广州市学校档案工作规范.ppt

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1、2019/9/14,1,广州市学校档案 工作规范,2019/9/14,2,新学校档案工作规范出台,旧规范废止：关于印发广州市中小学档案管理工作规范的通知（穗教199623号）不能满足目前全市学校档案工作的需要。 根据目前广州市学校档案管理的现状，广泛征求市属各学校及各区（县）教育局和档案局的意见的基础上，经市档案局与市教育局于2015年5月8日联合全面修订而成。 新规范适用于我市中小学校、中等职业技术学校和幼儿园，同类民办学校（幼儿园）可参照执行。,2019/9/14,3,新学校档案工作规范出台,注： 旧规范废止的同时，关于印发的通知（穗档【2002】19号）、关于执行的补充通知（穗档【200

2、6】18号）也相应废止。,2019/9/14,4,主要介绍内容： 一、学校档案机构业务建设 二、学校档案综合管理分类规范 三、各门类档案的整理 四、电子档案的整理 五、档案编研,2019/9/14,5,一、学校档案机构业务建设,根据目前学校档案工作的实际，对学校档案工作的基本原则、基本任务、制度建设、素质要求及档案的收集、整理归档及档案的信息化建设、档案的保管、鉴定销毁统计和开发利用提出更具体和明确的要求。,2019/9/14,6,细化“三纳入”：（P1） 将学校文件材料的形成和积累纳入学校工作计划，纳入学校规章制度及工作流程，纳入学校有关人员岗位责任制；,2019/9/14,细化“四同步”：

3、（P1） 档案工作应与学校各项工作的（特别是涉及重大活动的）布置、检查、验收、总结同步开展: 学校下达工作任务、教学计划与提出相应文件材料的归档要求同步。 检查工作、教学计划进度与检查相应文件材料积累情况同步。 验收、鉴定工作和教学成果与验收、鉴定相应文件材料归档情况同步。 工作、教学总结与相应文件材料完成归档同步。,2019/9/14,8,强化了制度建设：（P23） 综合性的规章制度、文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案岗位责任制、档案管理应急预案。 新增：档案管理应急预案，对组织机构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点提出了要

4、求。 建立健全应急预案的目的：有突发事件时可以迅速启动，有序有效的组织实施各项应对措施，力争把损失和不利影响降到最低。,2019/9/14,9,规范了档案的收集工作：（P3） 结合目前全市学校实际，规范全面修订了党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健、基本建设、仪器设备、财会、声像等门类的文件材料归档范围和档案保管期限表（附件1-8）(P59-80)。 各学校结合本校实际，参照本规范动态制定本校相应类文件材料归档范围和档案保管期限表。,2019/9/14,10,明确了整理归档分工要求：（P4） 全校性、综合性文件材料由学校办公室负责整理归档，其他文件材料按分工由相应的职能部门负责整理归档。 涉及

5、多个部门的文件材料由协办部门初步整理后移交主办部门汇集整理归档。,2019/9/14,11,明确了归档时间和手续：（P45） 1、党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料应在寒、暑假前由相应的职能部门收集齐全并按要求整理后向档案室移交。 2、基建类归档文件材料的收集整理应与工程建设同步进行。在项目完成通过鉴定验收时，学校基建部门通知档案室参加,于工程竣工验收后三个月内将项目建设全过程形成的文件材料立卷整理后向档案室移交。,2019/9/14,12,明确了归档时间和手续： （P45） 3、在仪器设备开箱时，有关部门应通知档案室参加验收。仪器设备类归档文件材料在安装调试后的 一个月内由

6、学校设备管理部门按要求整理后向档案室移交。 4、财会类归档文件材料于次年6月底前由财务部门按要求和规定完成整理后将档案目录移交一套至档案室，档案实体在财务部门保管三年后向档案室移交。,2019/9/14,13,明确了归档时间和手续： （P45） 5、声像类材料在每项工作完成后两个月内，由主办部门将声像材料和文字说明移交档案室。 6、已故人员档案，属学校保存范围的由本校人事部门保存三年后向档案室移交。,14,明确了归档时间和手续： （P45） 7、实物类材料在各类工作、活动结束后一个月内，由经办部门将实物和文字说明移交档案室。 8、档案室应随时接收上级规定应接收的档案。 9、档案室接收档案应履行

