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1、会计档案管理作业指导书1 目的 为加强置业会计档案管理，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和财政部会计档案管理办法制定本规定。2 范围本规定适用于恒兴置业总部及各控股子公司的会计档案管理。3 定义会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4 职责4.1 财务人员应严格遵照本作业指导书做好会计档案管理。5 内容5.1 会计档案分类5.1.1 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。5.1.2 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。5.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务分析报告，验资报告、审计
2、报告等。5.1.4 税务资料类：税审报告、纳税申报表、月份缴税情况表、税收优惠及退税表等。5.1.5 经济合同类：各类采购合同、工程施工合同、设计合同等。5.1.6 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。5.2 会计档案日常管理5.2.1 当月工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等整理归档。5.2.2 年终决算后，须将会计账簿及时打印装订成册，将年度财务报告及时归档。5.2.3 每月结账后须将会计电子账套进行备份；每季度将硬盘数据作一次性全部备份
3、并刻录光盘双重备份存放于不同地点。5.3 会计档案的装订5.3.1 会计凭证装订前的准备工作：5.3.1.1 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。5.3.1.2 按凭证汇总日期或凭证号归集确定装订成册的本数。5.3.1.3 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。5.3.1.4 整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。5.3.1.5 要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。5.3.1.6 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章或签字是
4、否齐全。5.3.2 会计凭证装订时的要求：凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。5.3.3 会计凭证装订后的注意事项：每本封面上填写好单位名称、凭证年月份、起止号码、会计主管人员和装订人员签章。5.3.4 会计账簿的装订：5.3.4.1 年末结账后，打印出纸质账簿，在账本的封面上填写好账目的种类，账簿年份，会计主管人员和装订人（经办人）签章。5.3.4.2 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象。5.3.5 会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失，
5、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订。5.4 会计档案的整理立卷5.4.1 各单位每年形成的会计档案，按照归档要求，由财务部门负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。5.4.2 会计年度终了后，在5月31之前完成上年会计档案的整理立卷。会计档案的整理采用统一的分类标准、管理要求。5.4.3 分类标准统一：详见本指导书5.1会计档案的分类。5.4.4 管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。5.5 会计档案的移交5.
6、5.1 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。5.5.2 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。5.5.3 财务部门在会计档案移交本单位档案部门时，应开列清册，填写交接清单；交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。5.6 会计档案的保管5.6.1 会计档案的保管要求5.6.1.1 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远
7、离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材。5.6.1.2 会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿。5.6.1.3 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。5.6.1.4 会计档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。5.6.2 会计档案的借阅5.6.2.1 内部各部门需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归放原处；需要查阅入库档案室必须持财务负责人批准证明，方能由档案管理人员接待查阅。5.6.2.2 外部人员需要查阅会计档案时，持单位正式介绍信，经财务部负责人确认，公司领导同意后，方能由档案管理人员接待查阅；借阅人应认真填写档
8、案借阅登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、会计档案名称、数量、内容、归还期等情况登记清楚。5.6.2.3 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经财务负责人和本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.6.2.4 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度和会计档案查阅登记簿，详细记载有关内容。5.6.3 会计档案的保管期限5.6.3.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。具体见QR-WI-CW08-01会计档案保管期限。5.6.3.2 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。5.6.3.3 本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。6 表单6.1 会计档案保管期限 第 6 页