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1、 秘书工作中如何科学处理信息 摘要：人类历史进入21世纪后，信息越发显现出重要作用。信息工作的重要性,定了秘书部门必须投入很大的精力去做好这项工作。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务，是做好文秘工作的一项重要任务。新形势特别要求现代文秘人员应具备和强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，提高信息工作的能力，发挥好参谋助手的作用，为领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。关键词：秘书工作 科学处理 信息 内容：人类历史进入21世纪后，正经历着前所未有的，全面、深刻的社会大变革。随着信息经济的出现、互联网及全球通讯飞速发展，信息量以每年翻一番的
2、比率持续增长，信息越发显现出重要作用。文秘人员在工作中收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务，是做好工作的一个重要环节。新时期新的形势下，特别要求秘书工作人员要强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，发挥好参谋助手的作用。因此，现代文秘人员应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，为领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。那么，在新形势下的秘书工作中该如何科学地处理信息呢？本文试图结合自己的工作实际，从信息在秘书工作中的作用、信息的表现形式和主要特征、新形势对信息工作的的基本要求、以及我们应该如何科学地处理信息等方面谈点肤浅的看法。一、信息在文秘工作中的作用信
3、息工作对做好文秘工作是至关重要的。1984年，邓小平同志曾为经济参考报题词：“开发信息资源，服务四化建设”。江泽民同志也非常重视信息工作。他曾经指出：“四个现代化，哪一化也离不开信息化”。他多次说，现在一方面会议太多，另一方面信息太少，信息还不是那么灵通，很多重大情况不能及时地了解和掌握。他还说，希望把信息工作搞得更灵通一些，世界上的重大事件和国内的重要动态，要使领导同志及时掌握和了解。他还希望有一个材料，花很短的时间，就能掌握世界大事和国内动态（引自党政信息工作实务（第一篇 领导同志谈信息和信息工作 第3页）。我认为信息工作在秘书活动中的作用主要表现在以下几个方面：（一）辅助领导科学决策必须
4、依靠信息决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。（二）起草各类文件必须依靠信息秘书人员撰拟公文不能闭门造车，而是要在掌握各种信息的基础上进行，根据领导的意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。因此也可以说，秘书撰拟公文，也就是运用信息为机关服务。（三）处理信访工作需要依靠信息秘书人员在接待群众来访、处理群众来信时，
5、必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者把相关材料转有关部门处理。（四）做好日常管理工作必须依靠信息秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据和借鉴。信息多，耳朵灵，综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须学会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运用信息为部门服务。二、信息的表现形式和主要特征信息是对接受者预先不知道的情况，信息是客观存在的一切事物所产生的消息、情报、指令、数据
6、、信号中所包含的内容。信息是通过我们听到的声音，看到的景象，读到的文字等载体表现出来的。信息具有以下特征：（一）信息的普遍性和客观性世界是物质的，物质是运动的，运动的物质既产生也携带信息。无论是自然界还是人类社会，对客观物质世界间接和概括反映的人类思维都处于永恒的运动之中，因而信息是普遍存在的。人类所获得的信息总量与人类认识能力有关，随着人类认识能力的不断提高，人类不仅能增加其获得的信息量，更为重要的是，他们可以更加深入地揭示信息本身的内在规律。同时，普遍存在着的信息又是客观的。客观世界的一切事物都在不断地运动变化着，并表现出不同的特征和差异。这些特征变化就是客观实在，并通过各种各样的信息反映