7、手续，填写移交清册一式两份。交接双方应签名盖章，移交清册归入全宗卷永久保存。,2019/9/14,15,规范档案的整理要求： 明确归档周期（P6） 党群、行政、基本建设、仪器设备、财会、实物类的归档文件材料以文件形成的“自然年度”为归档周期。 教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料以文件形成的“教学年度”为归档周期。 声像类、已故人员类的归档文件材料按特定周期归档。,2019/9/14,16,明确整理方式（P6） 党群、行政类文件材料按“件”整理归档。 教育教学、幼儿园卫生保健类归档文件材料可选择立卷或按“件”整理归档。 其他类文件材料立卷整理归档 （具体参阅各门类档案的整理）。,2019/

8、9/14,17,规范编制档案检索工具（立卷整理） （P68） 立卷整理的档案目录应根据不同类别档案的具体情况按“教学年度”或“自然年度”或“特定周期”编制。,编制档案检索工具,以立卷整理为例： 卷内目录 案卷封面 卷内备考表 案卷目录,2019/9/14,19,卷内目录 （附件10） 档号：,2019/9/14,20,案卷封面（附件13）,2019/9/14,21,卷内备考表（附件14）,2019/9/14,22,案卷目录（附件9）,2019/9/14,23,取消了原规范的“卷内科技文件材料目录”、“照片档案卷内目录”。 增加了“声像档案案卷目录”（附件11）、“声像档案卷内目录”（附件12）

9、、“归档电子文件目录”（附件19）、“归档载体目录”（附件20）。 规范了“归档文件目录夹” （附件16）、“立卷归档档案目录夹” （附件17）、“文件汇编及参考资料目录盒” （附件18）封面及脊背标签式样。,2019/9/14,24,二、学校档案综合管理分类规范,一、类目的设置与标识（P11） 学校以一个全宗的全部档案为对象，设立党群、行政、教育教学、基本建设、仪器设备、财会、声像、已故人员、实物等九个门类（一级类目）。幼儿园增设卫生保健类。 已故人员和幼儿园卫生保健档案只设一级类目。 一级类目是学校档案实体分类的最高层级，一般使用到三级类目，个别选用到四级类目。,2019/9/14,25,

10、（一）各门类档案一级类目名称、代号（P11）,2019/9/14,26,（二）党群档案（P12）,2019/9/14,27,（三）行政档案（P12）,2019/9/14,28,（四）教育教学档案（P12）,2019/9/14,29,（四）教育教学档案（P13）,2019/9/14,30,（五）基本建设档案（P13）,注：在同一年度，只有一个基建工程项目竣工或装修改造工程完工时，分类号只需设至二级类目。,2019/9/14,31,（六）仪器设备档案（P14）,注：在同一年度，如有两个（含两个）以上仪器设备项目时，分类号需扩展至三级类目。,32,（七）财会档案（P14）,2019/9/14,33,

11、（八）声像档案（P14）,其他以数码形式存储于光盘、磁盘、磁带等载体所形成的电子档案，参照第四章 电子档案的整理进行整理归档。,2019/9/14,34,（九）实物档案（P14）,2019/9/14,35,二、类目的扩展与标识（P15）,设立有若干分校且分校区均有档案室，需对校本部和分校区分类编号，并作为学校各门类档案的二级类目。（教师业务、财会、已故人员由校本部统一保管）,2019/9/14,设立有若干分校时编制档号模式：,校本部及分校的一、二级类目设置： JX11为校本部，JX12、JX13、JX14、JX15为分校。,2019/9/14,37,三、各门类档案的整理,党群行政档案、教育教学

12、档案、幼儿园卫生保健档案、基本建设档案、仪器设备档案、财会档案、声像档案、已故人员档案、实物档案的整理,2019/9/14,38,第一节 党群行政档案的整理,整理程序（不再保留以前立卷整理方法） （1）“件”的构成与装订（P18） 归档文件按“件”装订。正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前、来文在后。永久、30年保管的归档文件应使用符合档案安全保管要求的装订材料。装订时不得压字迹。,2019/9/14,39,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 （2）分类与排列（P18） 党群类和行政类文件材料分别各自整理归档，

