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1、酒店业存货管理存在的问题及对策 虽然存货在不同规模和星级酒店中所占流动资产的比重不 同，但它作为流动资产的一个重要项目，关系着酒店资产运 作的 效率和财务管理的水平。一、酒店业存货管理中存在 的突出问题（一）一级库管理不到位，造成账账不符、账 实不符很多酒店的管理层重视物品采购环节，侧重于把好 原料和物品的价格关，但存货购入后的管理却不到位。较 常见的表现是：不对存货进行盘点、存货盘点周期过长或 不及时处理盘点结果。这既有管理者重视不够的主观原因， 也有财务人员专业素质不过硬、不擅长处理棘手问题的客 观原因。同时，目前很多酒店将酒水、干货、印刷品、客 房布草、 一次性用品、 化学用品等作为一级
2、库管理，由财务 部门进行明细账务核算和实物管理。但由于使用的账务处理 系 统和物流系统兼容性不强，两者之间仅靠打印出来的报 表和数据进行手工对账，存货品名、品种、规格繁多，核 对的难度较大，容易造成财务部门的账目和物流系统台账 之间账账不符；或者账务处理模块和物流系统模块虽然同 属一个软件系统，但系统间的转账功能没有加以充分利用， 模块之间的数据不统一，也容易造成财务部门的账目和物 流系统台账之间账账不符。除此之外，由于品种和规格太 多，很多酒店对库存的酒水、干货、低值易耗品等不进行 定期盘点；或者仓库管理人员流动快，交接手续不规范，账 账、 账实不符的原因不清、责任不明，无法及时进行账务 处
3、理，造成财务部门的账目与实际库存金额不符，久而久 之，财务部门的账目与物流系统台账、财务部门的账目与 实际库存实之间的差异越来越大。（二）二级库管理混乱 由于酒店的工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等单位 价值较小、品种和规格较多，很多酒店的财务人员不愿意 将其作为一级库管理，而是作为二级库管理。即在购入工 程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等物品时，财务部门增 加一级库库存；同时由工程部、餐饮部和房务部一次性将购 入 的物品申领完毕，在其他场所另行将其作为各自部门的 物品储存进行二级库管理；财务人员则减少一级库库存， 将其计入相关费用账户核算。由于酒店业二级库的仓库管 理人员大多是兼职，又缺乏
4、财务专业知识，对工程用品、 餐具用具和客房一次性用品的管理往往不到位，容易出现 如下现象：物品出入库记录不全、领用后实际配备与否无 可考证、报废和报损手续不严格等。（三）外购材料审批 程序不健全，采购价格随意性较大在很多酒店，中高级管 理人员一般将精力用于酒店营销、发展等方面，采购物品 市场价格的调研工作抓得不够细致，酒水、干货和餐饮原 料的采购价格审批程序不健全，随意性较大。物品的采购价 格 往往由采购人员与供应商直接协商确定，凭供应商开具 的发票报销、入账，采购员与供应商容易共同舞弊。有的 酒店尝试对采购价格进行审批，但又认为市场价格波动频 繁不易掌握，审批价格的时间间隔较长，一般一个月甚
5、至 一季度才制定、审批一次。当市场价格在节假日或季节变 化出现较大波动时，与审批价格之间就会出现较大偏差， 导致价格控制形同虚设，达不到控制成本和降低费用的目 的。 （四）内部控制制度不严格，实物管理不规范一是很 多酒店存货的采购、验收和保管由采购部及所属仓库管理 人员一并完成，缺乏权限的相互制约。尤其是采购经理 （主 管）一人领导原材料或物品的采购、验收和保管等职能的 情况下，缺乏有效的内部控制容易使内部人员，特别是采 购经理（主管）利用和供应商的默契获取个人利益，给酒 店造成不必要的损失。二是验收制度和先进先出制度执行 差。其普遍表现是仓库管理人员验收不彻底，尤其是体积较 大的货物不愿开箱
