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1、 浅谈秘书工作的艺术 摘要：本文从自己的秘书工作经验及学习到的知识出发，从几个不同的方面探索了秘书的工作艺术，例如：知识理论层面，工作行为意识层面，利益关系层面，日常事务处理层面等方面，诠释了一个办公室文秘工作者应该具备的最基本素质能力。现代文秘办公人员要跟上社会发展的脚步，要不断学习处理工作的艺术性，善于运用秘书的工作艺术性对待日常事物，履行好秘书职责，赢得领导和同事们的认同，在平凡的岗位上发挥不平凡的作用，实现自我意识和角色意识的完美展现。关键词：秘书工作 矛盾 艺术秘书是一个使人终身受益的职业，如果懂得珍惜在领导身边工作的机会，时时处处留心学习他们的管理艺术、领导智慧、经商之道、处事之法
2、，同时又善于抓住在领导面前表现自己才华的良机，你就会有无穷的发展空间。秘书工作是一门艺术，正是在工作的各种矛盾中方显示出秘书的工作魅力。要做好秘书工作就要处理好工作中各种矛盾，在矛盾中不断提升自己各方面的综合能力和素质。根据我在房地产行业中的秘书工作经验，探讨一下怎样处理好秘书工作中的矛盾关系，并把矛盾巧妙地转化为工作艺术的问题。一、知识的专和广现代企业秘书工作越来越丰富，工作领域越来越广，对秘书的要求越来越严格。因此，现代企业秘书工作内容广泛，只要领导涉及到的领域，秘书就要做到没有盲区。1、 专业知识秘书知识面要广，在此基础上还应根据职业要求有所专长。如公文撰写、文书处理、档案管理、会议组织
3、、公关语言、调查研究等方面的知识和技能等，都应该熟练地运用到工作实践中。2、 相关辅助知识除了要具备过硬的专业知识和技能外，秘书还要学习一些社会经济学、心理学、金融、法律、管理等知识。这些知识不仅可以扩宽我们的工作道路，而且对我们秘书工作也会起到很大的帮助。相反，我们如果不具备这些知识，那么我们就会在关键时刻说不出来话，撰写公文处处不专业，这会大大降低我们的工作效率，也直接会影响到领导对你工作的认知度。例如：公司即将要针对房地产建设规划召开研讨会议，这时秘书就应该知道房地产相关专业知识，以便能在会议记录中抓住会议最关键的核心，这样才能写出有深度、有见解的高质量的文稿。否则在面对很专业的研讨会时
4、就会是一种云里雾里的状态，给工作带来很大困难，降低了工作效率，对日后相关工作的开展也会造成很大困难。另外，秘书还要学习会议的组织程序，熟练掌握会议记录、纪要的撰写，接待礼仪等知识。这都需要秘书要具备较高的专业素质和能力。再如：领导要考察某地的房地产市场投资情况，作为一名秘书人员就要及时了解到当地的房地产相关法律政策、历史文化背景、地理环境、市场经济消费情况等方面的知识和情况。这样秘书了解的情况越多，对领导开展的工作越有帮助，以便帮助领导做出正确的决策。所以，对于秘书人员只专不广，只广不专，都难以胜任秘书工作。秘书是一个全才，不仅要对自己所学的专业知识进行深入研究，并且还要不断扩展其他方面的知识
5、，例如：经济法律、实时政治、人文历史等知识都要有所了解。努力让自己的脚步跟上社会的发展。二、意识的前和后秘书，作为领导的参谋和助手，要有提前意识和留后意识，这样才能更好地服务于领导。所谓提前意识，就是在领导即将要处理某件事时，秘书要为领导的工作做好充分地准备。另外和领导有关的工作，秘书人员要超前考虑规划，也要提前完成，想在领导前面。所谓留后意识，就是紧跟领导，以领导为主，一切为了领导的工作方便，留在最后处理好剩下的工作，要时刻有留后意识，提高职业素质。例如：公司领导参加会议时，秘书人员要提前布置会场，组织会议，并进行充分的准备工作，为领导开会提供更有利的条件。开完会后，秘书人员要留在最后，检查
6、会场完毕后再离开。领导接待外来客人时，秘书人员要提前把茶水为客人准备好，领导接待客人时，秘书要跟随领导身后，不能越位。前后意识同等重要，不能颠倒。要善于运用到工作当中去。三、秘密的内和外秘书人员接触领导的机会要更多，阅读的文件较多，参加的会议较多，参加各种活动也很多，自然了解的事情较多。这就要求秘书工作者要在公共场合把握好说话的分寸，不该说的不要随意的对外部人员说，做到内外有别。不能随便把领导的任何信息告诉外部人员。如果一不小心把公司机密说出去，就会直接给领导的工作带来很大麻烦，严重的会直接损害领导的形象，对公司对自己都不利。秘书人员要养成良好的保密习惯，严格遵守保密纪律。把内部外部的辨别做到
7、心里有数。例如：公司领导召开重要的房屋拆迁安排工作，会涉及到很多人民群众的利益。如果秘书一不小心把公司机密给泄露出去，就会直接损害拆迁工作的正常进行，也会给领导引来不必要的麻烦。泄密不仅仅是违反工作纪律问题，有可能还会造成更严重的后果。四、形象的高与低秘书人员要持有谦虚谨慎的态度，工作中要有一颗平常心，对领导尊重而不奉承。秘书在任何的工作场合下，要及时维护好领导的形象，适当的放低自己的形象，秘书要在适合的场合下主动为领导分忧。很多客人来公司会见领导时，大多数事先通过秘书的素质形象来间接的判断领导在他们心中的形象。这时，秘书就要拥有较高礼仪素养，努力去优化领导在客人印象中的形象。当领导会见客人时