13、只设立一级类目，归档文件按永久、30年、10年各自分别从“1”开始编件号。同一年度同一保管期限的归档文件按二级类目的先后顺序排列，并在“归档文件目录”中于每个“备注”栏注明相应二级类目代号。如：DQ11、DQ12、DQ13XZ11、XZ12、XZ13,2019/9/14,40,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 （3）编号（P19） 归档章式样 ：,注：类别栏通常只填写DQ或XZ，如有分校情况时则需填写DQ11、DQ12，此时的二级类目代表的是分校代号。,2019/9/14,41,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 （5）编制归档文件目录。（P1920） 归档文件应依据分类方法和室编件号顺

14、序编制归档文件目录。,2019/9/14,42,注：此表格可打印为红色框，也可以为黑白。,2019/9/14,43,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 （4）装盒（P20） 使用学校档案盒（附件22）。将档案按室编件号的顺序装入档案盒，档案盒脊背应标注学校全称和档号。脊背档号处设置三栏，从上至下分别填写年度、类别和起止件号，起止件号中间用“”连接。档案盒脊背档号底线下侧标注与盒内档案相同的保管期限。 归档文件目录无需随档案实体入盒。,2019/9/14,44,2019/9/14,45,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 （5）归档文件目录本的构成与装订。（P20） 归档文件目录本由归档文件

15、目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录三部分构成，并装订成册，填写归档文件目录夹封面、脊背标签（附件16）。其中：,2019/9/14,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 归档文件整理说明的内容包括：立档单位全称（规范简称）、成立时间、沿革，本年度内设机构及学校党、政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度各类文件材料归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等）。 归档文件目录在同一年度、同一保管期限内采用与分类相对应的方式依次排列。,2019/9/14,47,归档文件目录夹封面及脊背标签（P88）,（正面）,（脊背）,2019/9/14,48

16、,第二节 教育教学档案的整理,整理方法 教育教学文件材料可选择立卷或按“件”整理方法，各学校根据实际情况选择一种整理方法并保持相对稳定。,2019/9/14,49,1.立卷整理（P2224） 档号构成：年度号教育教学档案分类号案卷号,（小学、幼儿园的教育教学档案除教师业务外无需分二级类目）,2019/9/14,50,1.立卷整理 教师业务档案取消“年度号”。 教师业务档案应列表明确教师代号。,（小学、幼儿园不分科组，只设二级类目）。,2019/9/14,51,1.立卷整理,按顺序编排页号，有图文的页面应编写页号，每卷页号均从1开始，页号标注在非装订的一侧的上角。卷内印制成册的书籍、图表等不需装

17、订，不装订的案卷以件为单位，分别在每件文件首页的右上角加盖档号章。,2019/9/14,52,档号章式样：,2019/9/14,53,编制档案检索工具与案卷装订、装盒： 编制卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷目录及案卷装订、装盒参照第一章 学校档案机构业务建设之五：档案的收集、整理归档工作（P67）的要求。 教师业务档案的装盒：因教师业务档案已取消年度号，档案盒脊背无需填写年度号，只需填写分类号和起止案卷号。 教师业务档案的排列：单独排列。,2019/9/14,54,教育教学档案目录本的构成与装订（立卷整理）：,教育教学档案目录本由档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，其中案卷目录、卷内

18、目录按教育教学档案分类依次排列，同一学年案卷目录排前，卷内目录排后，并装订成册。 教师业务档案目录单独装订与排列。填写档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,55,立卷归档档案目录夹封面及脊背标签（P89）,（正面）,（脊背）,2019/9/14,56,2.按“件”整理（P24）,具体整理方式原则上参照第三章第一节“党群行政档案的整理”中有关整理程序，并有以下整理特点： （1）“件”的构成与装订。 归档文件按“件”装订时，学生名册、成绩表、毕业生派遣名册及其他同类表、册以班级为一件装订成册。学籍表以若干份装订为一件，其文件题名的录入应完整录入学生姓名等相关信息。,2019/

