《0406 几种常规性会议的会务工作.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《0406 几种常规性会议的会务工作.doc（9页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、第六节 几种常规性会议的会务工作教学设计一、教学目标：（一）知识目标1、了解例会、工作会议、代表大会、表彰大会、庆功祝捷会议以及茶话会、招待会等几种常规性会议的会务工作。2、掌握几种常规性会议的筹划、准备、服务、总结的方法。（二）能力目标作为秘书人员，能完成几种常规性会议的组织和服务工作。（三）素质目标培养学生日常生活、工作中谦虚谨慎、细致认真的作风和品行。二、学时分配：4课时三、教学重点：（一）例会、工作会议、代表大会、表彰会的会务工作。（二）庆功祝捷会议、茶话会、招待会的组织工作。四、教学难点：几种常规性会议的文字资料的准备和会议议程的安排。五、教学方法：（一）案例分析法：（二）讲练结合法
2、：（三）任务驱动法：六、教学手段：多媒体辅助教学（课件）七、教学过程设计：总体思路：列举几种在秘书工作中经常会接触到的会议种类，逐个介绍不同类型会议的特点，所涉及到的会务工作内容，横向地比较不同会议会务工作之间的区别。导言部分： 在秘书的实际工作中，有几种会议是秘书人员经常会接触到的，熟悉这些会议的会务工作，对于秘书而言，是至关重要的。导入新课：一、例会性质的会议（一）会议议题的确定这类会议一般都是由企业或部门的领导者组成，会议的议题也都是关系全局的重要问题。秘书要提前征询有关领导的意见，经过筛选后提出会议议题的初步意见，交给上司确定。在提交议题时要注意，不能把应该由领导者个人决策的问题，把研
3、究或解决时机不成熟的问题，把没有经过充分沟通协商取得一致意见的问题，把只有情况与问题而没有明确的解决意见与对策的问题，把领导班子曾经研究并有明确意见而又没有什么新的情况或进展的问题提交给领导作为办公会议议题。（二）会议的通知经理办公会、董事会会议等例行性会议的正式参加人员都是法定的，按照规定必须有半数以上应出席会议的人员参加方能举行。会议的议题和参加人员确定后，要及时通知与会人员。一般以电话通知为主，应提前三天通知。有的重要会议，如董事会会议要提前一周通知，与会人员因故不能参加会议的要向会议主持人请假（三）会议应注意的问题这类会议因定期召开，会场和人员的座位一般都比较固定，因此，会议桌上要备好
4、常用的笔、纸、墨水、茶杯等。按照参加会议的人数打印好会议讨论的材料，分发给与会人员。秘书要认真做好会议记录，会后及时整理会议决议或会议纪要，经领导审签后印发。对会议的议定事项，要逐项确定落实的责任部门、单位和领导；对需要几个部门共同落实的，要确定主要责任部门与协助部门，并及时进行督办检查。对落实会议精神和议定事项的情况，要通过督办情况反馈单等形式及时反馈给有关领导。分发给与会人员讨论的文件和资料一般都具有保密性，必须妥善保管，有的会后要及时收回，并建立严格的管理及查阅制度。二、工作会议（一）工作会议的含义工作会议是指以总结、安排和部署工作为内容而召开的会议，会议时间以半天或一天为宜。内容特别重
5、要的，可根据实际情况确定。（二）会议通知工作会议通知的时间以提前三天为宜，以网络通知、电话通知为主。特别重要的会议，通知时间可前移，也可用文件或传真通知。（三）工作会议的议程工作会议的议程。如果是综合性会议，一般的议程是：主要领导同志作主题报告，大会经验介绍，分组讨论，大会表态发言，最后主持人就如何贯彻落实会议精神进行总结讲话。如果是专业性会议，一般的议程是：分管的领导同志作主题报告，有的还安排表彰奖励活动，大会经验介绍或表态发言，主要领导同志讲话，最后是主持人对会议进行总结。（四）工作会议上领导的分工一般的规则是：特别重要的工作会议，由分管常务工作的副职主持会议，主要领导同志作主题报告，主持
6、人作总结讲话。一般性的工作会议，由部门主要领导主持会议，分管领导作工作报告，主要领导发表主题讲话，最后是主持人总结讲话。（五）应注意的问题工作会议要划分好讨论组，可以按部门、单位划分，也可以按与会者的职务、专业划分。各小组的人数应大体相等，并将领导者根据各自的工作分工划分到各小组去，以便于上下信息的交流。要选择威信或职务较高的人员担任讨论组的召集人，以便于有效实施管理与控制。各小组要配备好联络员，及时向大会反馈会议讨论情况。三、代表会议（一）代表大会的含义代表会议包括职工代表会议、股东代表会议、党员代表会议等，是按照章程和法定职责、法定程序召开的具有最高权威和行政效力的大会。（二）会议的筹备从