8、，在增加自己的威信和良好形象时，这时秘书可以适当的为领导增彩，秘书要把尽量多的光环聚集在领导身上。如果有人贬低了领导的形象，秘书人员要积极的为领导辩护，摆事实，以澄清人们歪曲领导形象的错误认识。例如：公司领导接见外来考察人员，考察人员会问及秘书一些问题，如你们公司的背景如何，如问公司怎么样等问题，这时，秘书要去适当的赞美公司，赞美领导，给客人留下好的印象，从而客人见到领导后会有个更好的印象。五、利益的轻与重作为领导的参谋和助手，应该以领导为核心，严格按照领导的意图做事。在公司的利益和自己的利益发生矛盾时，要把自己的私利看轻，以大局为重，要乐于奉献，埋头苦干，任劳任怨，把权力与名利看轻，自觉履行
9、秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要围绕领导的工作开展活动，要求招之即来，来之能干，不计个人得失，有吃苦耐劳委曲求全的精神。如果秘书在某一问题上过多的计较自己的得失，不顾及公司利益，这样的秘书不会是一名合格的秘书工作者。秘书要善于把持自己，善于把好权力关，善于用好领导的信任，切不可“贪”字当头。六、日常事务的简与繁秘书日常事务工作内容广、任务杂、服务性强，会让很多秘书人员抱怨事务如何多、工作如何忙。有时候自己事没少做，苦没少吃，累没少受，工作效果却不佳，甚至会让领导产生坏的印象。之所以会出现这种现象，一个很重要的原因就是没有处理好领导交代工作的简与繁的关系。领导交代秘书工作任务，无论简
10、与繁，大体都由“三要素”组成：一是内容办什么事；二是时限什么时间完成；三是要求工作质量，注意事项等。秘书人员在接受领导任务时，一定要把领导的意图搞清楚。如果领导交代任务零乱繁杂，要加以调理，并提出“执行方案”请领导确定。交代任务明确之后，应作出肯定答复。不管多繁杂的工作，只要是关系领导的，秘书人员都要积极有效率的完成，及时起到参谋辅助的作用，为领导排忧解难。七、工作的主动与被动把握好秘书工作的主动性与被动性之间的辩证关系，在被动中力争主动是秘书做好工作的关键。秘书工作的辅助性决定了秘书的被动性，领导工作的发展变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化。秘书活动要服从领导日程，要时刻围绕
11、领导转，不能离开领导工作而单独开展工作，而且秘书本职决定了秘书人员必须身居幕后，默默无闻地工作。秘书人员要志存高远，守得住清贫，耐得住寂寞，严于律己，廉洁奉公，不断加强道德修养，树立正确的世界观、人生观、价值观，发扬刻苦学习永不言止精神。秘书人员要自觉适应社会发展的新趋势，牢固树立终身学习的理念，不断“充电”，更新知识，优化知识结构，提高知识素养，努力掌握与秘书工作、经济工作相关的基本知识，不断提高自己的人事能力、分析能力、调研能力、办事能力、交际精力和综合协调能力，以适应新形势新任务的需要。秘书是领导的参谋和助手，是直接为领导服务的，必须充分发挥主动性搜集信息，积累经验，掌握规律，争取同领导
12、一样了解和掌握全局性工作，主动领会领导意图，超前辅助领导工作，不能只跟着领导后面走。但是，如果秘书一直一味的主动，不管领导的需求与否，一味越权、抢位，表现自己秘书工作，将不可避免带来盲目性和参谋的错位。现代秘书人员要正确处理工作的被动性和主动性关系，做到以不变应万变，化被动为主动。例如：领导要安排来访客人的食宿问题，让秘书去市场上搜集有关宾馆信息和价格供参考，这时秘书就要主动联系宾馆，为领导提出方案。最终决定权还是要领导做，秘书切不可擅自安排。八、总结在人们眼里，秘书一般都是那个站在领导身后落落大方的人，那个能及时处理领导交办重要事项；主动拟写日常函件的人；那个整理各类档案的人秘书要为领导提供
13、全方位的综合服务，分担领导的部分工作，发挥参谋辅助作用，帮助领导协调上下左右的人际关系，进行事务管理，代表领导监督下级工作。秘书是领导的一面镜子，在旁观者眼里，秘书的言行举止折射出的是领导的为人风格。因此，秘书要无条件的忠诚于领导、公司。作为领导的助手，就应该像领导一样负起责任，不仅对自己、家、领导、同事负责，也要对单位、社会负责。有了责任感，才能尽心的把每件事做好。对于秘书，忠诚是前提，责任感是条件，一个都不能少。所以，秘书在平时工作中要有责任感，要忠诚，要多积累经验，善于总结，遇事沉着冷静，胆大细心，提高自己的职业素养和能力，不断学习和创新。还要不断地领会贯彻领导意图，与领导配合默契，使领导得心应手工作，增强工作效率。秘书要不断学习处理工作的艺术性，履行好秘书职责，赢得领导和同事们的认同，实现自我意识和角色意识的完美展现。参考文献：1中国秘书学任群主编 商务出版社 1999年11月第1版 2秘书工作实务范立荣主编 南开大学出版社 1996年08月第1版 3 秘书学方国雄 方晓蓉编 高等教育出版社 2003年8月第一版