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1、摘要 信息化、数字化、网络化的今天，财务管理系统的开发和使用已经成为各行各业推行现代化 管理的必要手段。本财务管理信息系统的设计与开发正是适应了这种需要。它旨在完整地实现了 从凭证到报表的账务处理，包括从凭证的录入、修改、过账等到生成各种明细账及总账最后输出 会计报表的全过程，成为一个小巧但功能完善、具有一定实用价值的管理信息系统。帮助使用者 有效简化原有的财务系统流程，提高工作效率。 本系统通过Visual Basic 语言和 Foxtable 数据库设计开发，具有较高的稳定性和运行速度。 关键字 ： 信息系统，企业财务管理，Visual Basic ，Foxtable ABSTRACT I
2、n nowadays of informatization, digitization and networking, it is a necessary method for enterprises to carry modernization management to develop and use a financial management system. The design and development of the financial management information system just meets the needs. It will become a ti
3、ny but full-functional and useful management information system, which can realize financial procedure from the voucher to the report, including voucher input, modification, posting and final financial report generation. The system can aid users to cope with the financial business easily and effecti
4、vely. The system is developed with Visual Basic language and Foxtable database. It has excellent stability and working speed. Key words: Information system, enterprise financial management, Visual Basic, Foxtable 目录 中文摘要 I 英文摘要 II 目录 III 第一章绪论 . 1 1.1 研究背景和意义 1 1.2 研究的现状 1 1.2.1 目前财务管理的基本状况. 1 1.3 系
5、统开发的可行性 2 第二章系统开发的初步调查与分析. 3 2.1 系统业务流程的调查 3 2.2 系统数据流程的调查 4 2.3 数据字典 5 第三章系统的详细分析 . 10 3.1 财务信息系统子系统划分 10 3.1.1 子系统的划分原则. 10 3.1.2 常见子系统的划分方法 11 3.2 各子系统之间的联系 12 3.2.1 账簿管理子系统与凭证管理子系统的联系 12 第四章系统的初步设计 . 13 4.1 各子系统功能模块的划分 13 4.1.1 系统维护子系统. 13 4.1.2 凭证管理子系统. 13 4.1.3 账簿管理子系统. 14 4.1.4 报表管理子系统. 14 4.
6、2 计算机财务管理信息系统的处理流程. 14 4.3 系统的代码设计. 16 第五章系统的详细设计 . 18 5.1 系统维护子系统. 18 5.2 凭证管理子系统的详细设计. 18 5.2.1 凭证管理子系统的处理流程. 18 5.2.2 凭证管理子系统各模块的功能设计. 19 5.3 账簿管理子系统的详细设计. 25 5.3.1 总账模块的设计. 25 5.3.2 明细账模块的功能设计. 25 5.3.3 科目汇总模块的功能设计. 26 5.3.4 数据查询模块的设计. 26 5.3.5 会计科目体系维护的功能设计. 27 5.4 报表管理子系统的详细设计 27 5.4.1 会计报表处理方
7、法分析. 28 5.4.2 会计报表结构分析与结构数据. 29 第六章系统的实施与维护 . 31 6.1 设计工具分析 . 31 6.2 数据库分析 . 32 第七章结论 . 34 7.1 结论 . 34 致谢 . 35 附录 . 36 参考文献 . 44 第一章 绪论 1.1 研究背景和意义 管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。它是一个组织内部用于收集和处 理数据以产生各种管理信息的系统。由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的，因此， 管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能。但管理信息系统的目标是满足管理方 面的信息需求，其研究内容主要集中在三
