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1、山 东 防 织 经 济2 0 0 7 年6 期( 总第1 4 2 期) 会计电 算化对内部控制的影响及对策思考 李王文 ( 济南市历下区 房管局山东济南2 5 0 0 1 1 ) 摘 要: 本文看t分析会计电 其化对内 部拉制的影响， 在此基A上 提出 在电 算化环境下实施内部 控制的时策。 关键词: 会计电 葬化;内 部控制; 影响; 对策 中图 分类 粤; F 2 3 2文 献 标识码: A文 章编 号: 1 6 7 3 - 0 9 6 8 ( 2 0 0 7 ) 0 6 - 0 0 4 0 - 0 2 内部控制是指单位为了 提高会计信息质最， 保 护资 产的安 全、 完整， 确保 有关法
2、 律法规和 规章制 度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、 措施和程序。 会计电 算化虽然没有改变内部控制的 目 的， 却引 起内部控制的方式发生了 很大变化。 基 于传 统手工会计模式基础上的内 部控制方式， 其突 出 特点 主要表现在: 第一， 通过平 行登记并 定期 进 行账证、 账账、 账表核对以保 证会计信息的正确性。 第二， 通过签 字、 盖 章等方 式明 确经 济责任， 保 证 会计信息的合法性。 而在会计电 算化环境下，内 部 控制是采取 人工 控制与 计算机 程序控 制相结合， 并 以 计算机 程序实 施的控制为主的方 式。 一， 会计电 算化 对内 部 控制的 影响
3、1 、 基于分工的内 控机制失去了作用 在手工 会计环境下， 单位会 计部门通常 根据会 计业务性质的不同， 即核算内容的不同， 分设若干 个岗位并配备会计人员， 分别主管会计工作的一个 方面， 职责分 工明 确。 各职能岗 位 通 过对会 计业务 的多重反映和相互稽核，自 然地形成了相互牵制、 相互监督的局面。在电算化环境下，由于原有岗位 的大部分工作都由 计算机完成， 数据处理呈 现出 集 中 性的特点， 建立在岗 位职责分工基础上的内控机 制显然失去了作用。 2 、审查复核机制削弱 在手工会计环境下， 账务 处理工作被分成填制 凭证、 记账、 结账、 对账、 编 制报表 等诸多 步骤，
4、按 一定的 程序完 成， 任何一个 步 骤都 是对前面步骤 的 审查与 复核， 前一个 步骤中出 现的 错 误往往可 以 在 后一个步骤中发现而得以纠正。 如凭证的错误可以 在记账中发现， 记账的错误又可以在对账中发现， 对账中未发现的错误还可以在编制报表时发现等。 在电算化环境下， 账务处理呈现出“ 一体化” 趋势， 从输入会计凭证到输出 会计报表， 一气呵成， 一切 中间 环节都在机内自 动处理， 手工方 式下的各处理 步骤不复 存在， 审 查、 复核等控制机制随之削弱， 甚 至消失了。 3 ，电子数据的可靠性面临挑战 在手工会计环境下， 会计信息被记录于凭证、 账簿等纸张上， 对于一项经
5、济业务的每个环节都要 经过某些 具有 相 应权限 人员 的签 章， 其法律效力 是 被广泛承认的. 并且一旦出现错误进行修改时， 无 论采用何种方式都会留有痕迹。 而在电算化环境下， 账户记录和纸介质已 逐渐分离， 完全不必使用纸张 作为账户记录的唯一载体， 凭证、 账簿， 报表等均 可在计算机中以电子形式存放。对于电子数据不易 实现签字、盖章等具有法律效力的手段， 并且电子 数 据可被 轻易修 改而不留 任何痕 迹。 另 外， 电 磁介 质易 受损 坏， 所以 会计 信息丢失或毁坏的危险增大。 4 ,系 统的安全性受到更大的威胁 在电 算化环 境下， 所有的会计数据和处理程序 都保存在计算机
6、中， 一旦计算机系统由 于某种原因 而无法运行， 如突然停电、 病毒发作等都会造成数 据丢失。特别是在网络会计环境下， 其开放性、分 布式的特点也给会计信息系统的安全性提出了 更加 严峻的 挑战。 一 方面，由 于网 络会计系 统所依 托的 I n t e rn e t / I n t r a n e t 体系 使用的 是开放式的T C P / I P 通信协议， 它以 广播的形式进行传播， 存在着搭 截侦 听、 口 令字试探和窃取、 身份假冒 等安全隐患。 另 一方面， 网络环境下的分布式操作使系统可能受 到 非法攻击的点 增多， 黑客 ( H a c k e r ) 侵扰、 病毒 感 染等
7、破坏性极大。 二.电 算化 环境下实 施内 部控制的 对策 通过以上分析可见， 建立在传统手工会计模式 基础上的内部控制方式在电算化环境下已受到巨大 4 0 万方数据 PDF Watermark Remover DEMO : Purchase from www.PDFWatermarkR to remove the watermark 2 0 0 7 年6 期( 总第1 4 2 期)山 东 劝 双 经 济 冲击， 我们需要结合内部控制所要 达到的目 的和现 代信息 技术的特点 采取新的控制对策。 1 ,职能分隔控制 通过建立恰当的组织机构和职责分工制度， 以 达到相互牵制、 防止或减少错弊发生
