可使用合併列印功能。,合併列印精靈 選取功能表的工具/信件與郵件/合併列印精靈指令。 在工作窗格中， 選取文件類型： 信件 電子郵件訊息 信封 標籤 目錄 再按下一步，依 步驟指示操作。,實例應用：利用合併列印工具列，製作請款單 開啟合併列印工具列。

20、 按下主文件設定 鈕。 選取主文件類型。 按下開啟資料來源 鈕 ，設定資料來源的檔案。 按下插入合併欄位 鈕， 所列出就是資料來源的欄 位名稱。,利用插入合併欄位 鈕，將各個欄位，插入適當的位置。 按下醒目提示合併欄位鈕，可將插入的欄位呈現灰底的顏色，看起來比較容易判別。,若需顯示完第一筆後，依序顯示第二筆、第三筆，就要在每一筆之後，或是除了第一筆外的每一筆之前，按下插入功能變數鈕，選取指令。 按下檢視合併資料 鈕，可預覽顯示出來的資料正不正確。,7-2 信封及標籤,製作單一信封 選取功能表的工具/信件與郵件/信封及標籤指令。 切換至信封標籤。 按下選項鈕，設定信 封大小。,輸入收件者地址與寄

21、件者地址後，按下新增至文件鈕。,7-3 信件精靈,製作單一信件 選取功能表的檔案/開新檔案指令。 在工作窗格中，選擇一般範本。 切換到信件傳真標籤，選取需要的精靈來操作。,第八章 Word與其他軟體的結合,94,本章簡介,8-1 Word與Excel的結合 8-2 Word與PowerPoint之運用 8-3 讀取Access的資料,8-1 Word與Excel的結合,利用插入物件的方法，在Word中建立Excel的圖表。 使用功能表的插入/物件指令。 在建立新物件標籤中，選取Microsoft Excel圖表。,切換到Sheet1工作表中，修改資料。 再切換回Chart1工作表，利用圖表工具

22、列，修改圖表資料。 設定完成，在圖表外圍點一下，取消選取後，即可在Word文件中，插入一個Excel圖表了。,在Word文件中插入Excel圖表的另外一種方法： 在一般工具列中，按插入Microsoft Excel工作表 鈕。 在Word文件中，插入已存在的檔案。 按下功能表的插入/物件，在檔案來源標籤中，設定檔案名稱。,8-2 Word與PowerPoint之運用,將PowerPoint檔案，傳送至Word中。 開啟PowerPoint檔案後，選取功能表的檔案/傳送到/Microsoft Word。 設定版面配置。 投影片右方備忘區。 投影片右方空白區。 投影片下方備忘區。 投影中下方空白區

23、。 大綱。 設定是否要連結。 貼上：在Word中修改簡報內容，PowerPoint檔案不會有所變動。 貼上連結：在Word中修改簡報內容，PowerPoint檔案會一併更改。,將Word文件，傳送至PowerPoint裡。 開啟Word檔案。 按下功能表的檔案/傳送到/Microsoft PowerPoint裡。 想要在Word中，插入其他軟體(例如：小畫家)。 使用功能表的插入/物件。 利用複製與貼上，也是個簡單又方便的方法。,8-3 讀取Access的資料,資料庫工具列： 功能表的檢視/工具列/資料庫，開啟資料庫工具列。,讀取Access資料之步驟： 按插入資料庫 鈕。 設定資料來源。 按取得資料鈕。 選取檔案。 選取檔案裡的資料表表格。,利用查詢選項來排序與篩選。 利用表格自動格式設定來設定表格的格式。,插入資料於文件中。 按插入資料鈕。 設定要讀取之資料是全部，或是從第幾筆至第幾筆。,THANKS!,