8、个方面：其一是信息需求的研究。信息需求决定了系统必须 输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。一个组织内部各级领导、各个 部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他们各自的信息需求，是建立起一个实用的管理 信息系统的前提条件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是准确描述管理过程或生产经营过程中 的信息流动过程，即信息的来龙去脉。信息量是指需要采集、存储、 加工、 传输和输出的信息的种类、 内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的调查来获得；其三是信息系统 结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的采集、存储、加工、传输，并将这些信息及时、准
9、确、可靠的送到信息使用者的手中。财务信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、 存储、传输 和加工会计数据， 输出财务信息的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事业、 机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息有关， 收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证 和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息 的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转换过程。财务 活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一
10、个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采 用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体，这个有机整体就是财务信息系统。 1.2 研究的现状 1.2.1 目前财务管理的基本状况 手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工，或为 了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单位来 说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。而计算机的参与完全可以突破会计核 算形式的界限， 一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部 信息。如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供定
11、期汇总登 记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。手工核算方式下，不论采取哪种会计核 算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中 完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中 间数据 （如： 科目汇总表、 汇总记账凭证、 日记账、 明细账、 总账等） 。为保证个步骤的连续性， 逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间 结果存储起来。这样，“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。但如果分析 一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结 果，或由
12、凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分类顺序 而形成（如：日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账凭证是账 簿、报表的数据源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各 步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄，重复存储，不仅浪费 资源，而且极易导致数据的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现 象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核算的需要。 由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时 性、准确性差。
13、1.3 系统开发的可行性 原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉，需要将从凭证到报表的数据处理过 程，分解为若干步骤，每一步都产生一些中间数据。其实各步骤所形成并存储的都是由记账凭证 派生出来的中间结果，只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄、重复存储，不仅浪 费资源，而且极易导致数据的不一致性。 根据现行状况中存在的问题，又从计算机的优势看，它具有根据原始凭证和记账凭证按需要 瞬时生成所需要的账表的能力。只要有了原始数据和加工数据的程序指令，在此基础上生成其他 派生数据，对计算机来说是轻而易举的事情。手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少或分散 工作量，便于人员分工而展开的
