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1、现代民营企业秘书工作情况的调查 摘 要：随着社会的不断进步，社会分工的不断细化，对秘书工作的要求也不断地提高。其中包括对秘书工作技能的硬件要求和软件要求，具体要求包括会电脑操作，会使用现代化办公设备，能够处理好人际关系，做好待人接物工作等。本文通过部分民营企业秘书工作情况的调查，从而对学校秘书专业的课程改革、技能培养、实践教学等方面提出建议。关键词：民营企业；秘书；技能；课程；意见引 言随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化、复杂化，对秘书工作人员的文化素养、社会交际、智谋、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高，对其工作技能也提出了更高的要求。了解和把握这些
2、变化和要求对秘书专业人员的培养是很重要的。12月8日至12月14日的一星期时间里，我们通过网络向滨海大酒店的工程部秘书、罗纳河酒业秘书、托马斯国际广告有限公司助理等50位秘书工作人员分发了调查问卷共50份，回收有效问卷47份。在此期间，我们还对温州市武荣阀门有限公司秘书Mary、托马斯国际广告有限公司助理Seven，还有罗纳河酒业秘书邵婉仙进行了访问，向他们具体了解现代企业秘书工作技能运用情况，意在对学校秘书专业的课程改革、技能培养、实践教学等方面提出参考意见。与此同时，我们查阅资料文献、包括秘书学、秘书理论与实务和秘书技能等，就秘书工作的发展历史作了详细的了解。一、当前企业秘书的基本情况（一
3、）企业秘书的专业和学历结构21世纪是信息时代、知识经济的时代，社会需要具有综合素质的复合型人才。选专业、学习专业，目的都是为了自己以后能够做自己适合的职业。那么从事秘书工作的人，是否都是比业于文秘专业呢？为此，我们对包括滨海大酒店的工程部秘书、罗纳河酒业秘书、托马斯国际广告有限公司助理在内的47位企业的秘书工作人员进行了问卷调查，结论如图3-4-5-1所示。从图3-4-5-1中我们可以看出，从事文秘工作的人并非都是文秘专业的毕业生，更多的反而是非文秘专业的学生。由此得出，我们文秘专业的毕业生在从事文秘工作并没有明显的优势，原因值得我们思考研究。另外一方面是学历问题。现如今很多企业招聘人员，首先
4、就是看他的学历，如果学历不能达到公司的要求，那么很抱歉，你没有机会进入我公司。那对于文秘工作来说，各企业会有一个怎么样的学历要求呢？在我们调查的47人中，从事文秘工作的有53.19%是大专学历，38.3%是高中及以下学历，另外本科和研究生学历各占4.26%。由此看出，企业对秘书工作者的学历普遍要求是大专学历，这对我们高职院校文秘专业的学生来说是一个很好的消息，说明目前来说，文秘专业的毕业生找对口专业的工作机会还是很大的。不过从另一方面来讲，学校也肩负了更大的压力，需要培育出适合企业需求的人才。（二）专业技能使用情况秘书工作对技能要求相对于其他工作而言是比较高的，也许有人会说，秘书相当于打杂的，
5、哪需要什么技能呀？这种理解是错误的。正因为秘书工作多而杂，所以他需要全方面的知识和技能。从企业角度出发，它需要秘书既能撰写文稿，又能处理文书、档案，既会使用电脑，又懂得外语，既是能管好内部事务，又善于公关、业务洽谈，开展经营活动。也就是说，秘书人员要有“十八般武艺”。这样，企业就能提高效率、节省开支。在这样一个金融危机的大环境下，企业是非常喜欢全方面复合型人才的。我们走访了温州市武荣阀门有限公司、托马斯国际广告有限公司、罗纳河酒业等企业，对是秘书专业毕业的秘书工作人员进行了访问。从他们那里得知，电脑操作和办公设备使用，是最常用的技能。在应用文写作方面，他们表示，民营企业没有多少文件、文稿要写，
6、也没有多少文字需要处理，会议服务也很少。不过要经常拟写业务往来方面的函电、传真，起草经济合同和协议，还要接待客商，参与业务洽谈，以及广告宣传等。由此看出，民营企业秘书的工作实务性很强。但是偏偏学校里老师抓的是公文写作，报告、请示、函、批复等，很少接触合同拟定，招标文件拟写等，所以学校在写作这个大方向上的课程要好好地考虑一下。二、在校专业学习对实际工作的作用（一）文化基础课和专业必修课对工作的影响文化基础课是专业必修课的基础，随着当今社会对人才“宽口径、厚基础、复合型”的要求，在学生的培养计划中，基础课程学时数占总学时数的比例大为提高。1.文化基础课文化基础课是最为基本的课程，从小学一直到我们学
