时间管理四象限.pdf

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1、时间管理四象限 学过或者了解时间管理的朋友应该都听过【时间管理四象限】。 你真的会用时间管理 “ 四象限法则 ” 吗？ 什么是时间管理四象限法则呢？ 四象限法则是时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主 要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可 以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往 有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做， 随 着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点 地放在重要但不紧急这个“ 象限” 的事务上是必要的。 要把精力主要放 在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。 一个好的方法 是建立预约

2、。建立了预约， 自己的时间才不会被别人所占据，从而有 效地开展工作。 我们该如何理解时间管理四象限法则？ 在我们的日常工作生活中，常常听到类似这样的抱怨，“ 感觉身 体被掏空，但又不知道自己到底干了什么”“一天都过去了，很多事情 都还没完成 ”“事情很杂乱，根本就不清楚如何入手，然后时间就过去 了” 一大堆的杂事铺天盖地，看似很重要的事情都不清楚怎么入手， 偶尔还会出现丢三落四的。这是由于不懂得时间的合理分配。 我们需要明确的是： 我们的时间到底去哪里了？怎么分清时间的 有效或者无效性？怎么区分工作任务的属性？为了最大化的利用时 间，我们要学会时间管理，提高工作效率。 时间管理四象限法则是美国

3、的管理学家科维提出的一个时间管 理的理论，按处理顺序划分为：紧急又重要、重要不紧急、紧急不重 要、不紧急不重要。 时间管理四象限法则的关键在于第二和第三类的 顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类 事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标， 而后者不能。 第一象限：重要且不紧急 例如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。 这是考验我们的经验、 判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。 如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多 重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“ 重

4、要但不紧急 ” 第二象限的事情转变过来的， 这也是传统思维状态下的管理者的通常 状况，就是 “ 忙” 。 第二象限：重要而紧急 主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、 参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力， 在危机中疲于应付。 反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实 践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施， 很多急事将无从产生。 这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所 以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议 管理者要把 80%

5、的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“ 急” 事无限变少，不再瞎 “ 忙” 。 第三象限：既不紧急又不重要 电话、会议、突来访客都属于这一类。 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“ 这件事很重 要” 的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在 这个里面打转， 自以为是在第一象限， 其实不过是在满足别人的期望 与标准。 第四象限：紧急但不重要 阅读令人上瘾的无聊小说、 毫无内容的电视节目、 办公室聊天等。 世界经理人管家 简而言之就是浪费生命， 所以根本不值得花半点时间在这个象限。 但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象 限去疗养一番再出发。 这部分

6、范围倒不见得都是休闲活动，因为真正 有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小 说、毫无内容的电视节目、 办公室聊天等。这样的休息不但不是为了 走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来 你就会发现其实是很空虚的。 简单说就是 ” 十” 字法则，用 “ 十” 字划分为 4 个象限，分别是重要 紧急的、重要不紧急的、不重要紧急的、不重要不紧急的。 有很多书籍，尤其是时间管理类的书籍会教育我们，完成工作/ 事项的顺序应该是：重要而紧急 重要不紧急 不重要但紧急 不重要不紧急，也有对应的APP软件帮助我们进行日程管理。 我刚开始用【四象限法则】做时间规划时，经常犯

7、一个错误，就 是把所有的工作都放在 “ 重要而紧急 ” 一项，因为确实都是着急的，而 且都是工作所以很重要啊，所以就都填在这一格。 但很快我就发现了问题： 工作都是重要而紧急的？要不是我的分 类有问题，要不就是我处理方式有问题， 活生生的把所有工作都变成 “ 紧急而重要 ” 。 所以我进一步对工作进行分解： 老板布置的或者重要项目 重要又紧急 解决策略：留出时间精力，在状态最好的时间完成。 什么事情最应该花精力？重要的事情！ 很多人认为紧急的事情就是重要的，其实不然。 紧急的事情很多时候是别人交给自己的，这件事也许对别人而言 是重要的，但对自己而言往往不是。 想想什么是别人交给的事情 （撇除老

8、板的需求或者重要的项目） ， 一般都是一些执行事情， 执行的活往往是机械和重复的，花你很多时 间，但这不代表它很重要。 反之，这些重复而低技术含量的事情应该用标准化动作尽量简化 完成。 对于老板布置的任务或者是内部优先级较高的重要项目，这才是 重要的事情， 因为做好这些事情更能体现你的价值和重要性，反之如 果做得不好可能在老板心目中会对你减分，对以后的升迁也会有影响。 那如何对付重要的项目？ 如果当天其他象限的事情较少， 我会选择优先完成其他象限的工 作，再留出完整的时间做重要的项目。 如果已经预判到要花超过1 天时间来完成，我可能会提前加班完 成其他象限工作， 或者将其他象限工作外包出去，务