14、。而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从管理和经 济上都将提供莫大的帮助。 第二章 系统开发的初步调查与分析 在根据会计学财务处理里程提出建立新系统的要求，进行可行性分析，下面对现行系统的状 况进行进一步的了解和分析。该初步调查是认识、了解现行系统状况的过程。 2.1 系统业务流程的调查 系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环节的处理任务、 处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信息 形态（报告、报单、屏幕显示）等。并将其用规范的业务流程图表示。其完成业务如下： 1、根据原始凭证编制原始凭证汇总表； 2、根据原始凭证
15、或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证； 3、根据收款凭证和付款凭证登记日记账； 4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记日记账/明细账； 5、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成总分类账； 6、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成试算平衡表和科目余额表； 7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。如图2-1所示。 图例如下： 单据、报表、账目 数据流向（不含数据内容） 系统内的部门或人员（含处理过程） 系统外的实体（部门或人员） 制证 原始凭证 数据 登录 数据 登录 数据 登录 财务 人员 财务 核对 总账 会计 财务 核对 图 2-1 系统业务流程
16、图 2.2 系统数据流程的调查 有了业务流程图，还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析。这就要求把数据在 现行系统内部的流动情况抽象的独立出来，舍去具体的组织机构、信息载体、处理工具、物质、 材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式，即数据流程图。如图2-2所示。 图例如下： 外部实体 数据存储 数据处理 数据流 科目汇总 D3 记账凭证 D1 收付款凭证 D2 原始凭证或原 始凭证汇总表 原始 凭证 经办单 位或经 办人 P1 审核汇总 财务部 P2 编制记账凭证 财务部 P3 登记明细账 财务部 P4 编制科目汇总表 财务部 P7 登记日记账 财务部 明细账及业务台账
17、D4 日记账 D6 P5 登记日记账 财务部 P6 编制报表 财务部 会计报表 D5 总账 D4 图 2-2 系统数据流程图 2.3 数据字典 数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系，但没有说明各部分的具体 内容，它仅是一个框架，据此还不足以准确充分地了解系统，无法根据此图进行程序设计，因此 还需要编制数据字典。 数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的解释。即定义文件 和数据流由哪些更小的单位组成（这些单位一般称为字段或数据项），并描述每个数据项的数据 类型、长度、取值范围等具体内容。有了数据字典就便于随时查阅和修改，所以它是数据流程图 的辅助资料，
18、起注解的作用。 表 2-1 凭证 序号字段名数据类型字段长度备注 1 凭证编号整数32 惟一，自加1 2 日期日期时间型10 存储时用 10 位，显示时转换成10 位 3 摘要字符型100 4 借方科目整数32 5 借方金额单精度小数32 6 贷方科目整数32 7 贷方金额单精度小数32 8 附单据数微整数8 9 记账员字符型16 10 审核员字符型16 11 制单字符型16 12 是否审核逻辑型1 True: 已共过审核、 False ：未通过审核 表格2-2 凭证模板表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 模板编号 摘要 借方科目 贷方科目 整数 字符型 整数 整数 32 25
19、5 32 32 以该字段建立索引标记“凭证模板”的主索引 表格 2-3 会计科目白表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 科目序号 科目代码 科目名称 科目类别 余额方向 整数 整数 字符型 字符型 字符型 32 32 16 2 2 以该字段建立索引标记“会计科目”的主索引 可以取值“资产” 、 “负债”、 “权益”、 “损益”或“成本” 可取值“借方”或“贷方” 表格2-4 运行环境表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 8 建账起始年份 建账起始月份 账套启用时间 当前年份 当前月份 企业名称 企业法人 企业地址 短整数 为整数 日期时间性 短整数