7、内容上讲，包括会议正式代表、特邀代表与列席代表的确定与通知，会场的确定和布置，各种会议文件、会议材料的起草与印制，会议议程及日程的设计与安排，会议食宿及交通车辆的安排，预备会议与正式会议、大会与小组会，选举工作，安全与保卫工作，宣传报导及文化生活的组织等。从组织上讲，设大会秘书处，全面负责大会的筹备工作。秘书处除了设立会务组、秘书组、宣传组外，还要成立组织组，负责代表名额的分配和代表资格的审查确定。（三）会议的议程代表会议的议程一般分为预备会议和正式会议两个阶段。预备会议在正式会议之前举行，一般安排在正式会议的前一天下午。会议主要是讨论通过大会议程，通过主席团及秘书长、副秘书长建议名单，通过代
8、表资格审查委员会、提（议）案审查委员会、经费或预决算审查委员会组成人员建议名单。正式会议的议程一般包括，致开幕词，大会主题报告，各委员会的审查报告以及按照章程需要提交大会审议的重大事宜，分组讨论大会提交审议的各项报告，通过被选举人和总监票人、监票人建议名单并进行选举，确定并通过大会选举结果，被选举人代表表态发言，提（议）案审查委员会向大会报告议案收集情况及处理意见，通过大会的各项决议，有关领导就会议提案的办理工作作表态发言，致闭幕词，大会结束。（四）代表会议筹备和组织工作需注意的问题1、与会人员的确定代表会议的规模都比较大，有正式代表、列席代表和特邀代表的区别。正式代表由做出突出贡献和有较大社
9、会影响的各方面人士组成，具有一定的代表性。列席代表根据工作的需要确定，一般是没有担任代表的各方面负责人和工作骨干。特邀代表是指对企业发展做出特殊贡献的老领导和社会人士。2、会场的布置代表会议的会场要布置得庄严隆重。主席台由主席团人员组成，前排是会议的执行主席，按职务的高低安排座位；后面一般按姓氏笔画的顺序安排座位。为了保证主席团人员的良好视野，主席台要呈台阶式，后高前低。主席台前要摆列鲜花或低矮的长青植物，天幕中央根据会议性质，可悬挂党徽、国徽、会徽或企业标志，两侧分列红旗。会标要醒目大方，会场张贴大会主题标语，营造浓厚的会议氛围。3、会议材料的准备代表会议的各种文件、资料、证件。在大会审议通
10、过前是审议稿或建议名单，审议通过后是正式文件和名单。如，主席团组成人员和秘书长、副秘书长名单，被选举人、总监票人和监票人名单，各委员会组成人员名单，大会决议等。会议主题报告是指导一个时期工作的纲领性文件，也是代表们审议的重点。起草好大会报告，是代表会议最重要的筹备工作之一。4、大会选举选举分为等额选举和差额选举两种形式。差额选举又可分为小组差额选举后由大会等额选举和大会一次性差额选举两种形式。组织选举应注意的问题是：（1）选票的印制要规范、大方，被选举人一般按姓氏笔画排列的顺序排列，并在选票下方标明；不同的被选举层次要用不同颜色的选票加以区别，选票下方要清楚地写明填划方法和要求。（2）印制好再
11、次选举的选票，并从颜色上与初次选举的选票区别开来，以防止选举不成功需再次选举时来不及印制选票。（3）要提前确定选举投票的路线，以避免选举时出现混乱。选举投票的顺序是，首先由总监票人、监票人投票，然后是主席团人员投票，接着是其他代表投票。（4）在发放选票前要认真清点人数并查验票箱。投票结束后，应当场查点选票并宣布查点结果，少于或等于发出选票数的为有效投票，否则视为无效投票。（5）工作人员在总监票人和监票人的监督下统计选票。计票结果出来后，由总监票人填写选举结果报告单，向大会执行主席报告选举结果。5、征集大会提（议）案大会召开时，就应告知代表提交提（议）案的截止时间。会议提（议）案一般都有固定的专
12、用纸和格式，提（议）案的内容要简明扼要，依据要充分，意见和建议要明确、具体、可行，必要时可另附书面材料或图表说明。到提（议）案截止时间后，提（议）案审查小组要将征集到的提（议）案进行初步审查，将初步审查结果提交提（议）案审查委员会进行审议，将符合要求的列入正式提（议）案并编号，将不符合要求的作为一般性意见或建议处理。提（议）案审查委员会要向大会报告提（议）案征集情况和审查意见，有关领导要就提（议）案的办理意见向大会作表态发言。四、表彰会议召开表彰会议的目的是激励先进，激发人们奋发向上、干事创业的热情，营造一种当先进做贡献光荣的氛围。（一）会场布置会场布置应隆重热烈，通过鲜花、彩带、标语、气球、