19、9/14,57,2.按“件”整理,（2）编号。（P25） 归档章的填写(除教师业务档案外) 。 “类别”一般只填写一级类目代号，如“JX”。 归档章填写示例：,注：类别栏通常只填写JX，如有分校情况时则需填写JX11、JX12，此时的二级类目代表的是分校代号。,2019/9/14,58,2.按“件”整理,教师业务档案归档章的填写。（P25） 教师业务类的“类别”项由教师业务档案分类号和教师代号组成，如:JX1811-001。 某小学（幼儿园）教师业务档案归档章填写示例：,2019/9/14,59,2.按“件”整理,某中学教师业务档案归档章填写示例：,2019/9/14,60,2.按“件”整理,

20、（3）归档文件目录本的构成与装订。（P25） 归档文件目录本由归档文件目录夹、归档文件目录两部分构成，并装订成册。归档文件目录在同一保管期限内采用与分类相对应的方式依次排列。教师业务档案目录单独装订与排列。并填写归档文件目录夹封面、脊背标签（附件16）。,2019/9/14,61,第三节 幼儿园卫生保健档案的整理,幼儿园卫生保健文件材料可选择立卷或按“件”整理方法，根据实际情况选择一种整理方法并保持相对稳定。,2019/9/14,62,第三节 幼儿园卫生保健档案的整理,整理方法（P2627） （一）立卷整理。 1.幼儿园卫生保健档案的分类只设一级类目。 2.档号构成：年度号+幼儿园卫生保健档案

21、分类号+案卷号 档号模式：,2019/9/14,63,编制档案检索工具与案卷装订、装盒： 编制卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷目录及案卷装订、装盒参照第一章 学校档案机构业务建设之五：档案的收集、整理归档工作（P67）的要求。,2019/9/14,64,幼儿园卫生保健档案目录本的构成与装订（立卷） 幼儿园卫生保健档案目录本由档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，同一学年案卷目录排前，卷内目录排后，并装订成册。填写档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,65,第三节 幼儿园卫生保健档案的整理,（二）按“件”整理（新增整理方法）。 具体整理方式参照第三章第一节“党群行政

22、档案的整理”中有关归档整理程序。,2019/9/14,66,第四节 基本建设档案的整理（P2731）,按科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）组卷。 图纸按图样的类别序号排列，一般应文字材料在前，图样（地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电气图、气管图、更改图等）在后。 基建文件材料采用卷皮、卷盒保管形式。 图纸按技术用图复制图的折叠方法（GB/T10609.3）折叠成A4规格，图纸可以不装订。底图采用卷筒或平放两种方式存放。,2019/9/14,67,第四节 基本建设档案的整理,档号的结构、模式和标识。 档号构成：年度号+基本建设档案分类号+案卷号。 档号模式：

23、,在同一年度,只有一个基建工程项目竣工装修改造工程项目完工,分类号只需设至二级类目。,2019/9/14,68,第四节 基本建设档案的整理,有图文的页面应编写页号，每卷页号均从1开始，页号标注在非装订边的一侧的下角，不装订的图纸以件为单位，在每件文件材料的上方空白处加盖档号章并逐一填写。 档号章式样：,2019/9/14,69,第四节 基本建设档案的整理,编制档案检索工具与案卷装订、装盒： 编制卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷目录及案卷装订、装盒参照第一章 学校档案机构业务建设之五：档案的收集、整理归档工作（P67）的要求。,2019/9/14,70,第四节 基本建设档案的整理,基本建设档

24、案目录本的构成与装订（P31） 基本建设档案目录本由科技档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，其中案卷目录、卷内目录按基本建设档案分类依次排列，案卷目录排前，卷内目录排后，并装订成册。填写科技档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,71,第五节 仪器设备档案的整理（P3134）,仪器设备文件材料按项目、种类或型号分别组卷，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等管理性文件材料排在前，其余技术性文件材料按工作程序依次排列。,2019/9/14,72,第五节 仪器设备档案的整理,仪器设备文件材料采用卷皮和卷盒的保管形式，特殊规格的，可按其自然