7、出来。（二）信息的可知性和可度量性信息，作为人的认识的结果，是人的大脑关于客观事物运动状态和方式的再现，它是可以由事物的其它运动形式呈现出来的，如口头表达、书面表达等；它也可以是由人脑这种特殊物质的其它运动形式再现的，如大脑的存贮记忆等。而这种再现的物质属性是可知的，可以被识别和认识。信息也是可以度量的。 （三）信息的可转换性和可传递性如物质信息可以转换为语言、文学、数据、图像等形式，也可转换为计算机代码、电讯信号等。人与人之间信息传递一般依赖语言、文字、表情、动作，社会信息的传递则通过报纸、杂志、文件等，随着现代通信技术的发展，信息可以通过电话、电报、广播、通信卫星等通信手段进行传递。（四）
8、信息的超前性和滞后性有关事物的信息，总是产生在事实之后。先有了事实，而后才有认识，才可能有信息，信息再快，也有滞后性。信息的超前性是相对的，信息的滞后性是绝对的，即使是对几十年、几百年后事物发生、发展的预测，它也是人脑物质运动后的思维结果。 （五）信息的可存贮性和可处理性信息能够以一定的方式存贮在某种物质载体之中。人类除运用大脑进行信息存贮外，一般要运用语言、文字、图像、符号等记载信息，并通过声波、光波、电波等信息媒体进行传递。如果要使信息长期保存下来以便日后查询，还必须采用纸张、胶卷、磁带、磁盘等实物作为它的载体加以存贮。另外，信息还具有无限性、动态性、时效性、共享性等，这里不作一一详细解释
9、。三、新形势对信息工作的的基本要求当今时代，信息在政治、经济、科技等活动中的作用越来越重要，面对新世纪赋予的重任，各级领导要不断适应形势和任务的要求，不断提高执政能力和执政水平，就需要掌握大量的、真实的、高质量、有时效的信息，这样才能通过对各方面情况的科学判断，做出符合客观实际的正确决策。新形势对信息工作提出了新的要求：（一）信息工作要做到“三个强化”一是要强化政治意识。把落实“科学发展观”和学习贯彻党的十七大精神贯穿于信息工作的全过程，敏锐发现信息，准确鉴别信息，科学加工信息，及时报送信息。二要强化主渠道意识。进入新世纪以来，各级领导对信息的要求越来越高，社会上能提供信息的机构越来越多，办公
10、室的信息工作受着严峻的挑战和压力。我们必须对传统的信息工作进行重新审视，更好地发挥信息工作主渠道作用，努力开拓创新，使信息工作从形式到内容得到升华。各级党委要切实加强对信息工作的领导，鼓励和支持信息工作人员实事求是地报送信息。信息工作者要实事求是，敢于负责，通过优异的工作成绩，真正使办公室成为报送信息的主渠道。三要强化服务意识。努力拓宽服务领域，充实信息内容，提高信息实效，正确处理为同级服务和为上级与基层服务的关系，使信息工作更好地为领导决策服务。（二）要注意做好办公室的日常工作一是处理好部门的日常工作；二是完成领导临时交办的各项任务；三是为领导当好参谋与助手。在日常工作中要全面掌握情况并及时
11、反馈信息，就要注意信息工作的科学化问题。要求信息反馈的内容紧紧围绕当前的工作，达到多、新、快、实，特别是要求确保真实性与准确性。除了使用常规的电话、传真等手段设备外，还要使用计算机网络、光纤通信等现代化传输手段，以便更准确更迅速地开发各种信息资源。 （三）信息处理要注意“四性”1、信息要具有准确性。信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。准确是秘书信息工作的
12、灵魂。2、信息要具有及时性。信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。3、信息要具有全面性。信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。4、信息要具有适用性。好的信息应包含以下三方面的内容：一是服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重
13、点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。二是适用对路。根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待。三是做到及时采报。对新发生的带有重要动向性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采集，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导
