1、关于防范解决各类诉裁案件纠纷的规定1 .目的1.1 及时发现并有效解决各类可能涉诉裁矛盾纠纷,减少公司诉累,维护公司合法权 益、降低公司损失。1.2 及时发现已涉诉裁案件,积极有效协同处置,有效解决案件纠纷,减少不必要损 失、维护公司利益。1.3 及时发现我公司应积极维权案件,启动法律维权,通过合法、有效手段,维护公 司利益。2 .范围集团及各子公司发生的尚未进入仲裁、诉讼程序的矛盾纠纷及已进入仲裁、诉讼(含 诉前调)程序的矛盾纠纷。3 .职责3.1 未进入仲裁、诉讼的矛盾纠纷,由涉纠纷公司、部门负责及时、有效沟通解决; 审计部负责提供法律咨询、协同谈判、文书拟订等法律支持。3. 2已进入仲裁
2、诉讼的矛盾纠纷,由审计部负责处理;涉纠纷公司、部门必须积极 配合,积极搜集和提供有关证据原件;若案件需要,必须派人协同出庭等,共同解决涉诉 纠纷。4.未诉纠纷处理4.1 为防止和减少纠纷,建立法律风险排查制度。各公司(部门)按周、月、季、年 对各自公司(部门)的法律风险进行自我识别、排查,建立并更新本公司(部门)法律风 险台账。4. 2各公司(部门)要对法律风险台账中的内容按时间紧迫程度、影响大小、重要程 度、解决难易等进行分类管理,并标明风险或纠纷点描述、拟采取措施、本公司(部门) 的责任人、完成时间节点、目前状态(已解决、部分解决或未解决)、是否主动启动法律 程序等。4. 3各公司(部门
3、要自行积极有效地预防、解决各类法律风险,有效维护公司利益, 降低公司损失,必要时可寻求分管领导资源支持或审计部法律支持。4.4. 1各公司(部门)对于可能被诉事项,要做到早预防、早介入、早沟通、早谈判, 予以及时、有效解决,减少公司不必要讼累。属于点的问题,要个别解决;属于面的问题, 要研究方案,整体解决。4. 4. 2各公司(部门)对于可能被诉事项,如不能及时、有效解决的或预判不能有效 解决的,必须及时汇报分管领导并提前做好证据固定、收集、整理、保管工作,谨防因没 证据而败诉的法律风险。4.5. 1各公司(部门)对于需要主动法律维权事项,必须及时取证(签证、会签、会 谈记录、发函等)留证,
4、及时行使权利(发函或起诉),不要超过质保期、索赔期等约定 行使权利期限和解约权、诉讼时效等法定行使权利期限。4. 5. 2各公司(部门)对于对方违约事项,包括但不限于:对方未付款(或未交货); 履行逾期(延期交货、延期交工、迟延付款等);质量问题(设备、工程等质量不合格、 不履行维保或质保责任);侵权赔偿、员工违法犯罪等。无论是否已给公司造成损失,均 应及时保留证据,并向分管领导汇报以决定是否主动启动法律维权程序。4.6. 1各公司(部门)对于诉讼风险事项,包括但不限于:收到对方设备、原材料、 工程款等催款或索赔信函、电话、微信、当面讨要等;对方到期未(发)验货或未付款等; 安全事故、工伤事故
5、意外事件或不良舆情等;发现产品质量问题等;员工离职、辞退、 违反劳动纪律或违法犯罪等;建设工程工期逾期、质量问题、签证、验收及付款等,均应 分类列入风险台账,限期进行解决。4. 6. 2各公司(部门)对于收到的各类函件要认真对待、及时研究处理并书面答复(必 要时可寻求分管领导或审计部法务提供法律支持),尽量将能解决的纠纷化解在萌芽阶段。 各公司(部门)能自行解决的尽量及时自行解决;对于不能自行解决的,要及时汇报至集 团分管领导,必要时可请求集团审计部提供法律支持或直接参与处理。5.涉诉纠纷处理5.1 各公司(部门)及员工在收到仲裁、公、检、法或政府的开庭通知、传票、决定、 等法律文书或电话、
6、短信、微信通知后,必须立即向所在公司(部门)及集团分管领导汇 报,并向审计部法务转发上述文件并说明案件有关情况。5. 2涉案公司(部门)及员工均应积极配合法务进行案件处置,包括积极进行调查落 实、收集提供证据、派员参与案件处置、向公司(部门)及集团分管领导请示处理方案等, 共同维护公司利益,降低公司损失。5. 3涉案公司(部门)及员工应积极收集提供的证据包括但不限于:5.3. 1主体信息:对方单位名称或个人姓名、住所、联系人及电话、营业执照或身份 证复印件、资质证书等;5. 3. 2过程信息;合同、技术协议或附件、招投标资料等;补充(变更)协议或签证 单、确认单、承诺等;送(收)货凭证、入库验