20、为整数 字符型 字符型 字符型 16 8 21 16 8 255 16 100 此表在程序第一次运行时填充 表格2-5 公告表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 ID 标题 作者 时间 内容 类型 完成 整数 字符型 字符型 日期时间性 备注型 字符型 逻辑型 32 50 16 21 65535 4 1 以该字段建立索引标记为“公告”的主索引 表格 2-6 管理员表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 名称 职位 创建日期 密码 发表公
21、告 管理员管理 会计科目管理 凭证模板管理 凭证增加 凭证修改 凭证删除 凭证审核 试算平衡表管理 科目余额表管理 凭证过账 本月结账 数据导出 数据导入 日志管理 日记账明细账管理 总分类账管理 员工管理 报表管理 采购管理 销售管理 往来企业管理 字符型 字符型 时间日期型 字符型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 16 16 21 32 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 MD5加密 表格2-6
22、员工表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 员工 姓名 性别 出生日期 雇佣日期 部门 职位 地址 照片 备注 整数 字符型 字符型 时间日期型 时间日期型 字符型 字符型 字符型 字符型 备注 32 16 2 21 21 10 10 100 32 以该字段建立索引标记为“员工”的主索引 存放照片路径 表格2-7 往来企业表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 企业名称 企业类型 联系人 联系电话 QQ Email 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 16 10 16 20 20 50 “供应商”、 “生产商”或“客户” 表
23、格2-8 物料产品表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 编号 类型 名称 整数 字符型 字符型 32 4 16 以该字段建立索引标记为“物料产品表”的主索引 表格2-9 采购表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 采购编号 物料名称 计量单位 单价 采购数量 金额 采购人员 供应商 已付款 已编制凭证 备注 整数 字符型 字符型 单精度小数 整数 单精度小数 字符型 字符型 逻辑性 逻辑性 字符型 32 50 16 64 32 64 16 16 1 1 255 以该字段建立索引标记为“采购表” 的主索引 表格 2-10 销售表 序号字段名字
24、段类型字段长度备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 订单编号 产品名称 计量单位 单价 销售数量 金额 销售人员 客户 已收款 已编制凭证 备注 整数 字符型 字符型 单精度小数 整数 单精度小数 字符型 字符型 逻辑性 逻辑性 字符型 32 50 16 64 32 64 16 16 1 1 255 以该字段建立索引标记为“销售表” 的主索引 表格 2-11 日志表 序号字段名字段类型字段长度备注 1 2 3 执行者 时间 操作 字符型 时间日期型 字符型 16 21 255 以该字段建立索引标记为“日志表” 的主索引 第三章 系统的详细分析 系统的详细分析不同与初步调查，它要
25、求深入到会计部门，详细了解财务系统的每一部分， 每一环节，明确输入输出的内容和格式，弄清信息的流向及各种数据、账表之间的关系。 3.1 财务信息系统子系统划分 财务信息系统是行政事业单位管理信息系统的一个子系统，它本身也是由若干个子系统组成 的，这些子系统相互联系，共同完成财务信息系统的全部任务。由于存在不同子系统之间的相互 关系和相互影响，为了便于今后不同子系统之间的数据交换，有必要对财务系统进行合理、规范 的子系统的划分。 3.1.1 子系统的划分原则 1可拆装性原则 一个好的系统应允许用户方便地安装或卸掉某些模块，而不必作大的修改，也就是说系统应 具备良好的适应性。适应性一般包括可移植性
26、、可扩充性、可维护性等。可移植性使系统（或某 些子系统）不需要做大的修改就能顺利地从一个单位移植到另一个类似单位。可扩充性使系统能 不断加挂新的功能模块，不断从小到大， 从简单到复杂。 可维护性使系统能适应一个单位内部各 种变动。 2高内聚低耦合原则 即尽量把联系密切的功能放在一个子系统或模块中，一个子系统内，诸功能联系越密切，其 内聚度越高。把联系不密切的功能放在不同的子系统中，尽量减少不同子系统之间的联系，包括 程序调用关系和数据传递关系。模块之间联系越少，耦合度越低。子系统之间高内聚低耦合的关 系使各子系统之间的接口关系简单明了，对提高系统的适应性有重要作用。 3通用化原则 子系统及模块
27、划分要有助于提高系统的通用性，也就是说要尽量把能通用的子系统和功能模 块独立出来。不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出来，并采用外挂方式与其他子系统联 系起来。 4与会计人员的岗位分工和工作组织相协调 各子系统的功能模块的划分要以会计工作本身的职能分工为基础，体现财务会计工作的业务 流程和岗位分工习惯，以便实现电算化后的人员分工和工作组织。 5以凭证、账簿、报表处理子系统为核心 任何单位的财务管理过程无不以“凭证账簿报表”为主线，凭证处理、财务处理、报表 处理是任何财务系统必备的功能，否则就不能称其为财务系统。其他各子系统则通过与核心子系 统的直接或间接联系，而成为财务系统的外围子系统，它