25、状态保管。图纸按技术用图复制图的折叠方法（GB/T10609.3）折叠成A4规格。 档号的结构、模式和标识。 档号构成：年度号+仪器设备档案分类号+案卷号,2019/9/14,73,第五节 仪器设备档案的整理,档号模式：,根据仪器设备档案的内容和特点，按仪器设备的项目（种类或型号）分别组卷。,2019/9/14,74,第五节 仪器设备档案的整理,有图文的页面应编写页号，每卷页号均从1开始，页号标注在非装订边的一侧的下角，不装订的图纸以件为单位，在每件文件材料的上方空白处加盖档号章并逐一填写。 档号章式样：,2019/9/14,75,第五节 仪器设备档案的整理,编制档案检索工具与案卷装订、装盒：

26、 编制卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷目录及案卷装订、装盒参照第一章 学校档案机构业务建设之五：档案的收集、整理归档工作（P67）的要求。,2019/9/14,76,第五节 仪器设备档案的整理,仪器设备档案目录本的构成与装订。 仪器设备档案目录本由科技档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，其中案卷目录、卷内目录按仪器设备档案分类依次排列，案卷目录排前，卷内目录排后，并装订成册。填写科技档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,77,第六节 财会档案的整理（P3438）,归档的主要内容和重点 综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料（具体范围参考附件7

27、）,注：参照会计档案管理办法（令第79号）、财政部 国家档案局关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知（财会20163号）执行,2019/9/14,78,第六节 财会档案的整理,档号的结构、模式和标识。 档号构成：年度号+财会档案分类号+案卷号。 档号模式：,有图文的页面应编写页号，每卷页号均从1开始，页号标注在非装订边的一侧的上角。,2019/9/14,79,第六节 财会档案的整理,编制目录。 编制财会综合、会计报表、工资清单等卷内目录（附件10）和卷内备考表（附件14）。 注： 帐簿、凭证无需编制卷内目录,2019/9/14,第六节 财会档案的整理,编制案卷封面（附件13），会计凭证封面

28、除外。 会计凭证封面、脊背式样：,本卷会计凭证的档号,2019/9/14,81,第六节 财会档案的整理,会计凭证脊背式样：,本卷会计凭证的档号,2019/9/14,82,第六节 财会档案的整理,1.不需另外加装封面的案卷（如订本式会计账簿），在原封面上设置标签。 2.电算化账簿要外加软封面，标签可直接打印在软封面上。 会计账簿标签式样：,2019/9/14,83,第六节 财会档案的整理,财会档案目录本的构成与装订。 财会综合、会计报表、工资清册档案目录本由会计档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，案卷目录排前，卷内目录排后，并装订成册。 会计账簿、会计凭证档案目录本由会计档案目录夹、案卷目

29、录构成，并装订成册。,2019/9/14,84,会计凭证盒,2019/9/14,85,第七节 声像档案的整理（P3844）,主要载体包括底片、照片、录音带、录像带、幻灯片等。,2019/9/14,86,第七节 声像档案的整理,档号的结构、模式和标识。 档号构成：声像档案分类号+案卷号+（卷内序号/张号） 照片档案以一本档案册为一个案卷 幻灯片档案以一个专题的组合为一个案卷 录音、录像档案分别以一盘为一个案卷。,2019/9/14,87,第七节 声像档案的整理,档号模式： （1）底片,2019/9/14,88,第七节 声像档案的整理,（2）照片,2019/9/14,89,第七节 声像档案的整理,

30、（3）其他声像载体（录音带、录像带、幻灯片等）,2019/9/14,90,第七节 声像档案的整理,编制文字说明 照片档案要编写“总说明”和“分说明”。 总说明：同一项工作或活动的照片为一组照片，需编写“总说明”。总说明的主要内容包括时间，地点，重要人物的姓名、职务，活动主题及结果。 “总说明”在照片册中占一张照片位置。,2019/9/14,91,第七节 声像档案的整理,总说明编写示例：,2019/9/14,92,第七节 声像档案的整理,分说明：每张照片要有“分说明”。分说明的主要内容包括其特定的活动主题，时间，地点，重要人物姓名、职务和位置； 实物类照片档案的分说明中,应注明实物的类型（证书、