13、军乐队和受奖励人员身披彩绸、胸带红花等形式烘托出浓厚的气氛。（二）颁奖应注意的环节：表彰会议最容易出现差错和混乱的环节是颁奖。颁奖应注意的事项是：1、颁奖应该分层次、分批次进行。如，特等劳动模范、劳动模范、先进生产（工作）者，先进集体标兵、先进集体。2、每次上台领奖的人数要少于或等于主席台上领导的人数，尽量避免一个领导发几个人的奖品。3、要选择好颁奖礼仪小姐。礼仪小姐应身着旗袍或其他统一服装，统一发型，端庄典雅，大方得体，会议前应进行彩排。4、领奖人员的座位应在会场的前排，按照上台领奖的先后顺序就坐，颁奖时由工作人员引导。5、颁奖时上台人员的顺序是：先是礼仪小姐上台将奖品递送到颁奖领导手中，然
14、后从领导身后或主席台幕后返回原处；接着是受奖人员上台领奖。礼仪小姐和受奖人员的行走路线尽量不重复、不交叉。6、颁奖时应同时播放颁奖曲，颁奖曲的主旋律应欢快活泼。7、颁奖时一旦有人领错了奖品，不要在主席台上寻找或交换，应回到原座位时再互相交换。8、受奖人员在领到奖品时，注意不要把奖牌或证书拿颠倒了，要等到人员站齐照完像后再依次返回。 （三）社会活动的表彰颁奖表彰大会还有一种颁奖形式，就是大会不设主席台，领导从台下走向台上进行颁奖。社会活动的表彰往往采取这种颁奖形式。其应注意的问题是：1、每次上台领奖的人数要少，上台颁奖的领导最好是一个。2、颁奖时上台人员的顺序是：受奖人员，礼仪小姐，颁奖领导；礼
15、仪小姐将奖品递送到领导手中后，从受奖人身后依次返回。3、进行颁奖的顺序是先轻后重，把含金量最高的奖项放在最后，由最高级别的领导进行颁奖。五、庆功祝捷会议（一）含义庆功祝捷会议是指企业获得重要的嘉奖或重大工程取得突破性进展及竣工时召开的祝贺性质的会议。庆功祝捷会可以是上级主管部门主持召开，也可以是本企业主持召开。（二）会场布置庆功祝捷会要突出喜庆的色彩，气氛要隆重热烈。会场可设在会议中心或大礼堂，如果是工程建设庆功会可将会场设在工程现场，搭建临时性主席台。会场除布置鲜花、彩带、气球、标语外，还可设置彩虹门，安排锣鼓队、军乐队、舞狮队、秧歌队等现场表演，以增加气氛。庆功祝捷会的时间都很短，主席台上
16、可不设桌椅。（三）会议议程庆功祝捷会的议程一般是：上级机关的领导宣读嘉奖令或表彰嘉奖决定；或者上级主管部门领导宣读权威性的工程突破性进展或竣工验收报告；宣读有关部门的贺电或兄弟单位领导致祝贺辞；进行颁奖；本企业领导介绍经验或代表发言；上级机关领导讲话。最后，可安排文艺演出或组织现场参观。六、茶话会、招待会茶话会、招待会的筹备工作主要是参加会议人员的确定、通知和会场的布置。（一）参加人员的确定参加茶话会和招待会在一定程度上讲，是一种政治待遇，是政治和社会地位的象征。各级、各个时期、各个方面的领导同志，各界知名人士，各条战线、各项工作的劳动模范，离退休老同志等都要作为被邀请的对象。（二）会议通知参
17、加会议人员确定后，要及时通知对方。通知的方式既要发请柬，也要在会前用电话对对方是否参加会议予以确认。请柬的印制要精致美观，不仅要写明被邀请人姓名和会议的具体时间、地点，还要写清其就坐的桌号，以免与会者进入会场后到处乱找、到处乱坐。（三）会场布置茶话会和招待会的会场布置要体现出节日的喜庆气氛，可适当点缀一些彩带、蜡烛、红灯笼等。会议要摆成圆桌的形式，桌上要摆放桌牌号。桌上除鲜花、茶水、饮料外，还要摆上啤酒、果酒、水果、小食品和点心等（四）会议议程茶话会、招待会的议程一般只有一项，就是主办单位主要领导致辞。致辞应对过去的工作进行简要回顾，对作出突出贡献和给予支持帮助的各方面人士表示感谢并致节日的问候，对今后的发展情景进行展望。致辞应简短，充满热情。茶话会和招待会后，要举行文艺演出。文艺演出的节目应短小精悍，以小型歌舞为主，时间以一小时为宜。七、课上小结强调本节重、难点知识，对学生的实际意义，一些特别提示等。本节主要介绍了例会、工作会议、代表大会、表彰大会、庆功祝捷会议、茶话会、招待会这几种常规性会议的会务工作，要求学生能切实做好这几种会议的组织和服务工作。八、学习建议1、课堂认真听讲，配合教师讲授。2、创造机会，进行实践操作，提升实际工作技能。