商务信函公文函的区别.pdf

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1、-精选公文范文 - - 精选公文范文 - 1 商务信函公文函的 区别 篇一：函、通知、请示的区别及例 文 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工 作、询问和答复问题，或者向有关主管 部门请求批准事项时所使用的公文。函 是应用写作实践中的一种常用文体。1 简介 函作为公文中惟一的一种平行文 种，其适用的范围相当广泛。在行文方 向上，不仅可以在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文， 其中包括上级机关或者下级机关行文。 在适用的内容方面，它除了主要用于不 相隶属机关相互商洽工作、询问和答复 问题外，也可以向有关主管部门请求批 准事项，向上级机关询问具体事项，还 可以用于上级机关答复下级机

2、关的询问 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 2 或请求批准事项，以及上级机关催办下 级机关有关事宜，如要求下级机关函报 报表、材料、统计数字等。此外，函有 时还可用于上级机关对某件原发文件作 较小的补充或更正。不过这种情况并不 多见。 2 特点 （一）沟通性 函对于不相隶属机关之间相互商洽 工作、询问和答复问题，起着沟通作用， 充分显示平行文种的功能，这是其他公 文所不具备的特点。 （二）灵活性 表现在两个方面：一是行文关系灵 活。函是平行公文，但是它除了平行行 文外，还可以向上行文或向下行文，没 有其他文种那样严格的特殊行文关系的 限制。二是格式灵活，除了国家高级机 关的主要函必须按

3、照公文的格式、行文 要求行文外，其他一般函，比较灵活自 便， 也可以按照公文的格式及行文要求 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 3 办。可以有文头版，也可以没有文头版， 不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性 函的主体内容应该具备单一性的特 点，一份函只宜写一件事项。 3 作用 “ 函” 有下列三方面的作用： 相互商洽工作。如调动干部，联系 参观、学习，联系业务，邀请参观指导 ?。 询问和答复问题。如天津市民政局 向民政部门询问的“ 关于机关离休干部 病故抚恤问题 ” 的问题以及民政部对此 问题的答复，都是用 “ 函” 的形式。 向有关主管部门请求批准。如民 政部关于请安排每年

4、生产三百辆火葬运 尸专用车的函就是为向国家计划委员 会请求批准而发的。 函，从广义上讲，就是信件。它是 人们传递和交流信息的一种常用的书面 形式。但是，作为公文法定文种的函， 就已经远远地超出了一般书信的范畴， 不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 4 其法定效力。 2000 年国务院发布的国 家行政机关公文处理办法规定，“ 函， 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询 问和答复问题，请求批准和答复审批事 项” 。这说明，除有直属上下级之间隶属 关系外的一切不相隶属机关之间商洽工 作，询问和答复问题，甚至请求批准和 答复审批事项，一律用“ 函” 。国务院办

5、公厅关于实施涉及的几个具体问题的 处理意见在阐述“ 函的效力 ” 时强调指 出：“ 函作为主要文种之一，与其他主要 文种同样具有由制发机关权限决定的法 定效力。”（节选自应用写作杂志 2004 年第 1 期泛议 “ 函” 的使用与写作） 例子：国务院办公厅就宁波海关的 行政级别问题答复浙江省人民政府和海 关总署时，用的就是函的形式： 国务院办公厅关于同意宁波海关升 格为正厅级直属海关问题的复函 国办函 200231 号 浙江省人民政府、海关总署： 浙江省人民政府关于宁波海关升 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 5 格为正厅级直属海关的请示收悉。经 国务院领导同志同意，现函复如下： 同意

6、宁波海关升格为正厅级机构， 隶属于海关总署，不增加人员编制。 其他有关事宜，请你们与有关方面 协商办理。 国务院办公厅 二二年四月十八日 这份重要的文件，虽然以“ 函” 的形 式出现，但实质上具有法定效力，浙江 省人民政府、海关总署均应按此执行。 所以，那些把 “ 函” 只作为一般书信 对待的做法，认为“ 函” 不如其他公文文 种有权威的想法，都应该得到纠正。 4 分类 函可以从不同角度分类： （一）按性质分，可以分为公函和 便函两种。公函用于机关单位正式的公 务活动往来；便函则用于日常事务性工 作的处理。便函不属于正式公文，没有 公文格式要求，甚至可以不要标题，不 -精选公文范文 - - 精

7、选公文范文 - 6 用发文字号，只需要在尾部署上机关单 位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为 发函和复函两种。发函即主动提出了公 事事项所发出的函。复函则是为回复对 方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还 可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催 办事宜函，邀请函、请示答复事宜函， 转办函，催办函，报送材料函等等。 5 结构 由于函的类别较多，从制作格式到 内容表述均有一定灵活机动性。主要介 绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组 成。其各部分的格式、内容和写法要求 如下： （一）首部 主要包括标题、主送机关两个项目 内容。 1、标题。公

