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1、办公用品采购管理办法 (一) 目的 为规范办公用品的采购管理工作,提高办公用品采购的计划性和透明度,本 着开源节流的原则,特制定本方案。 ( 常规采购:每月月底28 日提出申请,月初 5 号前完成。 (三) 适用范围 办公用品的采购和管理由人资行政部和财务部负责。 本方案所指办公用品包括五大内容: 1. 办公桌面类:文件管理类、书写类、本簿类、辅助类(报刊、证书、证 件类) ; 2. 办公耗材类:打印耗材、装订耗材、办公用纸等; 3. 日杂百货:生活用纸、清洁用品、五金工具、办公饮用茶水等; 4. 电脑设备类:包括整机(笔记本电脑、品牌机) 、组装机(包括计算机附 属) 、打印复印机(包括硒鼓
2、等附属设备)、扫描仪等计算机及配套 设备类;电话机、传真机、数码照相机、摄像机等办公电子设备等; 5. 礼品类(用于互动节目、户外活动、周年庆等晚会活动)。 (四)申购核决权限 1. 办公桌面类、耗材类、日杂百货类由人资行政专员每月底28 前盘点库 存数量,填写办公用品申购单后由人资行政部负责人审批后完成采购; 2. 电脑设备类整机、组装机、配套设备和办公电子设备,由财务部盘点库 存,根据实际需求填写办公用品申购单,由财务部负责人审核后报送执行总 裁签批,签批完成后,财务部专人完成采购; 3. 礼品类采购,由人资行政部拟定活动方案、礼品采购清单及预算,由各 业务部负责人及财务部会签后, 执行总
3、裁签批, 财务部专人根据清单和预算完成 采购,采购完成后由财务部和人资行政部专员共同验收。 (五)采购方式 1. 常规采购:系集中计划采购,采购具有共同性的物品,以集中计划采购 效率较高,经人资行政专员报人资行政部负责人批准后购买,每月 5 日前完成采 购; 2. 非常规采购:第四项中第 2 类与第 3 类采购, 财务部可选定 2-3 家供应商, 议定供应价格,由人财务部负责人审核,报执行总裁签批后完成采购; 3.其他临时用品(药品、生日礼品、茶点及其他小件礼品等)可由人资行政 部通过商超和网络平台购买。 1. 每项采购申请单均需标明库存,每次采购后,行政部对单项物品的采购 价格进行登记,了解
4、市场状况, 原则上办公用品, 数码器材在当地实体电子商城、 京东、淘宝商城等知名网站采购, 部分物品确属固定采购点价格较高的可申购单 独采购; 2.采购人员不得在采购过程中收受好处费、回扣或通过太高报价获取不正当 利益, 办公用品申购单上面的报价亦为供应商真实报价; 3. 每次采购如是新的采购商,需要把供应商的详细信息添加到采购供应商 列表,方便以后查找; 4. 物品到货后,采购人员需认真检查验收物品,确认其完好,无任何质量 问题,可正常使用,并统一收集物品的保修卡,如发现物品有瑕疵,应及时联系 供应商,协调退换货问题。 (七)费用报销 1. 人资行政部在财务部借现金办理采购业务后,应在采购办
5、理后一周内完 成费用报销; 2. 金额较小的由采购人员垫付在采购完成后至财务部申请费用报销; 3. 集中采购物品可确认一家长期合作供应商,每月底统一结算一次,由人 资行政专员填写经费审批表报财务审核后,执行总裁签批付款。 (八)具体采购流程如下 1. 非常规采购程序流程 财务部专人确认 库存 采购专人询价 卖场询价 零售商询价 拟定价格对比明细 确定供应商 填写申购单(附价格 对比明细) 财务部负责人审核 执行总裁审批 完成采购 检查验收 付款、报销 2. 常规用品和其他临时用品采购流程,每月底 28 日前根据库存量填写, 由人资行政部申购。 月底统一结算 采购验收 完成采购 人资行政部负责人 审签 拟定采购清单 人资行政专员盘 点库存