31、奖状、奖牌、奖旗、奖章杯、牌匾等），如“*年*月*日，在*活动中荣获*奖项（奖杯）”等。,2019/9/14,93,第七节 声像档案的整理,分说明编写示例：,底片号：采用胶片拍摄的底片编号或反映同一内容电子档案的档号 互见号：反映声像档案同一内容的其他载体档案的档号。如实物档案类照片档案的互见号为其实物档案的档号。,2019/9/14,94,第七节 声像档案的整理,.编制目录（底片不需编制）。 （1）编制卷内目录（附件12）和卷内备考表（附件14）。归档的照片档案册必须内附卷内目录，且置于每册照片的首页。 同一录音带、录像带内有多次活动的，需按每次活动编写卷内目录。,2019/9/14,95,

32、第七节 声像档案的整理,2019/9/14,96,第七节 声像档案的整理,2019/9/14,97,第七节 声像档案的整理,编制案卷封面。 照片档案册封面标签式样：,2019/9/14,98,第七节 声像档案的整理,编制案卷封面。 照片档案册封面脊背标签式样：,2019/9/14,99,第七节 声像档案的整理,录音及录像带、幻灯片外包装盒正面及脊背标签式样：,2019/9/14,100,第七节 声像档案的整理,声像档案目录本由声像档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，并装订成册。填写声像档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,101,第八节 已故人员档案的整理（P444

33、5）,已故人员档案为学校的已故教职员工的人事档案 （二）档号构成：已故人员档案分类号+案卷号。 档号模式：,2019/9/14,102,第八节 已故人员档案的整理,编制目录。 已故人员档案无需编制卷内目录，按档号顺序，填写案卷目录（附件9）。填写项目包括序号、档号、案卷题名、页数、保管期限、备注等。 1.案卷题名：填写已故人员姓名、性别、籍贯、生卒年月、原职务等。 2.备注：填写已故人员档案正本或副本数量。 将编制的已故人员档案目录录入档案管理系统，同步建立纸质与电子目录。,2019/9/14,103,第八节 已故人员档案的整理,。 已故人员档案目录本由档案目录夹、案卷目录两部分构成，并装订成

34、册。填写档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。,2019/9/14,104,第九节 实物档案的整理（P4546）,（一）一件实物为一卷。 （二）档号构成：年度号+实物档案分类号+案卷号。 档号模式：,2019/9/14,105,第九节 实物档案的整理,每卷档案实体背面或底部另行粘贴注有档号的标签。 标签样式：,2019/9/14,106,第九节 实物档案的整理,实物档案无需编制卷内目录。 实物档案目录本由实物档案目录夹、案卷目录两部分构成，并装订成册。填写实物档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。 实物档案应拍摄照片，形成实物类照片档案。,2019/9/14,107,第五章 电子档案的整理,根

35、据电子文件归档与管理规（GB/T18894）， 结合我市学校档案综合管理分类规范，制定学校电子档案的整理规范。 未使用档案管理系统管理的电子文件按本办法进行整理。,2019/9/14,108,第五章 电子档案的整理,1.分类 同一全宗,归档电子文件的分类与学校档案综合管理分类规范的类目相同。 2.存储载体的信息组织结构 存储载体主要有光盘、磁盘、磁带等，应根据国家相关标准和数据选择适宜的载体。 在每个存储载体的根目录下，有归档载体盒的电子标签、归档电子目录、归档电子文件夹和辅助文件夹（需要时才设立）。,2019/9/14,109,第五章 电子档案的整理,2019/9/14,110,第五章 电子

36、档案的整理,3.排列与编号 以件整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、保管期限构成。编号模式如下（P49）,2019/9/14,111,第五章 电子档案的整理,按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、案卷号构成。,2019/9/14,112,第五章 电子档案的整理,不按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、案卷号构成。,2019/9/14,113,第五章 电子档案的整理,载体编号 载体代号：1.光盘 2.磁盘 3.磁带，其他载体代号另行规定。 归档电子文件载体编号由载体代号、载体序号组成。,如果有分校，光盘编号如：1.11.1（B）中间的“11”即表示为分校代码。,2019/9/14,