14、参考。四、我们应该如何科学地处理信息由于科学技术的进步，社会和生产的发展，人类社会已经进入了信息时代，出现了“信息爆炸”，办公业务的信息量急剧增加，传统的办公技术和设备所具有的办公效率，已经不能适应日益发展的信息化社会的要求。计算机技术和通讯技术的发展，特别是微电子技术的发展，为科学地处理信息打下了坚实的物质基础。对一个行政单位而言，科学地处理信息，就是要把当代科学技术引入机关工作，逐步实现办公自动化和信息管理现代化， 建立起一个比较完整的办公自动化系统，包括信息收集、信息处理、信息传递和信息存贮等基本环节。（一）把办公自动化引入信息处理工作之中工作实践证明，把办公自动化引入信息处理工作后，呈
15、现出许多优点：1、使办公人员节省大量的工作时间。据统计，在没有实现办公自动化的办公室中，办公人员平均有1/3的时间用于寻找、查阅文件和资料，1/4的时间用于事务性工作。实现办公自动化后，可使这两方面的时间大大减少。2、加速信息传递速度，提高工作效率，减少办公费用。由于用办公设备代替人力劳动，加快了对信息的处理和流通，克服了信息堵塞。通过提高信息的利用率而转化为获取的效益，同时可把人的创造性从繁琐的办公事务中解放出来。3、提高快速反应能力。在办公业务中，经常要求在一个极短的时间内获取某些信息，如核对数据、查阅资料、统计报表等。这往往单纯靠增加人力是无济于事的，现在可以充分利用计算机的能力进行快速
16、处理。4、提高决策的准确性、规范性和科学性。由于计算机处理使信息来源比较准确、及时、可靠，从而大大减少了手工作业而产生的错误、遗漏和偏见等，为决策提供了可靠的科学依据。5、办公自动化手段的实现，反过来促进了办公制度和管理体制的改革，促进管理现代化，有助于克服官僚主义和主观主义。（二）处理信息应遵循科学的步骤借助办公自动化的手段，科学地完成信息处理工作，还必须做到以下几个方面：1、拓宽信息来源，科学地获取信息：（1）结合日常工作，随时注意从大量的材料中获取有价值的信息。（2）开展专项调查研究，直接获取需要的信息。（3）根据某项工作要求，从职能部门获取信息。（4）与有关单位建立信息网络，经常沟通信
17、息。（5）利用其他信息传播媒体和社会渠道广泛获取信息。2、精心筛选信息。按照工作需要, 对原始信息进行一番比较、鉴别、判断，留下真实、信息价值高的，剔除那些虚假的、没有价值的材料。要注意的是，负面信息也有价值，有利于全面掌握情况，做好综合管理。 3、认真加工信息。为了保证信息的准确性、客观性，要对经过筛选的信息进行核对、查实，进行综合分析，进一步加工，保证信息简明扼要、通畅无误，要对信息的文字进行删削、编辑；为了保证信息的类别清晰，有时还要对众多信息做必要的综合归类。 4、及时传输信息。经过筛选、加工的信息，一般以内部刊物如情况反映、工作动态、简报等形式，也可以通过新闻媒介传输。只有及时传输信
18、息，信息资料的价值才能充分得到发挥。5、做好信息存贮。信息传送给领导同志或有关部门以后，不管是否被采用，都应该存贮归档。存贮信息，其意义在于一方面可以产生资料价值，另一方面，在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值，所以，要有意识地逐步形成信息档案。秘书工作离不开信息，只要我们努力学习信息理论知识，不断提高信息工作水平；克服在办公室坐等信息，以及偏听偏信等不良工作作风，投入很大的精力，注意多渠道、全方位地从各种信息流中提取有价值的东西，加以科学地分类、排序、处理信息数据，及时运用各种通讯手段，通过各种传播媒体进行传输，充分发挥出每一条信息的价值，就能够把信息工作做的比较出色，为领导者决策和管理提供优质高效的服务，为社会主义经济建设发挥出应有的作用。 参考文献： 1、洪清源、吴镕、龚浩 著机关秘书工作概论（安徽教育出版社，1984年9月） 2、顾问：叶文成，主编：胡良栋、王信 著党政信息工作实务（中共安徽省委办公厅信息处，1994年9月） 3、孙寿春、王拥军、翟常煜、潘选民、雷根娣、卯贵祥、宁宇鸣、陈绍泽、许卫国、叶惠南、薛忠良、许新宇、姚兆、著，孙寿春、韩章松、许卫国 统稿信息写作示例手册（上海人民出版社，1992年11月15日）第7页 共8页