8、函的标题一般有两种形 式。一种是由发文机关名称、事由和文 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 7 种构成。另一种是由事由和文种构成。 2、主送机关。即受文并办理来函事 项的机关单位，于文首顶格写明全称或 者规范化简称，其后用冒号。 （二）正文 其结构一般由开头、主体、结尾、 结语等部分组成。 1、开头。主要说明发函的缘由。一 般要求概括交代发函的目的、根据、原 因等内容，然后用 “ 现将有关问题说明如 下：” 或“ 现将有关事项函复如下：” 等过 渡语转入下文。复函的缘由部分，一般 首先引叙来文的标题、发文字号，然后 再交代根据，以说明发文的缘由。 2、主体。这是函的核心内容部分， 主要

9、说明致函事项。函的事项部分内容 单一，一函一事，行文要直陈其事。无 论是商洽工作，询问和答复问题，还是 向有关主管部门请求批准事项等，都要 用简洁得体的语言把需要告诉对方的问 题、意见叙写清楚。如果属于复函，还 要注意答复事项的针对性和明确性。 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 8 （三）结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希 望。或请对方协助解决某一问题，或请 对方及时复函，或请对方提出意见或请 主管部门批准等。 （四）结语 通常应根据函询、函告、函商或函 复的事项，选择运用不同的结束语。如 “ 特此函询（商） ” 、“ 请即复函 ” 、“ 特此 函告” 、“ 特此函复 ” 等。有的函也

10、可以不 用结束语，如属便函，可以像普通信件 一样，使用 “ 此致” 、“ 敬礼” 。 （五）结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内 容。 署名机关单位名称，写明成文时间 年、月、日；并加盖公章。 6 注意问题 函的写作，首先要注意行文简洁明 确，用语把握分寸。无论是平行机关或 者是不相隶属的行文，都要注意语气平 和有礼，不要倚势压人或强人所难，也 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 9 不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函， 则要注意行文的针对性， 答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别 是复函更应该迅速、及时。像对待其他 公文一样，及时处理函件，以保证公务 等活动的正常进行。 “

11、函” 的写法同时要注意以下几点： 要严格按照公文的格式写 “ 函” 。 “ 函” 的内容必须专一、集中。 一般来说，一个函件以讲清一个问 题或一件事情为宜。 “ 函” 的内容必须真 实、准确。 “ 函” 的写法以陈述为主，只要把商 洽的工作，询问和答复的问题，向有关 主管部门请求批准的事宜写清楚就行。 发“ 函” 都是有求于对方的，或商洽 工作，或询问题，或请求批准。因此， 要求“ 函” 的语言要求朴实，语气要恳切， 态度要谦逊。 “ 函” 的结尾，一般常用 “ 即请函复 ” 、 “ 特此函达 ” 、“ 此复” 等惯用语，有时也不 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 10 用。 篇二：商

12、务公函格式范文 商务公函格式范文 中国科学院 研究所关于建立全面 协作关系的函 大学： 近年来，我所与你校双方在一些科 学研究项目上互相支持，取得了一定的 成绩，建立了良好的协作基础。为了巩 固成果，建议我们双方今后能进一步在 学术思想、科学研究、人员培训、仪器 设备等方面建立全面的交流协作关系， 特提出如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论 与学术交流。（略） 二、根据所、校各自的科研发展方 向和特点，对双方共同感兴趣的课题进 行协作。 （略） 三、根据所、校各自人员配备情况， 校方在可能的条件下对所方研究生、科 研人员的培训予以帮助。 （略） 四、双方科研教学所需要高、精、 -精选公

13、文范文 - - 精选公文范文 - 11 尖仪器设备，在可能的条件下，予对方 提供利用。（略） 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科 研主管人员就有关内容进一步磋商，达 成协议，以利工作。特此函达，务希研 究见复。 中国科学院 研究所（盖章） 年 月 日 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工 作、询问和答复问题，或者向有关主管 部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文 种，其适用的范围相当广泛。在行文方 向上，不仅可以在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文， 其中包括上级机关或者下级机关行文。 在适用的内容方面，它除了主要用于不 相隶

14、属机关相互商洽工作、询问和答复 问题外，也可以向有关主管部门请求批 准事项，向上级机关询问具体事项，还 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 12 可以用于上级机关答复下级机关的询问 或请求批准事项，以及上级机关催办下 级机关有关事宜，如要求下级机关函报 报表、材料、统计数字等。此外，函有 时还可用于上级机关对某件原发文件作 较小的补充或更正。不过这种情况并不 多见。 函的特点： （一）沟通性。函对于不相隶属机 关之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 起着沟通作用，充分显示平行文种的功 能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性。表现在两个方面： 一是行文关系灵活。函是平行公文，但 是

15、它除了平行行文外，还可以向上行文 或向下行文，没有其他文种那样严格的 特殊行文关系的限制。二是格式灵活， 除了国家高级机关的主要函必须按照公 文的格式、行文要求行文外，其他一般 函，比较灵活自便，也可以按照公文的 格式及行文要求办。可以有文头版，也 可以没有文头版，不编发文字号，甚至 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 13 可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该 具备单一性的特点，一份函只宜写一件 事项。 函的分类： 函可以从不同角度分类： （一）按性质分，可以分为公函和 便函两种。公函用于机关单位正式的公 务活动往来；便函则用于日常事务性工 作的处理。便函不属于正式公文，没有