37、114,第五章 电子档案的整理,编制归档电子文件目录。归档电子文件目录填写的对象是对应归档载体盒内各文件夹内的电子文件。,2019/9/14,115,第五章 电子档案的整理,编制归档电子文件目录。,2019/9/14,116,第五章 电子档案的整理,编制归档载体目录。,2019/9/14,117,第五章 电子档案的整理,电子档案目录本 由档案目录夹、归 档载体目录两部分 构成，并装订成册， 填写档案目录夹封 面、脊背标签。,2019/9/14,118,第五章 电子档案的整理,归档载体编号标签 （粘贴式）,使用黑色油性软笔在光盘 标签面上编号,2019/9/14,119,第五章 电子档案的整理,

38、归档载体盒标签 归档电子文件的存储 载体盒上应贴有标签。,2019/9/14,120,第五章 电子档案的整理,使用档案管理系统管理的电子文件脱机备份的载体应编制载体编号、归档载体目录、载体标签。,2019/9/14,121,第五章 档案编研,一、学校档案编研成果的类型(P53) 根据对档案信息的加工程度不同分为文件汇编和参考资料。 文件汇编（类别代号HB）属于一次文献编研成果。 参考资料（类别代号ZL）属于二次文献编研成果。,2019/9/14,122,第五章 档案编研,二、学校档案编研成果的编写要求(P53-58) （一）文件汇编。 1.文件汇编的种类。 文件汇编分为发文汇编、收文汇编和专题

39、文件汇编。 注:因目前各单位办公OA系统及档案管理系统查询功能的不断完善与提升,对文件汇编的种类不再做硬性规定,如系统查询便利,不强求做文件汇编。,2019/9/14,123,第五章 档案编研,（二）参考资料。 参考资料属重要的二次文献编研成果，是必须编写的。 参考资料的种类包括全宗指南、大事记、校史、基础数字汇集、利用事例汇编和专题简介。,2019/9/14,124,第五章 档案编研,1.全宗指南。 全宗指南是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对学校及其档案的内容和成分、价值情况进行报导的一种档案参考资料。 按历史阶段定期续编，归入全宗卷永久保存。,2019/9/14,125,第五章 档

40、案编研,2.大事记。 大事记是按时间顺序简要记述学校发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 学校各职能部门应确定专人记录本部门大事记，定期交学校大事记编写部门，由其按教学年度逐月编写，分别归入行政档案综合类、全宗卷永久保存。,2019/9/14,126,第五章 档案编研,3.校史。 校史是系统地记述学校的体制、职能、机构、人员、教育教学等基本情况及其演变过程的一种档案参考资料。 按历史阶段定期续编，归入行政档案综合类 永久保存。,2019/9/14,127,第五章 档案编研,4.基础数字汇集。 基础数字汇集是以数量特征反映学校基本情况的一种档案参考资料。 逐年续编，归入全宗卷永久保存。

41、。,2019/9/14,128,第五章 档案编研,5.利用事例汇编。 利用事例汇编是将实际工作中利用档案的典型实例进行归纳、加工提炼形成利用事例并将其汇集而成的一种档案参考资料。 逐年续编，归入全宗卷永久保存。,2019/9/14,129,第五章 档案编研,6.专题简介。 简要记述学校某一方面工作变化、发展情况的一种档案参考资料，由题名和正文两部分组成。 （1）题名由学校名称、内容、“简介”构成。 （2）正文可按照时间顺序介绍专题的发展情况，也可按照问题对专题进行介绍、分析。,2019/9/14,130,第五章 档案编研,7、目录编制与装盒 编制目录：编制文件汇编和参考资料目录（以盒为单位）。 装盒：文件汇编目录装入文件汇编盒，参考资料目录装入参考资料盒，填写盒封面、脊背标签（附件18）,2019/9/14,131,第五章 档案编研,编研材料目录式样：,第五章 档案编研,文件汇编、参考资料及其目录盒正面及脊背标签：,