28、们一般采用外挂方式而成为计算机财务 系统的组成部分。 3.1.2 常见子系统的划分方法 由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同，财务管理信息系统的子系统划分 也不尽相同。本系统将系统维护子系统、凭证处理子系统、账务处理子系统和报表处理子系统作 为核心系统并加以研制和开发，基于以下几点理由： 系统维护、凭证处理、账务处理和报表处理四个子系统是任何财务系统所必须的，它们体 现了财务系统的本质特征，而其他子系统是否需要，则取决于各单位业务特点。如商业企业就不 需要材料核算、成本核算子系统，而行政事业单位只需要具有几个核心子系统，即可满足会计核 算的需要。 会计信息系统的核心子系统是单位中
29、任何其他管理信息系统所无法代替的，而各外围子系 统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理（或人事管理）、库存管理子系统存在大 量的重复和交叉。对于一个拥有完善的管理信息系统的单位，其财务信息系统只是其中的一个子 系统它通过提取其他管理信息系统的数据。如果财务信息系统中仍包括上述子系统，就会使财务 信息系统过于庞大臃肿，这样不仅没有必要，而且会造成数据重复输入、重复加工，影响数据的 一致性，徒增会计人员的工作负担。 上述几个核心子系统不仅是所有财务系统所必备的，而且具有统一性高、规范性强、容易 实现通用化的特点。对核心子系统开发方法和技术细节进行研究，更具有普遍意义和实用价值， 相反，外
30、围子系统，可谓形形色色，其统一性和规范化程度都较差。 因此系统的总体框架和子系统的划分如图3-1 所示： 图 3-1 企业财务管理信息系统的功能模块图 3.2 各子系统之间的联系 研究各子系统之间的联系，其目的是：首先，有助于合理设计整个财务系统的数据流向；其 次，有助于划清各子系统的边界，设计合理的数据接口，实现最大限度的数据共享；第三，有助 于确定系统开发的先后顺序。 3.2.1 账簿管理子系统与凭证管理子系统的联系 凭证管理系统是账簿管理系统的上游系统，是账簿管理系统的数据源。凭证管理系统通过凭 证过账处理来更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余额数据；账簿管理系统生成总账和 明细账
31、时，凭证管理系统为其提供审核无误的记账凭证。由这些记账凭证及各科目的年初余额、 各月发生额、各月累计发生额、各月余额构成了账簿所需的全部数据。 第四章系统的初步设计 4.1 各子系统功能模块的划分 4.1.1 系统维护子系统 该子系统中的各模块对整个系统的运行起控制作用，因此必须独立于其他子系统。系统维护 子系统主要完成如下一些操作： 系统初始化设置：财务管理信息系统被安装到计算机上之后，还必须进行初始化设置才 能正常使用。进行初始化设置时要求输入用户单位名称、建账起始年月、单位会计主管 姓名等基本信息。 操作员维护：进行操作员增添、删除、姓名修改、口令修改、操作权限分配，以及操作 员登录口令
32、检查等。 账簿年、月初始化，月终结账等。 数据备份与恢复，表清理等。 运行日志查询等。 其他辅助性工作。 根据这些任务来是设计系统维护子系统的功能模块，如图4-1 所示： 图 4-1 系统维护模块的功能模块的划分 系统维护子系统并不一定是一个独立的模块。系统维护子系统的各下级功能模块将分散出现 在财务系统的系统主菜单的各菜单项或子菜单项、工具栏里。 4.1.2 凭证管理子系统 凭证管理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任务。该子系统是 财务系统的重要组成部分，为财务系统采集、整理原始数据，并保证数据的正确性和可靠性。 凭证管理子系统完成从凭证录入到过账处理的一系列数据处理
33、任务，包括凭证录入、凭证修 改、凭证查询、 凭证审核与审核修改、科目汇总、 过账处理等功能。具体功能模块如图4-2 所示： 系统维护模块 企 企 业 基 本 信 息 年 会 计 准 则 月 员 工 管 理 数 往 来 企 业 管 理 运 系 统 用 户 管 理 凭证管理 凭 证 凭 证 凭 证 凭 证 凭 证 图 4-2 凭证管理的功能模块的划分 4.1.3 账簿管理子系统 在账务系统中， 账务处理的主要任务就是对会计科目和会计凭证数据进行分类、重组、归并、 汇总等处理，以此形成各种账簿和科目汇总数据。因此，账务处理子系统应具有总账、明细账、 科目汇总、科目体系维护和数据查询等功能模块，如图5
34、-3 所示： 图 5-3 账簿管理功能模块的划分 4.1.4 报表管理子系统 报表处理子系统有两大功能：一是报表结构数据维护；二是报表生成和报表输出。 1、报表结构数据的维护 由于报表的格式和内容都不断地发生变化，为了能够适应这种变化，方便灵活地生成和输出 各种报表， 该子系统必须满足：一、报表的栏目标题、栏目宽度、 输出字体字号都可以自由调整。 还要能方便地向一个报表增加或删除栏目，以及不删除一个栏目而在输出时根据需要屏蔽该栏目； 二、报表的主标题、副标题、脚注等都可以由用户随意调整；三、报表的各单元格数据值或数据 源表达式可自由修改。而进行所有上述维护工作都不必改动源程序。 2、报表的生成和输出 包括报表的生成、报表查阅和报表打印。 4.2 计算机财务管理信息系统的处理流程 为了设计与计算机特点相适应的财务管理信息系统，在设计思想上要产生质的飞跃，彻底摆 账簿管理 科 目 余 额 表 账 日 记 账/ 明 细 账 总 分 类 账 凭 证 过 账 本 月 结 账 试 算 平 衡 表