6、或开包检查，货款支付完毕后才发现质量 或数 量问题；仓库货架上的货物摆放不规范，体现不出先 进先出原则，延长了货物的出库时间，饮料、干货容易出 现过期现象，增加了物品损耗；或者出库时检查不仔细、 领出后上架销售因质量和有效期等造成客人投诉，影响酒 店的服务质量和社会形象。（五）直拨蔬菜、冻货、海鲜 等鲜活类原料管理不到位，降低了出净率酒店的直拨蔬 菜、冻货、海鲜等鲜活类原料，一般都由供应商直接送入 餐饮粗加工间。海鲜、冻货等鲜活类原料的金额较高，其 质量好坏直接影响菜品的出净率和餐饮食品成本率。而财务 人 员实际上往往不将其作为存货管理，派出的验货人员碍 于情面，或者共同利益驱使，难以对数量、
7、质量和价格进 行有效的控制。（六）缺少较为成熟的供应商队伍有的酒 店过分依赖少数集中供货的供应商，虽然减少了市场调研 的成本和费用，但供货价格容易受制于供应商，不利于成 本和费用控制，同时供货时间也难以持续保证；有的酒店 又过分不相信供应商，频繁更换供应商，影响了与供应商 之间稳定供应关系的建立和保持，同样难以有效控制采购 成本和费用，甚至可能出现原料不能及时供应现象，从而影 响 服务质量。二、解决酒店业存货管理中存在问题的具体 措施 （一）将财务系统和物流系统的数据对接在保障财务 数据安全的前提下，酒店可以独立或与软件供应商一起对 相关系统软件进行二次开发，建立物流系统和账务处理系 统的接口
8、，或者对两者之间的系统转账功能加以开发和利 用，保证两个系统数据的相互衔接，增强两个系统数据的 核对，建立财务部门的账目和物流系统账账账相符的基础。 在日常工作中，财务人员对物流系统和账务系统物品的购 入、领用和库存金额要进行序时核对，确保两个系统之间 账账相符。每月月底，酒店要组织管理人员和财务人员对各 个一 级库的实际库存进行彻底盘点，对盘点中发现的差异 和问题，根据存货实际盘点结果进行物流系统和账务系统 双处理，当月保证账酒店业存货管理存在的问题及对策中 国矿业大学赵 毅 -“#%& #( ) #*&+&#, 财务与管理 ? 9? 9 理财版年第期财会通讯实相符。 如果酒店账账不符、 账
9、实不符现象已存在且数额较大，需 要 从以下方面入手解决：（）管理人员和财务人员要对一级 库库 存进行彻底盘点，明确统一的物品名称和库存数量后， 将其作为期初数据输入物流系统，并参考最接近的历史价 格确定期初单价，以此确定物流系统的期初库存金额。（） 在账务系统中将存货库存数调至物流系统期初数，由此产 生的盘盈盘亏按制度进行账务处理。一次性将账账、账实 不相符的历史遗留问题彻底解决。（）建立严格、完善 的物流系统管理办法，明确规定凡是在财务部门报销的实 物性支出和从仓库领用的各种物品，各部门必须在物流系统 按 程序依次进行申购、批准、采购、入库验收、申领和调 拨，并以由此生成和打印的单据作为报销
10、和核算的原始凭 证之一，实现在物流系统处理的实物金额必须在财务系统 中同步进行等金额核算和反映。（二）将二级库升级为虚 拟一级库管理为了避免二级库管理人员专业性不强、出入 库记录不全、报废和报损手续不严格等现象应，应将二级 库升级为虚拟一级库管理。所谓 “ 虚拟一级库 ” 就是由财务人 员对原来已经作为费用核算的二级库，重新按实有明细调 增库存后， 对每笔进出库记录进行明细核算，而仓库管理人 员仍由非财务部所属人员担任的二级库管理方式。这样不仅 可 以彻底解决二级库分别由所属部门单独管理、家底不清 的混乱局面，而且将工程用品、餐饮餐具和客房一次性用 品由费用核算转为存货管理，管理的透明度更强，
11、核算的 准确性更高。具体而言：其一，通过彻底盘点存放在工程 部、餐饮部和房务部的二级库实物，确定各个二级库的准 确实有明细数量，并参考最近一次进货价格给予一次性定 价，确定各个二级库的实有库存明细及其金额。其二，经 过酒店高级管理层的批准，财务人员通过会计分录借记“ 存 货 工程用品（餐饮用品、客房一次性用品）” 等科目， 贷记 “ 经营费用 ” 或“ 管理费用 ” 等科目，建立明细账，并将同 批 数据录入物流系统，保证财务部门的账目和物流系统台 账账账之间、账实之间完全相符。其三，财务部门分别和 有关部门共同建立规范且可行的二级库出入库制度，每笔 物品的申购、入库、申领、报损和报废都必须经过
