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1、第六节 几种常规性会议的会务工作,第四章 会务工作,例会性质的会议：,会议议题的确定：秘书要提前征询有关领导的意见，经过筛选后提出会议议题的初步意见，交给上司确定。,会议的通知：,会议的议题和参加人员确定后，要及时通知与会人员。一般以电话通知为主，应提前三天通知。有的重要会议，如董事会会议要提前一周通知，与会人员因故不能参加会议的要向会议主持人请假。,应注意的问题：,会议桌上要备好常用的笔、纸、墨水、茶杯等。按照参加会议的人数打印好会议讨论的材料，分发给与会人员。 秘书要认真做好会议记录，会后及时整理会议决议或会议纪要，经领导审签后印发。 对会议的议定事项，要逐项确定落实的责任部门、单位和领导
2、；对需要几个部门共同落实的，要确定主要责任部门与协助部门，并及时进行督办检查。对落实会议精神和议定事项的情况，要通过督办情况反馈单等形式及时反馈给有关领导。 分发给与会人员讨论的文件和资料一般都具有保密性，必须妥善保管，有的会后要及时收回，并建立严格的管理及查阅制度。,工作会议：,工作会议是指以总结、安排和部署工作为内容而召开的会议，会议时间以半天或一天为宜。内容特别重要的，可根据实际情况确定。,会议通知：,工作会议通知的时间以提前三天为宜，以网络通知、电话通知为主。特别重要的会议，通知时间可前移，也可用文件或传真通知。,综合性会议：主要领导同志作主题报告，大会经验介绍，分组讨论，大会表态发言
3、，最后主持人就如何贯彻落实会议精神进行总结讲话。,专业性会议：分管的领导同志作主题报告，有的还安排表彰奖励活动，大会经验介绍或表态发言，主要领导同志讲话，最后是主持人对会议进行总结。,1,2,工作会议的议程：,领导的分工：,一般的规则是：特别重要的工作会议，由分管常务工作的副职主持会议，主要领导同志作主题报告，主持人作总结讲话。一般性的工作会议，由部门主要领导主持会议，分管领导作工作报告，主要领导发表主题讲话，最后是主持人总结讲话。,应注意的问题：,工作会议要划分好讨论组，可以按部门、单位划分，也可以按与会者的职务、专业划分。各小组的人数应大体相等，并将领导者根据各自的工作分工划分到各小组去，
4、以便于上下信息的交流。 要选择威信或职务较高的人员担任讨论组的召集人，以便于有效实施管理与控制。各小组要配备好联络员，及时向大会反馈会议讨论情况。,代表大会：,代表会议包括职工代表会议、股东代表会议、党员代表会议等，是按照章程和法定职责、法定程序召开的具有最高权威和行政效力的大会。,会议的筹备：,从内容上讲，包括会议正式代表、特邀代表与列席代表的确定与通知，会场的确定和布置，各种会议文件、会议材料的起草与印制，会议议程及日程的设计与安排，会议食宿及交通车辆的安排，预备会议与正式会议、大会与小组会，选举工作，安全与保卫工作，宣传报导及文化生活的组织等。 从组织上讲，设大会秘书处，全面负责大会的筹
5、备工作。秘书处除了设立会务组、秘书组、宣传组外，还要成立组织组，负责代表名额的分配和代表资格的审查确定。,会议的议程：,预备会议：会议主要是讨论通过大会议程，通过主席团及秘书长、副秘书长建议名单，通过代表资格审查委员会、提（议）案审查委员会、经费或预决算审查委员会组成人员建议名单。,正式会议的议程一般包括，致开幕词，大会主题报告，各委员会的审查报告以及按照章程需要提交大会审议的重大事宜，分组讨论大会提交审议的各项报告，通过被选举人和总监票人、监票人建议名单并进行选举，确定并通过大会选举结果，被选举人代表表态发言，提（议）案审查委员会向大会报告议案收集情况及处理意见，通过大会的各项决议，有关领导
6、就会议提案的办理工作作表态发言，致闭幕词，大会结束。,应注意的问题1,与会人员的确定：代表会议的规模都比较大，有正式代表、列席代表和特邀代表的区别。正式代表由做出突出贡献和有较大社会影响的各方面人士组成，具有一定的代表性。列席代表根据工作的需要确定，一般是没有担任代表的各方面负责人和工作骨干。特邀代表是指对企业发展做出特殊贡献的老领导和社会人士。,应注意的问题2,会场的布置：代表会议的会场要布置得庄严隆重。主席台由主席团人员组成，前排是会议的执行主席，按职务的高低安排座位；后面一般按姓氏笔画的顺序安排座位。主席台要呈台阶式，后高前低。主席台前要摆列鲜花或低矮的长青植物，天幕中央根据会议性质，可
