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1、 SHENZHEN SHENZHEN ZHENGONGHIZHENGONGHI- -TECH TECH E ELECTRONICSLECTRONICS CO.,LTD.CO.,LTD. 文件和资料控制程序文件和资料控制程序 文件编号文件编号： ZGZG- -QPQP- -001 001 文件版本文件版本： AOAO 控制状态控制状态： 受控本受控本 分分 发发 号号： 拟拟 制制： 审审 核核： 批批 准准： 生效日期生效日期： 20022002- -1010- -12 12 请指定文件发放部门请指定文件发放部门 总经理总经理 总经办总经办 工程部工程部 生产部生产部 采购部采购部 仓管部仓管
2、部 财务部财务部 品质部品质部 销售部销售部 注注：表示为该文件的主要涉及部门表示为该文件的主要涉及部门 ，表示为该文件的次要涉及部门表示为该文件的次要涉及部门。 深圳市真功高科电子有限公司深圳市真功高科电子有限公司 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 2/8 文件变更履历表 文件名称 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 文件制定部门 总经办 文件初次生效日期 02-10-12 序号 修改内容记要 版本 制定或 修改日期 记录人 1 文件初次发行 A0 02.10.01 孙芳 2 3 4
3、5 6 7 8 9 10 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 3/8 1文件依据与定义； 1.1 依据: 1.1.1质量手册第 4.2.3 章节：文件控制 1.2 定义: 外来文件：指来源于公司外部用以指导、规范公司某些作业的文件（例如：顾客资料、 国家标准、国际标准、法律法规等）。 2.目的： 控制公司质量管理体系文件的编制、审批、修改和发放过程，确保有关场所均能使用现 行有效的文件，确保质量体系持续、稳定地运行。 3.适用范围： 本程序适用于质量方针、目标、质量手册、控制程序、作业指书及顾客标准、国
4、家标准、 国际标准、法律法规等外来文件的控制。 4.职责与权限： 4.1 本公司文件的制订（包括修改、发放、作废）、审查、批准的范围如下： 项目 序号 文件级别 制 订 审 核 批 准 控 制 部 门 4.1.1 一级文件 总经办主任 管理者代表 总经理 文控中心 4.1.2 二级文件 各部门主管 总经办主任 管理者代表 文控中心 4.1.3 三级文件 各部门相关 人员 部门主管 文控中心 4.1.4 四级文件 随二、三级文件审核 使用部门 4.2 总经办文控中心：负责所有一、二、三、四级质量管理体系文件编写格式、编号的审查。 5.工作内容： 5.1 作业流程图（见附件一） 5.2 文件系统级
5、别架构 5.2.1 文件系统架构分为四级： 质量手册、 程序文件、 作业指导书 （图纸、 工艺、 检验标准） 、 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 4/8 记录表格。 5.3 文件编写格式、编码、版本、内容、分发控制 5.3.1 文件编写格式、编码、版本控制 5.3.1.1 一、二、三、四级文件编写格式、编码、版本规则请参考文件资料格式、编码、 版本标准。 5.3.2 文件内容 5.3.2.1 质量手册编写内容 a)封面、文件修改履历表、质量手册目录。 b)质量方针及声明、质量目标、管理者代表任命书、
6、公司简介。 c)手册范围与版本控制。 d)组织与权责 1 公司组织结构图及部门职能； e)组织接口 1 质量管理体系流程图； 1 质量控制流程图； 3 ISO9001 程序展开权责表。 f)质量管理体系要求描述。 g)ISO9001-2000 版要素描述，并按六段式编写： 1 目的：叙述制订该章节的目的； 2 范围：说明该章节适用的范围； 3 定义：对专业术语、英文简称、本司用语的解释； 4 权责：说明该章节的主办、协办部门； 5 作业程序：简要说明该章节应进行的工作； 6 相关文件：列举与该章节有关的程序文件。 5.3.3 程序文件分八段式编写 5.3.3.1 依据：说明程序文件引用 GB/
7、T19001-2000 质量管理体系-标准条款章节； 定义：解释在本程序内容中，涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英文缩写等。 5.3.3.2 目的：叙述制订该作业程序的目的。 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 5/8 5.3.3.3 范围：说明该作业程序适用的范围。 5.3.3.4 职责与权限：作业程序中，牵涉到主要部门或人员所须承担的事项。 5.3.3.5 工作内容：说明该作业程序的流程及要求，并列举其相关文件及附件以供参考。 5.3.3.6 引用文件：列举与该程序相关的二级、三级文件。 5.3
8、.3.7 记录表单：列举与该程序文件相关的表单。 5.3.3.8 附件：列举并附上该程序的附件。 以上各项如无相应内容，须标明（无） 5.3.4 三、四级文件编写内容根据实际情况设计。 5.3.5 文件分发号控制 5.3.5.1 为了能有效管理与识别各部门文件，规定各部门的文件分发代号如下： A、一、二、三、四级文件正本持有人总经办文控中心 B、文件分发代号 文件副本持有者 001 总经理 002 总经办 003 财务部 004 研发工程部 005 品质部 006 生产部 007 仓管部 008 采购部 5.4 文件编写 5.4.1 总经办主任统一协调各部门组织编写。 5.4.2 总经办主任负