8、的目 的。 要将 系 统内 不相容 职务 划 分清楚， 由 不同人员负 责不相 容职务， 划分时可参照手工会计中 职能岗 位的分工， 同时要符合计算机处理的特点。系统管理员、 制单 人员、审核人员 及维护人员 的职权是不 相容的， 必 须分工明确， 不得兼任。 例如， 专职系 统操作员只 能使用经编译并加密的程序， 不能再接触系统设计 文件、 程序流程图 及源程序清单， 不能兼任会计及 审核工作; 审核与制单不能是同一个操作员;系 统 软硬件维护人员不能担任系统操作和会计工作。 2 、 授权控制 在电算化环境下， 原来人与人之间的关系部分 地转化为人与计算机之间的关系， 这就涉及到计算 机如何
9、识别 上机操作人员的身份以及权限控制的问 题，即对上机操作人员能够使用的资源加以控制。 具体 来说， 谁有权 进入系 统， 谁有 权打开 和 使用 哪 一些文件， 谁有权录人、 处理、审核、查询和保管 系统数据等， 都由系统管理员 或账套主管授权，然 后利用口令密码的措施加以控制。 上机人员只有在 正确输人系统要 求提供的口 令密码后， 才被允许 对 相关的功能模块及数据进行作业。 这样， 既可以防 止非指定人员擅自 使用系统， 也可以防止操作人员 超越权限接触系统， 达到明确责任的目 的。 3 ,操作日 志控制 操作日 志就是系统的安全监控程序， 它用来记 录用户 运行应用程序和使用数据的活
10、动， 以便使所 有的操作都能留 有记录、 有迹可 寻，日 志记录是计 算机审计工作中常用的资料。因此，日 志文件应妥 善保管， 应由专人进行经常性审阅。 值得一提的是， 这种监控程序通常应在操作系统下运行， 不受应用 程序的控制和影响， 而且不应让用户感觉到它的存 在。 4 、防错、纠错控制 在电算化环境下， 输人环节是用户与计算机的 接口， 工 作量大且容易出 错， 而输入 数据的 准确性 又 是保 证 运行数据 和 输出 数据正 确性的 关键。 如果 输入的 原始数据是 错 误的， 那么 不 论以 下的 处 理过 程如何正确， 程序设计得如何合理， 都不可能得到 正确的结果。 因此， 会计
11、软件一般都要根据输入的 每一种原始数据的特点加人适当的防错、 纠错控制 功能， 并通过程序化步骤进行有效性、 正确性校验， 主要方法有: 二次输入、平衡校验,界限校验、类 型校验以及代码校验位校验等。 5 ， 修改控制 由于电子数据很容易被不留痕迹的改动，因此 会计软件一般都要提供修改权限与修改痕迹的控制 功能， 防止电 子数据被非法墓改。 如 对已经登账处 理的会计凭证， 软件只能提供留有痕迹的更正功 能。 对计算机根据机内 账簿生成的各种报表数据， 软件无修改功能等。对于凭证的错误， 一般要分以 下三种情况处理:凭证填写错误， 数据还未输人 计算机。 录入 人员 不得更改， 应退回 凭证填
12、制部门 纠正后再进行 输人。 错误数据已 输人计算机， 但 还没有登记有关机内账簿. 如果是输人错误， 录入 人员可以直接修改。 如果是凭证出错，则应退回凭 证填制部门 纠正后再由 录入人员 进行 修改。错误 数据已登 记有关 机内账簿。 只能通过输人记账凭证 的方法进行冲正或补充 ( 即 红字冲销法或补充登记 法) 。 但不论在何种情况下， 审核功能与输人、 修改 功能都不允许同一个操作员使用。 6 、 系统人侵防范控制 为了 防止非法用户对网络会计系统的人侵， 可 采取以下措施: 设置 外部访问区 域。 访问区 域是 系统内 接待外界( 关联方、 社会公众) 网上访问、 与 外界进行会计数
13、据交换的逻辑区域。 企业在建立内 联网时， 要对网络的服务功能和拓扑结构的布局进 行详细分析， 通过专 用软件、 硬件和管理措施， 实 现会计应用系 统与外部访问区域之间的 严密的数据 隔离、 访问限制。 建立防火墙 ( F i re w a 助。 防火 墙是用于将互联网的子网与互联网的其余部分相分 隔， 以达到网 络和信息安全效果的软件或硬件设施。 为了 有效地防范非法用户对网络会计系统的人侵， 可设置内外两层 防火 墙， 外层防火墙主要用来限制 外界对主机操作系 统的访问; 内层防火墙主要用来 逻辑隔离会 计应用系 统与外部访问 区域之间 的联系， 限制外界穿过访问区域对内联网， 尤其是对会计数 据库系统的非法访问。令 参考文献: 1 张前 基于电 算化环垅的内 部会计 控制探讨【 J 】 . 价值工程， 2 0 0 7 ; ( 1 ) 2 l 张前.电 葬化环境的会计核井特点 i 冶金肪 会， 2 0 0 6 ; ( 3 ) 3 1 杨宝 刚. 会计 信忽 系 统 M l . 北 京: 高 等 教育出 版社. 2 0 0 1 . 万方数据 PDF Watermark Remover DEMO : Purchase from www.PDFWatermarkR to remove the watermark