7、习结束，贯穿整个学习生涯，包括语文、数学、英语、政治、体育、计算机基础等等。在促进专业发展的前提下，应以”实用、够用“为原则制订教学计划，帮助学生更好地学习。和已经是文秘的学姐闲聊中得知，学习文化基础课是非常重要的，比如说语文，语文是基础中的基础，把语文学好了，自然提升了自身的内涵、修养，提高了理解能力。其次是数学，理科好的人，思维一般都是很灵活的，能够灵活处理发生一些突发事件。比如领导在和客户进行电话洽谈，秘书工作者及时记录电话号码、公司地址及注意事项等，免去很多不必要的麻烦。2.专业必修课对从事秘书工作者对学校专业课程设置的意见和调查结果，如图3-4-5-2所示。专业必修课对工作的帮助程度
8、的大小，要根据实际的工作内容而定。从调查的数据中我们可以看到，学校在专业课程设置方面应该下苦功。有17.02%的人觉得学校的专业课与自己的专业根本就对不上号，这样的问题学院领导因引起重视。14.89%的人认为专业课程对工作没有帮助，看到这组数据，学院领导也应该好好研究下，为什么学校课程设置会对学生工作一点帮助也没有，这个值得反思！59.57%的人认为学专业课对工作是有点帮助的，不过仅仅是有点帮助而已，为什么是这个局面呢？只有23.04%的人认为，所学专业课程对工作是有帮助的。作为一名秘书工作人员必须循序渐进、不断学习，增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应秘书工作日益
9、发展这一要求和需要。（二）实训环节对实际工作的作用实训是学校给学生提供的一个把理论应用于实践的平台，让学生了解自己的能力，有利于提高学生的实践能力和创新精神，并通过解决在应用过程中遇到的困难和问题来培养学生的应变能力，为今后走上岗打下基础。调查对象普遍认为实训是很重要的，学校可以延长实训时间，再多一点实践操作及岗们实习。有40.42%的调查对象认为实训周对实际工作是有一些帮助的，27.65%的人认为实训周对日后工作有较大帮助，认为没有帮助的则占总人数的14.89%，说不清是否有帮助的也有17.02%。（三）职业资格证书对工作的帮助职业资格证书是表明劳动者具有从事某一职业所必备的学识证明。它是劳
10、动者求职、任职等的资格凭证，也是境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。通过对47位秘书工作人员的问卷调查得知，拥有浙江省中级秘书证的占总人数的23.40%，拥有浙江省高级秘书证的占总人数的19.15%，拥有国家职业资格五级证书的占总人数的4.26%，国家职业资格四组的占总人数的2.13%，国家职业资格三级的占总人数的6.38%，国家职业资格二级的占总人数14.89%，没有秘书证的占总人数的53.19%。从调查结果中我们可以明显看到，没有秘书证书却在从事秘书工作的人员占调查总人数的53.19%。虽然职业资格证书能够证明你有从事某一职业的学识，不过现代企业更需要实际操作能力强的人才
11、，所以学校得重点培训学生实践操作能力。三、现代企业对秘书的工作技能要求（一）对秘书工作的普遍要求随着现代企化办公设备代替以前的手工操作，企业对秘书的工作技能要求也发生了变化，最普遍的要求就是秘书工作者会电脑操作，会复印、传真，会接发电子邮件，会查阅网上信息。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名技术过硬的新时代企业秘书工作者。（二）对秘书工作的特殊要求秘书技能的特殊要求也可以称之为对秘书工作人员提高自身知识内涵、素质修养的要求。秘书人员首先是加强有关国家法律、法规的学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如公司法、产品质量法、合同法等。秘书