9、必让我有足够的 时间精力，还会优先在状态好的时间来做。 例如：我会尽量避免下午1-3 点来做重要的事项，因为那个时候 人的状态不好，又困又累。 需要当天完成的事情 紧急不重要 解决策略：找出规律，高效完成。 像前面所说的， 其实我们每个人大部分的工作都是重复性的，尤 其是别人安排的任务，它们的特点是重复性强、没什么挑战性、难以 体现价值和意义。 所以面对这种工作，最好的情况是找出规律，高效完成，尤其是 程序化、标准化输出更好。 可能你会问，为何要强调高效呢，因为我们工作本来就要高效啊！ 我们每天的工作时间其实是非常有限的，既然是有限的时间就要 发挥出它最大化的价值， 如果被这些重复性的执行工作

10、占据你大部分 时间，那你就没有时间精力处理更加重要，更能体现你价值的事情。 SO，如何将这些工作，批量化、模板式、流程化地完成是相当 重要的，把它们思考和落实下来， 会是你【重要但不紧急】 的事情噢。 提升自我的小窍门 重要而不紧急 解决策略：定期复盘 其实认真想想，那些重要而不紧急更多是和自我提升有关。 想整理资料 -啊，现在忙，先不整理了，但是需要的时候又是很 难快速找到。 想做个模板 -啊，现在忙，到要用的时候就只能用旧的，效率又 提升不了。 那么如何解决这些问题？ 找个固定的时间进行复盘！ 比方说每月的 10 号（LUCKY DAY ，最好是周末， 时间比较多） 留出专门的时间把之前【

11、重要而不紧急】的事情拿出来完成。 可以 3 分钟内完成的事情 不重要不紧急。 解决策略：集中消化 一般都是杂事，什么拿个快递、打印资料、回复电话等，这些事 情不太花时间，但就是要做又杂碎，晚点解决也没关系，就好快递， 晚点拿和早点拿又有啥区别呢？ 所以，既然不重要就放后点， 可以集中在一个时间段集中消化完 成，例如下午 1-2 点的时候人体状态最差，做这种事情就最好，一次 性把快递拿了，资料打印了，东西收拾了等等等，就当换换脑子。 最后，总的来说： 当我用了新的方式去重新整理和安排工作之后，发现【四象限原 则】才真的发挥出它的作用。 现在收到一个工作，我会条件反射地判断他是属于什么类型的， 应

12、该用怎样的策略完成，效率和效果都更上一层楼。 时间管理四象限法则的应用 我们需要根据计划制定任务分解目标，去罗列出我们所需要完成 的任务。一般制定的顺序应从大到小： 年计划 月计划 周计划 日计划，而我们在这里以日计划作为举例：通过日计划罗列出任 务。 明确执行时间， 根据能力安排相应的任务，如8 小时。预留相应 的时间去除理突发事件，避免被动情况；分类罗列任务，找出最省时 间的方式完成； 判断自己的精力情况， 把精力最旺盛留给最高优先级 或者最难处理的任务；任务优先级划分，罗列出任务后，根据时间管 理四象限法则中轻重、缓急两大维度进行衡量任务的优先级。 先按照 “ 轻重” ，把你的工作任务以

13、职业价值观为标准标出“ 重要” 或者“ 不重要 ” ； 再按照 “ 缓急” ，给所有任务以截止日期为标准标出“ 紧急” 或“ 不 紧急” 。 按照“ 轻重” 和” 缓急“ 两大维度划分完后，就可以将任务放入时间 四象限中，一目了然，十分清晰。 时间是有限的，高沛的精力也不可能保持24 小时，我们到底应 该花多少时间去完成这些任务呢？对于重要而且紧急的事情，立刻去 做。 对于重要但不紧急的事情， 要制定好计划一步一步的去实施完成， 但是一定要注意在这一个象限上多花费一点时间，避免第二象限的事 物转化为第一象限。 而对于一些很紧急但是不重要的事情，尝试着将 这些事情交给别人去做， 减轻你自己身上的负担。 而不重要且不紧急 的事情，当然，能不做就尽量不要去做了。 总结 总而言之， 要养好良好的习惯， 每天根据时间管理四象限法则罗 列出计划，制定及优化，同时要按照计划去执行。时间是有限的，我 们要在有限的时间内获得更好的人生，必须每天坚持时间管理。