9、责收集资料，编写质量手册，指导各部门编写程序文件，并与各部门研 讨，以确定文件可行性。 5.5 文件的审核、批准 5.5.1 一级文件由总经办主任编写、管理者代表审核、总经理批准。 5.5.2 二级文件由各部门主管编写、 总经办主任召集相关人员讨论并审核、 管理者代表批准。 5.5.3 三级文件由相关人员编写、部门主管批准。 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 6/8 5.5.4 四级文件应被二级、三级文件所涵盖，且随二级、三级文件一并审查。 5.5.5 一些重要或牵连到各个部门作业的文件，根据需要进行
10、传阅会签审查；会签审查使用 文件传阅审查表 （QR-001-01） ，各传阅部门负责人对编制或修订的文件有任何意 见都可提出反馈建议， 文件编制或修订部门对各部门提出的意见进行综合评估是否采 纳并回复反馈部门。 5.6 文件发行与控制 5.6.1 一、二、三级文件制订或修改经审批后转交到文控中心，由文控中心对文件格式、编 码、版本、页码等内容进行检查无误后登录于受控文件一览表 （QR-001-02） 。 5.6.2 所有经文控中心发行的受控文件必须于每页加盖“受控文件”章，收文部门在受控 文件发放/签收表 （QR-001-03）上签收。 5.6.3 所有文件发放根据审批的发放范围，发放于相应部
11、门。 5.6.4 有遗失文件情形或因工作需要，须申请额外补发文件时，申请部门/人须填写文件 资料补发申请单 （QR-001-04）报总经办主任批准后，由文控中心补发。 5.6.5 因顾客或认证机构需要文件，须由所需部门填写文件资料补发申请单报总经办主 任批准后，由文控中心负责进行发放并加盖“仅供参考”使用章。 5.7 技术文件的控制(包括:设计资料、工艺文件等) 5.7.1 图纸的编码参见 5.3.1 文件编码。 5.7.2 技术文件标示区别:新产品在试制、打样前发放“打样文件”资料，产品在批量生产 前发放“受控文件”资料。 5.8 外来文件的控制 5.8.1 用于制造、检验、作业规范等的外来
12、文件，由文件接收部门负责人确认后送文控中心 管理（包括登录、分发、回收、保存、销毁等） 。文控中心负责登记在外来文件接 收登记表 （QR-001-05）上。然后将复印件盖“受控文件”章发放或供使用部门借阅 使用，借阅受控文件需登记录文件借阅登记表 （QR-0001-06） ，原件存档。 5.9 文件的修订、作废 5.9.1 质量体系文件（不包括技术资料如：BOM、图纸等）修订、作废由相关部门提出，并 填写文件变更申请单 （QR-001-07） ，交由原文件制订部门审查、文件审批人审批 后方可进行。必要时邀有关部门召开文件修改讨论会，商议文件的修改事宜。 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号
13、ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 7/8 5.9.2 技术文件资料的修订、 作废， 设计更改需填写 DCN 更改通知 ， 工程更改需填写 ECN 更改通知与修改文件同时发放，详细作业规定请参考工程变更作业程序 。 5.9.3 作废文件回收由文控中心收回盖“作废”章作废，机密文件予以销毁，各部门（文控 中心除外）和个人都不得保留已失效或过期的文件，所有作废文件的正本由文控中心 予以保留三年；副本销毁。 5.9.4 文件制定单位新增文件或修改文件将文件正本或修改的文件交由文控中心 （技术资料 的更改必须要附有变更的 D/ECN、质量管理体系文件
14、的修改必须要附有文件变更申 请单 ） ，由文控中心文控员来核对更新。 5.9.5 质量体系文件的修改需要将文件修改的主要内容记录在封面 “文件变更履历记录” 中。 5.9.6 文件的修订其版本的控制参见“5.3.1”。 5.10 经填写内容后的表单，依质量记录控制程序进行保存与管理。 6.引用文件 6.1质量记录控制程序 ZG-QP-002 6.2文件资料格式、编码、版本标准 WI-GMO-003 6.3工程变更作业程序 ZG-QP-011 7.使用表单 7.1文件传阅审查表 QR001-01 7.2受控文件一览表 QR001-02 7.3受控文件发放/签收表 QR001-03 7.4文件资料
15、补发申请单 QR001-04 7.5外来文件接收登记表 QR001-05 7.6文件借阅登记表 QR-001-06 7.7文件资料变更申请单 QR001-07 8.附件 附件一：流程图 文件标题 文件和资料控制程序 文件编号 ZG-QP-001 版本 A0 制定部门 总经办 生效日期 2002/10/12 页码 8/8 附件一： 文件和资料控制程序流程图 流程图 权责部门 使用表单 备 注 NG OK 各部门 各部门 总经理、管理 者代表、部门 主管 文控中心 文控中心 相关部门 相关部门 文控中心 受控文件一览 表 文件变更申请 单 文件传阅审查 表 文件变更申请 单 设计更改通 知 、 工程更改 通知 受控文件发放 /签收表 各部门负责制订和申请 文件变更 文件的制定和修改须经 权责人核准后，方可生 效 由文控中心负责文件编 号、分发、回收和归档。 附件二：使用表单 （共 7 份） 文件制定 文件变更 核准 登录编号 保存 作废文件销毁 分发/回收 使用 部门会签 OK