7、悬挂党徽、国徽、会徽或企业标志，两侧分列红旗。会标要醒目大方，会场张贴大会主题标语，营造浓厚的会议氛围。,应注意的问题3,会议材料的准备： 代表会议的各种文件、资料、证件。如，主席团组成人员和秘书长、副秘书长名单，被选举人、总监票人和监票人名单，各委员会组成人员名单，大会决议等。 会议主题报告,应注意的问题4,大会选举：,统计 选票,清点 票箱,投票 路线,选票的 印制,应注意的问题5,征集大会提（议）案 大会召开时，就应告知代表提交提（议）案的截止时间。会议提（议）案一般都有固定的专用纸和格式，提（议）案的内容要简明扼要，依据要充分，意见和建议要明确、具体、可行，必要时可另附书面材料或图表说
8、明。到提（议）案截止时间后，提（议）案审查小组要将征集到的提（议）案进行初步审查，将初步审查结果提交提（议）案审查委员会进行审议，将符合要求的列入正式提（议）案并编号，将不符合要求的作为一般性意见或建议处理。提（议）案审查委员会要向大会报告提（议）案征集情况和审查意见，有关领导要就提（议）案的办理意见向大会作表态发言。,表彰大会会场布置,应隆重热烈，通过鲜花、彩带、标语、气球、军乐队和受奖励人员身披彩绸、胸带红花等形式烘托出浓厚的气氛。,颁奖应注意的环节：,1、颁奖应该分层次、分批次进行。如，特等劳动模范、劳动模范、先进生产（工作）者，先进集体标兵、先进集体。 2、每次上台领奖的人数要少于或等
9、于主席台上领导的人数，尽量避免一个领导发几个人的奖品。 3、要选择好颁奖礼仪小姐。礼仪小姐应身着旗袍或其他统一服装，统一发型，端庄典雅，大方得体，会议前应进行彩排。 4、领奖人员的座位应在会场的前排，按照上台领奖的先后顺序就坐，颁奖时由工作人员引导。,5、颁奖时上台人员的顺序是：先是礼仪小姐上台将奖品递送到颁奖领导手中，然后从领导身后或主席台幕后返回原处；接着是受奖人员上台领奖。礼仪小姐和受奖人员的行走路线尽量不重复、不交叉。 6、颁奖时应同时播放颁奖曲，颁奖曲的主旋律应欢快活泼。 7、颁奖时一旦有人领错了奖品，不要在主席台上寻找或交换，应回到原座位时再互相交换。 8、受奖人员在领到奖品时，注
10、意不要把奖牌或证书拿颠倒了，要等到人员站齐照完像后再依次返回。,庆功祝捷会议：,庆功祝捷会议是指企业获得重要的嘉奖或重大工程取得突破性进展及竣工时召开的祝贺性质的会议。庆功祝捷会可以是上级主管部门主持召开，也可以是本企业主持召开。,会场布置：,庆功祝捷会要突出喜庆的色彩，气氛要隆重热烈。会场可设在会议中心或大礼堂，如果是工程建设庆功会可将会场设在工程现场，搭建临时性主席台。会场除布置鲜花、彩带、气球、标语外，还可设置彩虹门，安排锣鼓队、军乐队、舞狮队、秧歌队等现场表演，以增加气氛。庆功祝捷会的时间都很短，主席台上可不设桌椅。,会议议程：,上级机关的领导宣读嘉奖令或表彰嘉奖决定；或者上级主管部门
11、领导宣读权威性的工程突破性进展或竣工验收报告；宣读有关部门的贺电或兄弟单位领导致祝贺辞；进行颁奖；本企业领导介绍经验或代表发言；上级机关领导讲话。最后，可安排文艺演出或组织现场参观。,茶话会、招待会：,参加人员的确定 参加茶话会和招待会在一定程度上讲，是一种政治待遇，是政治和社会地位的象征。各级、各个时期、各个方面的领导同志，各界知名人士，各条战线、各项工作的劳动模范，离退休老同志等都要作为被邀请的对象。,会议通知：,参加会议人员确定后，要及时通知对方。通知的方式既要发请柬，也要在会前用电话对对方是否参加会议予以确认。 请柬的印制要精致美观，不仅要写明被邀请人姓名和会议的具体时间、地点，还要写清其就坐的桌号，以免与会者进入会场后到处乱找、到处乱坐。,会场布置：,茶话会和招待会的会场布置要体现出节日的喜庆气氛，可适当点缀一些彩带、蜡烛、红灯笼等。会议要摆成圆桌的形式，桌上要摆放桌牌号。桌上除鲜花、茶水、饮料外，还要摆上啤酒、果酒、水果、小食品和点心等。,会议议程：,主办单位主要领导致辞。致辞应对过去的工作进行简要回顾，对作出突出贡献和给予支持帮助的各方面人士表示感谢并致节日的问候，对今后的发展情景进行展望。 茶话会和招待会后，要举行文艺演出。文艺演出的节目应短小精悍，以小型歌舞为主，时间以一小时为宜。,