7、收单、收付款银行凭证(收据)、发票、 调试单、阶段(竣工)验收单、测量记录、财务记账凭证等原始材料;对账单;手机短信、 电子邮件、传真、信函、邮寄底单及寄送回单;微(企)信、QQ聊天记录等沟通材料。5. 4法务专员应及时与案涉经办知情人员沟通,并及时向分管领导及案涉单位反馈案 件进展;案件结束后,法务专员应及时向分管领导汇报并将判决书、裁决书、调解书、决 定书等法律文书通过企信发给相关公司(集团)领导或个人,并打印存档管理。5. 5案涉公司(部门)及分管领导在收到法律文书(裁决书、决定书、判决书等)后, 应及时查阅、研究、决定是否采取下一步法律程序(如起诉、上诉等),并明确下一步法 律程序的事
8、实、理由及证据等,上述决定必须在法定期限内作出且必须在法定期限内给法 务预留充足的准备时间。5.6对于诉讼(仲裁)等法律程序已完结,案涉公司(部门)及分管领导决定不采取 下一步法律程序的,如法律文书(裁决书、决定书、判决书、调解书等)载明我方应履行 付款等某种义务的,案涉公司(部门)应及时发起流程履行付款等义务。6.合同风险防控6.1各公司(部门)要做到无合同不交易、不施工,除小额或及时清结的且情况紧急 必须立即进行的外(事后必须立即补办OA流程和手续);所有业务必须走OA流程签订书 面合同后才能交易或施工,所有业务必须保管好业务全过程各种原始资料。6. 2签约前要审核对方营业范围、资质证书、
9、技术实力、经济实力、信用等,特别是 因信用问题被列入失信被执行人、限制高消费的单位或个人要谨慎合作或不合作,对于诉 讼纠纷较多、可能是皮包公司的,要严格考察,防止产生纠纷。6. 3对我司人员的授权及审查对方的授权时,授权事项要明确、具体,避免产生争议。销售等人员离职后,要通知相关客户该人员已离职,防止已离职人员继续以公司名义从事 相关活动形成表见代理给公司造成不应有的损失。6. 4合同的解除、变更、终止或履行过程中达成的协议、变更等,要走OA流程签订书 面的相应协议。6. 5购进设备(货物)验收时、设备调试记录、设备(工程)阶段验收、整改验收及 工程竣工验收完毕(或使用过程中)出现质量问题等情
10、况,都必须保留证据,及时向对方 提出书面异议并及时发出书面函件,保存函件原件和邮寄单原件和回执等材料。6. 6合同履行中对方违约时我公司要坚决杜绝消极对待、放任不管,要及时止损,及 时维权,采取合理措施防止损失扩大。7.违规惩罚如有下列违规行为,公司按照7. 2条及有关规章制度进行处罚。7.1.1各公司(部门)及人员能自行排查、解决有关法律风险而不进行排查、解决的。7. 1.2各公司(部门)及人员能进行有关证据固定而不固定的。7. 1.3各公司(部门)及人员应提供相关证据而不提供的。7. 1.4各公司(部门)及人员应调查落实有关情况而不调查落实的。7. 1. 5各公司(部门)及人员应及时汇报、
11、请示而不汇报、请示或瞒报、迟报、漏报的。7. 1.6各公司(部门)及人员应及时启动维权而不及时启动维权致维权超期的o7. 1.7各公司(部门)及人员应保管好的相关资料保管不当丢失、毁损的。7.1. 8各公司(部门)及人员应配合协调解决纠纷或协同出庭诉讼而不配合、不协同、 不参与的。7.1. 9其他不作为的失职违规行为。7. 2上述违规失职行为,每出现一次,对相关责任人予以通报批评并扣减绩效500-2000 元/次(如当月绩效不足可逐月扣减);给公司造成损失的,应按照公司责任追究制度赔偿 公司经济损失,并可无责辞退相关责任人;情节严重的,依法追究责任人法律责任。8. 附则9. 1本规定由集团审计部负责解释。8. 2本规定自发布之日起实行-审计部2024年10月29日