12、物流系 统和财务系统，原二级库实物保管人员只有凭需经过财务 核算的物流系统单据才能进行入库和出库及与一级库一样 进行仓库管理。其四，每月月底组织管理人员、财务人员 和仓库管理人员共同进行实物盘点，并对盘点结果进行分 析，明确原因和责任人。（三）建立较为严格的原料和物 品采购价格审批程序存货 的审批程序一般是先分别由使 用部门提出采购申请，组织供应商报价，再经采购采价和 调研，报经总经理审核后确定采购价格，并指定计算机部 门或其他人员将审定后的各种餐饮原料价格每周统一输入 物流系统；审定后的香烟、酒水价格和便于控制的连续供 应的物品价格根据管理需要定期输入物流系统，采购人员和 仓 库记账人员只能
13、输入和修改数量，不能调高物品和原料 的采购单价。这样就可以对香烟、酒水、餐饮原料等实行 严格的价格控制，减少采购人员价格违规操作现象，同时 也可避免仓库记账员手工录入单价出错或擅自调高单价现 象，保证采购物品的价格控制、库存领用金额的正确性和 酒店成本费用核算的真实性，大大降低采购人员和仓库管 理人员分别或串通舞弊的可能性。（四）完善内部控制制 度，对仓库实行精细化管理一要划分存货的采购权、验收 权和保管权，并分别授权于不同的班组，明确界定各自的 职责，形成较为完善的内部控制制度。二要对采购人员和 仓库管理人员进行严格培训，包括采购员如何与供应商讨价 还价、验收人员如何识别原材料质量的高低、仓
14、库保管员如 何对原材料进行日常管理等。三要根据正常消耗情况和货 物在途时间，与各个供应商签订供货协议，采取一次性定 价购买、分期付款与到货的采购形式，由供应商按照商定 日期进行连续补货，有效防止物品的缺货或积压。四要在 物流系统中录入有效期较短的饮料和干货等的名称、规格 和有效期，通过软件的二次开发实现物流系统提醒功能， 在库存物品有效期结束前的日发出警报，确保在到期 日 前 至天内通知有关供应商进行免费调货，减 少由于人为因素造成的存货损耗。另外，酒店质检人员和 财务部管理人员要经常深入各级仓库进行抽查和监督，防 止“ 人情货 ” 私自入库、出库和上架销售现象。（五）加强 直拨蔬菜、冻货、海
15、鲜等鲜活类原料的管理在酒店粗加工 间存放和各厨房间流动的直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原 料，不经酒店一级库和二级库，往往不将其作为存货进行核 算和管理。事实上，这部分原料是餐饮成本的重要组成部 分，其质量好坏影响菜品出净率和食品成本率，其验收和 入库，应由财务部和餐饮部共同加强管理。财务部应安排 责任心强、工作细致认真的员工，深入餐饮粗加工间和厨 师共同进行实物验货和电脑记录，并将有关数量数据准确 输入物流系统；餐饮部厨师应从质量方面对直拨蔬菜、冻 货、海鲜等原料进行专业验收。总之，要通过共同努力，提 高餐饮原料的出净率，提高餐饮毛利率，从而提高整个酒店 的经营毛利润率。 （六）建立一支相对稳
16、定的供应商队伍， 并进行科学管理（）建立各类供应商的准入制度。从资 质、信誉和货款结算条件等方面把关，确定合格供应商的 供方名录。（）分别根据供应商的供货范围签订不同内 容的供货合同，按照供应原料和物品总价值的不同进行 分类管理。对供货金额较大、供货及时性要求较高的 供应商实行类管理，并与其保持良好的合作关系，在资 金结 算方面给予保证；对供应质量和供货及时性要求不太 高但用量较大的供应商进行类管理，保证合作关系并按 月进行资金结算；对于供应量较小、供货及时性要求不高 的供应商进行类管理，按季进行资金结算。（）加强 对供应商供应原料和物品的监督检查，并由采购、厨房和 相关部门对供应商原料质量、送货及时性、服务态度等定 期进行综合评价。 （）建立一个酒店严格执行、供应商熟 悉并遵守的处罚与退出机制，对不服从管理或提供假货、过 期货 物的供应商进行合理处罚，对情节严重者要坚决将其 退出酒店供应商队伍。参考文献：崔介何：物 流学概论，北京大学出版社年版。周溪 召等： 物流系统工程 ， 上海财经大学出版社年 版。 丁立言等：物流系统工程，清华大学出版 社 年版。 （编辑欧阳万萍）