16、 公文格式要求，甚至可以不要标题，不 用发文字号，只需要在尾部署上机关单 位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为 发函和复函两种。发函即主动提出了公 事事项所发出的函。复函则是为回复对 方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还 可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催 办事宜函，邀请函、请示答复事宜函， 转办函，催办函，报送材料函等等。 函的结构、内容和写法： -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 14 由于函的类别较多，从制作格式到 内容表述均有一定灵活机动性。主要介 绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组 成。其各部分的格式、内容和写

17、法要求 如下： （一）首部。主要包括标题、主送 机关两个项目内容。 1、标题。公函的标题一般有两种形 式。一种是由发文机关名称、事由和文 种构成。另一种是由事由和文种构成。 2、主送机关。即受文并办理来函事 项的机关单位，于文首顶格写明全称或 者规范化简称，其后用冒号。 （二）正文。其结构一般由开头、 主体、结尾、结语等部分组成。 1、开头。主要说明发函的缘由。一 般要求概括交代发函的目的、根据、原 因等内容，然后用 “ 现将有关问题说明如 下：” 或“ 现将有关事项函复如下：” 等过 渡语转入下文。复函的缘由部分，一般 首先引叙来文的标题、发文字号，然后 -精选公文范文 - - 精选公文范文

18、 - 15 再交代根据，以说明发文的缘由。 2、主体。这是函的核心内容部分， 主要说明致函事项。函的事项部分内容 单一，一函一事，行文要直陈其事。无 论是商洽工作，询问和答复问题，还是 向有关主管部门请求批准事项等，都要 用简洁得体的语言把需要告诉对方的问 题、意见叙写清楚。如果属于复函，还 要注意答复事项的针对性和明确性。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向 对方提出希望。或请对方协助解决某一 问题，或请对方及时复函，或请对方提 出意见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函 告、函商或函复的事项，选择运用不同 的结束语。如 “ 特此函询（商） ” 、“ 请即 复函” 、“ 特此函告

19、 ” 、“ 特此函复 ” 等。有 的函也可以不用结束语，如属便函，可 以像普通信件一样，使用“ 此致” 、 “ 敬礼” 。 （五）结尾落款。一般包括署名和 成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 16 年、月、日；并加盖公章。 撰写函件应注意的问题： 函的写作，首先要注意行文简洁明 确，用语把握分寸。无论是平行机关或 者是不相隶属的行文，都要注意语气平 和有礼，不要倚势压人或强人所难，也 不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函， 则要注意行文的针对性， 答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别 是复函更应该迅速、及时。像对待其他 公文一样，

20、及时处理函件，以保证公务 等活动的正常进行。 篇三：通知、公告、函、请示、报 告等公文的区别 通知、公告、函、报告等公文的区 别 一、通知 是要求下级机关、组织或人员办理 或周知的事项；发布行政法规和规章； 批转下级机关公文，转发上级、同级或 不相隶属机关公文时所使用的一种公 文。 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 17 按照使用性质， 通知可分为三大类： 1、是用于要求下级办理或周知事项 的指示性通知，如（工作、学习安排通 知，会议通知等）； 2、是用于批转文件和颁发、印发、 转发文件的批示性通知； 3、是用于任免干部的任免性通知。 二、通报 是党政府机关和社会团体把工作情 况、经验

21、教训、好坏典型事例以及具有 典范、知道、教育、警戒意义的事件通 知所属下级单位的公文文种。 通知和通报的区别 1、内容范围不同。 2、目的要求不同。 3、表现方式不同。 三、通告 是在一定范围内公布应当遵守或周 知的事项所使用的一种公文。 特点：1、法规性2、政策性3、 广泛性4、使用的 普遍性 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 18 种类：1、制约性通告 2、知照性通 告 四、函 适用于不相隶属机关之间商洽工 作，询问和答复问题，请求批准和答复 审批事项。 （一）函主要三种类型： 1、商洽谈2、询问答复函3、请 批、批准函 （二）函主要三个特点 1、适用范围广泛，使用灵活方便。 2、

22、行文方向具有多向性。 3、短小精悍。 函与请示的区别 函：主要用于平级单位之间、不相 隶属单位之间以及有业务上的主管和被 主管关系的单位之间的工作往来。 请示：则用于有隶属关系的上下级 机关之间，下级机关用请示向上级机关 行文请求指示批准重要事项。 五、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映 -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 19 情况，提出意见或者建议，答复上级机 关的询问。 （一）类别： 1、呈报报告 2、呈转报告3、回复 报告 六、请示 适用于向上级请求指示、批准。 （必 须在事前写。请示 中不能附带报告的内容，只能一事 一文。 ） 与报告比较，请示的突出特点 1、行文内容的请求性。2、行文目 的的求复性。 3、行文时机的超前性。4、请求事 项的单一性。 七、申请 是单位或个人因某种需要向有关部 门、组织、团体提出书面申请的专用文 书。 （一）注意事项： 1、一份申请书只能写一种申请（一 事一书） -精选公文范文 - - 精选公文范文 - 20 2、态度端正，语言简明。