12、人员办理任何事情，都要思维敏捷，认真负责，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话，学会向他人表达发自内心的赞美，学会保持自然、轻松和愉悦的表情，学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想，学会“罔谈彼短，靡恃已长”。四、对文秘专业课程设置的意见和建议现代社会是一个迅速发展、竞争激烈、机遇与挑战并存的时代，为了让学生更好地掌握专业技能，毕业后能够找到工作，很快地适应岗痊，学校也是殚精竭虑地思考课程的具体设备方案。但是，由于现实工作环境经常发生变化，所以课程设置总会存在一定的不足。对于这点我们
13、要认识到。经过对秘书人员的调查和访问，我们对学生文秘专业的课程设置提出以下几点建议：（一）应重视企业应用文的写作训练在应用文写作方面，现代民营企业要求秘书工作者拟写招标书、合同、协议，不再是传统的公文写作。所以，学院应该结合实际，让学生经常拟写应用文，如合同、招标书，等实用性应用文，可以对工作有较大的帮助。（二）加强办公设备的使用和维护方面的操作练习在办公软件使用方面，在学习“计算机应用基础”课程的基础上，应进一步学习各种常用办公软件的基本功能和使用方法，掌握常用数据库软件、文稿演示软件、网页制作软作的基本功能和使用方法，让学生熟练操作这些办公软件。在办公设备使用与维护方面，学习常见办公设备的
14、基本原理，掌握常见设备的操作方法，了解常见设备的安装、保养及排除常见故障的方法，使学生在走上工作岗位后，能够熟练操作。（三）进一步加强法律和会计方面的课程学习法律、会计这两门课程是相当有必要的，特别是会计，在很多民营企业中，秘书不是全职岗位，而是属于兼职岗位，很多秘书兼任会计。所以，文秘专业的学生应该学习会计这门课，并且考取会计资格证。（四）开设形体、礼仪课程秘书在外代表了公司的形象，所以学院应该开设形体课程。通过上形体课、礼仪课，提高学生的身体素质，塑造优美的身体形态和良好的坐、立、走姿态，让学生看起来更有气质。（五）加强实训实训课应该走出学院。所以，学院应该加大人力、物力和财力，建立文秘专
15、业实训基地。虽然这么做可能会有困难，但在学校里实训，才能更好地反映出学生掌握技能的不足。我院文秘专业的宗旨是要培养适合本地区经济与社会发展需要，具有较强的公务文书写作能力、熟练使用计算机和其他现代办公设备能力，较强的公关协调和辅助管理能力，能够在基层机关、企事业单位从事文书、秘书工作及其他管理工作的复合型秘书人才。课程的设置离不开老师的努力，也离不开学生的支持。学院在进行课程设置的时候应该让学生也参与进来，让学生谈谈自己的切身体会，如对课程设置的具体看法，设置中有哪些实质性的建议等等。学生应该与老师共同努力，研究出一套既能适应环境变化，又能符合学院实际情况的课程设置方案，让以后的课程设置更加完
16、善，更加符合时代的发展。结 语在当今市场经济条件下，要想做一个合格的具备各方面素质的好秘书是很难的，要想使自己在这个职业中长久地生存下去，最终实现个人价值，首先还是要从职业技能开始完善自己！俗话说的好：“只要工夫深，铁杵磨成针”，所以我们必须坚定信念，克服困难。记得鲁迅先生曾说过一句话：“世上本来并没有路，走的人多了，也便成了路”。在这里，我想套用一句作为结束：“塑造完美的个人职业形象是困难的，但只要下苦功（外练功夫，内练筋骨），没有什么是做不成的。”致 谢：本论文是在我的指导老师沈潜副教授的关切关怀和悉心指导下完成的。他严肃的科学态度、严谨的治学精、精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。
17、从课题的选择到项目的最终完成，沈老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。在此谨向沈老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。参考文献：1吴欢章.秘书技能M.上海：上海文化出版社，2007.2方国雄，方晓蓉.秘书学M.北京：高等教育出版社，2003.3黄若茜，陈琼瑶，秘书理论与实务M.I北京：清华大学出版社，2007.4中国就业培训技能指导中心，秘书国家职业资格四级M.北京：中央广播电视大学出版社，2006.5饶士奇.公文写作与处理M.北京：北京线装书局，2002.6方国雄.中外秘书比较M.长春：吉林大学出版社，2000.7赵中利.现代秘书心理学M.青岛：青岛出版社，1996.8关于企业秘书工作的探讨：http:/. 2008-09-30.